ERCİYES ÜNİVERSİTESİ Bilgisayar Uygulamalı Taşınır İşlemleri Hizmet İçi Seminerleri Hazırlayan Strateji Geliştirme Daire Başkanlığı

HARCAMA SÜRECİ

İDARELER YÖNÜNDEN YÖNETMELİĞİN KAPSAMI Tüm Üniversiteler

HARCAMA SÜRECİ HARCAMA YETKİLİSİ İHTİYACIN TESPİTİ / HARCAMA TALİMATI HARCAMA YETKİLİSİ GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİSİ YADA GÖREVLİLERİ FİYAT ARAŞTIRMASI YAPACAK KİŞİLERİN BELİRLENMESİ PİYASA FİYAT ARAŞTIRMASI TUTANAĞI FİYAT ARAŞTIRMASININ YAPILMASI ONAY MAL TESLİMİ YA DA HİZMET İFASI FATURA TANZİMİ MUAYENE VE KABUL KOMİSYON TUTANAĞI T.İ.F DÜZENLEME ÖDEME EMRİ BELGESİ DÜZENLEME MALİ KONTROL VE ÖDEME HARCAMA SÜRECİ

İHTİYACIN TESPİTİ/HARCAMA TALİMATI Harcama Yetkilisi ihtiyaç ortaya çıktığında aşağıdaki konularla ilgili ön mali kontrol yapmalıdır; Ödenek tahsisinin olup olmadığı Tertibi Kullanılabilir ödenek tutarı Merkezi Yönetim Bütçe Kanunu ve Tasarruf tedbirlerine uyup uymadığı

HARCAMA TALİMATININ DÜZENLENMESİ Harcama yetkilisinin ön mali kontrolü sonucu uygun ise; Gerçekleştirme görevlisi/görevlileri görevlendirilir Bu kontrolün dayanağı olan Harcama Talimatı hazırlanır Harcama yetkilisi tarafından ‘kontrol edilmiş uygun görülmüştür’ ibaresiyle onaylanır. Not: 30.595 YTL altında doğrudan temin yoluyla alınanlar için bu belge düzenlenir.

YAPILACAK İŞ VEYA HİZMETİN GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİLERİ HARCAMA TALİMATI HARCAMA TALİMATI İDARENİN ADI İdari ve Mali İşler Daire Başkanlığı BELGE TARİH VE SAYISI …./…./2008 GİDERİN Konusu Hizmet Alımı Gerekçesi İstek yazısının tarih ve nosu YAPILACAK İŞ VEYA HİZMETİN Süresi Hukuki Dayanağı 4734 / 22 /d Miktar 1 Aylık Hizmet Alımı 20 Kişilik Tutarı 22.490,33 YTL + KDV Kullanılabilir Ödenek Tutarı Bütçe Tertibi 38.19.02.04/01.3.9.00/2/03.05……. Gerçekleştirme Usulü 22 / d Avans/Kredi Verilecekse Tutarı GERÇEKLEŞTİRME GÖREVLİLERİ Adı ve Soyadı Cengiz Topel ERTAŞ Ünvanı İdari ve Mali İşler Daire Başkanı Osman KARAAHMET Satın Alma Memuru Üniversitemiz Rektörlüğüne bağlı birimlerde kullanılmak üzere aşağıdaki Hizmetin Satın alınması istenilmektedir. 20 Kişilik Hizmet Alımı ONAY Yukarıda belirtilen işin yaptırılması / malın tedariği için piyasa fiyat araştırması yaptırılması ve temin edilmesi hususunu onaylarına arz ederim Gerçekleştirme Görevlisi (Düzenleyen) Uygundur Harcama Yetkilisi Adı SOYADI : Dr.Hasan ÖZSOY Unvanı : Genel Sekreter Yardımcısı İmzası : Adı SOYADI : Cengiz Topel ERTAŞ Unvanı : İdari ve Mali İşl.Dai.Bşk. İmzası :

İHALE ONAY BELGESİNİN DÜZENLENMESİ Harcama yetkilisinin ön mali kontrolü sonucu uygun ise; Gerçekleştirme görevlisi/görevlileri görevlendirilir Bu kontrolün dayanağı olan Onay Belgesi hazırlanır Harcama yetkilisi tarafından ‘kontrol edilmiş uygun görülmüştür’ ibaresiyle onaylanır.

İHALE ONAY BELGESİNİN DÜZENLENMESİ Onay belgesi : İhale usulüyle yapılacak alımlarda, kamu ihale mevzuatında standart form olarak belirlenen ihale onay belgelerini; doğrudan temin suretiyle veya kamu ihale mevzuatında belirtilen istisnai alımlarda ise alım konusu işin nev’i, niteliği, varsa proje numarası, miktarı, gereken hallerde yaklaşık maliyeti, kullanılabilir ödeneği ve tertibi, alımda uygulanacak usulü, avans ve fiyat farkı verilecekse şartlarını gösteren ve harcama yetkilisinin imzasını taşıyan belgeyi,

PİYASA ARAŞTIRMASI İÇİN GÖREVLENDİRME YAPILMASI Onay belgesi düzenlendikten sonra piyasa araştırması yapacak görevliler gerçekleştirme görevlileri tarafından belirlenir ve piyasa araştırma tutanağı düzenlenir. ÖNEMLİ NOT: 1-İhtiyaçların belirlenmesi ve sınıflandırılması. 2 Şubat 2008 2-Piyasa araştırması yapılması ve yaklaşık maliyetin tespiti için personel görevlendirilmesi 3 Şubat 2008 3-Yaklaşık maliyet cetvelinin düzenlenmesi 5 Şubat 2008 4-yaklaşık maliyet dikkate alınarak ihale şeklinin belirlenmesi 5-onay belgesinin düzenlenmesi 7 şubat 2008 6-mal alımı ve fatura düzenlenmesi 8 şubat 2008 7-muayene ve kabul komisyonu tutanağı 10 şubat 2008

TESPİT EDİLEN FİYATIN İHALE YETKİLİSİNCE ONAYLANMASI Piyasa araştırma tutanağıyla belirlenen en uygun fiyat harcama yetkilisi tarafından onaylanır.

MAL TESLİMİ/ HİZMET İFASI ve FATURA TANZİMİ İhale yetkilisince onaylanan piyasa fiyat araştırması sonucu mal alımı yada hizmet ifası yapılır. Fatura düzenlenir.

MUAYENE KABUL ve KOMİSYON BELGESİ Mal/Hizmet teslim alındıktan sonra Muayene Kabul ve Komisyonunca; 150 Kodlu tüketim malzemeleri ve 253, 254, 255 kodlu taşınırlar için muayene kabul komisyon tutanağı hazırlanarak malın istenilen şartlara uygun olup olmadığı belirlenmiş olur. Kimyasal maddeler, gübre, elektrik, su, doğalgaz gibi giderler depoya girmeden kullanımı yapıldığı için 630 Giderler hesabıyla giderleştirilir ve sarf malzeme teslim alındısı düzenlenir. Hizmet alımlarında hizmet alım kabul komisyon tutanağı düzenlenir. Yazılım, harita ve plan çizimi gibi gayrimaddi hak alımlarında işin uygun olarak yapıldığına dair tutanak düzenlenir.

TAŞINIR İŞLEM FİŞİ (TİF) Muayenesi yapılmış 150 Koduna giren tüketim malzemeleri ve 253, 254, 255 Kodlu demirbaş niteliğindeki mal alımları için taşınır işlem fişi düzenlenir. Taşınır kayıt ve kontrol yetkilisi tarafından imzalanır.

BİRİMLER VE AMBARLAR ARASI TAŞINIR HAREKETLERİNDE ÖRNEK TAŞINIR İŞLEM FİŞİ FİŞ SIRA NO 000477   TARİH 18/10/2007 İL VE İLÇENİN ADI Merkez-Merkez KODU 00-00 HARCAMA BİRİMİNİN İdari ve Mali İşler Daire Bşk. 38190204904 AMBARININ Bilimsel Araştırma Projeleri Birimi 17 MUHASEBE BİRİMİNİN Erciyes Üniversitesi 38781 MUAYENE VE KABUL KOMİSYONU TUTANAĞININ TARİHİ 17/10/2007 SAYISI 3425 DAYANAĞI BELGENİN 25/05/2007 599 FATURANIN 01/10/2007 128276 İŞLEM ÇEŞİDİ NEREDEN GELDİĞİ KİME VERİLDİĞİ NEREYE VERİLDİĞİ BAP Satın alma(giriş) SETA SİSTEM ÇÖZÜMLERİ BİRİMLER VE AMBARLAR ARASI TAŞINIR HAREKETLERİNDE GÖNDERİLEN HARCAMA BİRİMİ GÖNDERİLEN TAŞINIR AMBARI GÖNDERİLEN MUHASEBE BİRİMİ TAŞINIRIN S.NO SİCİL NUMARASI ÖLÇÜ BRM. MİKTAR BİRİM FİYATI TUTARI 1 150.13.02.05.02.05 O2 SENSÖRÜ Adet 4.720,00 150.13.02 TOPLAMI 2 150.13.04.01.05.06 Exchange Datacom Modules (Santral Veri İletişim Modülleri) 6.069,92 150.13.04 TOPLAMI 3 253.02.05.09.01 Motor Hız Kontrol Birimleri 1.298,00 4 253.02.05.10.04 DC (Doğru Akım) Motorlar 413,00 253.02.05 TOPLAMI 1.711,00 GENEL TOPLAM 12.500,92

ÖDEME EMRİ BELGESİNİN DÜZENLENMESİ E-bütçe sistemiyle oluşturulan ödeme emri belgelerinin düzenlenmesi harcama sürecinin son aşamasıdır. Taşınır işlem Fişi düzenlendikten sonra mal yada malzemenin girdiği ekonomik kodun ilk iki düzeyinin, ödeme emri belgesindeki ekonomik kodun aynı olmasına dikkat edilerek ödeme emri belgesi düzenlenmelidir. Ödemenin hangi kişi yada kuruma yapılacağına, banka şubesi ve hesap numarasının doğru olmasına dikkat edilmelidir. Ödenek tertibinin onay belgesi üzerindeki tertiple uyumlu olmasına dikkat edilmelidir. ‘Kontrol edilmiş,uygun görülmüştür’ ibaresi gerçekleştirme görevlisi tarafından belirtilerek imzalanır.

ÖRNEK