Bölümün Amacı Bu bölüm, örgüt yapısının temel kavramlarını tanıtıyor ve bir yapıyı örgüt şemasında göründüğü şekliyle nasıl tasarlayacağımızı anlatıyor.

ÖRGÜT YAPISI Örgüt yapısının tanımı üç kilit unsur içerir: Örgüt yapısı, resmî raporlama ilişkilerini belirler. Bunlara hiyerarşi seviyelerinin sayıları ve müdürlerle yöneticilerin yetki alanları da dâhildir.

Örgüt yapısı, bireylerin nasıl gruplanarak bölümleri, bölümlerin de nasıl gruplanarak örgütü oluşturduğunu belirler. Örgüt yapısı, bölümler arasında iletişim, eşgüdüm ve çaba bütünlüğü sağlayacak sistemlerin tasarımını içerir.

ŞEKİL 2.1 Örgüt Şemasına Bir Örnek Genel Müdür (CEO) Gnl. Md.Yrd. Finans Muhasebe Şefi Bütçe Analisti Gnl. Md.Yrd. İmalat Gnl. Md.Yrd. İnsan Kaynakları Eğitim Uzmanı S.Yardım Uzmanı ŞEKİL 2.1 Örgüt Şemasına Bir Örnek

YAPIDA BİLGİ PAYLAŞIMCI BAKIŞ AÇISI ŞEKİL 2.2 Örgütsel Tasarımın Verimlilik ve Öğrenme Sonuçlarıyla İlişkisi

Dikey Bilgi Paylaşımı Örgütler, dikey bağlantılar oluşturmak için çeşitli yapısal araçlarından herhangi birini kullanabilir. Bunların arasında hiyerarşik havale, kurallar, planlar, resmî yönetim bilgi sistemleri sayılabilir.

Yatay Bilgi Paylaşımı Yatay bağlantı mekanizmaları çoğunlukla örgüt şemasında gösterilmez. Bununla beraber örgüt yapısının yaşamsal bir parçasıdır. Aşağıda vereceğimiz araçlar yatay eşgüdümü ve bilgi akışını geliştirecek yapısal seçeneklerdir.

Bilgi Sistemleri Doğrudan İlişki Görev Grupları Tam Zamanlı Eşgüdümleyici Takımlar

ŞEKİL 2.4 Wizard Software Şirketi’nde Yatay Eşgüdüm İçin Takımlar

ve Eşgüdüm İçin Mekanizmalar ŞEKİL 2.5 Yatay Bağlantı ve Eşgüdüm İçin Mekanizmalar Merdiveni

ve Eşgüdüm İçin Mekanizmalar ŞEKİL 2.5 Yatay Bağlantı ve Eşgüdüm İçin Mekanizmalar Merdiveni

ÖRGÜT TASARIM SEÇENEKLERİ Bir örgüt yapısının genel tasarımı üç şeyi gösterir: Gerekli iş faaliyetlerini Raporlama ilişkileri Bölümlere ayırma seçenekleri

ŞEKİL 2.6 Çalışanları Bölümlere Ayırmak İçin Yapısal Tasarım Örnekleri

ŞEKİL 2.6 Çalışanları Bölümlere Ayırmak İçin Yapısal Tasarım Örnekleri

ŞEKİL 2.6 Çalışanları Bölümlere Ayırmak İçin Yapısal Tasarım Örnekleri

İŞLEVSEL, ÜRÜNE GÖRE (BÖLÜMSEL) VE COĞRAFİ TASARIMLAR Yapısal tasarımda en yaygın iki yaklaşım, işlevsel ve ürüne göre bölümlemedir.

İşlevsel Yapı İşlevsel yapıda, faaliyetler örgütün tepesinden en alt kademesine kadar ortak işlevlere göre gruplandırılır.

Yatay Bağlantılı İşlevsel Yapı Yatay bağlantıların ilginç bir kullanımı İsveç’in Stockholm kentinde bulunan ve 47 işlevsel bölümü olan Karolinska Hastanesi’nde gerçekleşti. Tepe yöneticilerinin bölüm sayısını 11’e indirmesine rağmen eşgüdüm hâlâ yetersizdi.

Ürüne Göre Yapı Burada ‘ürünlere göre yapı’ terimi, bazen ürün yapısı veya stratejik işletme birimleri olarak geçen terimlerin eşdeğeridir. Bu yapıda bölümler bağımsız ürünlere, hizmetlere, ürün gruplarına, büyük projelere veya programlara, dallara, işletmelere veya kâr merkezlerine göre düzenlenir.

ŞEKİL 2.8 Info-Tech’te İşlevlerden Ürünlere Göre Yapılanmaya Geçiş

ŞEKİL 2.8 Info-Tech’te İşlevlerden Ürünlere Göre Yapılanmaya Geçiş

ŞEKİL 2.10 Bir Bilgisayar Şirketi İçin Coğrafi Yapı

MATRİS YAPI Matris, güçlü bir yatay bağlantı biçimidir. Matris örgütün en benzersiz özelliği ürün bölümlerinin ve işlevsel yapıların (yatay ve dikey) eşzamanlı olarak uygulanmasıdır.

Matris İçin Koşullar

Güçlü ve Zayıf Yanları Matris yapı çevresel değişikliğin büyük olduğu ve hedeflerin (örneğin hem ürün, hem işlevsel hedeflerin) ikili bir yapı gereksinimini yansıttığı durumlarda idealdir.

YATAY YAPI Yatay yapı, çalışanları temel iş süreçleri etrafında örgütler. Örgütler yeniden yapılandırma adı verilen bir süreçte genellikle yatay yapılara kayarlar. Yeniden yapılandırma veya iş süreçlerinin yeniden tasarlanması, dikey bir örgütün yatay iş akışları ve süreçler boyunca yeniden yapılandırılması demektir.

Özellikleri ŞEKİL 2.14 Yatay Yapı

Güçlü ve Zayıf Yanları Yatay yapının en güçlü yanı pekiştirilmiş eşgüdümdür ki bu da şirketin esnekliğini arttırır ve müşteri isteklerindeki değişikliklere çabuk tepki vermeyi sağlar. Yapı, bütün çalışanların dikkatini müşteriye yöneltir. Güçlü ve zayıf yanları ile ilgili tabloya kitabınızın sayfa 83. sayfasından ulaşabilirsiniz.

SANAL AĞLAR VE DIŞ KAYNAK KULLANIMI Örgüt tasarımında yeni gelişmeler, yatay eşgüdüm ve işbirliği kavramını geleneksel örgüt sınırlarının dışına taşıyor. Son yıllarda en yaygın tasarım eğilimi örgütün çeşitli işlerini dışarıdan ortaklara yaptırmak. Dış kaynak kullanımı, çeşitli görevleri veya işlevleri (imalat, insan kaynakları veya kredi işlemleri gibi) başka şirketlere ihale etmek anlamına gelir.

Yapı Nasıl İşliyor? Bir ağ yapısında, merkez birim, birinci sınıf veya taklidi zor kabiliyetleri içeren süreçler üzerindeki kontrolünü korurken, diğer faaliyetleri (o faaliyetlerle ilgili karar verme ve kontrol gibi haklarla birlikte) başka örgütlere havale eder. Bu ortak örgütler; kendi fikirlerini, varlıklarını ve araçlarını kullanarak kendi işlerini örgütler ve tamamlarlar.

ŞEKİL 2.16 Kısmi TiVo Sanal Ağ Yapısı

Güçlü ve Zayıf Yanları Sanal ağ yapının bir dizi zayıflığı vardır. Başlıca zayıflığı kontrol eksikliğidir. Ağ yapısı ademimerkeziyetçiliği en uç noktalara taşır. Bütün işler, kendi yetki alanlarında olmadığı için, yöneticiler her şeyi bir arada tutabilmek için anlaşmalara, eşgüdüme ve görüşmelere bel bağlamak durumundadır.

MELEZ YAPI Uygulamaya bakıldığında, gerçek hayatta pek çok yapı bu bölümde ana hatlarıyla anlatılan saf biçimlerle var olmaz. Özellikle büyük örgütlerin çoğu, çeşitli yaklaşımların kendi stratejik ihtiyaçlarına uyarlanmış özelliklerini bir araya getiren melez bir yapı kullanır.

YAPISAL TASARIM UYGULAMALARI ŞEKİL 2.18 İki Melez Yapı

ŞEKİL 2.18 İki Melez Yapı

Yapısal Ayarlama Yapısal tasarım konusunda yöneticilerin vereceği en önemli karar, örgütün ihtiyaçlarına bağlı olarak, dikey kontrol ile yatay eşgüdüm arasındaki doğru dengeyi bulmaktır.

Yapısal Yetersizliğin Belirtileri ŞEKİL 2.19 Yapı ile Örgütün Verimlilik ve Öğrenme Gereksinimi Arasındaki İlişki

KONUNUN ESASLARI Bu bölümde kitap içeriğinde yer alan tüm esaslardan sadece 2 tanesine yer verilmiştir. Sanal ağ yapısı, yatay eşgüdüm ve işbirliği kavramını örgüt sınırlarının dışına taşır. Temel faaliyetler, merkez yapıda gerçekleştirilirken, diğer işlevler ve faaliyetler dışarıdan ortaklara yaptırılır.

Matris yapı, dikey ve yatay yönler arasında denge sağlamaya çalışır Matris yapı, dikey ve yatay yönler arasında denge sağlamaya çalışır. Pek çok örgüt saf formlarla var olmak yerine iki veya daha fazla yapı biçiminin özelliklerinden oluşan melez yapılar kullanır.