Technical Assistance for Further Support to RCP-CID in its Operations

... konulu sunumlar: "Technical Assistance for Further Support to RCP-CID in its Operations"— Sunum transkripti:

1 Technical Assistance for Further Support to RCP-CID in its Operations
EuropeAid/133549/D/SER/TR Melih Aral

2 Amaç Kapsam Deneyim Paylaşımı “Mutlak Doğru”yu öğretmek yerine “En Tutarlı Yorum”a birlikte ulaşmak Hizmet İhaleleri TOR Bütçe İşgücü Planlama Mal Alımı İhale Dosyası TS MR

3 PRAG’ın Mantığı PRAG Kurallarını ve Prosedürlerini doğru uygulamak için gerekli Mantığını anlayıp kavramadığımız bir yapının içinde Mutlu olamayız Daha çok hata yaparız

4 Temel Varsayımlar Kamu’nun parasını kullanıyoruz
Rekabet sağlayarak adil, tutarlı ve şeffaf olmalıyız Maliyet etkinlik (cost effectiveness) sağlamalıyız Amacımız: Belirli bir maliyet karşılığında en yüksek değeri elde etme (Best value for money)

5 EKONOMİ - VERİMLİLİK - ETKİLİLİK
Ekonomi (economy) yerine getirilecek faaliyetler için kurum tarafından kullanılan kaynakların doğru zamanda, yeterli miktar ve nitelikte, en iyi fiyattan erişilebilmesi Verimlilik (efficiency) kullanılan kaynaklarla ulaşılan sonuçların en uygun biçimde ilişkilendirilmesi Etkililik (effectiveness) belirlenen özel hedeflere ulaşma ve beklenen sonuçları elde etme

6 PRAG Prensipleri Ayrım Gözetmeme Adil Rekabet Belirlilik Etkin duyuru
Yeterli süre Objektif kriterler İlgili kayıtların tutulması Hızlı ve etkin çözümler Non discrimination Fair Competition Specification Effective publicity Adequate timescales Objective criteria Adequate records Rapid and effective remedies

7 Temel Kısıtlar Yeterlilik Tabiyet ve menşe Dışlanma Koşulları Cezalar
Görünürlük Çıkar Çatışması İhale verme prensipleri (şeffaflık, oransallık, eşit muamele ve ayrım gözetmeme) Geriye dönük değerlendirme yapmama Standart belgelerin kullanımı Kayıt tutulması Eligibility Nationality and origin Grounds for exclusions Penalties Visibility Conflict of interest Awarding principles (transparency, proportionality, equal treatment and non-discrimination) No retroactive awards Standard documents Record keeping

8 İhale Verme Kriteri Şartnameye uygun en düşük fiyat (mal ve inşaat)
Bütçeye uygun en iyi teklif (hizmet)

9 Lot Kavramı Aynı ihalede parça parça yaptırılacak işler
Her lot ayrı bir ihale gibi değerlendirilir. Süreç ortaktır. Ne zaman kullanılmalı? Ne zaman kullanılmamalı? Ne dereceye kadar kullanılmalı (kaç lot?)

10 Seçim Kriterleri – Selection Criteria
Ne tür firmaların ihaleye katılabileceğini belirleyen önemli bir konudur. Yetersiz olan ve dolayısıyla işi teslim edemeyecek firmaların ihaleye katılmasını engeller. Çok sıkı kriter konması rekabeti azaltır. Economic and Financial Capacity (ciro, karlılık durumu vs) Professional Capacity (çalışan sayısı) Technical Capacity (İş bitirme)

11 Hizmet Sözleşmesi Tipleri
Global price – Götürü usül Analiz, değerlendirme, mali denetim, konferans vs organizasyonu, eğitim, fizibilite vs. İşin çıktısı tanımlanır ve yüklenici bu çıktıyı teslim etmek zorundadır. Fee based – Günlük ücret temelli (iş yükünün önceden kestirilemediği durumlarda) İnşaat kontrolörlüğü, kapasite geliştirmeye yönelik teknik destek, farklı paydaşları bir araya getiren çalışmalar. Her bir uzman için günlük ücret belirlenir. Çalışılan güne göre ödeme yapılır.

12 International restricted tender procedure
Satınalma Usülleri SERVICES ≥ €  300,000 International restricted tender procedure < €  300,000 but > €  20, Framework contracts 2. Competitive negotiated procedure ≤ €  20,000 Single tender

13 TOR Nedir? Verilecek hizmetin amaç ve kapsamını,
Çalışmalar sırasında yürütülecek faaliyetleri, Yüklenicinin performansını ölçerken ya da analizler yapılırken kullanılacak standartları, Kullanılacak kaynak (insangücü) ve uygulanacak zamanı, Üretilecek raporları belirten yazılı bir dokümandır. TOR, sözleşme kapsamında ne yapılacağını tarif eder, işin nasıl yapılacağını teklif sahibi teknik teklifinde (Organisation and Methodology) anlatır.

14 TOR Hazırlarken Kendimize Sormamız Gereken Sorular
İşin sonunda ne elde etmeyi bekliyoruz? Yüklenici ne gibi faaliyetler yürütecek? İşin ara ve nihai çıktıları? Kaç uzman gerekiyor? Profilleri? Uzmanların kaçar gün çalışmasını bekliyoruz? Neler yüklenici tarafından karşılanacak, biz onların işlerini kolaylaştırmak için neler sağlayacağız?

15 Hizmet İhalesi Bütçesi
Fee Based Fees - Uzman ücretleri Incidentals – Geri ödenebilir harcamalar Götürü giderler – lump sum Global Price -

16 Ücret Neyi Kapsar? Kilit ve kilit-olmayan uzmanlara ödenen ücret
Uzmanlara yüklenici tarafından sağlanan konaklama, harcırah ve seyahat ile ilgili ödenekler, ücretli izin, sağlık sigortası ve diğer yan ödemeler. Uzmanlara çalışma ortamının hazırlanması için gerekli altyapı Önceden belirlenmemiş ancak çalışma sırasında gerçekleşen tüm arızi giderler

17 Geri Ödenebilir Harcamalar Incidental Budget
İnsan Kaynakları Proje ve faaliyetlerinin hedefleri doğrultusunda ve İş Tanımı Belgesi’nde (Şartname) belirtildiği şekilde uzmanların seyahat masrafları ve harcırahları Yurtdışı seyahatlerde: Faydalanıcı’nın talebi ve Sözleşme Makamı’nın ön onayı gereklidir (örn. Çalışma ziyareti); Operasyon uygulama yeri dışında düzenlenen faaliyetlere katılan katılımcılar için (yararlanıcı kurumlardaki çalışanların) seyahat ve konaklama giderleri Çalışma ziyaretlerinde yer alan katılımcıların seyahat, konaklama masraf ve harcırahları

18 Sabit Bütçe Kalemleri Lump sum ( götürü giderler) - sıkça karşılaşılan örnekler Faaliyetlerle ilgili giderler (toplantı/ eğitim yerinin kiralanması, eğitim ekipmanları, yemek hizmetleri yazılı/sözlü çeviri, eğitim materyallerinin basımı vs.); Hedef grup için hazırlanan materyallerin basılması ve dağıtılmasına ilişkin giderler; Görünürlük harcamaları - promosyon malzemeleri dahil;

19 TOR’larda Sıklıkla Karşılaşılan Hatalar
TOR’un projeyle ilişkisi iyi kurulmamıştır. Hedefler, sonuçlar ve faaliyetler belirsizdir ya da proje içindeki yeri net değildir. Çok talepkardır: kısa sürede ve az kaynakla çok fazla sonuç elde etmeyi hedeflemektedir. Paydaş görüşleri dikkate alınmamıştır. TOR’da öngörülenler daha önce yürütülmüş olan çalışmalarla ya da belirlenmiş olan hedeflerle ilintisizdir. Projenin sonucu çözüm getirilmesi hedeflenen soruna çözüm getiremez.

20 Competitive Negotiated Procedure
Açık ihale ile aynı süreç izlenir. Duyuru yapmak yerine en az 3 farklı adaydan geçerli teklif alınması gerekir. Teklif istenen firmaların yeterlilik şartlarını sağlamasının sorumluluğu firmaları davet edene aittir.

21 Framework Contracts Açık ihale ile temelde aynı süreç izlenir.
Sözleşme süresi 4 yıldan fazla olamaz. Önceden yapılan bir eleme ile Framework Contractor’lar belirlenir, ihtiyaç oldukça belirlenen bu firmalardan teklif istenir. Avrupa Komisyonu Framework Contractor’ları 3er yıllık dönemlerle belirler ve her bir konu için davet istenebilecek firmalar belirlidir..

22 Single Tender Procedure
Doğrudan temin İletişim yazılı olmak zorundadır ve bir rapor hazırlanmalıdır. Tedarikçinin yeterliliği, ihale dışı bırakılmasını gerektirecek şartlara haiz olup olmadığının kontrolü ihale makamı tarafından yapılmalıdır.

23 Mal Alımı (Supply)

24 International Open Tender procedure Local Open Tender procedure
SUPPLIES ≥ €  300,000 International Open Tender procedure < €  300,000 but ≥ €  100,000 Local Open Tender procedure < €  100,000 but > €  20,000 Competitive negotiated procedure ≤ €  20,000 Single tender

25 Genel İhale Süreci - Teklif – Geçici Teminat (tender guarantee) Açılışa katılım Açıklamalar Sözleşme – Kesin Teminat (performance guarantee) Ön duyuru İlan – Şartname İhale Açılışı Değerlendirme Sorular Karar

26 Publicity Prior Information Notice (Şablon) (Örnek) Contract Notice (Şablon) (Örnek) Local Tenders Summary Contract Notice

27 Tender Dossier Content
A. Instruction to Tenderers B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information D. Tender Form for a Supply Contract

28 Dokümanlar Invitation Letter (Şablon) (Örnek) Tender Dossier A. Instruction to Tenderers (Şablon) (Örnek) B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information D. Tender Form for a Supply Contract

29 Part B Draft Contract (Şablon) (Örnek) Special Conditions (Şablon) (Örnek) Annexes: I. General Conditions II + III: Technical Specifications + Technical Offer (Şablon) (Örnek) IV: Financial Offer (Şablon) (Örnek) V: Forms and Documents

30 Annex V Tender guarantee Performance guarantee Pre-finance guarantee Financial Identification Form Legal Entity Form (Şahıs – Şirket- Kamu) Tax and Customs Agreements (Şablon) (Türkiye) Yüklenicinin tabi olduğu ilgili diğer kanun ve hükümler

31 Dokümanlar Invitation Letter (Şablon) (Örnek) Tender Dossier A. Instruction to Tenderers (Şablon) (Örnek) B. Draft Contract, Special Conditions and Annexes (incl. Technical Specifications) C. Further Information (Admin Grid) (Evaluation Grid) D. Tender Form for a Supply Contract

32 Technical Specifications
Teklif verecekler için rehber niteliği taşımalı Doğru terminoloji kullanılmalı Reklam niteliğinde tanımlamalar değil teknik özellikler kullanılmalı Özellikler aşağıdaki konuları içermeli: Boyutlar Kalite düzeyi, sertifikasyon Çevreye etki Güvenlik standartları Test yöntemleri Paketleme/ Etiketleme koşulları

33 Teknik Şartname ve Pazar Araştırması Hazırlama Süreci
İhtiyaç Analizi (Liste) Ürünlerin Gruplandırılması (Lot) Ürünlerin genel özelliklerinin belirlenmesi (satıcılarla irtibat) Teknik özelliklerin maddeler halinde yazılması Teknik özellikleri sağlayan marka ve modellerin tespiti Bu ürünlerin fiyatlarının tespiti (KDV hariç, teslimat kurulum dahil)

34 Teknik Şartname Hazırlarken Dikkat Edilmesi Gereken Kurallar
Tek bir ürün tanımlanmamalı Herhangi bir marka ve modele atıfta bulunulmamalı Patenti belli bir üreticide olan özellik istenmemeli Menşei geçerli ülkelerden olmalı (AB veya AB ile anlaşması olan) Özel kurulum ve kullanıcı eğitimi gerekiyorsa belirtilmeli Satış sonrası periyodik bakım gerekiyorsa belirtilmeli Kullanıma başlamak için sarf malzemesi gerekiyorsa belirtilmeli Kabul aşamasında test yapılması gerekiyorsa belirtilmeli

35 Teknik Şartname Hazırlarken Sıkça Yapılan Hatalar
Özellikleri ürüne göre yazmak Farklı ürünlerde bulunan özellikleri altalta yazmak Kullanım açısından farketmeyecek özellikler istemek (zaman kaybı) Bir ürünü birden fazla kez tanımlamak ya da birleştirilebilir ürünleri ayrı ayrı tanımlamak Dağıtım Matrisi, Teknik Şartname ve Pazar Araştırması belgelerindeki ürünlerin aynı sıralamayı takip etmemesi ve sıra numaralarına sahip olmaması

36 İfade Farklılıkları Tipik Türkçe Şartname Maddesi
Cihaz pil ile çalışmalıdır. Cihaz iç sıcaklığı cihaz üzerinde yer alan göstergeden okunabilmelidir Tipik İngilizce Şartname Maddesi Battery operated Display indicating internal temperature

37 Specifications Offered Notes,remarks, ref to documentation
Item No Specifications Specifications Offered Notes,remarks, ref to documentation Evaluation Committer’s notes 1 Televizyon 1.1 En son teknoloji 1.2 Minimum çözünüm: 1920 x 1080 1.3 LiveColour özelliği 1.4 Boyut: 132 cm 1.5 Ağırlık: En fazla 18 kg Ölçülemez X Net ve spesifik  Markaya özgü X Hangi boyut? En az mı en fazla mı ? Ölçüm toleransı ? İlgisiz ?

38 Pazar Araştırması Üç geçerli ürün Marka / Model Fiyat (KDV hariç)
Menşe

39 İhale Sürecinde Fiyatı Arttıran Unsurlar
Dosya hazırlama bedeli Teminat Mektubu Teslimat – Kurulum Kullanıcı Eğitimi Ödemelerde Gecikme

40 Teknik Şarnameye uygun 3 farklı marka ve model Tahmini Fiyat:
No Description Qty Brand name / Model Est. Unit Price Est. Cost Country of Origin 1 Masaüstü Bilgisayar 6 Casper NEO NBD E540 BEKO PC9442 Fujitsu P5730 1.200 7.200 Turkey Germany Teknik Şarnameye uygun 3 farklı marka ve model Tahmini Fiyat: Alınan tekliflerin ortalamasının %10 üstü. Teslimat kurulum ve eğitim dahil edilmelidir. PRAG’da tanımlandığı şekliyle menşe

41 Menşe Kuralı Rule of Origin
Bir ürünün değerinin % 60’dan fazlasının oluşturulduğu ülke Satıcının ülkesi değildir Markanın kayıtlı olduğu ülke değildir İthal edilen ülke değildir Yalnızca Menşe Belgesi (Certificate of Origin) ya da üreticinin bağlı olduğu ticaret / sanayi odası tarafından verilen belge ile kanıtlanır

42 Menşe Kuralı Rule of Origin
Uygun olmayanlar: ABD Çin Japonya Güney Kore İsviçre Üye Ülkeler Aday Ülkeler Program yararlanıcısı ülkeler Norveç, Liechtenstein

43 Örnek Şartname Örnek Dağıtım Listesi Örnek Pazar Araştırması