SİStem ANALİZİ Planlama Araçları

İçerik Zaman planlama Zaman tahmin yöntem ve yaklaşımları GANTT Şemaları Network Diyagramları GASP Şemaları Tekniklerin karşılaştırılması Uygulamalar

Planlama teknik ve araçları İyi bir planlama tekniğinin uygulanmasındaki ilk adım Toplu olarak projeyi oluşturan tüm işlemlerin saptanması Bu işlemlerin birbirlerine olan bağımlılığının belirlenmesi Hangisinin daha önce geleceği Hangisinin hangisine bağlı olduğu Hangisinin hangisini takip etmesi gerektiği Görevlerin analizi proje ihtiyaçlarının anlaşılması ve gelecek adımın garanti edilmesini sağlar Her bir işlem için ve tüm projenin tamamlanması için gerekli olan zamanın tahmin edilmesi

Tahmin teknikleri Zamanın, maliyetin ve faydanın doğru tahmini için yapılandırılmış bir yöntem sistemin zamanında ve bütçe sınırları içerisinde gerçekleşmesinde çok önemli Planlama ve kontrol teknikleri ancak tahminler doğru olduğunda kullanışlı Benzer sistemlerle geçmiş deneyimi, uzmanların tahminleri, söz konusu alandaki standartlar daha iyi tahmin yapmada yardımcı

Tahmin teknikleri Tahmin yapmak için belli bir formül kümesi kullanılmakta Formüllerin kullanımıyla ne tür bir tahmin yapıldıysa yapılsın, her zaman kontrolü mümkün olmayan elemanların varlığı dikkate alınmalı Beklenmedik derecede yüksek enflasyon oranı uzun süreli bir projenin bütçesine zarar verebilir Ekipmanı zamanında teslim etmeyen bir sağlayıcı projenin takvimin haftalarca gerisinde kalmasına neden olabilir

Tahmin teknikleri Beklenmeyen tahminlerin tahminler kapsamına alınabilmesinin yollarından biri standart işletmecilik yöntemlerinin uygulanması Bu yöntemler iyimser bir tahmin, kötümser bir tahmin ve bir en iyi ihtimal tahmini formüle edilmesini gerektirir Bu üç tahmin kullanılarak ağırlandırılmış bir ortalama tahmin aşağıdaki formül ile bulunur: AOT = ((İT) + 4(EİİT) + (KT))/6 AOT: Ağırlıklandırılmış ortalama tahmin, İT: İyimser tahmin KT: Kötümser tahmin, EİİT: En iyi ihtimal tahmini

Örnek – Bir reklam şirketinin anket çalışması İşler KT EİİT İT Soruların hazırlanması 6 5 4 Örnekleme planının hazırlanması 16 12 8 Soruların seçiminin yapılması Değerlendirme 3 1 Anketçilerin eğitimi 2 Anketörlerin bölgelere ayrılması Anketörlerin uzaktan yönetilmesi 18 14 10 Örnekleme sonuçlarının değerlendirilmesi 34 20

Tahmin teknikleri Sistem altı ayda kurulacak Zaman tahmini yaparken, Bunun gibi bir zaman tahminin hiç bir anlamı yok İlerlemenin takip edilebilmesi mükün değil 5 ay 29 gün geçtiğinde bile takvimin gerisinde olunup olunmadığını bilmek mümkün değil Zaman tahmini yaparken, Proje küçük parçalara bölünmeli Her bir parçanın ne zaman ve ne kadar sürede yapılması gerektiği tahmin edilmeli

Tahmin teknikleri Projeyi küçük parçalara bölmek ile İlerlemenin daha iyi izlenmesi Takvimin gerisinde olunup / olunmadığı Daha doğru tahminlerin yapılması Projenin her bir parçasının başlangıç ve bitiş zamanı işaretlenmekte Ölçülebilir Doğrulanabilir Bu amaçla kullanılan yararlı zaman çizelgeleme araçları Gant şemaları Network diyagramları

Tahmin teknikleri Zaman tahminleri gerçek süre ya da geçen süreye göre yapılmalı Gerçek süre ? Geçen süre ? Tam süreye göre tahmin yapmak daha iyi Geçen süreye çevrilmesi mümkün Bir gün çalışmak Gerçek süre: 24 saat Geçen süre: 6-8 saat (mesai, bir iş günü) 24 saat = ~4 iş günü

Zaman çizelgeleme araçları GANTT şemaları Network diyagramları GASP şemaları

GANTT şemaları Zaman çizelgeleme araçlarının en basiti Her biri projedeki bir etkinliği/işlerin temsil eden yatay çubuklardan oluşur Her bir çubuğun uzunluğu söz konusu etkinliğin/işlerin alacağı zaman ile doğru orantılı Yatay eksende zaman ölçeği yer alır saat, gün, hafta, ay, ... Dikey eksende etkinlikler / işler

GANTT şemalarının avantajları Tamamlanmış işleri göstermek için gölgeleme kullanma Yapıldığı kadarını gölgelendirmek (loading) Tamamını gölgelendirmek Dikey bir ibre kullanılarak hangi işlerin takvimin gerisinde olduğu, hangilerinin takvimin ilerisinde olduğu kolaylıkla görülebilir En önemli avantajı basitliği - Özellikle işleri kesin zaman bazında göstermesi

GANTT şemalarının dezavantajları İşler arasındaki birbirine bağımlılığı göstermemesi en büyük dezavantajı Gözle inceleme yoluyla her bir işin şu an ne durumda olduğu anlaşılabilir - ANCAK, bir işteki gecikmenin tüm proje üzerine nasıl bir etkisi olacağı anlaşılamaz

GANTT şemalarının temel özellikleri İşler çubuklarla gösterilir Çubuğun uzunluğu = işin süresi, çubuğun konumu işin başlama zamanı Projenin tamamlanması için gerekli toplam süreyi ve işlerin ardışıklığını gösterir Her aşamada insan kaynaklarının gerekliliğini gösterebilir İşler arasındaki birbirine bağımlılığı gösteremez Dolayısıyla kritik ve kritik olmayan işleri gösteremez İşin zaman anlamındaki ilerleyişini gösterir Basit ve takip etmesi kolay Hazırlaması kolay A4 olarak sunumu mümkün

Örnek İş Süre Önceki işler A 1 - B C 10 D 6 E F 3 C, E, H G H 7

Network diyagramları PERT (Performance Evaluation and Review Technique) - Performans Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği CPM (Critical Path Method) - Kritik Yol Yöntemi

Network diyagramları Network çizelgelerinin ortaya çıkış amacı Gantt çizelgelerinin en önemli dezavantajını ortadan kaldırmak Gantt çizelgelerinin en önemli dezavantajı nedir? İşlerin birbirine bağımlılığını göstermekte En önemli avantajı her bir yola işi başlangıcı ve bitişi arasında geçen süreyi ekleyerek projenin kritik yolunu göstermesi

Network diyagramları Kritik yol ne demek? Herhangi bir gecikmenin projenin bütününde eşdeğer bir gecikmeye neden olacağı işler serisi Düzeltmek için herhangi bir önlem alınmazsa Kritik yolda yer almayan işler için de float zamanı hesaplamak mümkün Float zamanı (gevşek zaman): Projenin bitişinde herhangi bir etkisi olmayacak bir işin gecikme süresi

CPM Kritik yol yöntemi (Critical Path Method)

PERT Performans Değerlendirme ve Gözden Geçirme Tekniği (Performance Evaluation and Review Technique)

CPM – Ortaya çıkışı 1957, DuPont Kimya firması Kimya tesislerinin bakım için durdurulması ve bakım tamamlandığında tesislerin tekrar başlatılması konusuyla daha iyi başa çıkmak için bir proje Sürecin karmaşıklığından ötürü projeyi yönetmek için CPM geliştirilmiş

CPM Kritik yol yöntemi (Critical Path Method) Düğümler = İşler Oklar = İşlerin başlangıcını ya da bitişini belirleyen olaylar/işler

CPM - Aşamalar Bağımsız faaliyetleri belirle Bu faaliyetlerin sırasını belirle Bir bağlantı diyagramı çiz Her bir faaliyet için tamamlanma süresini tahmin et Kritik yolu tanımla Ağ üzerindeki en uzun yol Proje ilerledikçe diyagramı güncelle

PERT CPM, her bir iş için sabit bir süre tahmini kullanmakta CPM anlaşılma ve kullanılma açısından kolay - Karmaşık bir projenin tamamlanma süresinde büyük etkiye sahip süre değişkenliklerini göz önünde bulundurmaz PERT iş tamamlanma sürelerinde sürelerinde rastgeleliğe olanak tanır PERT 1950'lerin sonlarında Amerikan Deniz Kuvvetlerinin Polaris projesi için geliştirilmiş PERT bir projeyi tamamlamak için gereken hem süreyi hem de maliyeti azaltma potansiyeline sahip

PERT Oklar = İşler Düğümler = Kilometre taşları (birden fazla işin tamamlanmasını gösterir) Kilometre taşları numaralandırılır Araya yeni işler girebileceği için 10’un katları şeklinde Oklarda işler (harfler) ve bu işlerin tamamlanması için gereken süreler

PERT - Aşamalar Belirli işleri ve kilometre taşlarını tanımla İşleri doğru sıralamasını belirle Diyagramı oluştur Her bir iş için gereken süreyi tahmin et Kritik yolu belirle Proje ilerledikçe diyagramı güncelle

Örnek CRM mi, PERT mi? Neden?

Network diyagramlarının sınırlılıkları Projenin şuanki durumunu kolaylıkla görmek pek mümkün değil Network diyagramının hazırlanması çok zaman alabilir Özellikle sık sık değişiklikler söz konusu ise Bir bilgisayar yazılımı kullanılıyor olsa bile Büyük bir network çizelgesi bir yöneticilerle yapılacak tartışmalarda bir planlama aracı olmak için genellikle çok karmaşık

Network diyagramlarının özellikleri Oklar ve kutucuklar işleri göstermek için kullanılır İşlerin sırası gösterilir Proje için gereken toplam süre gösterilir Her bir adım için gerekli insan kaynaklarını gösteremez Kritik ve kritik olmayan işler arasındaki farklılığı net olarak gösterir İşlerin sırasının / diziliminin mantığını gösterir Karmaşık ve takip etmesi zor Hesaplamalardan dolayı hazırlaması zor Gösterimi için A4 yeterli değil > A3, A2, A1

Örnek (PERT, kritik yol?) İşler Süre Önceki olay A Evrak 3 - B Gövde üretimi C Kaporta üretimi 2 D Gövdenin tamamlanması E Kaportanın tamamlanması 7 F Son evrak B, C G Montaj 6 D, E H Temizlik

Örnek – PERT diyagramı Kritik yol: A, C, E, G Toplam süre: 18 saat

Örnek – Gecikme Gövdenin tamamlanması 4 saat gecikirse bu proje nasıl etkilenir? İşler Süre Önceki iş A Evrak 3 - B Gövde üretimi C Kaporta üretimi 2 D Gövdenin tamamlanması 7 E Kaportanın tamamlanması F Son evrak B, C G Montaj 6 D, E H Temizlik

Örnek – Gecikme Kritik yol değişir: A, B, D, G Toplam: 19 saat Proje 1 saat uzar

Örnek – CPM, kritik yol? Bir reklam şirketinin anket çalışması İşler Önceki iş Süre A. Soruların hazırlanması - 5 B. Örnekleme planının hazırlanması 12 C. Soruların seçiminin yapılması A D. Değerlendirme B 3 E. Anketçilerin eğitimi A, D 2 F. Anketörlerin bölgelere ayrılması G. Anketörlerin uzaktan yönetilmesi C, E, F 14 H. Örnekleme sonuçlarının değerlendirilmesi G 20

Örnek – CPM CPM diyagramında eksik olan nedir? Kritik yol: B→F→G→H mi yoksa B→D→E→G→H midir?

GASP şemaları Network diyagramlarını kullanmama nedeni zaman cetveli ile anlık görsel ilişki kurma eksikliği olarak görülmekte GASP şemaları, Gantt Çizelgelerinin de Network diyagramlarının da avantajlarını sunmakta GASP şeması işler arasındaki ilişkileri de gösteren bir Gantt şeması GASP (Graphical Prosedure for Analytical and Synhetical Evakuation and Review of Construction Programs) - «Job Progress Charting» olarak da biliniyor

GASP şemaları - Aşamalar İş listesi hazırla İşlerin tamamlanması için gereken zamanı tahmin et Listedeki işler arasındaki bağımlılıkları belirle

GASP şemaları Öncelikle Gantt şeması çizilir Daha sonra işler arasındaki ilişkiler/bağımlılıklar dikey oklarla gösterilir Eğer bir işin tamamlanması ile bu işe bağımlı bir sonraki işin başlaması arasındaki float zamanın olduğu yerde ilk etkinlik noktalı bir doğru ile sonraki etkinliğe bağlanır

GASP şemaları Kritik yol nasıl belirlenir? Birbirini ardı ardına takip eden işler Kritik yol kırmızı ile işaretli

GASP şemaları

GASP şemaları