KAMU İDARELERİ İÇİN STRATEJİK PLANLAMA GELECEĞE BAKIŞ

GELECEK HATA YAPILMADAN PLANLANMASI GEREKEN BİR SÜREÇTİR. Ancak geleceği düşünebilen milletler, yaşamak ve ilerlemek imkanlarına kavuşurlar (ATATÜRK). Geleceği düşünmeyen insan yakın zamanda üzüntüyle karşılaşacaktır (Konfüçyus).

1. GELECEĞE BAKIŞ Kuruluşlar kendi geleceklerini sağlam bir şekilde oluşturabilmek için; Misyon ve Vizyonlarını Temel Değerlerini Amaçlarını Hedeflerini ve Stratejilerini, ortaya koymak zorundadırlar.

Ortaya konulacak bu ilkeler ışığında kurumlar varılması istenen noktaya nasıl bir çerçeve içinde ulaşmaları gerektiğini belirler. Bu nedenle, stratejik planın başarıya ulaşabilmesi için misyon,vizyon ve ilkelerin doğru bir şeklide ifade edilmesi şarttır.

Kuruluşlar sadece isim, amblem ve iş akışı ile tanımlanamazlar. Kuruluşların oluşturduğu bilgi birikimi, tecrübe, uzmanlık ve geliştirdikleri kurumsal tavır belli bir kurumsal kimlik yaratmaktadır.

İşte stratejik planlamanın bir diğer önemli işlevi de kuruluşun kurumsal kimliği ile sunulan hizmet arasında daha güçlü bir ilişki kurmaktır.

Geleceği daha sağlam kurumsal yapı üzerine kurmak adına stratejik planlama ışığında, kamu görevlilerinin çalıştıkları kurumların misyon,vizyon ve ilkeler çerçevesinde kuruluşun tamamını kapsayan bir kurumsal kimliği algılamaları gereklidir.

2. MİSYON BİLDİRİMİ Misyon bir kuruluşun varlık sebebidir. Kuruluşun ne yaptığını, nasıl yaptığını ve kimin için yaptığını açıkça ifade eder. Misyon bildirimi de, kuruluşun sunduğu tüm hizmet ve faaliyetleri içeren bir şemsiye kavramdır.

Misyon bildirimi kuruluşun üst yönetimi tarafından planlama ekibi ile birlikte diğer birimlerin görüşleri de dikkate alınarak geliştirilir. Misyon bildiriminde aşağıdaki hususlara dikkat edilmelidir: Özlü, açık ve çarpıcı şekilde ifade edilir. Hizmetin yerine getirilme sürecini değil, amacını tanımlar.

Yasal düzenlemelerle kuruluşa verilmiş olan görev ve yetkiler çerçevesinde belirlenir. Kuruluşun hizmet sunduğu kişi ve kuruluşlar belirtilir. Kuruluşun sunduğu hizmet ve/veya ürünler tanımlanır.

Misyon Bildirimi örnekleri Lisans ve lisans üstü öğrencilerine çağdaş düzeyde eğitim-öğretim vermek, bilime katkı amacıyla sahip olduğumuz deneyim ve teknolojiden yararlanarak bilimsel araştırmalar yapmak, üretilen bilginin etkin biçimde kullanılmasını ve yayılmasını sağlamak, danışmanlık hizmetleri vermek. (H.Ü. Eczacılık Fakültesi Analitik Kimya Anabilim dalı)

…. Üniversitesi Misyon Örneği Atatürk İlke ve Devrimleri’ne bağlı, laiklik ve Cumhuriyet ilkelerinden ödün vermeyen, çalışkan, bilgi ve birikimlerini tüm insanlık yararına kullanan, topluma yararlı, yaratıcı ve pozitif düşünen, ve yarattığı değerlerle ülkesini tüm dünyada temsil eden üstün nitelikli bireyler yetiştirmek.

Yüksek düzeyde bilimsel çalışma ve araştırma yapmak, bilgi ve teknoloji üretmek, üretimini toplum yararına sunarak ulusal alanda gelişme ve kalkınmaya katkı sağlamak. Kalkınma planları ilke ve hedefleri ile Yükseköğretim Kurulu tarafından yapılan plan ve programlar doğrultusunda, ülkenin ihtiyaç duyduğu alanlarda ve nitelikte insan gücü yetiştirmektir.

3. VİZYON BİLDİRİMİ Vizyon, kuruluşun ideal geleceğini sembolize eder. Kuruluşun uzun vadede neleri yapmak istediğinin güçlü bir anlatımıdır. Vizyon bir kuruluşun farklı birimleri arasında birleştirici bir unsurdur.

Vizyon bildirimi kuruluşun ulaşmayı arzu ettiği geleceğin iddialı ve gerçekçi bir ifadesidir. Bu ifade, bir yandan çalışanları ve karar alıcıları ilerlemeye teşvik etmeli, diğer yandan da ulaşılabilir olmalıdır. Vizyon bildirimi, misyon bildirimi ile birlikte kuruluş planının çatısını oluşturur.

Güçlü bir vizyon aşağıdaki özelliklere sahiptir: İdealisttir; yürekten gelmesi, hissedilmesi gerekir. Özgündür; kuruluşun vizyonunu diğerlerinden ayırt edici özelliğe sahiptir. Çekicidir; kuruluş çalışanları kadar diğer paydaşların da ilgisini çeker.

İyi ifade edilmiş bir vizyon bildirimi aşağıdaki özellikleri gösterir: Kısa ve akılda kalıcıdır. İlham verici ve iddialıdır. Gelecekteki başarıları ve ideal olanı tanımlayıcıdır.

Vizyon Bildirimi Örnekleri Dünya standartlarında vereceği eğitim-öğretim ve üreteceği bilgi ile üstün nitelikli eczacılar yetiştirilmesine katkıda bulunmak, bilim adamı yetiştirmek, ulusal ve uluslararası ortamlarda Analitik Kimya alanında önder bir Anabilim Dalı olmak(H.Ü. Eczacılık Fakültesi, Analitik Kimya Ana Bilim Dalı)

…. Üniversitesi Vizyon Örneği Sosyal, fen ve sağlık bilimlerinden sanat ve spora kadar uzanan geniş bir alanda yaratıcı faaliyetleri, topluma hizmeti, eğitim ve araştırmaları ile ulusal ve uluslar arası düzeyde tercih edilmek. Mensubu olmakla gurur duyulan bir üniversite olmaktır.

Nitelikli akademik kadrosu, modern tesisleri, kullandığı teknoloji ve sunduğu eğitim kalitesiyle çağı yakalayabilen uluslar arası standartlara sahip bir dünya üniversitesi olmak. Paydaşları ile karşılıklı etkileşim içinde, geri bildirime dayalı istekler doğrultusunda değişime açık altyapıya sahip olmak.

4. TEMEL DEĞERLER Temel değerler kuruluşun kurumsal ilkeleri ve davranış kuralları ile yönetim biçimini ifade eder. Bir kuruluşun temel değerlerini ortaya koymak stratejik planlama için önemlidir; çünkü kuruluşun vizyon, misyon ve kurumsal kimliğinin gerisinde temel değerler ve inançlar bulunur.

Temel değerler aşağıdaki nitelikleri taşımalıdır: Temel ilkeleri ve inançları açık ve kesin bir dille ortaya koymalıdır. Çalışanların işlerini en iyi şekilde yapacakları şartlara ilişkin temel düşünceyi belirtmelidir. Kuruluşun vizyonunu gerçekleştirmesini sağlayacak sistem ve süreçleri desteklemelidir.

Değerler üç temel alana ilişkin olabilir: Kişiler: Kuruluş çalışanlarına ve paydaşlarla ilişkilere yönelik değerler. Süreçler: Kuruluşun yönetim, karar alma ve hizmet üretimi sürecine ilişkin değerler. Performans: Kuruluşun ürettiği hizmet ve/veya ürünlerin kalitesine yönelik beklentiler.

….. Üniversitesi Temel Değerler Örneği Akademik mükemmellik Akademik özgürlük Yaratıcılık Yenilikçilik İdealist olmak Katılımcılık Liderlik Takım bilinci Sorumluluk bilinci Hesap verebilirlik Etik değerlere bağlı olmak Şeffaflık Eşitlik

5. AMAÇLAR Amaçlar, kuruluşun ulaşmayı hedeflediği sonuçların kavramsal ifadesidir. Amaçlar, kuruluşun hizmetlerine ilişkin politikaların uygulanması ile elde edilecek sonuçları ifade eder.

Amaçların özellikleri: Kuruluşun misyonunu gerçekleştirmesine katkıda bulunmalıdır. Misyon, vizyon ve temel değerlerle uyumlu olmalıdır. İddialı, ama gerçekçi ve ulaşılabilir olmalıdır. Orta vadeli bir zaman dilimi kapsamalıdır.

Hedefler için bir çerçeve çizmelidir. Durum analizi sonuçlarına göre şekillenmelidir. Önemli dışsal değişiklikler olmadığı sürece değiştirilmemelidir. Ulaşılmak istenen sonuçları açık şekilde ifade etmeli, ancak bunlara nasıl ulaşılacağını detaylandırmamalıdır.

STRATEJİK AMAÇ ÖRNEĞİ Çağdaş eğitim ve öğretim düzeyini sürdürmek için lisans ve lisansüstü eğitim ve öğretim programlarının kalitesini ve itibarını arttırmak.

6. HEDEFLER Hedefler; amaçların gerçekleştirilmesine yönelik spesifik ve ölçülebilir alt amaçlardır. Hedefler; ulaşılması öngörülen çıktı ve sonuçların tanımlanmış bir zaman dilimi içinde nitelik ve nicelik olarak ifadesidir.

Hedeflerin miktar, maliyet, kalite ve zaman cinsinden ifade edilebilir olması gerekmektedir. Bir amacı gerçekleştirmeye yönelik olarak birden fazla hedef belirlenebilir.

Hedefler; Yeterince açık ve anlaşılabilir ayrıntıda olmalıdır. Ölçülebilir olmalıdır. İddialı olmalı, fakat imkansız olmamalıdır. Sonuca odaklanmış olmalıdır. Zaman çerçevesi belli olmalıdır.

HEDEF ÖRNEĞİ 2006 - 2007 eğitim - öğretim yılı sonunda lisans eğitiminde Anabilim Dalı’nda açılan tüm derslerde interaktif eğitime geçmek.

Stratejik Amaç: Çevre sağlığını korumak Stratejik Hedef 1: 2010 yılına kadar çevresel faktörlerden kaynaklanan hastalıkları % 30 oranında azaltmak Hedef 2: her yıl gıda üreten firmaların % 5’ini çevre sağlığı açısından denetlemek Hedef 3: Doğal afetlerde salgın hastalıklara karşı gerekli önlemleri vaktinde almak (Sağlık Bakanlığı)

7. PERFORMANS GÖSTERGELERİ Performans göstergeleri, gerçekleşen sonuçların önceden belirlenen hedefe ne ölçüde ulaşıldığının ortaya konulmasında kullanılır. Hedeflerin ölçülebilir olarak ifade edilemediği durumlarda stratejik planda hedefe yönelik performans göstergelerine yer verilmesi gereklidir.

Bir performans göstergesi, ölçülebilirliğin sağlanması bakımından miktar, zaman, kalite veya maliyet cinsinden ifade edilir. Performans göstergeleri girdi, çıktı, verimlilik, sonuç ve kalite göstergeleri olarak sınıflandırılır.

GİRDİ GÖSTERGELERİ ÖRNEKLERİ Girdi: Bir ürün veya hizmetin üretilmesi için gereken beşeri, mali ve fiziksel kaynaklardır. GİRDİ GÖSTERGELERİ ÖRNEKLERİ Program başına ortalama ders sayısı Öğretim üyesi sayısı Okuma-yazma seferberliğinin gerektirdiği öğretmen sayısı Aşılama kampanyasında kullanılacak enjeksiyon sayısı Öğrenci başına düşen ödenekler

Okuldan mezun olan öğrenci sayısı Çıktı: Üretilen ürün ve hizmetlerin miktarıdır. Çıktı göstergeleri, üretilen mal veya hizmetin kalitesi ve üretim sürecinin etkinliği konusunda tek başına açıklayıcı değildir. Çıktı Örneği Okuldan mezun olan öğrenci sayısı Verimlilik: Birim çıktı başına girdi veya maliyettir. Girdiler ile çıktılar arasındaki ilişkiyi gösterir. Örnek: Öğretim Üyesi başına düşen yayın sayısı

SONUÇ GÖSTERGELERİ ÖRNEKLERİ Sonuç: Sonuç göstergeleri, elde edilen çıktıların, amaç ve hedeflerin gerçekleşmesinde nasıl ve ne ölçüde başarılı olduklarını gösterirler. SONUÇ GÖSTERGELERİ ÖRNEKLERİ Aşıyla önlenebilir hastalıklarda yüzde ve miktar itibariyle meydana gelen azalma Öğretim üyesi yayın sayısındaki artış Mezun olan öğrencilerin işe yerleşmesinde artış

Örnek: Hedef-performans Göstergesi İlişkisi STRATEJİK AMAÇ Teknolojik alt yapı ve donanımı geliştirmek. I. HEDEF 2006 yılında tamamlanacak alt yapı projeleri ve öğrenciye yönelik laboratuvar uygulamaları değerlendirilerek teknolojik donanım eksikliğinin belirlenebilmesi. Performans Göstergeleri : Laboratuvar cihaz çeşitliliği ve sayısı Alt yapı sorununun giderilmiş olması Öğrenci memnuniyeti anketi sonuçları

STRATEJİK AMAÇ Yetiştirilen bilim adamı kalitesini artırmak. I. HEDEF 2007 yılı sonuna kadar 2006'deki yayın sayısını % 50 artırmak. Performans Göstergeleri : Öğretim elemanı başına düşen yayın sayısı Proje sayısı Atıf sayısı Impakt faktörü

8. KALİTE Kalite, mal veya hizmetlerden yararlananların ve ilgililerin beklentilerinin karşılanmasında ulaşılan düzeydir (güvenilirlik, doğruluk, davranış biçimi, duyarlılık ve bütünlük gibi ölçüler).

KALİTE GÖSTERGELERİ ÖRNEKLERİ Akademik ve idari personel ile öğrenci memnuniyeti Taburcu olan hastalardan tedavi hizmetlerinden memnun olanların oranı Veri tabanına yüklenen verilerden hatasız olanların yüzdesi

9. STRATEJİLER Stratejiler, kuruluşun amaç ve hedeflerine nasıl ulaşılacağını gösteren kararlar bütünüdür. Etkili stratejiler olmaksızın amaç ve hedeflere ulaşmak mümkün değildir.

Stratejiler belirlenirken kuruluşun kaynakları ve farklı alanlardaki yetkinliği göz önünde bulundurulmalıdır. Kurumsal stratejiler oluşturulurken kullanılabilecek yöntemlerden biri “Kritik Sorular Yöntemi”dir. Kritik sorular yöntemi ile amaç ve hedeflere ulaşmada karşılaşılan sorunlar belirlenip bu sorunları en aza indirgemeye yönelik stratejiler geliştirilebilir.

Stratejilerin Oluşturulması için Cevaplanması Gereken Sorular Amaç ve hedeflere ulaşmak için neler yapılabilir? Olası sorunlar nelerdir ve bu sorunları nasıl aşabiliriz? Amaç ve hedeflere ulaşmak için izlenebilecek alternatif yol ve yöntemler nelerdir? Alternatiflerin maliyetleri, olumlu, olumsuz yönleri nelerdir?

Ayrıca GZFT analizinde ortaya konan kuruluşun güçlü (G) ve zayıf yönleri (Z), dış çevreden kaynaklanan fırsatlar (F) ve tehditler (T) strateji üretmede kullanılabilir. Bu yöntemle aşağıda belirtilen alternatif stratejiler geliştirilebilir. ZT Stratejileri : Zayıf yönler ve tehditlerin olumsuz etkilerini en aza indirgemeye yöneliktir.

ZF Stratejileri : Kuruluşun zayıf yönlerinin olumsuz etkilerini en aza indirgerken fırsatların olası olumlu etkilerinden azami düzeyde yararlanmaya yöneliktir. GT Stratejileri : Dış çevredeki tehditlerin olumsuz etkilerini, kuruluşun güçlü yönlerini kullanarak en aza indirgemeye yöneliktir.

GF Stratejileri : Kuruluşun hem güçlü yönlerini hem de dış çevrenin sunduğu fırsatların olumlu etkilerinden azami düzeyde faydalanmaya yönelik olarak geliştirilen stratejilerdir. Söz konusu stratejiler, kuruluşun güçlü yönleri kullanılarak dış fırsatlardan maksimum düzeyde yararlanmayı mümkün kılar.

Strateji Örnekleri Amaç: Verilen hizmetler tam ve zamanında yerine getirilerek, hizmet alanların memnuniyeti ve güveni sağlanacaktır. Hedef 1. ... Hedef 2. ... Bu amaç ve hedeflere ilişkin izlenecek stratejiler: Hizmetlerin mümkün olduğunca yerinden karşılanması, Hizmetlerden yararlananların, hizmet alım sürecine dahil edilmesi, Kredi kullandırılarak yapılacak işlerin ihalelerinin hizmet alanlarca yapılması. (İller Bankası Stratejik Planı 2006-2010)

Ancak geleceği düşünebilen milletler, yaşamak ve ilerlemek imkanlarına kavuşurlar (ATATÜRK).

Teşekkürler