PROJE DENETİMİ

Proje Denetimi zDenetim, planlama-izleme-denetim döngüsünün son elementidir zDenetim,projenin 3 unsuru üzerine odaklanmıştır yBaşarım yMaliyet yZaman Chapter 11-1 Proje denetimi Başarımın denetimi Maliyetin denetimi Zamanın denetimi

Başarımın Denetimi zProje başarımını olumsuz etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: yBeklenmedik teknik sorunların oluşması yGerektiği zaman yeterli kaynağın bulunamaması yAşılmaz teknik sorunların mevcutluğu yKalite veya güvenilirlik sorunlarının oluşması yMüşterinin belirteçlerde değişiklikler istemesi yİşlevsel karmaşıklıkların ortaya çıkması yTeknoloji yeniliklerin projeye etkisi Chapter 11-2

Maliyetin Denetimi zProje maliyetini etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: yTeknik zorlukların daha çok kaynak gerektirmesi yİşin kapsamının büyümesi yBaşlangıç tekliflerin düşük olması yRaporlamanın kötü veya zamansız olması yBütçelemenin yetersiz kalması yDüzeltici denetimin zamanında yapılmaması yGirdi fiyatlarında değişiklik olması Chapter 11-3

Zamanın Denetimi zProje zaman programlamasını etkileyen ve denetim gerektiren nedenler: yTeknik zorlukların çözümünün planlandığından uzun sürmesi yİlk zaman değerlendirmelerinin çok iyimser olması yİşlerin ardışıklığının düzgün olmayışı yMalzeme, personel ve teçhizatın gerektiği zamanda bulunamaması yÖnceki görevlerin tamamlanmaması yMüşterinin değişen siparişlerine uygun olarak işlerde revizyona gidilmesi yYasa ve Yönetmeliklerde Düzenlemeler Chapter 11-4

Denetimin amacı zDenetimin iki esas hedefi bulunmaktadır: y1. faaliyetlerin değiştirilmesi yoluyla sonuçların düzenlenmesi y2. örgütsel varlıkların yönetimi zProje yöneticisi hem düzenlemede, hem de örgüt varlıklarına sahiplenmede aynı derecede dikkatli olmalıdır zProje yöneticisi örgütün fiziki varlıklarını, insan kaynaklarını, mali kaynaklarını korumalıdır Chapter 11-5

Fiziki Varlıkların Denetimi zFiziki varlıkların kullanımının denetimi: yÖnleyici veya düzenleyici biçimde varlıkların bakımı yBakım ve değiştirmenin zamanlanması yBakım kalitesi yBakım programlaması öyle yapılmalıdır ki, müdahaleyi en aza indirmekle teçhizatın işlek durumda tutulması sağlanmış olsun yFiziki envanterler (teçhizat veya malzeme ) denetime tabi tutulmalıdır Chapter 11-6

İnsan Kaynaklarının Denetimi zİnsan kaynaklarının yönetimi, personel artımının ve gelişiminin denetlenmesini gerektirir zProjeler insanların yetişmesi için verimli zemindir zHer bir proje özgü olduğundan,projelerde çalışan insanların makul kısa bir süre içinde geniş yelpazede deneyim kazanmak imkanı bulunuyor Chapter 11-7

Mali Kaynakların Denetimi zMali kaynakların sahiplik ve düzenleme denetimi yöntemleri bunlardır: yMevcut varlıkların denetimi yProje bütçelerinin denetimi ySermaye yatırımının denetimi zBu denetimler, bir dizi analizlerle ve muhasebe/denetleme işlevleri yapmakla gerçekleştirilir Chapter 11-8

Mali Kaynakların Denetimi- devamı zProje ekibi üzerinde muhasebe/denetleme işlevlerinin yapılması zorunludur zÜst kurumlar, müşteriye ait veya onların hesabında olan kaynakların korunmasından ve doğru kullanımından sorumludur zFirmanın, proje yürütme yeteneği ile ilgili tüm olgular açılmalı, doğrulanmalı ve araştırılmalıdır Chapter 11-9

Denetim sürecinin 3 Türü zKararlar bunlarla ilgili olmalıdır: yProjenin hangi noktalarında denetim yapılacak yNe denetlenecek yDenetim nasıl ölçülecek ySapmalara ne derecede tahammül edilecek ySapmalar oluşmadan önce onları nasıl belirlemek ve önlemek mümkündür Chapter 11-10

Denetim Sürecinin 3 Türü- devam zProjede denetimin hangi amaçla yapılmasına bağlı olmadan,3 esas denetim mekanizması bulunmaktadır: yYap/yapma denetimi (Go/no-go control) yPostdenetim (Post control) ySibernetik denetim - projelere çok ender olarak kullanılmaktadır Chapter 11-11

Yap/yapma denetimleri zBazı özgü önkoşulların karşılandığını görmek için bir test biçiminde yapılmaktadır zProje yöneticiliğinde çoğu denetimler bu türdendir zBu denetim türü projenin hemen her yönü üzerinde kullanılabilir Chapter 11-12

Yap/yapma denetimi için bilgi gereksinimleri zProje önerisi, şartname planları, çizelgelemeler ve bütçe, projede yap/yapma denetimini uygulamak için gereken bilgileri içerir zKilometretaşları, denetim faaliyetlerine odaklanmak için önemli olaylardır zKilometretaşları, aralık ve nihai ürün şeklinde proje aşamalarının sonuçlarını ifade eder Chapter 11-13

Postdenetimler zPostdenetimler olgudan sonra uygulanır zGelecek projelerin amaçlarına ulaşma imkanlarını iyileştirmeye yöneliktir zAşağıdaki bilgileri içeren belgeleri gerektirmektedir: yProje hedefleri yKilometretaşları, kontrol noktaları, bütçeler yProjenin nihai raporu yBaşarıyı ve süreci iyileştirmek için tavsiyeler Chapter 11-14

Denetim sistemlerinin nitelikleri zİyi denetim sistemi: yEsnek olmalıdır yEtkin maliyetli olmalıdır yGerçekten yararlı olmalıdır yProjenin gerçek ihtiyaçlarını karşılamalıdır yZamanında işlemelidir yAlgılayıcı ve gözlemleyiciler,müşteri ve ana kurum için makul sınırlar içinde projeyi denetlemek için yeterince doğru ve kesin olmalıdır Chapter 11-15

Denetim Sistemlerinin Nitelikleri-devamı zİyi denetim sistemi: yMümkün oldukça basit olmalıdır yBakımı kolay olmalıdır yGenişlene bilmelidir yBelgelendirmiş olmalıdır xBelgeler tam eğitim programını içermelidir Chapter 11-16

Denetim Sistemleri zTüm denetim sistemlerinde geriye dönüşüm, denetim süreci olarak kullanılmaktadır zBaşarım, maliyet ve zamanın denetimi farklı girilş verileri gerektirir: yBaşarım- tasarım değişiklikleri bildirimleri, test sonuçları, kalite kontrol, yeniden işleme sonuçları yMaliyet - fiili nakit akımları hesabı, satın alma siparişleri, devamsızlık, gelir raporları, işçilik /saat ücretleri yÇizelgeleme – kıyaslama raporları, durum raporları, PERT/CPM ağları, Gantt diyagramları, WBS, ve eylem planları Chapter 11-17

Denetim, bir yöneticilik fonksiyonudur zDenetlemenin amacı her zaman aynıdır: y projenin, mevcut iş-zaman çizelgelemelerinin,bütçenin ve teslimatın, planlaştırılmış program, bütçe ve teslimat bilgileriyle yakınlığının sağlanması zProje yöneticisinin görevi,öyle denetim oluşturmaktır ki, proje için yararlı davranışlar teşvik edilsin, yararsız olanlar ise önlensin Chapter 11-25

Yaratıcı faaliyetlerin denetimi zYaratıcılık yüksek oldukça sonuçları etkileyen belirsizlikler de yüksek oluyor zAşırı denetim yaratıcılığı engeller zDenetim yaratıcığın düşmanı değildir, ama yaratıcı faaliyet de tam belirsizlik anlamına gelmez zYaratıcı projeleri denetleme için 3 yaklaşım: yİlerlemenin incelenmesi yPersonelin yeniden atanması yGiriş kaynaklarının denetimi Chapter 11-30

İlerlemenin incelenmesi zİlerlemenin incelenmesi sonuçlara ulaşıma odaklanır zKesin sonuçlar olmasa da süreç denetlenebilendir zDenetim projenin her kilometretaşı için yapılmalıdır Chapter 11-31

Giriş Kaynaklarının Denetimi zVerimliliğe odaklanmaktadır zGiriş kaynaklarının işlenilmesi,çıktı üzerinde de önemli kontrol sağlar Kaynakların kontrolü aşamaları büyük bir dikkatle seçilmelidir Chapter 11-33

Özet zDenetim,maliyet,başarım ve zamana yöneliktir zDenetimin iki önemli hedefi bulunmaktadır: girişimleri (faaliyetleri) değiştirmekle sonuçları düzenlemek ve kurumun fiziki, insan ve mali varlıklarını korumak zİki esas denetim süreci türü: yap/yapma ve postdenetim Chapter 11-38

Özet zPostdenetim raporu dört bölümden oluşmaktadır : yProjenin hedefleri yKilometre taşları ve bütçeler yNihai proje sonuçları yİyileştirme için tavsiyeler Chapter 11-39

Özet zDenetim sistemleri motivasyonla sıkı bağlıdır ve iyi dengelenmiş olmalıdır: mali bakımdan etkili, arzu olunan sonuçlara uygun olmalı ve abartılmamalıdır zYaratıcılığı denetlemede üç yaklaşım: ilerlemeyi gözden geçirme; personel değiştirme ve girişin kontrolü zProje yöneticisinin en büyük sorunu_değişimin denetimi Chapter 11-40