Hazırlayan: Tuba TEMUR 4/B 20070092 Öğretim görevlisi: Süleyman Tıraş T.C Marmara Üniversitesi Sınıf Öğretmenliği Ana Bilim Dalı Etkili İletişim Ders Sunumu Hazırlayan: Tuba TEMUR 4/B 20070092 Öğretim görevlisi: Süleyman Tıraş Konu: Biçimsel (Formal) İletişim

BİÇİMSEL (FORMAL) iLETİŞİM Biçimsel iletişimin konusu, örgüt içerisinde iletişimi kişisel kalıplardan ayırarak örgüt kültürü ile uyumlu bir çerçeveye oturtmaktır. Bu amaçla örgüt hiyerarşisine bağlı olarak izlenecek olan iletişim yöntemleri ve kanalları belirlenip standardize edilir.

Örgüt içi iletişim genellikle biçimsel biçimde gerçekleşir Örgüt içi iletişim genellikle biçimsel biçimde gerçekleşir. Biçimsel iletişim, örgüt içinde yetkili kişilerce önceden düzenlenen ve öngörülen iletişim sistemi veya bilgi akış sistemidir.

Biçimsel iletişimin avantajlarını aşağıdaki şekilde sıralamak mümkündür: Kurumda belirli bir düzeni ve birimler arası bütünlüğü sağlar; Çalışanların görev ve sorumluluklarını belirler; Çalışanlara kiminle nasıl iletişim kurulacağı konusunda bilgilendirici nitelik taşır.

Dezavantajları da aşağıdakilerdir: Biçimsel iletişim, kurumun tüm iletişim gereksinimlerini tam olarak karşılayamaz; Biçimsel iletişimin etkili olabilmesi için, çalışanların tümü tarafından kabul edilmelidir;

Kurumda baş vermiş veya verecek olayları önceden tahmin etmek zor bazen de imkansız olduğundan bunların biçimsel bir şekle getirilmesi de zordur; Biçimsel iletişim çoğu kez ağır işler ve esnek değildir. Biçimsel iletişim dikey, yatay ve çapraz (diyagonal) olmak üzere üç şekilde ortaya çıkabilir.

DİKEY İLETİŞİM Hiyerarşik yapılanmanın doğal sonucu olarak, üst konumundaki yöneticilerle ast konumundaki işgörenler arasında iki yönlü olarak gerçekleşir. Üstler belirlenen amaçlar doğrultusunda, çeşitli konulara ilişkin olarak oluşturdukları kararlarla ilgili emirleri yukarıdan aşağıya iletirken; astlar da kendilerine verilen emirlerin sonuçlarını, çeşitli dilek ve isteklerini yakınma ve önerilerini aşağıdan yukarıya doğru iletirler.

YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU (HİYERARŞİK) İLETİŞİM Dikey iletişim kanalları yukarıdan aşağıya ve aşağıdan yukarıya olmak üzere iki yönlü çalışır. YUKARIDAN AŞAĞIYA DOĞRU (HİYERARŞİK) İLETİŞİM

Organizasyonun hiyerarşik yapısı içerisinde, tepedeki yöneticiden başlayıp, emir komuta zincirini izleyerek aşağıya doğru uzanan iletişimdir. Üstlerden astlara doğru akan yukarıdan aşağıya iletişim örgütlerde genellikle aşağıdaki amaçlarla yapılmaktadır;

Göreve ilişkin talimatların iletilmesi, Görevin ve örgütteki diğer görevlerle ilişkisini anlaşılmasını sağlayacak bilgilerin ilgililere iletilmesi, Örgütün çeşitli işlem ve uygulamalarına ilişkin bilgilerin ilgililere dağıtılması, Astların kişilik ve işteki başarı durumlarına ilişkin bilgi ve değerlendirmelerin kendilerine bildirilmesi, Örgüt amaçlarının benimsenmesini ve gerçekleştirilmesini kolaylaştıracak bilgilerin örgüt yelerine iletilmesi.

Yukarıdan aşağıya doğru iletişim genellikle, yalın bir dille, anlaşılır, yoruma yer vermeyecek biçimde yazılı olmalıdır.

AŞAĞIDAN YUKARIYA İLETİŞİM Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, çalışanların yöneticileriyle kurdukları iletişimi kapsar. Bu tür iletişimin temel amacı, yönetimi çalışmalarla ilgili olarak bilgili kılmaktır. Konuya iletişim süreci açısından bakıldığında aşağıdan yukarıya doğru iletişim, yöneticiler tarafından iletilen mesajlara çalışanların bir tepkisi, yani geribildirimi olarak değerlendirilebilir.

Yöneticiler, çalışanlardan olumlu ya da olumsuz geri bildirim alamadığında kurumun işleyişi ile ilgili bilgiyi de edinememiş olurlar. Bu nedenle bir kurumda, aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işlemesi, etkin bir yönetimin gerçekleştirilmesi açısından son derece önemlidir.

Aşağıdan yukarıya doğru iletişimin sağlıklı bir şekilde işleyip işlememesi, yöneticilerin yönetim anlayışlarına, kurumun kültürel özelliklerine ve kurum kültürüne bağlıdır. Aşağıdan yukarıya doğru iletişim, en otoriter yönetim biçimlerinde dahi bir ihtiyaç olarak ortaya çıkabilmektedir. Burada yönetimin, çalışanların iletişim ihtiyacını biçimsel bir iletişim sistemi içinde karşılayıp karşılamadıkları önemlidir.

Çalışanların dile getirme ve paylaşma ihtiyacı içinde oldukları duygularını şu şekilde açıklayabiliriz: İş İle İlgili Duygular 1. İş yükü dağıtımı adil mi? 2. Çalışma saatleri makul mü? 3. Kullanılan araç, gereç sağlam ve güvenilir mi? 4. Çalışma ortamı, araç gereç rahat, uygun ve yeterli mi? 5. Kimin ne yapacağı belli mi? 6. Ödüller hak edilenlere veriliyor mu? Ödüller adil mi?

Yöneticiyle İlgili Duygular 1. İyi çalışanlar da takdir ediliyor mu? 2.Yönetici çalışanların kişisel sorunlarıyla ilgileniyor mu? 3. Yöneticinin gözdesi olan, kayrılan kişiler var mı? 4. Çalışanlar, yeterince denetleniyor mu? 5. Çalışanların şikâyetleri hemen ele alınıyor mu? 6. Yönetici çalışanların görüşlerini alıyor mu?

Örgütle İlgili Duygular 1. Çalışanların terfi etme şansı var mı? 2. Kurum politikaları adil mi? 3. Çalışanlar, kurumun dış çevresindeki itibarıyla iftihar ediyorlar mı? 4. Kurumun sağladığı sosyal güvenlik, fazla mesai, yıllık izin, hastalık izni gibi haklar çalışanları tatmin ediyor mu? 5. Kurumsal değişiklikler konusunda çalışanlara bilgi veriliyor mu?

Aşağıdan yukarıya iletişimin çalışanlar açısından sağladığı en büyük yarar, onların temel kişisel ihtiyaçlarının giderilmesini sağlamaktır. Ayrıca çalışanların fikirlerinin sorulması, çalışanlara verilen değerin bir göstergesi olacağı için çalışanların morallerinin yükselmesine ve kurum amaçlarını benimsemelerini kolaylaştırır ve daha doğru bir şekilde işlerini yapmalarını sağlar.

YATAY İLETİŞİM Aynı hiyerarşik düzeyde bulunan yönetici veya fonksiyonel bölümler arasındaki iletişimi ifade eder. Ortaya çıkan sorunların çözümlenmesi, örgütsel işleyişinin hızlandırılması gibi amaçlarla ve belirli bir şekil şartına bağlı olmadan yürütülen ve çoğu kez sözlü olarak gerçekleşen bir iletişim türüdür.

Kurum içinde dikey ilişkiler her zaman verimli ve etkin bir şekilde çalışmayabilir. Bu nedenle, dikey organizasyon modelinin yaratıcısı olarak bilinen H. Fayol, yalnızca hiyerarşik ilişkilerin geçerli olduğu bir kurumda iletişim sorunlarının giderek yoğunlaştığını ve çözüm olarak da yatay ilişkilerin geliştirilmesi gerektiğini savunmuştur. Fayol’a göre, dikey kanallar aracılığıyla iletilen mesajların çeşitli basamaklardan geçmesi, mesajların gerçek anlamını ve amacını önemli ölçüde yitirmesine yol açmaktadır.

Ayrıca basamaksal bir akış izlenmesi hem zaman kaybına yol açmakta, hem de iletişimin etkinliğini azaltmaktadır. Fayol, bu sorunları ortadan kaldırmak ya da azaltmak için köprü kurma yöntemini bir çözüm olarak önermiştir. Bu yöntem, aynı düzeyde görev yapan kişiler arasında karşılıklı, yatay boyutlu bir iletişimi olanaklı kılmaktadır.

Yatay iletişimin sağlıklı bir şekilde çalışabilmesi için üst düzeydeki yöneticilerin alınan kararlardan ve girişilen eylemlerden bilgilendirilmeleri gerekir. Yatay iletişim, kurumlarda karşılıklı dayanışma ve takım ruhunun gelişmesine de yardımcı olur. Çalışanlar arasında kurulan sıkı ilişkiler inanç, amaç ve davranış birliğini güçlendirir.

ÇAPRAZ İLETİŞİM İşletmenin farklı birimlerinde çalışan ast ve üstler arasında kurulan iletişimdir. Çapraz iletişim çeşitli departmanlar arasında ve ast -üst hiyerarşisi göz önünde tutulmaksızın kurulan iletişimdir. Çapraz iletişim örgüte yönelik uzmanlaşmayı, farklı birimleri birbirinin sorumluluklarını daha iyi kavramalarını ve yardımlaşmalarını kolaylaştırıcı bir etki yaratır.

Sorun çözme ya da proje geliştirme amacıyla, grup veya ekiplerin üzerinde çalıştıkları konuyu tam olarak analiz edebilmeleri, çok yönlü bir bakış açısı geliştirebilmeleri çapraz iletişim sayesinde gerçekleştirilir.