UYUMSOFT BİLGİ SİSTEMLERİ VE TEKNOLOJİLERİ TİCARET A.Ş.

ELEKTRONİK ARŞİV SUNUMU

e-Arşiv Nedir E-arşiv uygulaması kâğıt ortamında düzenlenmek, muhafaza ve ibraz edilmek zorunluluğu bulunan faturanın elektronik ortamda düzenlenmesi ve ikinci nüshasının elektronik ortamda muhafaza ve ibraz edilmesine imkân tanıyan bir uygulamadır. 433 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında Gelir İdaresi Başkanlığından e-Arşiv uygulaması izni alan mükellefler, elektronik ortamda oluşturdukları faturayı elektronik ortamda muhafaza ederler. Elektronik ortamda oluşturulan faturanın; Alıcısına kâğıt olarak gönderilen veya elektronik ortamda iletilen şekli belgenin aslıdır. Muhafaza edilen elektronik hali ise ikinci nüsha hükmündedir.

e-Arşiv Zorunluluk Kapsamı ve Geçiş Zamanı İnternet üzerinden mal ve hizmet satışı yapan ve 2014 yılı gelir tablosu brüt satış hasılatı 5 milyon TL ve üzeri olan mükellefler en geç 1/1/2016 tarihine kadar e-Arşiv Uygulamasına geçmek zorundadır. e-Arşiv Zorunluluk Kapsamı ve Geçiş Zamanı   Elektronik Fatura Kayıt Sistemi (EFKS) kapsamında faturalarını elektronik ortamda oluşturma ve muhafaza izni almış olan mükellefler tebliğin yayım tarihinden itibaren 1 yıl içerisinde, faturalama süreçlerini tebliğde yer alan usul ve esaslara uygun hale getirmek zorundadır.

e-Arşiv Kullanım Yöntemleri GİB tarafından izin almış Özel Entegratörlerin Bilgi İşlem Sistemleri üzerinden http://efatura.gov.tr/earsiv.html Mükellefler e-Arşiv Uygulamasını Başkanlıktan izin almış özel Entegratör bilgi işlem sistemi veya kendi bilgi işlem sistemi üzerinden olmak üzere iki yöntemle kullanabilirler. 2. Kendi Bilgi İşlem Sistemleri üzerinden GİB ’na doğrudan entegrasyon ile *Mükellefin, GİB tarafından bu izini alabilmesi için Özel entegratörlerden istenen Kalite sertifikalarını başkanlığa sunmak zorundadır.

e-Arşiv Başvuru E-arşiv uygulamasından yararlanabilmek için, e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmaları Kendi bilgi işlem sistemi üzerinden Gelir İdaresi Başkanlığı’na doğrudan bağlanmak isteyen mükelleflerin e-Arşiv Başvuru Kılavuzu’nda açıklanan şartlara uygun olarak başvuru yapmaları, Başkanlıktan E-arşiv hizmeti verme izin almış özel entegratörlerin bilgi işlem sistemi üzerinde kullanmak isteyen mükelleflerin ise, doğrudan özel entegratöre başvurmaları gerekmektedir. *e-Arşiv hizmeti vermek için Başkanlık'tan izin alan Özel Entegratörlere http://efatura.gov.tr/earsiv.html adresinden ulaşabilirsiniz.

e-Arşiv Uygulaması e-Arşiv Uygulamasında Faturanın Düzenlenmesi e-Fatura uygulamasına kayıtlı olanlara düzenledikleri faturaları, 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliğine göre e-Fatura olarak oluşturmak, iletmek, muhafaza ve istenildiğinde ibraz etmek zorundadırlar. e-Fatura uygulamasına kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, kâğıt ortamında göndermeye ve oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza ve istendiğinde ibraz etmeye zorunludurlar. Bununla birlikte söz konusu mükellefler, e-Arşiv Uygulaması kapsamında oluşturdukları faturaları alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e- fatura format ve standardını kullanmak ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünü de eklemek şartıyla, müşterilerine elektronik ortamda da iletebilirler. Bu durumda e-Arşiv Faturasının ayrıca kağıda basılmasına gerek bulunmamaktadır. Vergi mükellefi olmayanlara ise e-Arşiv Uygulaması kapsamında fatura oluşturmaya, müşterilerinin talebi doğrultusunda elektronik ortamda iletmeye veya kâğıt ortamında göndermeye, oluşturulan faturaların ikinci nüshasını elektronik ortamda muhafaza etmeye ve istenildiğinde ibraz etmeye zorunludurlar.

e-Arşiv Uygulaması

E-arşiv Faturalarının İmzalanması Uygulamayı kendi sistemi üzerinden kullanan tüzel kişiler elektronik ortamda oluşturdukları faturalarını kendi mali mühürleri ile gerçek kişiler ise kendi mali mühürleri ya da NES ile onaylarlar. Uygulamanın özel entegratör vasıtasıyla kullanılması durumunda belgeler mükelleflerin kendi mali mühür ya da NES'i ile veya mükellefin istemesi halinde özel entegratörün mali mührü ile onaylanır.

e-Arşiv Uygulaması E-Arşiv uygulamasında belgelerin Alıcılarına Teslimi: Mükellefler elektronik belge biçiminde oluşturdukları faturayı e-faturaya kayıtlı olmayan vergi mükelleflerine ve gerçek kişilere kâğıt ortamında veya elektronik ortamda teslim edeceklerdir. E-arşiv kapsamında oluşturulan faturanın kâğıt ortamında teslimi halinde baskı işlemi; Mükellefin kendisi tarafından yapılabilir. Anlaşmalı matbaa işletmeleri ile yapılabilir. Özel entegratör ile yapılabilir. e-Arşiv kapsamında hazır İmzalı Fatura Oluşturma; Faturaların baş tarafında iş sahibinin veya namına imzaya mezun olanların imzasının bulunması zorunludur. Düzenleme tarihinde imzaya yetkili olanın imzasının notere tasdik ettirilip basım sırasında fatura üzerine yazdırılmak suretiyle faturanın hazır imzalı olarak kullanılabilmesi mümkündür. Düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi zorunludur.

e-Arşiv Uygulaması e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Olmayan Mükelleflere Faturanın Teslimi E-arşiv Uygulaması kapsamında düzenlenen faturalar, alıcısının talebi doğrultusunda ve www.efatura.gov.tr internet adresinde yayımlanan e-fatura format ve standardının kullanılması ve de söz konusu faturanın basılabilir görüntüsünün eklenmesi koşuluyla e-fatura uygulamasına kayıtlı olmayan mükelleflere elektronik ortamda da iletilebilecektir. Öte yandan, alıcısına malın yanında kâğıt olarak verilen fatura, irsaliyeli fatura yerine kullanılabilir. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için faturanın, malın teslimi anında düzenlenmesi ve "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması zorunludur.

e-Arşiv Uygulaması Vergi Mükellefi Olmayanlara Faturanın Teslimi düzenlenen fatura, alıcının rızasına bağlı olarak kâğıt veya elektronik ortamda teslim edilir. Vergi mükellefi olmayan alıcı tarafından elektronik ortamda teslimi istenen fatura internet dâhil olmak üzere her türlü elektronik araç ve ortamlar vasıtasıyla iletilebilir. Vergi mükellefi olmayanlara yapılan satışlarda fatura, malın teslimi ya da hizmetin ifası anında elektronik ortamda iletiliyorsa müşteriye bu faturanın kâğıt çıktısı verilir. Bu durumda çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Bu imkândan yararlanabilmek için faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi zorunludur.

e-Arşiv Uygulaması internet Üzerinden Mal ve Hizmet Satışında Düzenlenecek Faturalar e-Arşiv Uygulaması kapsamında internet üzerinden mal ve hizmet satışında düzenlenecek faturalarda; 1. Satış işleminin yapıldığı web adresi, 2. Ödeme şekli, 3. Ödeme tarihi, 4. Gönderiyi taşıyanın adı soyadı/unvanı ve VKN/TCKN bilgisi, 5. Satışa konu malın gönderildiği veya hizmetin ifa edildiği tarih, 6. İade bölümünde; malı iade edenin adı soyadı, adresi, imzası, iade edilen mala ilişkin cins, miktar, birim fiyat ve tutar bilgilerinin bulunması zorunlu olup fatura üzerinde ayrıca "Bu satış internet üzerinden yapılmıştır." ifadesine yer verilir.

e-Arşiv Uygulaması Ödeme Kaydedici Cihaz Üzerinden Yapılan Satışlar Ödeme kaydedici cihazlar üzerinden gerçekleştirilen ve e-fatura veya elektronik arşiv faturası ile belgelendirilen satışlarda, 3100 sayılı Kanun ve 426 sıra numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği kapsamında yapılan düzenlemelere uygun olarak ödeme kaydedici cihazlardan (yeni nesil dâhil) düzenlenecek bilgi fişi, satış anında düzenlenmek ve satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanmak şartıyla irsaliye yerine geçer.

e-Arşiv Uygulaması 397 Sıra Numaralı Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile Getirilen e-Fatura Uygulamasına Kayıtlı Mükellefler Arasında Yapılan Satışlar e-Fatura Uygulamasına kayıtlı kullanıcılara düzenlenecek elektronik faturada, düzenleme tarihi yanında düzenleme zamanının da saat ve dakika olarak gösterilmesi halinde elektronik faturanın kâğıt çıktısı irsaliye yerine geçer. Söz konusu kâğıt çıktıya "İrsaliye yerine geçer." ifadesinin yazılması ve kâğıt çıktının satıcı veya yetkilisi tarafından imzalanması zorunludur. Ancak bu imkândan yararlanabilmek için elektronik faturanın malın teslimi anında düzenlenmesi gerekir. Hizmet ifasına konu e-faturanın satış anında düzenlenmesi halinde, söz konusu kâğıt çıktının talep eden müşteriye verilmesi zorunludur.

e-Arşiv Uygulaması e-Arşiv Kapsamında hazırlanan belge içeriğinde; e-arşiv izini kapsamında elektronik ortamda üretilmiştir. e-arşiv Fatura e-Arşiv Kapsamında hazırlanan belge içeriğinde; E-Arşiv uygulamasında belge numarası olarak e-Faturada da kullanılan 13 haneli müteselsil numara sistemi kullanılacaktır. e-Arşiv uygulamasında elektronik belgelerin müşteri nüshalarında Gelir İdaresi Başkanlığı’nın amblemi bulunacaktır. Amblemin altında “e-Arşiv Fatura” ibaresi bulunacaktır. Alt kısmında ayrıca “e-Arşiv İzni Kapsamında Elektronik Ortamda İletilmiştir” ifadesi yazılacaktır.

e-Arşiv Raporu e-Arşiv izni alan mükellefler ve e-arşiv hizmeti verme konusunda Gelir İdaresi Başkanlığı’ndan izin alan özel entegratörler, elektronik ortamda oluşturdukları belgelere ilişkin olarak, Başkanlığın yayımladığı veri formatı ve standardına uygun e-arşiv raporu hazırlar ve Başkanlığın sistemine aktarır. Elektronik Arşiv raporu aylık olarak e-arşiv teknik kılavuzundaki belirtilen standartlara göre hazırlanmalı ve XADES-A standardı kullanılarak mali mühür ile imzalanmalıdır. bu standart kendi içinde timestamp kullanımını gerçekleştirerek verilerin güvenliğini ve doğruluğunu ileri düzeyde gerçekleştirmektedir. e-Arşiv Raporunu aylık olarak oluşturup takip eden ayın 15 nci günü saat 24:00’a kadar belirlenen format ve standartlara uygun şekilde başkanlık sistemine aktarılacaktır.

Uyumsoft e-Arşiv Platformu Fatura : UBL-TR HTML, PDF, XML

Uyumsoft Özel Entegrasyon Hizmeti Uyumsoft Özel Entegrasyon Sistemine Geçiş: Başvuru doğrudan Uyumsoft ’a yapılacaktır. Gelir İdaresi Başkanlığı’na ayrıca başvuruda bulunulmaz. Uyumsoft Mükellef ile ilgili istenen bilgileri Gelir İdaresi Başkanlığı’na bildirir. Uyumsoft e-arşiv hizmeti kapsamında; Fatura ve e-Arşiv raporu oluşturma Mali mühürle onaylama ve Zaman damgası kullanma Elektronik ortamda alıcıya iletme hizmeti verir.

i-Dönüşüm e-Fatura, e-Arşiv, e-Defter, iŞirket, imutabakat v.d. iDönüşüm düzenlemelerinin iş dünyasına yansımalarına yönelik enformatik sistemleri, tek noktadan; İş dünyasının merkezinde yer alan; Gümrük ve Ticaret Bakanlığı Merkezi Sicil Kayıt Sistemi (MERSİS), Esnaf Bilgi Sistemi (ESBİS), Hal Kayıt Sistemi (HKS) v.d. projelerin de geliştirme, yerleştirme ve sürdürme hizmetlerini yürüten yazılım sektörünün güvenilir ve lider firması Uyumsoft ‘tan sağlayın.

Referanslar