1 PROJE YÖNETİMİ Kaynak Planlaması

2 ANAHTAR KAVRAMLAR ve TERİMLER Kaynak Planlaması

3 ÖĞRENİM ÇIKTILARI Bu dersin sonunda proje kapsamında ihtiyaç duyulacak kaynaklarınızı belirleyebilecek ve bütçe planlaması için bir taslak oluşturabileceksiniz.

1. Kaynak Planlaması Kaynak planlaması, faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli girdilerin ve bunların miktarlarının listelenmesini kapsar (Yentürk ve Aksakoğlu, 2006:123). Kaynaklar, insan kaynağı ve diğer tüm fiziksel kaynakları (donanım, ekipman vb.) içerir. Kaynak planlamasının tamamlanması ile proje bütçesinin oluşturulması için gerekli alt yapı sağlanmış olacaktır. 4

1.1. Kaynak Planlamasının Ana Adımları Proje faaliyetleri için gerekli girdilerin belirlenmesi Proje süresince bu kaynaklara ne kadar ihtiyaç duyulacağının saptanması 5

KAYNAKLARMİKTAR - BİRİM AİNSAN KAYNAKLARI Proje Koordinatörü12 ay Proje Asistanı12 ay Eğitmen100 saat Web Yöneticisi6 ay BSEYAHAT Şehir içi48 adet Yurt içi24 adet CEKİPMAN / DONANIM Bilgisayar3 adet Printer1 adet Projeksiyon1 adet DDİĞER Eğitim Salonu1 ay Fotokopi5000 sayfa Kağıt sayfa Kartuş24 adet 6

7 PROJE YÖNETİMİ Proje Bütçesinin Oluşturulması

8 ANAHTAR KAVRAMLAR ve TERİMLER Proje bütçesi Alt ve üst bütçe limiti Faaliyetlere göre bütçe planlaması Ana kalemlere göre bütçe planlaması

9 ÖĞRENİM ÇIKTILARI Bu dersin sonunda bütçeyi oluşturan ana kalemleri detaylı olarak biliyor olacaksınız ve proje bütçenizi faaliyetlere veya ana kalemlere göre planlayabileceksiniz.

2. Proje Bütçesinin Oluşturulması Proje bütçesi, bir projenin mali kaynaklarının nasıl kullanılacağını ve faaliyetler arasında nasıl dağıtılacağını gösteren bir tablodur (Akyüz ve diğ., 2007:9). Proje bütçesi, proje faaliyetleri, faaliyet planı, uygulanacak yöntemler ve gerekli kaynaklar göz önünde bulundurularak hazırlanır. 10

2. Proje Bütçesinin Oluşturulması Gerçekçi bir proje için, hem proje oluşturulurken iyi bir araştırma yapılmalı, hem de proje uygulanırken bütçe sınırlılıklarına dikkat edilmelidir. +/- %5-10 sapmalar ile gerçekleşen bir proje bütçesi doğru tasarlanmış bir proje olarak ifade edilmektedir (Akyüz ve diğ., 2007:9). Projenin planlanma aşamasında yapılacak stratejik değerlendirme hataları, proje bütçesine olumsuz olarak yansıyacaktır. 11

2. Proje Bütçesinin Oluşturulması Genellikle proje bütçesi, proje teklifinin en son hazırlanan bölümüdür. Bu kapsam proje bütçesi, proje uygulanabilirliğinin kontrol edilmesi için bir araç olarak da değerlendirilebilir (Akyüz ve diğ., 2007:9). 12

2. Proje Bütçesinin Oluşturulması Bazı durumlarda ise proje planlanma aşamasında bütçe taslağının oluşturulması gerekebilir: Proje bütçesi için alt ve üst bütçe limiti var ise ( örneğin minimum TL, maksimum TL) Proje bütçesini karşılamak için belirli bir kuruma başvurulacak ve bu kurumdan talep edilebilecek miktara ilişkin alt ve üst limitler bulunuyor ise ( bütçenin minimum %50’si, maksimum %90’ı gibi.) Proje faaliyetlerinin bir bölümü diğer faaliyetlerin etkisini pekiştirme amacı taşıyor ve ek bir mali yük getiriyor ise. 13

2.1. Proje Bütçe Formatları Proje bütçe formatları çeşitli şekillerde olabilir. Faaliyetlere ve ana gider kalemlerine göre planlama bu şekillerin başta gelenlerindendir. 14

Faaliyetler Göre Bütçe Planı Faaliyet AdıBirimAdetBirim FiyatToplam Faaliyet 1 İnsan Kaynakları: Seyahat Giderleri: Ekipman / Teknik Donanım Giderleri Proje/Ofis Giderleri Diğer Giderler İdari Giderler ARA TOPLAM 15

Ana Kalemlere Göre Bütçe Planı GiderlerBirimAdetBirim FiyatToplam 1. İnsan Kaynakları 2. Seyahat Giderleri: 3. Ekipman / Teknik Donanım Giderleri 4. Proje/Ofis Giderleri 5. Diğer Giderler, hizmetler 6. Diğer 7. Ara Toplam: Doğrudan Proje Giderleri 8. İdari Giderler (7’nin, doğrudan faaliyet giderlerinin azami %7’si 9: Toplam Geçerli Faaliyet Giderleri (7+8) 16

3. Proje Bütçesi Belirlemenin Ana Adımları Proje bütçesinin oluşturulmasında üç ana adım bulunmaktadır. Bunlar (Akyüz ve diğ., 2007:9): Kaynak belirleme ve bütçe taslağının oluşturulması Piyasa araştırmasının yapılması Proje bütçesinin oluşturulması 17

3.1. Proje Kaynakları ve Bütçe Ana Kalemleri Proje kaynaklarının ve bütçenin ana kalemlerinin belirlenmesinde AB bütçe formatındaki başlıklar kullanılabilir (Akyüz ve diğ., 2007:18): İnsan Kaynakları / Personel Giderleri Yolculuk Giderleri Ekipman / Teknik Donanım Giderleri Proje/Ofis Giderleri Diğer Giderler İdari Giderler Diğer bütçe başlığı olarak da yatırım giderleri eklenebilir. 18

3.2. Piyasa Araştırması Yapılması Bütçede bulunması gereken kalemler saptandıktan sonra maliyetler için piyasa araştırılması yapılması gerekir. Piyasa araştırması, her bir maliyet kalemi için ilgili yerlerden fiyat bilgisi almak anlamına gelir. (örneğin ulaşım maliyetleri için otobüs ve uçak firmalarına telefon etmek, internetten bilgisayar fiyatı bakmak, basın maliyetleri için matbaacı ve yayıncı ile görüşmek vb.) 19

4. Personel Giderleri Proje personeline ödenen brüt maaşlar (Bütçede yer alan personel maliyetleri hesaplanırken SSK Primleri, vergi, yemek ödemeleri vb. gibi tüm maliyetler göz önünde bulundurulmalıdır.) (Proje sonunda istihdam edilen proje personelinin işine son verilecekse personele ödenecek ücretler, proje sonunda ödenecek kıdem tazminatını da içermelidir.) (Kısmi zamanlı çalışan personelim maliyeti, aylık ücrete göre değil, birim ücrete (çalışma saati veya gününe) göre hesaplanmalıdır.) Danışman, uzman ve eğitmenlere ödenen ücretler (Dışarıdan serbest olarak ödenecek ücretler kapsar. Proje bütçesini hazırlarken bu kişilerin çalışma günlerini de gösteren bir çizelge sunulmasında fayda vardır.) Proje personeline seyahatler/toplantılar vb. için ödenen günlük harcırahlar Toplantı/eğitim katılımcılarına verilecek günlük harcırahlar 20

5. Seyahat Giderleri Proje bütçesi hazırlanırken seyahat giderleri ve harcırahlar arasındaki ilişki göz önünde bulundurulmalıdır. Seyahat giderleri, proje personelinin ve toplantı/eğitim katılımcılarının masraflarını içermektedir. Gider kalemleri aşağıda belirtilmiştir: Ülke içi yolculuklar (otobüs) Ülke içi yolculuklar (uçak) Yurtdışı yolculuklar (otobüs) Yurtdışı yolculuklar (uçak) Şehir içi ulaşım (otobüs, vapur, tren, metro vb.) 21

6. Ekipman/Donanım Maliyeti Proje kapsamında kullanmaya gereksinim duyulan her türlü ekipman ve donanım bu maliyet kalemi içerisinde değerlendirilmelidir. Örnek maliyet kalemleri: Bilgisayar (Masaüstü veya dizüstü), yazıcı, tarayıcı, faks, fotokopi, mikrofon, kamera, fotoğraf makinesi, şarj edilebilir pil vb. 22

7. Proje Ofis Maliyetleri Proje için kullanılacak ofisin çalışma maliyetleri bu kalemleri oluşturmaktadır. Bazı maliyet kalemleri aşağıda belirtilmiştir: Ofis kirası, elektrik, su, ısınma, fotokopi telefon, sarf malzemeleri, toner 23

8. Diğer Harcamalar/Hizmetler Dışarıya/üçüncü şahışlara yaptırılan işler ve hizmet alımları bu bütçe kaleminde ayrıntılandırılır. Örnek maliyet kalemleri aşağıda belirtilmiştir: Üretim ve organizasyon maliyetleri (Kitap, film, belgesel, sergi, seminer/konferans, basın toplantısı, çalıştay, sempozyum vb.) Çeviri/simültane tercüme maliyetleri Araştırma maliyeti Kitap/dokümantasyon toplama maliyeti Mali denetim maliyeti Değerlendirme maliyeti Finansal maliyetler (banka teminat mektubu maliyetleri) 24

9. Örnek: Kitap Bütçesi Maliyet KalemleriBirim CinsiMiktarıBirim MaliyetToplam Maliyet 5. Diğer Hizmetler/Ürünler 5.1. Kitap Üretim Maliyeti Basım MaliyetiKitap Görsel MalzemeKitap2.0001, ÇeviriMakale Metin telif ödemeleriMakale EditörlükKitap Grafik tasarım ve uygulama Kitap Dağıtım MaliyetiKitap2.0001,

26 E-Posta: