Tüm birimler DYS başlangıcı olan 2013 Mart’tan itibaren birer aylık tarih aralıklarıyla Birim Giden Evrak Sorgusu yaparak Cevaplanmamış gözüken yazıları kontrol edeceklerdir.Cevaplanmadı gözüken yazılarda Giden Evrak Önizleme aktif geliyorsa ; bu türdekiler sistem hatasından dolayı mükerrer kayıtlardır.Sistem bazı yazıları 2 yada daha fazla sayıda kayıt yapıyor yazıların biri cevaplandı gözüküyor diğer yazılar Cevaplanmadı gözüküyor. Bu durum Bakanlığa bildirilmiş olup çalışma devam etmektedir.

Giden Evrak Ön izleme pasif geliyorsa yazıya cevap verilmemiş yada verilen cevapta ilgili evrak seçilmemiştir.Bu durumdaki yazılar kontrol edilerek yazıya cevap verilmiş ise Birim Giden Evrak Sorgulamadan Evrakın sayısı alınacaktır.Giden evrak sayı numarası biliniyorsa sadece resmi evrak sayısı girilerek sorgulama yapılır.

Giden evrak sayısı bilinmiyorsa gelen Evrak görüntülenerek kaydedilen desimal no su ve yaklaşık tarihler(Sorgulamalar değişik kriterlerde yapılabilir.) girilerek sorgulama yapılır.

Gelen ekranda ilgili yazı seçilerek İlgli evrak listesi tıklanır Gelen ekranda ilgili yazı seçilerek İlgli evrak listesi tıklanır.Açılan pencerede evrak ekle tıklanır.

Gelen evrak sayı numarası girilerek sorgulama yapılır Gelen evrak sayı numarası girilerek sorgulama yapılır.Yazı seçilerek Seç butonu tıklanır.

Değişiklikleri kaydet yapılarak pencere kapatılır.

Birim gelen Evrak sorgusu tekrar yapıldığında daha önce Cevaplanmadı gözüken yazının cevaplandı olarak gözüktüğü ve cevaplanma süresin yazının yazıldığı zamanı işlediği görülür.

Yazıya cevap verilmemiş ve cevap verilmesine gerek kalmamış ise

Yazıya cevap verilmemiş ve cevap verilmesine gerek kalmamış ise Birim Evrak sorgusundan gelen yazı sayı numarası na göre sorgulanarak evrak bulunur.

Desimaldeki evraka tekrar sağ tıklanarak açılan listede Cevap verilecekmi tıklanır.

Desimal deki evraka tekrar sağ tıklanarak açılan listede Cevap verilecek mi tıklanır.

Gelen Evrak Cevap Seçeneğinde Evet seçili kısım Hayır yapılarak Kaydet dediğimizde Birim Gelen Evrak Takibi ekranında Cevaplanmayacak duruma getirilir. Tüm birimler bu işlemi yaparak cevaplanmadı gözüken evrak sayılarını düşüreceklerdir. Sistemde Mükerrer kayıtlar dışında cevaplanmamış evrak bulunmayacaktır.