İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri

... konulu sunumlar: "İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri"— Sunum transkripti:

1 İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri
Hafta 11 – İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri

2 İKBS Tanımı İKBS; Bir organizasyonun kendi insan Kaynakları, personel faaliyetleri ve organizasyonel bölüm ve özellikleri ile ilgili gereksinimi olan verilerin toplanması, saklanması, korunması, güncelleştirilmesi ve analiz edilerek çeşitli raporların hazırlanmasını sağlayan bir süreçtir.

3 İKBS İş Akışı Modeli

4 İKBS’nin Artan Önemi İşgücü ile ilgili maliyetlerin (az sayıda ancak yüksek nitelikli ve pahalı işgücü ihtiyacı) artması, Verimliliğin (işgücü saatine isabet eden üretim miktarı) önem kazanması, Toplumsal, kültürel, yasal, eğitsel ve teknolojik alanlarda hızlı değişlimlerin gözlenmesi, İşgücü devri, devamsızlık gibi göstergelerde artan olumsuzluklar, Motivasyon yetersizliği, İşgücünde verimliliğe aykırı tutum ve davranışlardan kaynaklanan olumsuzluklar, Küreselleşme (işletmelerin faaliyetleri, mülkiyetleri, pazarları ve üretimleri açısından sınırların başka ülkelere doğru genişletilmesi).

5 İKBS Amaçları Çalışanların yeteneklerini yönetimin ihtiyaçları ile uyumlaştırarak örgütsel esnekliği sağlamak, Örgütün tüm prosedür ve yapılarını kaydetmek suretiyle bunlardan herkesin haberdar olmasını sağlamak, Toplam kalite yönetimi çerçevesinde çalışanların karar süreçlerine daha fazla katkıda bulunmalarını sağlamak, Çalışanlar tarafından kendilerine ait bilgilerin güncel tutulması ve bu sayede kişilerin kendi bilgilerinde gerçekleşen değişiklikler sonucunda sahip olabilecekleri hakların zamanında uygulamaya geçirilmesini sağlamak

6 İKBS Amaçları Çok uluslu şirketlerin farklı coğrafi bölgelerdeki birimlerinde aynı sistemi kullanarak çalışanlarını gerçek anlamda evrensel tarzda yönetmek, Boş pozisyon tanımları ile başlayan ve seçilen kişinin işe yerleştirilmesine kadar devam eden süreçleri etkin bir biçimde yönetmek, Çalışanların sağlık durumlarını izleyip bu konu ile ilgili yönetsel kararları hızlıca almak, Çalışanların eğitimlerini iş tanımlarına ve personelin yetenek ve beceri gereksinimlerine planlamak ve bütçelemek.

7 IKBS Yönetimi Bir insan kaynakları bilgi sisteminin insan kaynakları yöneticisinin aşağıdaki sorularına yanıt vermesi gerekir: Örgüt içerisindeki her bir işin görev ile sorumlulukları nelerdir? Her bir çalışanın sahip olması gereken bilgi, beceri ve yetenekleri nelerdir? Örgütün gelecekteki insan kaynağı gereksinimi ne olacaktır? Örgütteki boş ya da boşalacak iş veya görevler için hangi kaynaklara başvurulacaktır? Örgütte izlenecek ücret politikası ne olmalıdır? Örgütte ne tür eğitim ve geliştirme programları planlanıp uygulanacaktır? Çalışanlar ve bir bütün olarak örgüt istenilen performansa ulaşabilmiş midir? Örgüt içi yükselme ve iş rotasyonu uygulamaları nasıl gerçekleştirilmelidir?

8 İKBS’nin Anahtar Fonksiyonları
İşgücü kaydı oluşturma ve sürdürme Yürütülen aktivitelerin stratejik plana uyması için bilgi sağlama Yasal prosedürlere uyma Karar verme sürecine destek olacak şekilde insan kaynağı bilgilerini derleme Gelecekteki işgücü gereksinimleri için tahmin modelleri kurma İşgücü kariyer ve yeteneklerinin izlenme

9 İKBS’nin Rolü ve Faydaları
Faaliyet İKBS’nin Rolü Faydalar İnsan Kaynakları Planlaması İşgücü Arzı Ve Talebinin Analizi İşgücü verimliliğini artırmak Fazlalıların veya eksikliklerin saptanmasında hız kazandırmak Çalışan iş programları oluşturmak Seçim ve Yerleştirme İş Başvuruları Süreci Döngü süresini kısaltmak İşgücü maliyetlerini azaltılması Personel Geliştirme Yönetim Stillerinin Değerlenmesi Kendi kendini değerleme olanakları geliştirmek Faaliyetlerin geliştirilmesi için bireysel planlara olanak tanınmak

10 İKBS’nin Rolü ve Faydaları
Faaliyet İKBS’nin Rolü Faydalar Performans Yaklaşımları Yeni Çalışanların Periyodik Değerlendirilmesi Belirli kriterlerin kullanımını özendirmek Değerlendirmelerde istikrarı sağlamak Düzenlemelere Uyum Sağlık ve Güvenlik Konuları Düzenli ve uzman seviyedeki bilgi akışını desteklemek Yönetimin Faydaları Gözlem ve Karar Verme Gözden geçirme süreçlerindeki standardın artırılması Yabancı bilgilerin analizi ihtiyacının azalması Hileli durumların ortaya çıkarılmasını desteklemek

11 İKBS Uygulamaları

12 e-İnsan Kaynakları Planlaması
Etkin bir İKBS insan kaynakları planlaması sürecinde gereksinim duyulacak; İş analizleri İşgücü envanteri Eğitim ve geliştirme programları Personel temin kaynakları İşgücü piyasa analiz bilgileri Ücret planları Yasal zorunluluklar İşgücü devir ve devamsızlık bilgilerini ilgililere ulaştırmalıdır !!!

13 e-İnsan Kaynakları Planlaması
e-İnsan Kaynakları Planlaması uygulamasının faydaları İnsan kaynakları faaliyetleri ile organizasyonel amaçlarının olası çatışmasını önleme (uyum sağlama) İK etkinliliğini ve verimliliğini arttırmak İK işe alma süreçlerinin ekonomik fizibilitesini gerçekleştirmek Bütün İK alt sistemlerinin bütünleşik çalışmasını sağlamak

14 e-İşe Alma Sistemi Internet tabanlı oluşturulan sistemler ile çalışanlara ait ayrıntılı özgeçmişler toplanabilmekte, işi gerektirdiği yetenekler ile bu bilgiler karşılaştırılabilmektedir. Koşulları sağlayan adaylar için elektronik ortamda yapılan testler ile değerlendirilmesi sağlanabilmektedir. Yüksek miktarda işe alma durumunda değerlendirme süreçlerinde önemli zaman kazanımları sağlanacaktır.

15 e-İşe Alma Sistemi İşletme içerisindeki terfi (görevde yükselme) işlemlerinin, organizasyonel amaçlar ile tutarlı ve adil olması sağlanabilir. Şeffaf ve tutarlı seçim süreçleri ile çalışan motivasyonu yüksek tutulacak ayrıca İK departmanı verimliliği arttırılacaktır.

16 e-Ücretlendirme ve Bordro Sistemi
Girdisi özlük hakları, liyakat, görev tanımları, prim ve devamlılık bilgileri olan sistem çıktı olarak çalışan ücretlerini ve bordroları üretir. Temel görevi ücretlerin belirlenmesindeki nicel değerlendirmelerin otomatik olarak çok hızlı bir şekilde gerçekleştirilmesidir. Diğer İK alt sistemi bilgilerinden faydalanarak her iş grubuna düşen ücret miktarları analiz edilerek iş sınıflandırmaları oluşturulur. Ücret dışı maddi yardımların (sigorta primleri, sağlık primleri, emeklilik ödemeleri) etkili yönetilmesini sağlar.

17 e-Eğitim ve e-Öğretim Yönetimi
Çalışanların ihtiyaçlarına uygun eğitimin doğru zamanda ve doğru şekilde verilmesini planlanması Eğitim programlarının içeriklerinin kolay bir biçimde hazırlanması ve hızlı bir şekilde güncellenebilmesi Eğitim vereceklerin ve eğitim alacakların belirlenmesi Çalışanlara daha önce verilen eğitimlerin bilgilerinin detaylı bir biçimde tutulması Eğitim ve Öğretim programlarının etkinliğinin değerlendirilmesi

18 e-Performans Değerlendirme
Performans değerlendirme sistemleri çalışanların belli dönemdeki başarı durumlarını ve gelecekteki gelişme potansiyellerini belirlemek ile ilgilidir. Bilişim sistemlerinin en önemli katkısı süreci durağan ve yavaş yapısından kurtararak, gerçek zamanlı hale dönüştürmesidir. Performans değerleme süreçlerini periyodik olmaktan çıkarmakta ve süreklilik kazandırmaktadır.

19 İKBS’ne Yönetsel Bakış

20 İKBS Kullanıcıları ve Kullanım Amaçları
Alt ve Üst Yönetim - Stratejik planlama - Üç yıl planı - Gözden geçirme ve analiz Proje Yöneticileri - Şirketin tamamında bilgi ağları - Sağlık ve güvenlik uygulamaları - İşgücü devri, - Çalışanların en iyi şekilde yerleştirilmesi, - Endüstriyel ilişkiler İş Birimleri Ve Dalları - İnsan kaynakları yönetimi için birimlerin geliştirilmesi Şirket Bilgi Sistemi - Aday izleme - İlişkilerin kurulması - Dış kaynak kullanımı için ortak bulma Bütün Çalışanlar - Personel bilgilerinin değiştirilmesi - İletişim politikaları ve prosedürleri Geleneksel İnsan Kaynakları Fonksiyonları Ve Şirketin Destekçileri - Muhasebe ve ödeme sistemleri - Performans planlaması ve eğitimin desteklenmesi - Planlama ve kadrolama

21 Kaynaklar DEMİR, Y ve ÇAVUŞ M.F. «İnsan Kaynakları Planlamasının Etkinliğinde İnsan Kaynakları Bilgi Sistemleri», Akademik Bakış Dergisi (20) AKGEMCİ, T. ve ÇELİK A. «Yönetim Bilişim Sistemleri», Gazi Kitapevi