SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ T.C. …….ÜNİVERSİTESİ SOSYAL BİLİMLER ENSTİTÜSÜ İŞLETME ANABİLİM DALI İNSAN KAYNAKLARI YÖNETİMİ BENCHMARKING (Kıyaslama) Öğretim Görevlisi : Hazırlayanlar : KASIM / 2015

Benchmarking (Kıyaslama) Nedir? Örnek alınacak “referans noktasının belirlenmesi anlamına gelen benchmarking, ‘bir işletmenin rekabet gücünü yükseltmek için, başarılı performansa sahip başka işletmelerin, iş yapma tekniklerini incelemesi, kendi teknikleri ile kıyaslaması ve bu kıyaslamadan elde ettiği bilgileri kendi işletmesinde uygulaması’ anlamına gelmektedir. Benchmarking iş dünyasında rekabet avantajı sağlar. Benchmarking şirket içi aktiviteleri, prosesleri veya metodları diğer firmalarla karşılaştıran sürekli bir ölçümdür.

Kıyaslamanın Farklı Tanımları En iyi uygulamalardan biri olan kıyaslama, öğrenmeyi sağlamak için araştırma yapmaktır. Kıyaslama ya da genel adıyla benchmarking, kimin en iyi olduğunu, kimin standartları geliştirdiğini ve daha da önemlisi standardın ne olduğunu belirleyen araştırma çalışmasıdır. Türk iş dünyası yeni yeni "Benchmarking" ile ilgilenmeye başlamıştır.

Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı Ford’un kurucusu Henry Ford, yürüyen bant sistemiyle üretimi, 1912’de Chicago’ da bir tanıdığını görmek için gittiği mezbahadan esinlenerek geliştirmiştir. 1950’ li yıllarda Toyota’ nın kurucusu Toyota yı General Motors, Ford gibi otomobil devlerini incelemek ve karşılaştırmak maksadıyla A.B.D.’ ye gitmiştir. Ancak benchmarking kavramı bugünkü anlamı ile ilk kez 1970’lerin sonu 1980’lerin başında Xerox işletmesinin diğer Japon işletmelerinden öğrenme fikriyle, uygulanmaya başlanmıştır.

Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı 1979 yılında Xerox, benchmarking uygulamasına, rakipleri tarafından üretilen fotokopi makinelerinin parçalarını söküp inceleyerek başlamıştır. Xerox, bu parçaların fiziksel bileşimlerinin nasıl yapıldığını değerlendirmenin yanı sıra, üretim maliyetlerini de incelemiş ve rakiplerinin bu ürünleri nasıl daha düşük maliyetlerle ürettiklerini anlamaya çalışmıştır. Daha sonra Xerox bu uygulamaları kendi üretim sürecine adapte etmiş ve iş planlarında kullanmıştır.

Xerox’un Başarıyla Uyguladığı Benchmarking Örnekleri

Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı 1980’ lerden sonra başta ABD olmak üzere bütün batıda yaygınlık kazanan benchmarking yöntemi, bugün de dev işletmeler tarafından kullanılmaktadır. Bunların başında ise Dell Computer ve General Electric (GE) gibi işletmeler gelmektedir. Ülkemizde küreselleşme ile birlikte uluslararası pazarlara girmek, rekabet gücünü artırmak, kaliteli mal ve hizmet üretmek amacıyla benchmarking yeni bir yönetim tekniği olarak kullanılmaya başlanmıştır.

Benchmarking Kavramının Geçmişi ve Ortaya Çıkışı Sabancı Holding bünyesindeki işletmeler; Beksa, Brisa, Dusa, Kordsa ve Olmuksa tarafından benchmarking çalışmalarına sistematik bir yapı kazandırmak amacıyla 1997’ de kurulan “BENCHSA” adlı bir çalışma grubu, benchmarking’ i bir süreç olarak ele almakta, sürekli iyileştirmenin üzerinde önemle durmaktadır.

Benchmarking’ in Amacı Nedir? Benchmarking seçilen konuda “en iyi” olabilmek için kendi ürünlerini, hizmetlerini ve uygulamalarını, rakipleri ya da endüstrinin önde gelen diğer şirketleri ile beraber değerlendirerek gelişme sürecidir. Kıyaslama uygulaması iki şirketin işlem ve yöntemlerine ilişkin bilgileri paylaşma konusunda önceden anlaşmış olmalarını içerir. Her iki şirkette bilgi değişiminden bazı kazançlar bekler.

Benchmarking’ in Amacı Nedir? Kıyaslamanın amaçları şöyle sıralanabilir: Kuruluşun amaç ve hedeflerini saptamakta yardımcı olmak, Hedef ve amaçlara ulaşmak için en iyi uygulamaları saptamak, Hedefleri, amaçları ve uygulamaları geçerli kılmak, Şirket kültürünü değiştirmek veya güçlendirmek, Şirketin stratejik olarak yönetilmesini sağlamak, Şirket içindeki daha iyi uygulamaları açığa çıkartmak, Maliyetleri düşürmek, motivasyon, performans arttırımı.

Benchmarking Ne Değildir? Ayakta kalmaya çalışan organizasyonların karşılaştıkları tüm sorunlara çözüm, Çalışan sayısını azaltmak ya da çevrim süresini düşürmek için bir araç, Hiçbir yaratıcılığı gerektirmeyen bir süreç el kitabı, İşleri başkalarına yaptırmanın bir yöntemi, Firmanın aldığı ve başkalarının verdiği tek yönlü bilgi akışı, Hiçbir maliyeti olmayan ya da hiçbir gayret gerektirmeyen bir gelişme aracı, Uzun süre etkisini koruyacak bir seferlik, bir program Başlanıp bitirilecek bir proje, Bir tür sanayi casusluğu DEĞİLDİR!!!

Neler Benchmark Edilir? 1. Yönetim İşlemleri: İnsan, ekipman ve metodların bir ürünün çıkartılması için ortaklaşa çalışmasıdır. Bu yüzden tüm iş birimleri birbirine bağlı prosesler içerirler ve bir hiyerarşik düzen içinde bulunurlar. 2. Kritik Başarı Faktörleri: Kritik başarı faktörleri müşteri tatminine direkt etkisi olan ve böylece işin başarısını etkileyen durumlar veya değişkenlerdir. 3. İş Aktiviteleri: Bir prosesin gerçekleştirilmesi için gereken metodlardır.

Hangi Şirketle Benchmark Yapılır? Yönetimin hangi şirketle benchmark yapılacağı konusunda dikkatli olması gerekir. Öncelikle şirket hakkında bilgi toplanması gerekir. Bu bilgi çeşitli yayınların araştırılması ya da kişisel ilişkiler yoluyla olabilir. Örneğin, endüstri ödülleri almış, sektöründe belirli bir yeri olan veya uluslar arası kalite ödülü almış şirketlerle benchmark yapılabilir.

Benchmarking Uygulama Planı Benchmarking süreci için konu seçiminde Xerox’ un sorduğu 10 sorulu sistem şöyledir: • İşletmenin başarısında en kritik faktör hangisidir? • En çok probleme yol açan faktörler hangileridir? • Hangi ürün ya da hizmetler müşteriye sunulmaktadır? • Müşteri tatminini hangi faktörler sağlamaktadır? • İşletme içinde hangi problemler tanımlanmıştır? • İşletmede hangi kısımlarda rakiplerin baskısı hissedilmektedir?

Benchmarking Uygulama Planı İşletmedeki ana harcamalar nelerdir? Hangi fonksiyonlar en yüksek maliyet yüzdesini oluşturmaktadır? Hangi fonksiyonlar gelişmeye en açık olanlardır? İşletmeyi pazarda rakiplerinden ayıran en önemli etkiye sahip fonksiyonlar hangileridir?

. Benchmarking Uygulama Süreci

Benchmarking Merdiveni Benchmarking uygulaması, yani en iyiden öğrenme süreci, işletmeler için teker teker çıkılacak merdiven basamaklarına benzetilirse; adım atılacak ilk basamak en iyi olduğuna inanılan işletmeyi bulmak ve en iyi ile işletmeyi karşılaştırmaktır. İkinci basamakta, en iyiden öğrenmek ve bu öğrenilenlerin işletmenin kendi süreçlerine adapte edilmesini sağlamak yer almaktadır. Üçüncü basamağa gelindiğinde işletme kendisine daha büyük ve yeni hedefler belirleyecek ve dördüncü basamakta faaliyete geçecektir.

Benchmarking Merdiveni Beşinci basamakta benchmarking çalışması sona erecek ve işletme rakipleri arasında üstün duruma gelecektir. Son olarak sektör liderliğini ele geçirecek ve bunu devam ettirebilmek için de sürekli arama, ölçme, değerlendirme ve bilgileri güncelleme faaliyetlerine devam edecektir.

Benchmarking Merdiveni

Benchmarking’ in Avantajları Stratejik ortaklar, yani dağıtımcılar, müşteriler ya da yatay ortaklar genelde ortaklarının sağladığı gelişmelerden faydalanır. Çalışma öncesi, iki şirket birbirini tanıdığı ve genel sunuşlar gerekmediği için zaman tasarrufu sağlar. Kıyaslama çalışması sırasında iki şirket arasındaki ilişkileri doğrudan geliştirme olanakları vardır. En iyi uygulamaların öğrenilmesi verimlilik artışı ve teknolojik sıçrama dolayısıyla rekabette avantaj sağlar.

Benchmarking’ in Dezavantajları Planlamanın iyi yapılmaması Partner seçiminde yanlışlık Üst yönetimin desteğinden yoksunluk Süreç sahibinin yetersiz derecede katılımı Beceri eksikliği diğer başarısızlık nedenleri olarak sayılabilir. Hangi süreçlerin hangi performans ölçütleriyle kıyaslanacağını belirlemek zordur. Bilginin paylaşımı temeli üzerine kurulu olan kıyaslamada taraflar paylaşma konusunda içtenlik ve istek içinde davranmazlarsa bütün çabalar boşa gidebilir.

Benchmarking Tekniklerini Başarıyla Uygulayan Kuruluşlar Procter & Gamble Rover Grubu Ritz-Carlton Oteller Zinciri Sabancı Holding....

Benchmarking Örnekleri Xerox: 1980-1985 yılları arasında Japonların uyguladıkları teknikleri benimseyerek birim maliyetlerini önceki yıllara oranla yarısına, envanter maliyetlerini % 60 oranında azaltmıştır. ABD fotokopi Pazar payını % 18’den% 80’e çıkartmıştır.

General Motors Service Parts Operations: SPO; benchmarking’i benimseyip uygulamaya başladıktan sonra; Devir süresi, 54 günden20 güne düştü, Servis hazırlığı, 1989’da % 50, 1992’de % 73, 1994’de % 91 oldu. Saat başına optimum devir 240 saatten 24 saate düştü. Satıcı tatmini % 92,5’dan % 96,8’e çıktı. Genelde SPO, ilk benchmarking uygulamasından yaklaşık 2 milyon $ tasarruf etti.

Cummins Engine Company: Sipariş tarihi ile teslim tarihi arasındaki süre 8 ay iken, Komatsu ile benchmarking yapılarak, 12 aylık bir zaman zarfında, 8 aydan 8 haftaya ve 2 yıl geçmeden teslim süresini 8 güne indirmişlerdir. Johnson and Johnson Medical Inc.: Ocak 1989- Aralık 1992 arasında müşteri iadesi, % 85, teslim süresi % 85, günlük devir süresi % 72, üretim atığı % 69, üretim maliyetleri % 34, envanter maliyetleri % 60 ve denetim personeli % 50 azalırken, sterilazör kullanımı % 56’dan % 98’e çıkarılmıştır.

British Rail: Dış benchmarking yaparak, British Airways’ de 250 koltuklu Jumbo Jetin 11 kişi tarafından sadece 9 dakikada temizlendiğini gören British Rail, kendi temizleme süreçlerini gözden geçirerek, bugün 12 vagonlu 660 koltuklu bir treni sadece 8 dakikada temizlemektedirler.

Ford’un Taurus Projesi: Ford, 1980 yılında Amerikan otomobil endüstrisindeki gelmiş geçmiş ikinci büyük zarar olarak nitelendirilen bir zararla kapattı. Ford, o yıl aldığı bir kararla, Amerika ve yurt dışından seçilen en iyi 50 otomobili Ford fabrikasına getirerek bunları ‘Reverse Engineering’ adı verilen analiz il parçalara ayırarak, daha önce benchmarking ekibi tarafından belirlenen 400 kriter açısından, bu otomobillerin neden en iyi olduklarını araştırdılar ve Ford Taurus’u tasarladılar. Ford Taurus 1986’da piyasaya sürüldüğünde büyük başarı sağladı ve yılın otomobili olarak seçildi. Bu model Ford’un maddi durumunu düzeltmekle kalmadı aynı zamanda rakibi, General Motors’ un onlarca yıldır ilk defa önüne geçmesini sağladı.

Türkiye'de örnek verebileceğimiz kıyaslama faaliyeti; Sabancı ve Eczacıbaşı topluluğunun pazarlama ve satış kıyaslama çalışmasıdır.

Sonuç Kıyaslama, başkaları bir şeyleri daha iyi yapıyorsa, tekerleği her seferinde yeniden bulmaya çalışmak yerine onlardan öğrenelim; karşılığında onlardan daha iyi yaptığımız şeyleri onlara öğretelim böylece boşa zaman ve kaynak harcamak yerine, asıl geliştirme işine ve yaratıcılığına zaman ayıralım anlayışıdır.

KATKILARINIZDAN DOLAYI