TAPU VE KADASTRO GAZİANTEP XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 1992 MANAVGAT 30 OCAK -05 ŞUBAT 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI ÇALIŞMA RAPORU SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ B.) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN FAYDALARI Yapılan araştırmalar, çalışanların işteki başarıları bakımından büyük farklılıklar gösterdiklerini, aynı kişinin başarısında da zaman içinde önemli değişmeler olabildiğini, bu farklılık ve değişmelerin çok çeşitli faktörlerden kaynaklandığını göstermiştir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ İyi planlanmış bir performans değerlendirmenin yöneticiye, çalışana,müdürlüklere, hizmet verdiği vatandaşa sağlayacağı yararlar bulunmaktadır. Bunlar; * Yapılan iş ve o işi yapan kişiler hakkında yöneticiye değerli bilgiler verir. İş beklentileri ile sonuçları hakkında, yeni yöntemler ve yeni fikirler için fırsatlar yaratılır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ *Çalışanlar performansları ile ilgili, olumlu geri bildirim aldıklarında verimlilikleri ve iş tatminleri artar. * Performans değerlendirmesini öğrenmek, yönetim becerilerinin geliştirilmesi ve sorumluluğun artırılması için mükemmel bir hazırlıktır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ * Ücretlendirme standartlarını saptamak ve başarıları ödüllendirmek daha kolay ve objektif olur. * Görevde yükselme kararlarını vermek, yeni görevler ve transferler için nitelikli elemanlar seçmek kolaylaşır. * Çalışanı, yaptığı işte ne ölçüde başarılı olduğu konusunda uyarmak, daha etkili ve objektif olur. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ B.2) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN KURUMUMUZA FAYDALARI * Vatandaş memnuniyeti artar. * Eğitim ihtiyaçlarının belirlenmesini sağlar. *Yeni hedefler belirlenerek buna uygun tedbirler alınır. *Kurum çalışanlarının başarılı performansı istatistiki olarak belgelendirilmiş olacaktır. *Kurum içinde çalışma barışı sağlanabilecektir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ C.) PERFORMANS DEĞERLENDİRMENİN DEZAVANTAJLARI * Zaman alıcıdır, sonuç almak uzun sürebilir. * Kurum içindeki ilerlemenin kıdeme göre olmasına inananlar arasında rahatsızlık yaratabilir. * Bazı personeller değerlendiriliyor olmaktan, bazı yöneticiler değerlendiriyor olmaktan memnun olmayabilir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ İşi iyi yapma isteğinin yerini, performans kriterlerine göre yüksek puan hedefi alabilir. *Haksız yere olumsuz değerlendirme puanı aldıklarını düşünenler, çalışma atmosferini ve barışını zedeleyip, personel moralinin olumsuz etkilenmesine sebep olabilir. * Ast-üst ilişkilerini zedeleyebilir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ E.) PROBLEMİN KÖK NEDENLERİ Personel performansın takımımızca belirlenen kök nedenleri şunlardır: 1. Personel Performans Kriterlerinin objektif ve rasyonel olmaması, 2.Personellerle ilgili nedenler, 3. Performans takibinin süreklilik arz etmesi, 4.Personel performansını etkileyen fiziksel etkenler, Kök nedenlerin çözüm önerileri aşağıda değerlendirilmiştir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 1.) PERSONEL PERFORMANS KRİTERLERİNİN OBJEKTİF VE RASYONEL OLMAMASI Kurumumuz bünyesinde çeşitli müdürlüklerde ve ünvanlar da çalışan birçok personel vardır. Bu personellerin büyük bir kısmı canla başla çalışmasına rağmen bu çalışmaların değerlendirilmesine ilişkin herhangi bir kriter ve uygulama bulunmamaktadır. Önerilerimiz şu şekildedir; SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ *Personel performans ölçümünün ilk ayağı performans kriterlerinin açık ve anlaşılır olmasıdır. *Kriterler işin özelliğine ve sorumluluk düzeyine uygun belirlenmelidir. *Performans değerlendirme sisteminin başarıya ulaşabilmesi için öncelikle görev ve iş analizinin yapılmış, iş ve görevlerin tanımlanmış olması esastır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ * Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğü hizmet standartlarında noksanlıklar ve hatalar bulunduğu düşünülmektedir. Tapu Müdürlüklerinde yapılan işlemlerde, kısa sürede yapılacak işlemlere fazla zaman verilmiş, uzun süre alan işlemlere daha az süre verilmiştir. Malik sayısı, bağımsız bölüm sayısı, imar uygulamasındaki parsel sayısına göre zaman kademeli olarak arttırılmalıdır. * Takbis sistemindeki işlem isimleri ve şekilleri ile kamu hizmet standardındaki tanımları aynı olmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ *Bölge Müdürlüklerinde, Şubelere göre kamu hizmet standartları oluşturulmalıdır. * Kadastro Müdürlüklerinde yapılan sayısallaştırma, (22/A), (2B) uygulamaları ve tesis kadastrosu işlem adımları kriterlere bağlanmalı ve puanları belirlenmelidir. * Müdürlüklerde yapılan mutemetlik, döner sermaye, müzekkere, yazışma, mesai işlemleri, kalite çalışmaları gibi çalışmalarda puanlanmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 2.) PERSONELLERLE İLGİLİ NEDENLER * Müdürlüklerdeki personeli en verimli şekilde kullanmaya ihtiyaç vardır. İşlem yapmayan-yapamayan personel sayısı minimuma indirilmelidir. * Müdürlüklerdeki her personel her işlemi yapabilmelidir. Hizmet içi eğitimle ve daire içi rotasyonla bu sağlanabilir. Ayrıca her müdürlük bünyesinde satış, parselasyon-ifraz, intikal, kat irtifakı-mülkiyeti gibi servisler kurularak bu servislerde her personelin çeşitli periyotlarla görev alması sağlanmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ * Vatandaşın talebinden vazgeçmesi sonucunda personel tarafından vazgeçme anına kadar yaptığı işlemler göz önün de bulundurulmalıdır. * Yüksek performanslı personel çeşitli şekillerde ödüllendirilmeli ve motivasyonları arttırılmalıdır. *Personelin özlük haklarını iyileştirilmek suretiyle motivasyonu arttırılmalıdır. *Tapu Müdürlüklerinde ön başvurunun daha etkin kullanılarak, evrak çeşitliliği göz önünde bulundurularak daha detaylı inceleme yapılmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ * Sahtecilik için yapılan incelemenin daha az sürede tamamlanması için, Çipli hüviyet, mavi ışıklı kimlik kontrol ünitesi biometrik fotoğraf kullanımının zorunlu olması gibi tedbirler alınmalıdır. * İdarecilerin ve personellerin birbirlerini daha iyi tanıyarak motivasyonunun arttırmak adına sosyal paylaşım etkinlikleri düzenlenmelidir. * İdareciler tarafından dengeli iş dağıtımı yapılması sağlanmalıdır. * Kadastro Müdürlüklerinde gün başına değil, iş başına arazi tazminatı ve yevmiye ödenmelidir. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 3.) PERFORMANS TAKİBİNİN SÜREKLİLİĞİ * Kurumumuz tarafından personel performansı ile ilgili profesyonel yardım alınmalıdır. *Personel performansları aylık olarak ilgili Müdürlükte ve Bölge Müdürlüğünce değerlendirilmeli ve sonuçları belli periyotlarla Genel Müdürlüğe raporlanmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ *Her personel topladığı aylık puanını Takbis sistemi üzerinden görebilmelidir. * Personel performans değerlendirme sonuçları personele geri dönüşümle bildirilmeli ve sonuçları birlikte değerlendirilmelidir. * Vatandaş memnuniyet anketlerinin sonuçlarından yararlanılmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ 4.) PERSONEL PERFORMANSINI ETKİLEYEN FİZİKSEL ETKENLER, * Vatandaşı yönlendirme yapabilecek ve devam eden işlemlerle ilgili bilgi verebilecek kişiler görevlendirilmelidir veya ön başvuruda bulunan görevliler bu işleri de yapmalıdır. * Müdürlüklerin mekansal ve fiziksel yetersizlikleri giderilmelidir. * Sisteme veri girişinden kaynaklı hataların ve evraklarda bulunan hataların giderilmesine çalışılmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ * Arşivlerde bu konuda uzman ve eğitimli kişileri istihdam ederek, bir arşiv sitematiğinin oluşturulması sağlanmalı ve arşiv evrakına ulaşmaya ilişkin süre minimuma indirilmelidir. *Müdürlük arşivlerindeki bilgilerin taranarak, arşiv belgelerinin manyetik ortamda tutulmaya başlanması işlemi tamamlanmalıdır. *Takbis sisteminde oluşan aksaklıkların minimuma inmesi ve sistemin daha hızlı çalışması sağlanmalıdır. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ SONUÇ “Sinerji İyileştirme Takımı” olarak, Teşkilatımızın “Sürekli Kurumsal Gelişim Projesi” ile başlattığı bu kalite yolculuğunda geliştirme, ilerleme ve iyileştirme hareketine katkı sağlayabilecek fikirler üretmeye çalıştık. İSO 9001 Belgesi ile taçlandırdığımız kalite yolculuğumuzun her aşamasında mesaimizi ve bilgimizi kurumumuzu geliştirmeye, müşteri memnuniyetini daha da arttırmayı kendimize düstur olarak kabul ettik. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Personel performansı ölçme sonucunda anlaşılacaktır ki, yıllardır can siperane çalışan kıymetli mesai arkadaşlarımızın başarılı performansı sayısal ve istatistiki olarak ortaya çıkacaktır. Kalite Sistemini Japonlar başlatmış olabilir, fakat ulu çınar Tapu ve Kadastro Genel Müdürlüğünün dalları olan bizler, yüce halkımıza Halka hizmet Hakka hizmettir düsturuyla hizmetin en kalitelisini sunmaya çalışıyoruz ve sunmaya devam edeceğiz. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ Sinerji İyileştirme Takımı olarak; “Kurumumuzun ilerlemesi, biz çalışanlarının da ilerlemesidir” düşüncesinden hareketle, Teşkilatımızın yürüttüğü bu projenin her aşamasında üzerimize düşen görevi sonuna kadar yapmaya hazırız. SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012

TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ GAZİANTEP TAPU VE KADASTRO XIII. BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ TEŞEKKÜRLER… SİNERJİ İYİLEŞTİRME TAKIMI - 2012