Kalite Sistemleri ve Yönetimi Kalite Çemberleri

Kalite çemberleri nedir? Çalışma alanlarında sürekli iyileştirme faaliyetlerini yürütmek amacıyla her düzeyden çalışanlar tarafından gönüllü olarak oluşturulan ve düzenli aralıklarla biraraya gelen gruplar “kalite çemberi” olarak tanımlanır. Kalite çemberleri çalışma konularını kendileri belirler ya da ünite başkanlıklarının ilan edeceği konularda çalışırlar.

Kalite çemberlerinin amaçları nelerdir ? Tüm organizasyonlarda toplam kalite anlayışının yaygınlaştırılmasına Her düzeyden çalışanların sürekli iyileştirme faaliyetlerine katılımını

Kalite çemberlerinin amaçları nelerdir ? Ekip çalışmasını teşvik etmek. Çalışanların motivasyonunu artırmak ve sorunlara daha duyarlı hale getirmek. Çalışanlarda sorun çözme yeteneğinin gelişimine katkıda bulunmak. Kurum içi iletişimi artırmak.

Kimler kalite çemberi üyesi olabilir ? Bir şirket/kurumdaki bütün çalışanlar ile aynı ya da farklı ünite ve birimlerinde görevli her düzeydeki personel çember üyesi olabilir. Çemberin aynı ya da benzer işleri yapan çalışanlardan oluşması seçilen problemlerin tüm üyeler için ortak olmasını sağlayacaktır. Kalite çemberleri, seçilen sorunun boyutuna göre çözüme katkıda bulunabilecek deneyim ve yeterlilikte en az 5, en fazla 12 çalışandan oluşur.

Faaliyetler gönüllü olduğundan çember çalışmalarına katkıda bulunmak isteyen hiç kimse dışarıda bırakılmamalıdır. Aynı ya da benzer işleri yapan çalışanlar arasından çember çalışmalarına katılmak isteyenlerin sayısı 12 kişiyi aşarsa birden fazla kalite çemberi oluşturulabilir. Kalite çemberleri faaliyetlerini tamamladıklarında işleriyle ilgili başka bir sorun üzerinde çalışmalarına devam edebilirler. Kalite Çemberleri bir Çember Lideri, Üyeler ve Gerektiğinde çalışmalara katılan Kalite Rehberinden oluşur.

Çember Lideri Çember Liderinin görevleri nelerdir ? Çemberin bir üyesidir. Lider üyeler tarafından belirlenir. Kalite çemberi sistemini uygulayan kuruluşlarda yaşanan deneyimler, başlangıçta ilk amir lider olduğunda başarı şansının daha yüksek olduğunu göstermektedir. Çember Liderinin görevleri nelerdir ? • Çember faaliyetlerini yönlendirir ve koordinasyonunu sağlar. • Çemberle diğer birimler arasında iletişimi temin eder. • Eğitim ihtiyaçlarını Kalite Rehberi ile koordineli olarak belirler.

• Toplantılarda görüşülen konuların ve alınan kararların tutanaklar ile belgelenmesini sağlar. • Gerektiğinde Kalite Rehberini toplantılara davet eder. • Çember faaliyetlerinin yürütülmesinde diğer üyelerle birlikte görev alır.

Kalite Rehberi Kalite Rehberinin görevleri nelerdir ? Gerektiğinde çember faaliyetlerinin yürütülmesinde yönlendirici, destekleyici ve yol gösterici rol üstlenen çalışanlardır. Kalite Rehberinin görevleri nelerdir ? • Eğitim ihtiyaçlarını Çember Lideri ile koordineli olarak belirleyerek üyelerin bu konularda bilgilendirilmesini sağlar. • Gerektiğinde toplantılara katılarak veri analizi, problem çözme teknikleri konularında ve çalışmaların sunumunda üyelere yardımcı olur.

Üyeler Üyelerin görevleri nelerdir ? • İş alanlarıyla ilgili iyileştirme olanaklarını belirler. • Belirlenen iyileştirme olanaklarına ilişkin verileri toplar. • Verileri problem çözme teknikleri aracılığıyla analiz eder. • Çözüm önerileri hazırlar, iyileştirme faaliyetlerini planlar; birim yönetimine/süreç iyileştirme ekibine çember faaliyetleri ve sonuçları hakkında bilgi verir. •Yapılan çalışmaları ve sağlanan gelişmeleri birim yönetimine/süreç iyileştirme ekibine raporlar. Gerektiğinde çalışma sonuçlarını sözlü ve görsel olarak üst yönetime sunar. • Onaylanan çözüm önerilerinin planlanmasında, uygulanmasında, izlenmesinde, standardizasyonunda görev alabilir.

Çalışma Yöntemi Bir çember toplantısında neler yapılır ? Kalite çemberleri kendilerine bir isim seçerek faaliyetlerine başlar. Çalışmalar haftada bir veya gereken durumlarda daha sık toplanmak sureti ile yürütülür. Çember toplantılarında görüşülen konular ve alınan kararlar toplantı tutanakları ile belgelenir ve birim yönetimi/süreç iyileştirme ekibine sunulur. Bir çember toplantısında neler yapılır ? Çember toplantılarının gündemini oluşturabilecek etkinlikler Veri analizi, problem çözme teknikleri vb. konularda çember üyelerini bilgilendirici eğitimlerin verilmesi,

Toplantı ilkeleri nelerdir ? Üzerinde çalışılacak sorunun saptanması, Sorun analizi, Çözüm/iyileştirme önerilerinin hazırlanması, Raporlama/sunum hazırlıkları, Uygulama, izleme ve standardizasyon çalışmaları. Toplantı ilkeleri nelerdir ? Toplantı sıklığı, toplantı yeri ve zamanı belirlenmelidir. Her üye toplantılara katılmalı ve toplantılara zamanında gelmelidir. Toplantılara planlanan zamanda başlanmalı ve bitirilmelidir.

Toplantı gündemi belirlenmeli ve tüm üyelerce anlaşılması sağlanmalıdır. Tüm üyelerin görüşlerini söylemesine olanak verecek katılımcı bir ortam yaratılmalıdır. Uzlaşmaya varılamayan konularda oylama yöntemine başvurulur. Oylamada tüm üyelerin oy hakkı eşittir; kalite rehberinin oy hakkı yoktur. Toplantı sonunda bir sonraki toplantıya kadar yapılması gerekenler belirlenmelidir. Üyeler arasında iş bölümü yapılmalı, Tüm üyeler kendilerine verilen görevleri anlamış olmalıdır.

Çember üyeleri kendilerine verilen görevleri eksiksiz ve zamanında tamamlayarak toplantılara hazırlıklı gelmelidir. Alınan kararların ve yapılan işlerin takibi yapılmalıdır. Ekip toplantılarında görüşülen konular ve alınan kararlar tutanaklar üzerinde belgelenmelidir.

Kalite çemberi faaliyet alanları dışında kalan konular nelerdir? Kalite çemberi faaliyetleri dışında kalan alanlar aşağıda belirtilmiştir : Yönetim politikaları, Ücret, terfi ve disiplin yönetmelikleri, Yeni ürün tasarımı, Kişisel konular.

Kalite Çemberleri faaliyet aşamaları Sorunların Belirlenmesi Sorun Analizi Çözüm önerileri Hazırlanması Onaylanan Önerilerin Uygulanması

Sorunların Belirlenmesi • Çalışma alanına ilişkin sorunlar çember üyeleri tarafından ve/veya birim yönetimi/süreç iyileştirme ekibi yönlendirmesi ile belirlenir. • Sorunlar belirlenirken diğer çemberlerin ve katkıda bulunabilecek diğer çalışanların önerileri dikkate alınır. • Sorunların belirlenmesi aşamasında beyin fırtınası ve çoklu oylama tekniklerinden yararlanılabilir.

Sorun Analizi Sorun analizi üç aşamada gerçekleştirilir : • Soruna yol açabilecek nedenler belirlenir ve neden-sonuç diyagramında gösterilir. • Soruna yol açtığı düşünülen nedenler iyileştirme olanaklarına işaret eder ve çözüm/iyileştirme yöntemleri geliştirilmesine yardımcı olur. • Diyagram çizilirken beyin fırtınası ve çoklu oylama tekniklerinden yararlanılabilir.

Veri Toplanması • Hangi verilerin, nereden ve nasıl toplanacağını içeren bir plan hazırlanır ve veri toplamadan sorumlu çember üyeleri belirlenir. • Toplanacak verinin niteliğine göre veri toplamak için bir form hazırlanır. Form üzerinde toplanan veriler, ölçüm birimi, ölçüm periyodu, gözlem sıklığı, ölçümü yapan vb. bilgilere yer verilir.

Sorunun Problem Çözme Teknikleri Aracılığıyla Analizi • Toplanan veriler değerlendirilir, analiz edilir ve sorun üzerinde en etkili olan nedenler tespit edilir. Bu aşamada pareto diyagramı kullanılabilir.

Çözüm Önerileri Hazırlanması • Çember üyeleri tarafından alternatif çözüm/iyileştirme önerileri oluşturulur. • Alternatif önerilerin oluşturulması aşamasında beyin fırtınası ve çoklu oylama tekniklerinden yararlanılabilir. • Alternatif önerilerin kazanç ve maliyetleri belirlenir, alternatifler kıyaslanır ve çözüm önerisi hazırlanır.

Önerilerin Yönetime Aktarılması • Çember üyeleri çalışma sonuçlarını birim yönetimine/süreç iyileştirme ekibine raporlar. • Raporlarda çember üyeleri, üzerinde çalışılan konular, iyileştirme/çözüm önerileri, faaliyetleri vb. bilgilere yer verilir. Kalite Çemberleri Faaliyet Raporu formatı ek’te verilmiştir. • Yönetimden talep geldiği takdirde çember çalışmalarının sözlü ve görsel surumu yapılır.

Onaylanan Önerilerin Uygulanması • Çember üyeleri onaylanan önerilerin uygulanmasında görev alabilirler. • Onaylanan çember önerilerinin uygulanmasında “Planla-Uygula- İzle-Düzelt/Standartlaştır” döngüsü izlenir. Döngü adımları aşağıda açıklanmıştır : 1-Planlama Yapılacak iyileştirme faaliyetlerinin tanımlanması Faaliyet aşamalarının belirlenmesi. Faaliyetlerden eklenecek kişi/birimlerin bilgilendirilmesi. Planlanan gerçekleşme süresinin belirlenmesi. Yetki ve sorumlulukların tanımlanması.

4-Düzeltme Önlemleri Alma/Standartlaştırma 2-Uygulama Uygulamadan sorumlu kişi ve birimlerin eğitilmesi. Planlanan faaliyetlerin küçük ölçekte denenmesi. 3-İzleme Faaliyetlerin plan doğrultusunda gelişiminin ve etkinliğinin izlenmesi. İyileştirme öncesi ve sonrası durumun istatistiksel yöntemlerle karşılaştırılması. İyileştirme faaliyetlerinin başka sorunlara yol açmadığının doğrulanması. 4-Düzeltme Önlemleri Alma/Standartlaştırma Mevcut planda aksayan yönlerin belirlenmesi, düzeltilmesi ya da yeni iyileştirme planları hazırlanması. Etkinliği doğrulanan faaliyetlerin standartlaştırılması.

Problem Çözme Teknikleri Kalite Çemberleri faaliyetlerinde yaygın olarak kullanılan problem çözme teknikleri aşağıda belirtilmiştir. Beyin Fırtınası Çoklu Oylama Neden-Sonuç ( Ishikawa / Balık Kılçığı ) Diyagramı Pareto Diyagramı.

Beyin Fırtınası Kuralları nelerdir ? Çemberdeki tüm üyelerin aktif katılımı yoluyla yeni fikirlerin ve farklı görüşlerin ortaya çıkmasını sağlamak ve çalışma ortamı içindeki sorunlar, toplanacak veriler, çözüm/uygulama önerileri ve karşılaşılabilecek engeller gibi konularda bir fikir listesi oluşturmak amacıyla kullanılan bir tekniktir. Kuralları nelerdir ? • Beyin fırtınasına bütün çember üyeleri katılır. • Her turda yalnızca bir fikir önerilir. • Bir üye fikrini açıklamayı bitirene dek bir diğeri söz almaz. • Yargılama, tartışma, eleştirme ve değerlendirme yapılmaz.

Çoklu Oylama Neden-Sonuç (Ishikawa/Balık Kılçığı) Diyagramı Beyin fırtınasında ortaya çıkan fikirlerin en önemlilerini belirlemede kullanılan bir yöntemdir. Kuralları nelerdir ? • Çemberlerin her üyesi çoklu oylamaya katılır. • Tüm üyelerin oy hakkı eşittir. Neden-Sonuç (Ishikawa/Balık Kılçığı) Diyagramı Bir sorunun ortaya çıkmasına katkıda bulunabilecek tüm nedenlerin gösterilmesinde kullanılan bir araçtır. Sonuç ile onu etkileyen olası bütün nedenler arasındaki ilişkiyi

göstererek sorun kaynakları ve iyileştirme olanaklarına işaret eder ve çözüm/iyileştirme yöntemleri geliştirilmesine yardımcı olur. “Sonuç”, üzerinde çalışılacak sorunu ifade eder. “Neden”ler ise sorunu doğrudan ya da dolaylı olarak etkileyebilecek unsurlardır. Yaygın olarak kullanılan ana nedenler işgücü, ekipman, yöntem, malzeme ve ölçmedir. Bu kategoriler, çemberin seçtiği soruna göre farklılık gösterebilir. Kuralları nelerdir ? • Sorunun tanımı üzerinde tüm üyeler hem fikir olmalıdır. • Temel nedenlerin eksiksiz belirlenmesi için çember üyeleri gerektiğinde diğer birimlerden destek alabilirler.

• Neden-sonuç diyagramının yalnız olası nedenleri ortaya koymakta kullanılabileceği, sorun üzerinde etkili olan nedenleri bulmak için soruna ilişkin verilerin toplanması gerektiği unutulmamalıdır. Pareto Diyagramı Az sayıdaki önemli nedeni çok ama Önemsiz nedenlerden ayırma yöntemiyle iyileştirme faaliyetlerinin öncelikle hangi alanlarda yürütülmesi gerektiği konusunda yol gösteren bir tekniktir. Diyagramın yatay ekseninde incelenen faktörler, sol dikey eksende veriler, sağ dikey eksende ise kümülatif yüzdeler yer alır. Kuralları nelerdir ? • Verilerin toplandığı zaman periyodu ve ölçüm birimi açıkça belirtilmelidir.