Milli Emlak SÜREÇ YÖNETİMİ Eğitimi

... konulu sunumlar: "Milli Emlak SÜREÇ YÖNETİMİ Eğitimi"— Sunum transkripti:

1 Milli Emlak SÜREÇ YÖNETİMİ Eğitimi
HOŞGELDİNİZ

2 KENDİMİZİ VE İŞİMİZİ SORGULAMA VAKTİ GELDİ
Neden insanların hayatını değiştirecek projeler üretemiyoruz İdari yapımız ve memuriyet algımız bizi nasıl etkiliyor Hantal bir yapımız mı var Biz korkak mıyız Nerede hata yaptık Değişmeli miyiz Nasıl değişebiliriz Proaktif bir idareyi nasıl oluşturabiliriz Ya başaramazsak

3 DEĞİŞİME İNANMAK Değişimin önündeki en büyük engel «fikri sabittir» Hz Ebu Bekir

4 Değişim; Direnene zulüm İnanana heyecan ve mutluluktur
Hatalarla yaşamayı alışkanlık edinmekten vazgeçebilirsen DEĞİŞİME İNANABİLİRSİN Hayal kur İnan Başar

5 Bütün hücrelerimize kadar BİRLİKTE DEĞİŞMELİYİZ
Birlikte planlamalı Birlikte uygulamalı Birbirimize destek olmalı Sonucu da birlikte yaşamalıyız Amacımıza ve birbirimize sıkı sıkı kenetlenmeli, aynı ruhu yaşamalı, dağılmamalıyız

6 BÜRO – ARAZİ – BÜRO AŞAMALARINI
ÇÖZÜM BÜRO – ARAZİ – BÜRO AŞAMALARINI SÜRECİ YÖNETMEK

7 SÜREÇ YÖNETİMİ

8 Süreç yönetimi nedir ? Hizmet üretilmesinde ihtiyaç duyulan kaynakların (personel, araç, ölçüm aleti, ödenek vs) belirlenmesi ve elde edilmesinden başlayarak, Hizmetin üretilmesi ve Vatandaşlara sunulmasına kadar geçen - Süreçlerdeki iş, hizmet, personel ve çevrenin sürekli ve düzenli olarak izlenmesi ve geliştirilmesini garanti altına almak için yapılan faaliyetler dizisidir.

9 Planlama Aşaması Çalışma yapılacak mahalleleri/köyleri belirleme
Yapılacak işleri belirleme İşin yapılma süresini belirleme İşi yapacak personeli belirleme Değerlendirme şeklini ve zamanını belirleme Denetleme şeklini ve zamanını belirleme Genel performansı ölçme ve tedbir alma Yeniden planlama

10

11 Planın Uygulanması Planlamayı başaramıyorsanız, başarısızlığı planlıyorsunuz demektir. Acil olarak aksiyona dökülmeyen plan sadece iyi bir dilek olarak kalır.  Peter Drucker İnsan sahip olduklarının değil, henüz gerçekleştiremediklerinin toplamıdır. Jean Paul Sartre 

12 1- Bilgilerin Güncellenmesi
Boş bir tapu yeteri kadar fotokopi edilir. Tapu taraması yapılır. Tapulara; - şerhler ve beyanlar - hisseli taşınmazların tüm hissedarları yazılır. Bu tapulara dayanarak; - MEOP’ta kayıtlı olanların kaydı düzeltilir - Hiç kaydı olmayanlar MEOP’a kaydedilir - MEOP’ta kaydı olmakla birlikte tapu kütüğünde Hazine adına kayıtlı olmayanların nedeni öğrenilerek MEOP’taki kaydı PASİF duruma getirilir. Müsvedde tapular bir klasörde MEOP kayıt sırasına uygun olarak arşivlenir. Üzerlerine el yazısıyla taşınmaz numarası yazılır. ÖNEMLİ NOTLAR: 1- Tapu kütüğündeki tüm bilgiler değiştirilmeden olduğu gibi MEOP’a aktarılır 2- Tapu taraması yapan personelin getirdiği müsvedde tapuların MEOP’a aktarılmasını Müdür veya Yedek Personel yapar. Böylece bilgisayar ve mevcut personel %100 kapasite ile değerlendirilmiş olur.

13

14 2- Belgelerin Tamamlanması
1- Tapu senedi (İmzalanmış olmalı) 2- Şerhler ve beyanlar hanesini de gösterir şekilde düzenlenmiş tapu kayıt örneği (İmzalanmış olmalı) 3- Kadastro tutanağı Taşınmazın ilk defa Hazine adına geliş nedenini gösterir. Kadastrodan önce Hazine adına kayıtlı taşınmazların hangi ada/parsel adı altında Hazine adına yazıldığını gösterir. Kadastro tespitine itiraz davası açılmasında en önemli belgedir. (Kadastrodan önce Hazine adına kayıtlı olanların Hazine adına tespit edilmemesi veya Köy Tüzel Kişiliği adına zilyetlikten tespit yapılması gibi) 4- Askı ilan cetvelleri Kadastro tespit sonuçlarının ilan edildiği cetveldir. Kadastro sonucunda Hazine adına yazılan parselleri askı ilan cetvelinden buluruz Kadastro tespitine itiraz davası açılmasına esas süreleri de askı ilan cetvelinden takip ederiz

15 5- Koordine değerli kroki
İmar planı ile aynı ölçekte olmalı Belediyeden imar durum belgesi isteme yazılarına eklenir. Satış, tahsis, kira gibi işlemler için ilgili kurumlardan görüş isteme yazılarına eklenir. Defterdarlıktan veya Bakanlıktan onay isteme yazılarına eklenir. 6- Kadastro paftası Hazine taşınmazı tüm komşularıyla birlikte görülebildiğinden özellikle mahalli tespit sırasında çok faydalıdır. Paftalar kadastrodan alınır. Paftanın tam boyutu, ölçeği değiştirilmeden çoğaltılır. Hazine parselleri işaretlenir. Hazine parsellerinin bugün itibariyle sınır komşularının tamamı eksiksiz olarak tapu kütüğünden yararlanarak KURŞUN KALEMLE yazılır.

16 7- İmar durum belgesi (imzalanmış olmalı)
Koordine değerli krokiyi belediyeye göndererek alınır İmar durum belgesinde; - Bina yüksekliği - Çekme payları - Taşınmazın imarda ayrıldığı amaç - Umumi hizmete (yol, yeşil alan, park vs) ayrılan alanlar renkli kalemle işaretlenmiş ve yüzölçümleri ayrı ayrı belli edilmiş olmalıdır. İmar durum belgesi; - Tapu tahsisli taşınmazların belediyeye bedelsiz devredilmesinde - Satış, kira, tahsis gibi işlemlerde Defterdarlıktan/Bakanlıktan izin alınmasında dayanak ve ekli belgedir

17 8- İmar planı Hazine parsellerinin bulunduğu imar paftalarının aslı belediyeden temin edilir. Koordine değerli krokiden yararlanarak, imar planı içindeki tüm hazine parselleri imar planına işaretlenir. Parsellerin üzerine ada ve parsel numaraları yazılır Parselin bulunduğu caddenin veya sokağın adı da yolun üzerine yazılır Tahsisli taşınmazlar KIRMIZI, diğerleri ise SARI renge REFILL kalemle boyanır. Plan bu hale geldikten sonra İKİ ÖRNEK DAHA çoğaltılır. Üç örnek olan plan dosyasının; - Bir örneği serviste bulundurulur. Eğer servisin durumu ve imar planının sayısı uygun ise duvara asılar. İlçe merkezi her an göz önünde olur. - Bir örneği KAYMAKAMA teslim edilir. Teslim sırasında detaylı bilgiler verilir. Kamu hizmeti alanların veya afet anlarında çadır bölgelerinin seçilmesinde Kaymakama faydalanır. «Kaymakam olsaydınız bu işe çok sevinirdiniz» - Bir örneği DEFTERDARLIĞA gönderilir. Böylece ilçe, Defterdarlıktan kontrol edilebilir hale gelir. (Özellikle satışlarda ve tahsis işlemlerinde Defterdarlığa faydalı olacaktır.) «Kendini denetime açacak kadar cesaretli olanlar kendine güvenenlerdir.»

18 Her türlü yazışmada belgelerin onaylı fotokopileri kullanılır, asıllar her zaman dosyasında kalır. Böylece yeniden tesis edilebilecek işlemler için dosyada her zaman belgeler tam olarak mevcuttur. Belgeler dosyasına konulmadan önce SAĞ ÜST KÖŞESİNE TAŞINMAZ NUMARASI yazılır. Böylece her belgenin doğru dosyada bulunup bulunmadığı kontrol edilebilir.

19

20 3-Kurumlardan Görüş Alınması
Milli Emlak Memurlarının zamanı iyi kullanmamalarının olumsuz sonuçları; 1-Talep sahibine olumlu veya olumsuz cevap anında verilememektedir. 2-Bu durum maliye birimlerinin hantal görünmesine neden olmaktadır. Zaman kaybının iki önemli nedeni vardır 1- Kış aylarında mevsim şartlarını bahane göstererek çalışmamaktadırlar. - Kış ayları en verimli aylardır. Boşa harcanmamalıdır. - Kışın, yazın yapılacak tespit çalışmalarına hazırlanılır. - Planı olmayan milli emlak memurlarına müdür tarafından (2022 yasa işlemleri, veznedarlık gibi) başka görevler verilmesinin nedeni budur. 2- Başta kurum görüşleri olmak üzere her türlü belgeyi dosya içinde hazır etmemektedirler. Bu belgeler, vatandaştan veya kurumlardan talep geldiğinde sağlanmaya çalışıldığından çoğu zaman 6 ay 1 yıl gibi bir zaman kaybedilmektedir.

21 1- Belediyeden Taşınmazın bedeline ilişkin bilgiler İmar bilgileri İmar belgeleri Alt yapı hizmetlerinden yararlanma bilgileri Gerekli görülen diğer bilgiler 2- Bilirkişi Tahmini bedel araştırmasına esas tutanaklar 3- İlgisine göre Ticaret Odası veya Zira Odası gibi kurum görüşleri Tahmini bedel araştırma yazıları

22 4- Kültür ve Tabiat Varlıkları Araştırması
2863 sayılı yasa kapsamında kalıp kalmadığı 5- Askeri Yasak Alan Araştırması 189 ve 2565 sayılı yasalar kapsamında kalıp kalmadığı 6- İl Kültürden Araştırma Yapılması 2634 sayılı yasa kapsamında kalıp kalmadığı 7- Çevre ve Şehircilikten Yapılan Araştırma 7269, 3621 ve 2510 sayılı yasalar kapsamında kalıp kalmadığı 8- Orman İdaresinden Araştırma 6831 ve 2924 sayılı yasalar kapsamında kalıp kalmadığı 9- Tarım Müdürlüğünden Araştırma 3083 ve 4342 sayılı yasalar kapsamında kalıp kalmadığı

23 DİKKAT ! Her dosya için belediyeden ayrı ayrı yazılarla bilgi ve belgeler istenecek Diğer kurumlardan ise tek bir yazı ile görüş istenecek Görüş yazılarının ekinde görüş istenen parsellerin; Listesi Koordine değerli krokileri olacak Kurumlardan görüş isteme yazıları ile gelen cevaplar mahalleler itibariyle ayrı ayrı dosyalanıp ortak bir klasöre kaldırılarak denetime hazır halde bulundurulacak Giden evrak sayısını artırmak amacıyla her dosya için kurumlara binlerce yazı yazmak çalışmak değildir. «Yönetim; zamanı, personeli ve imkanları iyi kullanmak yeteneğidir.»

24

25 4-Mahalli Tespit ve Ecrimisil
Mahalli tespite çıkma aşaması geldiğinde kaymakama bilgi verilir; Bu toplantıda ilçedeki taşınmazları gösterir MEOPTAN alınmış liste Hazine taşınmazlarının üzerine çizdirilmiş olan imar planı örneği Kaymakama teslim edilir. Okul yeri, hastane yeri, lojman yeri, adliye yeri gibi bir talebi olup olmadığı, var ise tespit esnasında bu hususa dikkat edileceği açıklanır. Tespite çıkmadan önce diler ise ilçedeki bütün müdürlere, yapılacak bir toplantıda bilgi verilebileceği önerilir. Gerekli görüyor ise tespit esnasında kurumların temsilci bulundurabileceği teklifi getirilir. «Kurumlarla iş birliğine hazır olduğunuzu açıklamış oldunuz» «İmkanlarınızdan bahsederek, araç talebinde bulunabilecek durumdasınız» «Fırsatları görün ve kaçırmayın»

26 Mahallelerin tespitinde Defterdarlıktan/Kadastrodan teknik eleman bulundurulmaya çalışın.
Parseller üzerinde ev, işyeri, resmi binalar gibi her türlü binalar zaten işaretleniş olan imar paftalarının üzerine KURŞUN KALEMLE teknik elemanca çizilecektir. Böylece planlar günceli gösterir duruma gelecektir Üzerinde muhdesat olan parseller için TESPİT VE TAHMİNİ BEDEL HESAP TUTANAĞI dışında ayrıca A4 kağıda bir tutanak düzenlenecektir. Bu tutanakta; Üzerindeki muhdesatın fiziki durumu (kat adeti, alt katındaki işyerleri, bahçedeki ağaç sayı ve çeşitleri vs) belli edilir. Üzerinde muhdesat olan parsellerin fotoğrafı çekilerek dosyasına konulacak ve MEOP taşınmaz ana sayfasına atılacaktır. Google Earth görüntüsü de MEOP’a atılacaktır.

27 Tespit, milli emlak servislerinde tahsis, satış, kira gibi işlemleri başlattığından, tespitte elde edilen bilgilerin doğruluğu çok önemlidir İletişimin önemi nedeniyle işgalcinin; T.C. Vatandaşlık numarası Cep, ev ve işyeri telefonları Msn adresi öğrenilmelidir. Özellikle cep numarasına ve T.C. Numarasına muhakkak erişilmelidir. İşgalci mahallinde yok ise idareye geldiği her an bu bilgilerin kendisinden öğrenilmesi, yazılı dilekçelerine eklettirilmenin sağlanması ALIŞKANLIK olmalıdır Vatandaş idareye geldiğinde bir defa nüfus cüzdanının fotokopisi alabilmek her türlü sorunu çözecektir. T.C. Numarası ASLA VE ASLA internetten tahmini olarak alınmamalı. Bu durum; İdareyle hiç ilgisi olmayan insanları Devlete küstürmektedir Ecrimisil işlemlerinin vergi dairesinden geri dönmesine neden olmaktadır Yönetimin personele olan güvenini sarsmaktadır Köylerde T.C. Numarası işgalciden öğrenilemiyorsa; muhtarlıkta mevcut seçim askı cetvellerinden bulunabilir.

28 İLETİŞİM – İLETİŞİM – İLETİŞİM !!!!!!!!!!!!
Cep telefonu ve MSN adresleri dosyada bulunsa; Örneğin tarım arazilerinin satışı bilgisi ve dilekçe vermeleri tek tuşla bildirilirdi. İhaleye davet, sözleşmeye davet, talebin işleme konulduğu yazıları MSN adresine gönderilirdi. Reklam amaçlı kullanılabilirdi Halkla ilişkiler açısından (doğum günü kutlaması gibi) kullanılabilirdi. «İletişim çağında, iletişimin öneminin farkında mıyız.» «İletişim sadece TEBLİGAT değildir.» «Kurumun ve vatandaşların menfaatine hizmet edebilmenin tek yolu iletişimdir.» «İletişim, her şeye EVET DEMEK ZORUNDA KALMAK değildir.» «İletişim; güvendir, hızdır, anlamak ve anlaşılmaktır.»

29 UYARI UYARI UYARI!!! 1-Tespit bilgileri beklenmeden MEOP’a işlenecektir. 2-Bir personel tespite çıkarken, diğer personel alandan gelen tespit bilgilerini MEOP’a girmelidir. Bu personel kim olmalıdır ? Müdür mü Yoksa yedek personel mi hazırlamalı Yahut da her ikisi mi «Sahip olduğunuz imkanları araştırın ve bu imkanlardan en iyi yararlanma yollarını bulup, uygulayın»

30 Ecrimisil tebliğ zarflarını postaya vermeyin
Ecrimisil tebliğ zarflarını postaya vermeyin. Elden tebliği alışkanlık haline getirin. Çünkü; Zaman kazandırır Maliyet azaltır Vatandaşı işlem hakkında bilgilendirme fırsatı doğar Vatandaşla iletişim kanalları sürekli açık tutulacağından idareye ve dolayısıyla DEVLETE güveni sağlanır Tebliğ zarfları, tebliğ tarihine göre çekmecede tutulursa, vadesi dolanların takibi kolaylaşır

31 Tespitin Amacı Nedir ? 1- Hazine arazisini idari denetim altına almak * Ecrimisil 2- Yeni bir işlem başlatmak: * Satış - Tarım arazilerinin satışını halkla birlikte yapmak - Hisseli taşınmazların satışını resen başlatmak * Tahsis - Tahsis edilmesi gereken yerlerin tahsis işlemlerini resen başlatın (orman gibi, fiilen kamu hizmetinde kullanılan alanlar gibi) * Kiralama * Tapu tahsisli alanların belediyeye devri * Genel hizmetlere ayrılmış alanların belediyeye terk edilmesi * Vs vs vs …………….. 3- Hazine arazilerinin en iyi nasıl değerlendirebileceğini görüp fikirler oluştur «Tespit yetinilecek başarı değildir. YENİ FİKİRLER OLUŞTUR»

32

33 Değerlendirmeler Planın uygulanması aylık olarak YERİNDE değerlendirilecektir. Değerlendirme örnek formlardan yararlanılarak yapılacaktır. Değerlendirme Müdür tarafından yapılacaktır. Değerlendirmeden amaç; Planın uygulanmasının hangi aşamada olduğunu, Planın uygulanmasına engel olan hususlardan (personelden veya araç gereçten kaynaklı vs) zamanında bilgi sahibi olarak tedbir alınmasını sağlamaktır Değerlendirmeyi yapacak görevli tapu taraması, MEOP’a işlenme, mahalli tespitin doğruluğu gibi işlemleri bizzat ilgili dairelerden araştırarak veya mahalline giderek yapacaktır.

34 Denetim Denetim, Defterdarlık Uzmanı tarafından yapılacaktır.
Denetim, sadece planı denetlemekten ibaret olacaktır. Defterdarlık Uzmanı; Bir taraftan DEĞERLENDİRME aşamasındaki işlemleri denetleyecek Bir taraftan da dosyaları esastan inceleyecektir. Esastan inceleme; başlatılması gereken bir işlemin neden başlatılmadığı, hangi aşamada olduğunun tespitidir. Denetimin 15 gün içerisinde tamamlanması esas olmakla birlikte, bu süre gerektiğinde uzatılabilecektir.

35 Performans Ölçümü Performans ölçümü ilde kurulacak komisyon tarafından yapılacaktır Performans ölçümü yapılırken; Aylık değerlendirme raporlarından, Denetim raporlarından MEOP’tan alınacak (tespit, ecrimisil, tahsis, kira vs.) karşılaştırmalı istatistiki raporlardan yararlanılacaktır Performans ölçümü sonucunda verilebilecek kararlar; Yüksek performansa sahip başarılı personel (Defterdarlıkta değerlendirilmesine karar verilmesi, teşekkür belgesi düzenlenmesi gibi) ödüllendirilecektir. Performansı düşük başarısız personel hakkında ise durumuna uygun olarak; Eğitim, Başarılı olacağı başka bir yönetici emrine atanma, Disiplin gibi işlemler yapılabilir.

36 KULLANDIĞINIZ SİHİRLİ DEĞNEK NEDİR
Belki size ek ücret, personel ve araç verilmedi. Ama; İnandınız!!!!!!! Çalıştınız!!!!!! Başardınız!!!!!!! «Tek bir şeye ihtiyacımız vardır. ÇALIŞMAK» M. Kemal ATATÜRK

37 Zaferi Karşılamak Başarıdan emin ol, ancak yardıma ihtiyacın olduğunu unutma Kendini ödüllendir ama aşırı olma; Kurumsal kutlamalara katıl Aile hayatına yansıt Zaferi emeği geçenlerle paylaş. Bencil olma. Onlara tekrar ihtiyacın olacağını unutma Yeni ve daha büyük başarılara motive ol

38 TEŞEKKÜRLER… İLETİŞİM