BÜRO YÖNETİMİ VE SEKRETERLİK

1.1. BÜRO KAVRAMI Büro, faaliyetlerin yürütülmesi için gerekli insan ve ekipmanlarla donatılmış çalışma yeridir. Bir başka ifadeyle büro, işletmenin idare işlerinin yürütüldüğü yerdir.

Örgütlerin gelişimine bakıldığında, başlangıçta bürolarda sadece yazışma yapılırken zamanla işlevlerinin arttığı gözlemlenmektedir.Çünkü içinde bulunduğumuz bilgi ve teknoloji çağını düşündüğümüzde bürolarda kullanılan araç ve gerecin değiştiğini ve çeşitlendiğini görmekteyiz.

Gelişen teknoloji “büro otomasyonu” kavramını beraberinde getirmiştir Gelişen teknoloji “büro otomasyonu” kavramını beraberinde getirmiştir. Büro otomasyonu en basit tanımıyla; Bürolarda yapılan işlerin otomatik hale getirilmesi amacıyla bilgisayar teknolojisinin kullanılmasıdır. Büro yönetimi: Büro işlerinin planlanması, organizasyonu ve kontrol edilmesidir.Bürolarda; dosyalama , arşiv,kayıt, fotokopi, teleks, faks,daktilo ve diğer büro işlerinin ahenk içinde yürütülmesi faaliyetlerini içerir.

Artık bürolarda daktilo yerine bilgisayarlar ve yazıcılar kullanılmaktadır. Bu gelişmelere bağlı olarak bürolarda yapılan işler çeşitlenmekte ve yapılan işlerin önemi artmaktadır.

Günümüzde bürolar, bilginin öneminin artmasıyla bilgi ve iletişim teknolojilerinin bürolarda kullanılmasıyla, bilgi toplayan, işleyen ve dağıtan ortamlar olarak görülmeye başlanmıştır.

1.2. Büroların Tarihsel Gelişimi 18. yy da, sanayi devriminin temeli sayılan buhar makinesinin icadı ve sonrasında kurulan birçok sanayi tesisi büroların gelişiminde bir dönüm noktası olmuştur.

Bu tarihten sonra gerek özel, gerekse kamu sektöründe birçok örgüt kurulmuş ve bürolar oluşturulmuştur.

Büro yönetiminin son dönemdeki gelişimine baktığımızda gelişen teknolojiyle birlikte bürolarda kullanılan araçlarında değiştiğini görmekteyiz. Artık,örgüt içi ve dışı iletişiminde internet, telefon ve yazışmalar kadar önem kazanmıştır.

Büroların fonksiyonları Bilginin alınması: Örgüte çeşitli kaynaklardan gelen bilgiyi alır. Çeşitli türde bilgiler, siparişler, faturalar, iletişim araçları ile elde edilmektedir. Bilginin kayıt edilmesi (dosyalama): Elde edilen her türlü bilginin dökümü yapılır ve dosyalanır. Bazı durumlarda ise gerekli olmayan bilgiler elenir. Bilgilerin istenildiği zaman kolaylıkla yeniden kullanılmaya hazır biçimde saklanması gerekmektedir.

Bilginin düzenlenmesi: Kullanıma sunulmadan önce bilgiler çoğaltılır, özetlenir veya başka bilgiler ile birleştirilerek düzenlenir ve mutlaka denetimden geçirilir. Bilginin iletilmesi: Bilgiler örgüt içinde veya örgütten örgüte iletilir. Bilginin iletilmesi, kişiler tarafından veya elektronik büro makineleri ile gerçekleştirilmektedir. İletişim ne kadar etkili olursa yönetim de o kadar sağlıklı karar verebilme olanağına kavuşmaktadır. Varlıkların korunması: Nakit, çek, büro dosyaları ve kayıtları vb. ögelerden oluşan varlıkların korunması büronun en belli başlı işlevlerinden biridir.

Söz konusu işlevlerin yerine getirilmesi bürolarda bazı koşulların sağlanmasıyla mümkündür. Bürolarda işlerin sorunsuz yürütülebilmesi için yapılması gereken faaliyetler şunlardır:

Bürolarda işlerin planlaması ve programlanması. Bürolarda etkin bir organizasyon yapısının kurulması. Örgüt şemalarının oluşturulması. Bürolarda verimlilik ve iş basitleştirme metotlarının uygulanması.

5. İş bölümüne önem verilmesi. 6 5. İş bölümüne önem verilmesi. 6. Bürolarda iş akış şemalarının belirlenmesi. 7. Hareket ekonomisi tekniğinden faydalanılması 8. Bürolarda yerleşme ve çalışma koşullarının geliştirilmesi.

9. Bürolarda forma kullanım ve kontrolüne önem verilmesi. 10 9. Bürolarda forma kullanım ve kontrolüne önem verilmesi. 10. Büro araç – gereç ve makinelerini, seçim ve kullanım esaslarının belirlenmesi. 11. Dosyalama ve arşivleme sisteminin belirlenmesi.

1.4. Büro Türleri Bürolar, klasik ve çağdaş bürolar olmak üzere ikiye ayrılırlar.

1.4.1. Klasik Bürolar Klasik bürolar, geleneksel büro faaliyetlerinin yapıldığı bürolardır. Bu bürolarda yapılan işler mal ve hizmet üretimiyle ilgili hammadde ve diğer girdilerin sağlanması, bunlarla ilgili kayıt ve maliyet hesapları, personel,tedarik, seçimi, yerleştirilmesi, eğitim ve geliştirilmesi, tayin ve terfi gibi klasik büro işleridir. Büro yöneticisi de bu işlerden sorumlu kişilerdir.

1.4.1.1. Uzmanlık Alanlarına Göre Bürolar Mesleki uzmanlık bilgilerine sahip insanlar tarafından kurulan bürolardır. Genellikle bir yada iki kişi tarafından kullanılmaktadır. Avukatlık , noterlik, müşavirlik ve mühendislik, emlak alım-satım büroları bu tür bürolardır.

1.4.1.2. Ait Oldukları Kurumlara Göre Bürolar Bürolar, kamu kuruluşlarına veya özel kuruluşlara ait olabilir.

Özel bürolar genellikle üretim, ticaret ve hizmet işleriyle ilgili faaliyetlerin gerçekleştirildiği bürolardır. *Üretim işletmelerindeki bürolar ,hammaddeleri nihai ürüne dönüştüren işletmelerdeki bürolardır. Fabrika büroları örnek verilebilir. *Ticari işletmelerdeki bürolar genel olarak alım-satım faaliyetlerinin yerine getirildiği bürolardır. Süpermarket büroları örnek verilebilir.

*Hizmet işletmelerindeki bürolar ise öncelikli amacı müşterilere hizmet sunmak olan işletmelerdeki bürolardır. Örnek bankacılık ve sigortacılık büroları verilebilir.

Kamu kuruluşlarındaki bürolar ise, devlet işlerinin yürütüldüğü, bürolardır. Kamu bürolarına örnek olarak, vergi daireleri örnek gösterilebilir.

1.4.1.3. Kuruluş Amaçlarına Göre Bürolar Bürolar; kar sağlamak, hizmet üretmek ya da toplum yararına faaliyette bulunmak amacıyla kurulabilir.

1.4.1.4. Yerleşim Yerine Göre Bürolar Bürolar, yerleşim yerine göre açık büro ve kapalı büro olmak üzere ikiye ayrılırlar.

Açık Bürolar; çalışanların büyük salonlarda bir arada bulundukları bürolardır. Bu tür bürolarda bölümler birbirinden dolaplar, çiçeklikler, paravanları vb. sayesinde ayrılır.

Açık Ofis

Kapalı Bürolar; Genellikle 1 ile 4 kişinin çalıştığı bürolardır Kapalı Bürolar; Genellikle 1 ile 4 kişinin çalıştığı bürolardır. İşletmelerde yöneticiler kapalı tür büroları tercih ederler. Ayrıca yoğun konsantrasyon ve gizlilik gerektiren işlerde çalışanların kapalı bürolarda çalışması uygundur.

Kapalı Ofis

1.4.2. Çağdaş Bürolar Çağdaş bürolar; gezici bürolar, geçici, ev bürolar, sanal bürolar ve yaratıcı bürolar olmak üzere beş grupta değerlendirilir.

1.4.2.1. Gezici (Mobil) Bürolar Mobil büro uygulaması, özellikle pazarlama, reklam, piyasa araştırması, kamuoyu yoklamaları gibi, bir işyerine bağlı olmadan yürütülebilecek faaliyetlerin, dizüstü bilgisayarlarla gerçekleştirilmesidir.

1.4.2.2. Geçici Bürolar(Adhokratik) Belli bir iş için kurulan, işin tamamlanmasıyla da dağılan bürolardır. Bu ortamda ortaya çıkan belli amaçları yerine getirmek için, işin tipine göre alanında uzman kişiler bir araya gelir, işlerini tamamlar ve dağılırlar.

1.4.2.3. Ev Büroları Ev büroları esnek çalışma için kullanılan büro çeşitlerindendir. Bu bürolarda çalışanlar, kendi evlerinde, bilgisayar, telefon, faks, internet gibi teknolojik iletişim araçlarını kullanarak, iş yeri ile interaktif iletişim sağlar.

Ev Ofis

Mimarlar için tasarlanmış ev içinde ofis

1.4.2.4. Sanal Bürolar Gelişen teknoloji sayesinde bilgi ve iletişimin sağlandığı belli bir fiziksel mekana bağlı olmadan işlerin gerçekleştirdiği bürolardır. Sanal bürolarda, sanal çalışanlar bulunur.

Çalışan grubu, internette bir web sitesi üzerinden işlerini yürütürler Çalışan grubu, internette bir web sitesi üzerinden işlerini yürütürler. Bu bürolarda, karmaşık işler sanal ortamda düşük maliyetle hızlı bir biçimde gerçekleştirilir.

1.4.2.5. Yaratıcı Bürolar Çalışma ortamının planlanmasıyla ilgili yeni yaklaşımların uygulandığı, hiyerarşik bir ortam yerine, daha esnek ve alışılmışın dışında tasarımların kullanıldığı bürolardır.

Yaratıcı Ofis

Yaratıcı büroların bir diğer özelliği de teknolojinin etkin bir biçimde kullanılmasına olanak sağlamasıdır. Tüm makine ve malzemeler çalışanların her an ve her yerde kullanmasını mümkün kılacak biçimde yerleştirilmesidir.

Yaratıcı Ofis

1.5. Büro Çalışanları Büro çalışanlarını temel olarak beş grupta değerlendirmek mümkündür. Bunlar; yöneticiler, sekreterler, memurlar, ve diğer çalışanlardır.

1.5.1. Yöneticiler Büro kaynaklarını (fiziksel, mali,beşeri) kullanma yetkisine ve sorumluluğuna sahip kişidir. Bu kişiler görev yaptıktarı örgütlerde, planlama, örgütleme, yöneltme ve denetleme görevlerini üstlenir.

Büro yöneticilerinin temel görevleri  Planlama ve programlama: Büro yöneticisinin ilk işlevi, büroda yapılacak işleri ve etkinlikleri önceden planlamak ve programlamaktır. Bu amaçla, büro yöneticisi, büroda yapılması gereken işleri ve görevleri haftalık, aylık ve yıllık olarak planlamalı ve programlamalı ve bunların uygulanmasını sağlamalıdır. Kaynakları sağlama ve kullanma: Büroda iş ve etkinliklerin gerçekleştirilmesi her şeyden önce gerekli ve yeterli beşeri, mali, maddi, fiziki ve hukuki kaynakların sağlanmasına ve bunların personel tarafından rasyonel, ekonomik, dengeli etkili ve verimli bir şekilde kullanılmasına bağlıdır. İş düzenleme: Büroda yapılan işleri bölümleme; personelin yapacağı işleri/görevleri personel arasında adil, objektif ve dengeli bir şekilde dağıtma ve iş bölümü yapma büro yöneticisinin temel bir işlevi ve etkinliğidir.

 İş birliği ve eş güdüm (İlişki) sağlama: Büro yöneticisi, örgütte öteki birimler ve bürolar ile çalışan personel arasında uyum, eşgüdüm ve iş birliği içinde çalışmayı sağlayan kişidir.  Çalışma ekibi kurma: Yönetimde etkili ve verimli olabilmek için aktif, dinamik, üretken, çalışkan kişilerden oluşan bir çalışma ekibi kurmak şarttır. Ekip olan, uyum ve iş birliği içinde çalışan birimler ve örgütler daima başarılıdır.  İyi ilişki ve etkili iletişim kurma: Yönetici, başarılı olmak için astları, üstleri, denkleri, iş sahipleri, müşterileri, diğer birimler ve örgütler ile iyi ilişki ve iletişim kurmalıdır.  Resmî yazışma dosyalama ve arşivleme  Büro personelini etkili ve verimli yönetme

1.5.2. Uzmanlar Belli bir işte, meslek dalında ve bir konuda bilgi, görüş ve becerisi çok olan kimse, mütehassıs veya kompetan… Hukukçular, bilgisayar uzmanları, muhasebeciler gibi…

1.5.3. Sekreterler Özel yada kamu kuruluşunda belli bir kişiyle özellikle yöneticiyle çalışan ve ona yönetsel ve örgütsel konularda yardımcı olan iletişim sağlayan, yazışan, yazışma yapabilen kişidir.

Sekreter bürolarda işlerin yürütülmesiyle görevli kimselerdir Sekreter bürolarda işlerin yürütülmesiyle görevli kimselerdir. Büronun en verimli şekilde çalışmasını sağlamak üzere, - Ofis yönetimi işlemlerini yürütür,- Gelen giden evrak ile dosyalama işlemlerini yürütür,- Telefon görüşmelerinin yapılması, gelen yazı ve resimlerin yöneticiye ulaştırılması, randevuların ayarlanması, misafirlerin karşılanması işlerini yapar,- Yönetici için gerekli dokümanları hazırlar,- Toplantı organizasyonu yapar,- Seyahat organizasyonu yapar,- Büroya ait araç-gereçlerin bakımı, onarımını yaptırır ve en verimli şekilde kullanılmasını sağlar.

1.5.4. Memurlar Büroların kuruluş amaçlarına göre yerine getirilmesi gereken faaliyeti gerçekleştirmekle görevli olan personeldir. Kamu kurumlarında devletin asli ve sürekli görevlerini yerine getiren ve aylıkla çalışan kişilerdir. Özel kurumlarda çalışanlara memur denmez. Onlar iş kanununa bağlı olarak çalışan beyaz ve mavi yakalılar olarak tanımlanırlar.

1.5.5. Diğer Çalışanlar Özellikle büyük bürolarda santral memurları, temizlik görevlileri, güvenlik görevlileri, tamir , bakım ,onarım gibi işleri yapan diğer çalışanları kapsar.