4.2.DOKÜMAN ve KAYIT YÖNETİMİ

... konulu sunumlar: "4.2.DOKÜMAN ve KAYIT YÖNETİMİ"— Sunum transkripti:

1 4.2.DOKÜMAN ve KAYIT YÖNETİMİ
4.1.SÜREÇ YAKLAŞIMI Kaplumbağa şemaları oluşturulmuş mu? Kaynaklar doğru tanımlanmış mı ve mevcut mu? Girdilerin çıktıları mevcut mu? Kim kısmında ilgili görev tanımlarına atıf yapılmış mı? Nasıl kısmında ilgili iç dokümanlar tanımlanmış mı? Performans hedefleri belirlenmiş mi? Dış kaynaklı proses var mı? Kontrolü sağlanıyor mu? 4.2.DOKÜMAN ve KAYIT YÖNETİMİ Doküman Yönetim Prosedürü mevcut mu? Kalite Kayıtlarının Yönetimi Prosedürü mevcut mu? Son dönemde yeni bir doküman hazırlama talebi olmuş mu?Talep sisteme uygun mu? Son dönemde doküman değişikliği talebi mevcut mu? Talep sisteme uygun mu?

2 4.2.DOKÜMAN ve KAYIT YÖNETİMİ
Bölüm sorumlusunun Kalite Dokümanlarının orjinaline nereden ulaşabildiğini sorgulayınız. 3 tane kullanılan dokümanı seçip Kalite Webdeki doküman no’su ile fiil kullanılan doküman no’sunu(yayın rev no dahil) karşılaştırınız. Kalite El Kitabının nerede olduğu ve içinde ne yazdığı biliniyor mu? Hazırlanan kalite kayıtlarından 3 adet örnek alınız ve prosedüre uygun oluşturulduğunu kontrol ediniz. Dokümanların elektronik ortamda nerede ve nasıl arşivlendiğini kontrol ediniz.(Bulut) EDYS ile en az 3 kaydın onay sürecini inceleyiniz. Dokümanların hard copy olarak arşivlendiği bölgeleri kontrol ediniz.Arşiv bölgesinin doğal felaketlerden nasıl korunduğunu sorgulayınız. Dış kaynakları dokümanları sorgulayınız.(Nerede,kim güncelliyor,en son güncelleme tarihi nedir internet üzerinden kontrol)

3 5.1.YÖNETİMİN TAAHHÜDÜ 5.2.MÜŞTERİ ODAKLILIK
Bölüme ait politika,vizyon ve misyonları inceleyiniz. Vizyon,misyon ve politikalar sürekli iyileştirme taahhüdü içeriyor mu? Dekanlık/Daire başkanlığı/Üst Yönetim bünyesinde YGG toplantıları yapılıyor mu? Yönetim sorumlu olunan yasal şartlar ve mevzuat hakkında bilgi sahibi mi? Yönetim müşterilerini tanıyor mu? Müşteri memnniyeti için neler yapıyor ya da planlıyor? Müşteri talep ve beklentilerini takip ediyor mu nasıl? 5.2.MÜŞTERİ ODAKLILIK

4 5.4.KALİTE HEDEFLERİ VE FAALİYET PLANLARI
5.3.KALİTE POLİTİKASI Kalite Politikası biliniyor mu?Bölümlerden en az 3 kişiye sorunuz. Kalite Politikası belirli yerlerde asılarak ilan edilmiş mi ya da nasıl duyurulmuş? Kalite Politikasına ulaşmak adına bölüm neler yapıyor?Örnek görünüz. SPİK’ler mevcut mu? SPİK’ler sürekli iyileştirme trendlerine göre mi verilmiş?Eğer değil ise açıklaması var mı? SPİK’lere ulaşmak için hangi faaliyetler planlanıyor? Planlanan faaliyetler SPİK hedeflerini karşılar nitelikte mi? Tutmayan hedefler için DÖF planlanmış mı? 5.4.KALİTE HEDEFLERİ VE FAALİYET PLANLARI

5 5.5.1.SORUMLULUK YETKİ VE İLETİŞİM
Bölüme ait Organizasyon Şeması mevut ve güncel mi? Görev tanımları mevcut ve güncel mi? Görev vekaletleri mevcut ve güncel mi? Yönetim Temsilcisi biliniyor mu? Yönetim Temsilcisi atama yazısı var mı? Sistemden gösterilebiliyor mu? Bölümün performansı hakkında tüm bölüm çalışanları bilgili mi?(Mesela kalite hedefleri nedir ve hangileri tutmuyor ya da tutuyor gibi…. 2 ya da 3 kişi üzerinden kontrol yapınız. 5.5.2.YÖNETİM TEMSİLCİSİ 5.5.3.İÇ İLETİŞİM

6 5.6.YÖNETİMİN GÖZDEN GEÇİRMESİ 6.1.KAYNAKLARIN SAĞLANMASI
YGG Toplantı sunumu hazırlanmış mı? Bir önceki sene YGG toplantı kaydı var mı? Yeni sene Toplantı Tutanağı var mı? Bir önceki sene alınan kararlar gerçekleştirilmiş mi? YGG Gündemi standardın istediği şekilde mi? YGG de alınan kararların sorumlu ve terminleri belirlenmiş mi? 6.1.KAYNAKLARIN SAĞLANMASI Bütçe planlaması mevcut mu? Bütçeler planlanan oranlarda kullanılıyor mu? Kaynak ihtiyaçları nasıl belirlenip iletiliyor?

7 6.2.İNSAN KAYNAKLARI 6.3.ALTYAPI
Çalışan ekibin nitelikleri belirlenmiş mi?Bu nitelikler fiili durum ile örtüşüyor mu?2 adet örneklem yapınız. Son 1 yıl içinde bölüme başlayan yeni personel var mı?Oryantasyon eğitimleri planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi? Periyodik hizmet içi eğitim planına ulaşılabiliniyor mu?Eğitimler alınıp,kayıtları tutuluyor mu? Eğitim sonrası memnuniyetler ölçülüyor mu? Eğitim etkinlik ölçümleri yapılıyor mu? 2 adet eğitim için izleme yapınız. 6.3.ALTYAPI Hizmet gerçekleştirmek için gerekli olan yazılım ve donanım mevcut mu?

8 6.3.ALTYAPI 6.4.ÇALIŞMA ORTAMI
Hizmeti gerçekleştirmek üzere gerekli olan tüm ekipman ve teçhizat mevcut mu? Teçhizatlar için bakım planları yapılıyor ve bakımlar gerçekleştirilip kayıtlanıyor mu? (bilgisayar, ofis ekipmanları, derslikler ve hizmet alanları) İş güvenliği ekipmanları tam mı? İş güvenliği ile ilgili çalışmalar yapılıyor mu? 6.4.ÇALIŞMA ORTAMI Çalışma ortamı temiz ve düzenli mi? Çalışma ortamında gerekli olan klima,kalorifer mevcut mu? Çalışma ortamındaki bilgisayarlar okunabilir şekilde yerleştirilmiş mi? Nem,koku,toz,gürültü vs…. Mevcut mu?

9 7.1-7.2.HİZMET GERÇEKLEŞTİRME PLANLAMASI
Hizmeti gerçekleştirmek üzere ekipman,personel vb… tüm parametreler planlanmış mı? Yapılan işler ile çalıştırılan personel sayısı uyumlu mu?Eksik ya da fazla işgücü istihdamı mevcut mu? Yasal şartlar ve mevzuatlar biliniyor mu? Bu kısımda ilgili planlama prosedürlerini inceleyiniz. Müşteriler ile olan iletişim yöntemleri belirli mi?Hangi bölümde kiminle hangi konularda iletişime geçilebilir bilgisi?? 7.3.MÜŞTERİ İLE İLETİŞİM

10 7.3.TASARIM VE GELİŞTİRME Sadece eğitim&öğretim için; Tasarım planı hazırlanmış mı? Tasarım girdileri ve çıktıları belirlenmiş mi? Tasarım gözden geçirilmesi sağlanıyor mu? Tasarım değişiklikleri kontrol ediliyor ve gerçekleştiriliyor mu? Tasarımın geçerliliği (pilot denemesi) yapılıyor mu? Tüm tasarım sürecine ait kayıtlar mevcut mu?

11 7.4.SATINALMA Tedarikçi seçme yöntemi belirlenmiş mi?En son seçilen 2 adet tedarikçi üzerinden inceleyiniz. Satın alma prosedürünü okuyunuz ve 2 adet ürün için talebin gelmesinden ürünün temin edilmesine kadar olan yolu inceleyiniz. Tedarikçi listesi mevcut ve güncel midir? Tedarikçi performans değerlendirme yöntemi belirlenmiş midir? Performanslar değerlendirilmiş midir? Performansı düşük çıkan tedarikçilere DÖF açılmış mıdır ve takip edilmekte midir? Gelen ürün ya da hizmetler kullanıcıya (talep edene) teslim edilmede önce ilk giriş aşamasında kontrol edilmekte midir?Kontrol sonuçları kayıtlanmakta mıdır? 3 tane örnekleme yapınız.

12 7.5.1.HİZMET GERÇEKLEŞTİRME
İş akışları hazırlanmış ve güncel midir? 3 tane iş akışının gerçekleşmesini takip ediniz. Çıktıların ancak hizmetin kullanımı sırasında doğrulanabileceği durumların kontrolü nasıl sağlanmaktadır?(Örneğin yapı işlerinin ihale ettiği binalar ancak kullanım sonrası doğrulanabildiği için ve mezun olan öğrencilerin hayattaki başarıları işyerlerindeki performanslarından ötürü doğrulanabileceği için özel prosestir vb…) 7.5.2.ÖZEL PROSES

13 7.5.3.TANIMLAMA VE İZLENEBİLİRLİK
Bölümdeki tüm ofisler,ortak kullanım alanları,çalışma bölgeleri,dosya sırtları demirbaşlar tanımlanmış mıdır? Bölümde yapılan işlerin geriye doğru izlenebilirliği sağlanmakta mıdır?(Örneğin 6 ay öncesine ait bir yemekhane şikayeti izlenerek o gün çıkan yemek bilgilerine ya da 1 yıl öncesine ait bir sınavla ilgili şikayette o sınava ait sınav kağıdına ulaşılabiliyor muyuz vb…. Müşteriye ait olan bir bilgi,dosya,evrak,ekipman kullanılıyor mu? Bunlar korunuyor ve tanımlanıyor mu? Bunlara zarar gelmemesi için önlemler alınıyor mu? 7.5.4.MÜŞTERİ MÜLKİYETİ

14 7.5.5.ÜRÜNÜN/HİZMETİN MUHAFAZASI
Bir yerden bir yere taşıma yapılması gereken durumlar varsa taşıma şekli ve aracı tanımlanmış mı? Depolama yapan bölümler için depo stok kartları,emniyet stokları ve uygun depolama şartları mevcut mu? Ambalajlama yapan bölümler için tanımlı ve uygun ambalajlama koşulları mevcut mu? Sevkiyat yapan bölümler için sevkiyat şartları tanımlı mı? Kalibrasyona Tabi Cihaz Listesi mevcut mu? Kalibrasyon Planı mevcut mu? Kalibrasyonu geçmiş cihaz mevcut mu? Kalibrasyonlar TÜRKAK’tan akredite laboratuarda mı yaptırılmış? Kalibrasyon kayıtları mevcut mu? 7.6.KALİBRASYON

15 7.6.KALİBRASYON 8.1-8.2.1.MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ
Kalibrasyon Sertifikaları mevcut mu? Kalibrasyondan dönen cihazlara Kalibrasyon kabulü yapılmış mı? Doğrulama yapılıyor ise doğrulama aparatları kalibreli mi? Doğrulama ortamı uygun mu? Doğrulama ve kalibrasyon kayıtları mevcut mu ?Muhafaza ediliyor mu? İç ve dış müşteri için anket yapılmış mı? Anket sonuçları analiz edilmiş mi? Analizi görünüz. Reel uygunsuzluklar için düzeltici, potansiyel uygunsuzluklar için Önleyici faaliyetler yapılmış mıdır?(Kontrol ediniz.) Bir önceki seneye ait anket sonuçlarını ve DÖF lerini takip ediniz. MÜŞTERİ MEMNUNİYETİ

16 8.2.2.İÇ DENETİM Bir önceki senenin iç denetim raporunu inceleyiniz ve açılmış olan uygunsuzlukların kapatılmış olduğunu teyit ediniz. SPİK’te yazılı olan hedeflerin nasıl izlendiğini kontrol ediniz.(Tüm spik göstergeleri için örnekleme yaparak karneye yazılan sonuçları teyit ediniz.) 3 adet uygunsuzluk için prosedüre uygun olarak işlem yapılıp yapılmadığını kontrol ediniz. PROSES VE HİZMETİN İZLENMESİ VE ÖLÇÜLMESİ 8.3.UYGUN OLMAYAN HİZMETİN KONTROLÜ

17 8.5.2.DÜZELTİCİ FAALİYETLER
8.4.VERİ ANALİZİ Standartta yazılı olan ve ihtiyaç görülen diğer konularda istatistiksel yöntemler ile veri analizi yapılıyor mu? SPİK lerde yazılı olan hedefler sürekli iyileştirme trendine göre mi verilmiş?Değil ise açıklamaları var mı?Açıklama tatmin edici mi? Çıkan 3 adet reel uygunsuzluk için düzeltici faaliyet planlanmış mı?(Kök neden analizi yapılmış ve kalıcı aksiyonlar sorumlu ve termin belirtilerek planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi? Potansiyel uygunsuzluklar için önleyici faaliyet planlanmış mı?(Kök neden analizi yapılmış ve kalıcı aksiyonlar sorumlu ve termin belirtilerek planlanmış ve gerçekleştirilmiş mi? 8.5.1.SÜREKLİ İYİLEŞTİRME 8.5.2.DÜZELTİCİ FAALİYETLER 8.5.3.ÖNLEYİCİ FAALİYETLER