ERASMUS 2015-2016 ERASMUS+ ÖĞRENİM VE STAJ HAREKETLİLİKLERİ ÖĞRENCİ BİLGİLENDİRME TOPLANTISI

Toplantı Programı Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Genel Bilgilendirme Erasmus+ Öğrenim Hareketliliği Belgeleri Erasmus+ Staj Hareketliliği Genel Bilgilendirme ve Belgeler Soru ve Cevaplar

Prof. Dr. Ertuğrul BİLGİLİ Erasmus Kurum Koordinatörü Uzm. Seyhan ÇAĞLAR ERDOĞAN Uzm. Şener KARAOSMANOĞLU Okt. Zehra ŞAHİN BEKTAŞ Portekiz, Macaristan, İtalya, İspanya, Estonya, Hırvatistan, Norveç, Bulgaristan, Finlandiya, Hollanda Polonya, Avusturya, Danimarka, İsveç, Slovakya, Yunanistan, İrlanda, İngiltere, İzlanda, Lüksemburg Çek Cumhuriyeti, Almanya, Litvanya, Romanya, Letonya, Fransa, Lihtenştayn, Makedonya, Belçika, Slovenya Bölüm Erasmus Koordinatörleri Ders Seçimi-Ders Eşleştirme-Not Dönüştürme

ERASMUS ORGANİZASYON ŞEMASI Avrupa Komisyonu (European Commission) Ulusal Ajans (National Agency) Erasmus veya Dış İlişkiler Ofisi (Office of International Relations)

TEMEL BİLGİLER Faaliyet süresi, her bir öğrenim kademesi(L/YL/D) için ayrı ayrı geçerli olmak üzere aynı akademik yıl içerisinde tamamlanabilecek 3 ila 12 ay arasında bir süre olabilir. Faaliyetin 1 Haziran 2015 – 30 Eylül 2016 tarihler arasında gerçekleşmesi zorunludur. Erasmus öğrenci faaliyetinden faydalanan bir öğrenci ayrıca Staj programından faydalanabilir. Bir dönem giden öğrencilerin 30, iki dönem giden öğrencilerin 60 AKTS kredisine denk gelen ders almaları veya tez çalışması yapmaları gerekmektedir.

SÜREÇ Feragat ve becayiş dilekçelerinin değerlendirilmesi ve nihai sonuçların açıklanması İlk Başvuru Evraklarının ofise teslim edilmesi (06-07 Nisan 2015 mesai bitimine kadar) Nomination Process – Öğrenci isimlerinin karşı kurumlara e-posta ile bildirilmesi ve aynı e-postaların öğrencilere bilgi olarak iletilmesi

ÖĞRENCİNİN BAŞVURU SÜRECİ Karşı kurumdan gelecek e-postayı bekleme ve karşı üniversitenin web sayfasını inceleme 1 hafta içinde yanıt gelmezse ve son başvuru tarihi geçmek üzereyse; - Öğrencinin karşı kurum koordinatörü ile e-posta göndererek irtibata geçmesi ve başvuru için gerekli bilgileri alması Karşı Kuruma Sorulması Gerekenler * Application Process for Exchange Students (online or hard copy) * Required Documents ( Gerekli Belgeler) * List of Offered Courses ( Sunulan derslerin listesi / İngilizce ders olup olmadığı?) * Accommodation (Konaklama İmkanları)

ERASMUS’LA İLGİLİ ANAHTAR SÖZCÜKLER Home Institution veya Sending Institution (Öğrencinin kendi kurumu yani KTÜ) Receiving Institution veya Host Institution (Öğrencinin misafir olacağı yurtdışındaki kurum) Institutional Coordinator ( Kurum koordinatörü, KTÜ’de Prof.Dr.Ertuğrul BİLGİLİ) Departmental Coordinator (Bölüm Koordinatörü)

ERASMUS’LA İLGİLİ ANAHTAR SÖZCÜKLER ECTS – European Credit Transfer System (Avrupa Kredi Transfer Sistemi) Academic Recognition (Akademik Tanınma – Yurtdışında alınan derslerin öğrencinin kendi üniversitesindeki derslerine eşdeğer sayılması) Incoming Student (Yurtdışından Gelen Öğrenci) Exchange Student (Değişim Öğrencisi) International Office, Erasmus Office, IRO….vb (Uluslar arası Ofis veya Erasmus Ofisi)

KARŞI KURUMDAN DAVET ALMAK İÇİN HAZIRLANACAK EVRAKLAR ▪ Application Form ▪ Student Information ▪ Learning Agreement ▪ Ders Tanınma Belgesi (karşı kuruma gönderilmeyecek) ▪ Transcript of Records DAVET YAZINIZ GELDİKTEN SONRA ▪ Pasaport Başvurusu ▪ Vize Başvurusu

İLK BAŞVURU EVRAKLARINI HAZIRLADIKTAN SONRAKİ SÜREÇ Yurt dışına Belgeler Nasıl Gönderilmeli? Taratarak e-posta ile gönderilebilir Hangi Belgeler Geri İstenmeli? Karşı kurumun imzalaması gereken belgeler Hangi Adres Verilmeli? Ofis veya kendi adresiniz Yurtdışına Gönderilen Belgelerin Geri Gelmesi Ödeme için Learning Agreement Gerekli Kabul veya Davet Mektubunun Gelmesi Fotokopisi mutlaka ofise iletilmeli.

İLK BAŞVURU EVRAKLARINI HAZIRLADIKTAN SONRAKİ SÜREÇ Çevrimiçi Dil Desteği(OLS) Yükseköğretimde öğrenci hareketliliği faaliyetlerinden yararlanacak öğrenciler için Avrupa Komisyonu tarafından Çevrimiçi Dil Desteği sistemi sunulmaktadır. 2014 döneminde öğrencilere bu destek 6 dilde sunulmaktadır: Almanca, Fransızca, Hollandaca, İtalyanca, İngilizce ve İspanyolca Zorunlu Sınavlar Öğrenim ve staj hakkı kazanan öğrenciler, faaliyetlerine başlamadan önce ve faaliyetlerini tamamladıktan sonra ayrı ayrı olmak üzere online dil desteği sistemi üzerinden faaliyetin gerçekleştiği dilde sınav olurlar. Sınav sonuçları, öğrencilerin seçilmiş olma durumlarını etkilememektedir. Faaliyet öncesi ve sonrası yapılan sınavlar öğrencinin faaliyetleri süresince dil yeterliliklerinde meydana gelen değişimi gözlemlemek amacıyla yapılmaktadır. Her iki sınav da zorunludur. Öğrenci hibe sözleşmesini ve diğer bütün belgelerini ofise teslim ettikten sonra, zorunlu sınavını gerçekleştirmelidir, aksi takdirde hibesini alamaz.

Çevrimiçi Dil Desteği(OLS) İsteğe Bağlı Dil Kursları Faaliyetlerine başlamadan önce dil sınavına giren öğrenciler, sınav sonuçlarına göre kendilerini yetersiz bulmaları halinde kendi isteklerine bağlı olarak çevrimiçi dil kurslarına katılabilirler. Sınava girilen dil ile kurs alınan dil aynı olmalıdır. Dil kurs süreleri 2-6 ay arasındadır.

PASAPORT ve VİZE İŞLEMLERİ Ofisin sayfasında yer alan pasaport için gerekli belgeler Harçsız pasaport imkanı KTÜ Erasmus öğrencilerine harçsız pasaport alma imkanı sunar. Erasmus öğrencileri harç ödemeden sadece cüzdan bedeli ödeyerek pasaport alabilirler. Kabul mektubu gelince vize işlemlerine başlanabilir. KTÜ veya Erasmus Ofisi öğrenciler adına doğrudan vize ya da pasaport başvurusu yapmaz. Öğrenciler bireysel olarak konsolosluklarla irtibata geçerek ya da aracı firmalar vasıtasıyla vize başvurusunda bulunurlar. Çek Cumhuriyeti, Avusturya ve Danimarka için erken başvuru !!! Detaylı bilgi ve gerekli belgeler için konsoloslukla irtibata geçilmeli Learning Agreementı isteyen konsolosluklar var. (İsveç v.s.) Seyahat ve Sağlık Sigortası – Sigorta şirketleri Vize işlemleri için Hesapta Para Gösterilmesi İngilizce Burs Belgesi + Velinin Noter Tasdikli Beyanı Vize Fotokopisi dahil tüm belgeler bize teslim edilmeden hibe ödemesi yapılamıyor.

Konaklama Konaklama imkanı karşı kurum tarafından sağlanır. Üniversiteye ait yurt, şehirde yer alan diğer yurtlar veya öğrenci hosteli olabilir. Nadiren yurt imkanı sağlanamaz. Konaklama bedeli öğrenci tarafından karşılanır. Konaklama için ayrı bir ödeme yapılmaz. Karma yurtlar olabilir.

HİBE MİKTARLARI VE ÖDEME Hibe miktarları ofisin internet sayfasından öğrenilebilir. 1 dönemlik öğrenciler tahmini süre olarak 4 ay, 2 dönemlik öğrenciler tahmini süre olarak 9 ay üzerinden üzerinden hibe alırlar. Toplam hibenin %80 oranındaki miktarı yurtdışına çıkmadan önce veya hemen sonra, geriye kalan %20lik tutar ise orda kaldığınız toplam süre hesaplanarak, döndükten sonra ödenir. (Ödemenin zamanında yapılması belgelerin zamanında teslim edilmesine bağlı) Faaliyetin kesin gerçekleşme süresi ve öğrencinin başarı ve sorumluluklarını yerine getirme düzeyi dikkate alınarak %20lik ödeme yapılır. Sorumluluklarını yerine getirmeyen ve/veya başarısız öğrencilerin hibelerinde kesinti yapılması söz konusudur. Yurtdışında bulundukları süre içinde derslerine devam etmeyen, sınavlarına girmeyen ve/veya öğrenci olarak sorumluluklarını yerine getirmeyen öğrencilerin % 20’si kesinlikle ödenmez.

HİBE MİKTARLARI VE ÖDEME Her bir öğrenci herhangi bir Ziraat Bankası şubesinden Euro hesabı açtırmalıdır. Öğrenci istenen belgeleri tamamlayamadan yurtdışına çıkarsa, çıkmadan önce mutlaka bir yakınına vekalet vererek hibeyi çekmesini ve öğrenciye ait başka hesaba aktarmasını sağlayabilir. Aynı aktarma işlemi internet bankacılığı üzerinden de yapılabilir. (Euro hesabınızdan TL hesabınıza internet üzerinden para aktarımı yapıp bankamatik kartınız ile ilgili ülkenin para birimiyle çekebilirsiniz.) Aktarma işlemleri esnasında banka tarafından kesinti yapılabilir. ÖNEMLİ: Euro hesabına ait bankamatik kartı yoktur. Dolayısıyla, hibe, sadece kişi tarafından bankadan şahsen çekilebilir, ya da bir yakına vekalet verilmesi durumunda çekilmesi sağlanabilir.

EK BİLGİLER Harç ücreti ödemekle yükümlü öğrenciler harçlarını KTÜ’ye ödeyeceklerdir. Ancak ders seçimi yapmayacaklardır. Misafir olunan kurumda eğitim-öğretim ücreti ödenmez. Almakta olduğunuzu burslarınızı almaya devam edeceksiniz. Pasaport, vize, ulaşım ve yurt dışında barınma masrafları tamamen öğrencinin kendisine aittir. Yurt dışında alınan eğitim KTÜ’de denk sayılır.

THY Kampanyası Türk Hava Yolları, Erasmus+ öğrenci ve personeline uçuşlarda % 20 indirim, ayrıca bagajlarda + 10 kg hak tanımıştır. Kampanya, 26/11/2016 tarihine kadar geçerli olup Türkiye çıkışlı uçuşun 26 Kasım 2016 (dahil) tarihine kadar yapılmış olması gerekmektedir. Türkiye çıkışlı tek yön veya Türkiye çıkışlı gidiş-dönüş biletleri için geçerlidir. Öğrencinin Miles&Smiles programına üye olup, üyelik numarasını bize bildirmesi gerekmektedir. Ve öğrencinin bilgileri bizim tarafımızdan TURNA sistemine girilir. Daha sonra öğrenciye kampanya kodunu içeren bir e-mail gelir. TURNA sistemine adı girilen ve seyahati gerçekleştirecek olan yararlanıcının, Türkiye Ulusal Ajansı tarafından gönderilen e-postanın çıktısını, kampanya kodunu, Miles&Smiles üyelik numarasını ve resmi kimlik belgesini THY satış ofislerine, bilet kesim işlemi esnasında ibraz etmesi gerekmektedir. Biletler THY satış ofislerinden bizzat, kampanya kodu ve Miles&Smiles üyelik numarası verilerek, resmi kimlik belgesi ile alınmalıdır. Kampanya, acentalar veya internet üzerinden alınan biletlerde geçerli değildir.

ERASMUS’un Öğrencilere Kazandırdıkları ● Yurtdışı deneyimi ● Çok kültürlü ortamda ders işleme ● Değişik kültürleri tanıma ● Kendi kültürünü tanıtma ● Yeni arkadaşlar edinme ● Eğitim sonrası iş/mesleki bağlantılar ● Farklı bir okulda öğrenci olabilme ● Farklı bir sistem görebilme ● Akademik Tanınma

SON TAVSİYELER İşlemlerinizi zamanında tamamlayınız. Üniversitelerin son başvuru tarihlerini sakın kaçırmayın! Kendi işlemlerinizi kendiniz takip ediniz. Söylenti niteliğinde bilgilere itibar etmeyiniz. Sabırlı olun. (aynı e-mailin birçok kişiye atılması, cevabı beklemeden ofis ziyareti ya da telefon ile aynı sorunun gündeme getirilmesi) Misafir olacağınız kurumu kendilerini ilgilendiren olası değişikliklerden haberdar etmeyi unutmayın! Web sayfamızı etkin kullanınız. Çoğu sorunuzun cevabı orada. E-mail adreslerinizi mutlaka sık sık kontrol ediniz.

Öğrenci Danışma Saatleri 14.00 – 16.30

İyi Bir Erasmus Süreci Geçirmeniz Dileğiyle DIŞ İLİŞKİLER OFİSİ http://ofinaf.ktu.edu.tr/