Proje Yönetim Döngüsü: -Aşamaları -Rol ve Sorumluluklar PROJE YÖNETİMİ Proje Yönetim Döngüsü: -Aşamaları -Rol ve Sorumluluklar

ANAHTAR KAVRAMLAR ve TERİMLER Proje Döngüsü Proje Döngüsü Aşamaları Proje Yöneticisi Proje Yönetim Ekibi Proje Paydaşları Fonksiyonel Organizasyon Proje Bazlı Organizasyon Dengeli Matris Organizasyon

ÖĞRENİM ÇIKTILARI Proje yönetim döngüsü nedir ve aşamaları nelerdir biliyor olacaksınız, Proje yürütücüsünün, proje yönetim ekibinin ve proje paydaşlarının proje yönetimindeki rolü ve etkileri tanımlayabileceksiniz.

1. Proje Döngüsü Yönetimi? Proje döngüsü, proje fikrinin ortaya çıkışından tasarlanmasına, bu fikrin kağıda dökülmesinden geliştirilmesine, proje için kaynak yaratılmasından, projenin yürütülmesine, bitmesi ve değerlendirilmesine, bilgi üretiminin sağlanmasına ve bunun ilgili paydaşlara yayılmasına kadar olan süreci kapsayan tüm döngüyü yönetme yaklaşımıdır.

1. Proje Döngüsü Yönetimi? Başlangıç (Tanımlanması) Planlama (Tasarlama) Yürütme (Uygulama) İzleme ve Kontrol Kapanış / Değerlendirme Proje Yönetimi Süreçleri Başlangıç Planlama Yürütme İzleme ve Kontrol Etme Kapanış

1.1. Proje Yönetiminin Aşamaları Temel Konular Temel Sorular Projenin Başlangıcı / Tanımlanması Proje ve örgütsel stratejiler, amaç tanımı Ne yapılacak? Neden yapılacak? Projenin Tasarlanması / Planlanması Biçimlendirme ve planlama, hesaplama, kaynak analizi, uyuşmazlık çözümü ve ispat (justification) Nasıl yapılacak? Kimler dahil olacak? Ne zaman başlayacak ve bitecek? Projenin Yürütülmesi / Uygulanması Organizasyon, kontrol, liderlik, karar verme ve problem çözme Proje günlük olarak nasıl yürütülecek? Projenin Değerlendirilmesi Süreçlerin ve proje çıktılarının değerlendirilmesi, gelecek için bildirimler Süreç sürekli olarak nasıl iyileştirilecek?

1.2. Proje Yönetim Döngüsünün Geliştirilmesi Proje Döngüsünde Aşama Faaliyet Açıklama Tanımlama Kavramsallaştırma Analiz İhtiyacı somutlaştır Bu ihtiyacı karşılamak için neler yapılması gerektiği tanımla, yapılabilir gözüküyor mu? Tasarım / Planlama Öneri İspat Anlaşma Proje aktiviteleri ile ihtiyaçların nasıl karşılanacağını göster Finansal maliyetleri ve projeden kazanılacak faydaları göster Proje tarafları ile anlaşmayı sağla

1.2. Proje Yönetim Dögüsünün Geliştirilmesi Proje Döngüsünde Aşama Faaliyet Açıklama Projenin Yürütülmesi / Uygulanması Başlangıç Yürütme Tamamlama Devretme Kaynakları topla, proje ekibini biraraya getir Belirlenen faaliyetleri uygula Zaman/bütçe/kalite kısıtlarına uy, faaliyet serilerini tamamla Proje çıktılarını müşteriye/kullanıcıya devret Projenin Değerlendirilmesi Gözden Geçirme Geri bildirim Tüm paydaşlar için çıktıları tanımla Gelişmeleri prosedürlere yerleştir, bilgi eksikliğini gider, dokümantasyonu tamamla

2. Proje Yönetimini Etkileyen Çevresel Faktörler Örgütsel kültür, yapı ve süreçler Devlet veya sektör standartları ( örneğin düzenleme kuruluşları, kalite veya işçilik standartları vb.) Altyapı (Örneğin mevcut tesisler ve teçhizat vb.) Mevcut insan kaynakları (Örneğin beceriler vb.) Personel yönetimi (örneğin işe alma ve işte tutma politikaları, performans değerlendirmeleri ve eğitim kayıtları, fazla mesai politikası vb.) Kurumun iş onay sistemleri

2. Proje Yönetimini Etkileyen Çevresel Faktörler Pazar koşulları Paydaşların risk toleransları Siyasi ortam İletişim kanalları Ticari veritabanları (örneğin standartlaştırılmış maliyet verileri, sektör risk incelemesi bilgileri ve risk veritabanları) Proje yönetimi bilgi sistemleri (Örneğin bilgi toplama ve dağıtım sistemleri, web arayüzleri vb.)

3. Proje Yönetim Döngüsünün Amacı Durum tespiti ve sorun analizi aşamalarının proje planlama aşamasına dâhil edilmesi Beklentiye yönelik çözüm önerilerinin üretilmesi Paydaşların sürece katılımının sağlanması Faaliyetlerin amaca uygun olarak planlanması Amaç ve sonuçlar ile ilgili izleme ve değerlendirme kriterlerinin net olması, sonucun kontrol edilebilir ve ölçülebilir olması Faaliyetlerin gerçekleştirilmesini sağlayacak kaynak planlamasının yapılması İzleme ve değerlendirme raporlarının üretilmesi

4. Proje Yöneticisinin Rolü Proje yöneticisinin proje için gerekli olan alana özgü her türlü beceri ve genel yönetim yeteneklerinin yanı sıra aşağıda belirtilen özelliklere de sahip olması gerekebilir (PMBOK, 2008:13): Bilgi: Proje yöneticisinin proje yönetimi hakkındaki bilgi birikimi Performans: Proje yöneticisinin proje yönetimi bilgilerini uygularken neler yapabildiği ya da başarabildiği Kişisel Etkinlik: Proje yöneticisinin projeyi ya da bağlantılı aktiviteler gerçekleştirirken nasıl davrandığı. Kişisel etkinlik, tutumları, temel kişilik özelliklerini ve liderliği içine alır; proje hedeflerine ulaşmaya ve proje kısıtlarını dengelemeye çalışırken proje ekibine rehberlik etme becerisidir.

4.1. Fonksiyonel Organizasyonda Proje Yöneticisi CEO Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar

4.1. Proje Bazlı Organizasyonda Proje Yöneticisi CEO Proje Yöneticisi Çalışanlar

4.3. Güçlü Matris Organizasyonda Proje Yöneticisi CEO Fonksiyonel Yönetici Çalışanlar Proje Yöneticilerinin Yöneticisi Proje Yöneticisi

5. Proje Yönetim Ofisinin Rolü PYO’nun birincil görevi aşağıda belirtilen konularla sınırlı olmamakla beraber çeşitli konularda proje yöneticilerini desteklemektir (PMBOK, 2008:11): Kaynakların yönetilmesi, Proje yönetim metodolojisinin, en iyi uygulama ve standartlarının saptanması ve geliştirilmesi, Koçluk, rehberlik, eğitim ve gözetim, Proje yönetimi standartları, politikaları, prosedürleri ve şablonlarının oluşturulması ve bunlara uyumun izlenmesi, Projeler arasındaki iletişimin koordine edilmesi.

6. Projenin Paydaşları Paydaşlar, projeye aktif olarak katılan ya da projenin yürütülmesinden veya tamamlanmasından olumlu ya da olumsuz yönde etkilenen kişi ya da kuruluşlardır (örneğin müşteriler, sponsorlar, projeyi yürüten örgüt, kamuoyu vb.). Paydaşlar projenin çıktıları ve proje ekibinin üyeleri üzerinde de etkili olabilirler (PMBOK, 2008:23)

6. Projenin Paydaşları Proje Paydaşları Proje Yönetim Ofisi Operasyon Yönetimi Fonksiyonel Yöneticiler Müşteriler Proje Ekibi Proje Yönetim Ekibi Sponsor Proje Yöneticisi Proje Ekibinin Diğer Üyeleri

E-Posta: smac@sakarya.edu.tr