DENETİM

DENETİM Denetim, arzulanan sonuçların elde edilmesini sağlamak için performansın ölçülmesini içeren bir süreçtir. Denetimin amacı; belirlenen performansa ulaşmak yada daha üst seviyeye geçmektir. Denetim, karar almada ve problem çözmede kullanılan bilgiye dayanmaktadır.

Denetim, diğer yönetim fonksiyonlarının tamamlayıcısıdır. Planlama aşamasında, işletmenin amaçlarına ulaşması için gerçekleştirilecek faaliyetler belirlenmekte ve bu faaliyetlerin gerçekleştirilmesi için gerekli olan kaynaklar tahsis edilmektedir. Örgütlemede, bu faaliyetleri gerçekleştirmek için insan ve materyal kaynaklarını bir araya getirmektedir. Liderlik, bu kaynakların en iyi şekilde kullanmak için insanlara ilham verilmesi sürecidir. Denetim ise, doğru işlemlerin, doğru bir şekilde ve doğru zamanda yapılıp yapılmadığını izlemektedir.

DENETİMİN DİĞER YÖNETİM FONKSİYONLARIYLA İLİŞKİSİ Performansın İzlenmesi Arzulanan Sonuçlara ulaşmak için harekete geçmek Planlama Örgütleme Liderlik

Birçok kişi için denetim kelimesi, izlenme, sınırlanma, zorlama gibi olumsuz bir takım anlamlar ifade etmektedir. Oysaki başarılı bir şekilde gerçekleştirildiğinde denetim, bireylerin ve grupların, işletmenin kısa ve uzun dönemli amaçlarını gerçekleştirmesine yardımcı olmaktadır. Bunun yanında, işletme politika ve kurallarına uyulmasını sağlayarak, politika ve kuralların devamlılığını sağlamaktadır. Günümüzün iş ortamında denetim, sadece hizmet ya da iş süresi gibi iş gereklerini değil aynı zamanda insan haklarına saygılı temel iş kurallarını da kapsamaktadır.

Denetim Süreci Denetim süreci, işletmenin belirlediği standartlardan sapmasını araştırmayı ve bu sapmaları azaltmayı ya da ortadan kaldırmayı amaçlayan bir süreçtir. Bu süreç, büyük ölçüde geri bildirime dayanmaktadır. Yöneticiler, denetim işlevini gerçekleştirirken dört aşama takip etmektedir.

Denetim Sürecinin Aşamaları ADIM 1 Standartların Belirlenmesi ADIM 2 Performansın Ölçümü ADIM 3 Performansla standartlarla karşılaştırılması ADIM 4 Faaliyete Geçmek Düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek Performansın ödüllendirilmesi Standartları ve ölçümleri değiştirmek

Adım 1 Standartların Belirlenmesi Standartlar, gelecekteki performansın ölçülmesi için belirlenmiş spesifik kriterlerdir. Yöneticiler, işletme performansının izlenebilmesi için, işletme amaçlarının ve planlarının, ölçülebilir ve uygun standartlara dönüştürülmesinden sorumludur. Yöneticiler kilit ölçüm esaslarını belirledikleri zaman, belli faktörlerle ilgili performans beklentilerini personeline bildirir. Performans standartlarının belirlenmesi, hem performansın ölçülmesinde hem de personelin motive edilmesinde önem taşımaktadır.

Adım 2 Performansın Ölçümü Standartlar belirlendikten sonra yöneticiler, düzenli bir şekilde performansın ölçülmesi sürecini oluşturmak zorundadır. Burada, çıktılardan elde edilen performans ya da girdilerin ne kadar etkin kullanıldığı ölçülmektedir. İster girdiler üzerine odaklanılsın isterse çıktılar üzerine odaklanılsın, ölçümdeki en önemli faktör “gerçekte ne elde edildiğinin” tarafsız biçimde ortaya konmasıdır ve ölçüm, gerçekte ne elde edildiği ile ne yapılmak istendiği arasındaki farkı ortaya koyabilecek nitelikte olmalıdır. Çoğu yönetici, göreceli olarak daha tarafsız ve değerlenmesi daha kolay olduğu için kantitatif verilere dayanarak performansı ölçme eğilimindedir.

Adım 3 Performans ile Standartların Karşılaştırılması Denetim sürecinin üçüncü adımı, gerçekleşen performans ile önceden belirlenmiş standartların karşılaştırılmasıdır. Eğer performans belirlenen standartlardan düşükse yöneticiler, bu nedenini araştırmalıdır. Gerçekleşen performansla arzu edilen standart arasındaki olumsuz fark, genellikle daha derin sorunların bir göstergesidir. Bu nedenle yöneticiler, bu derindeki sorunları ortaya çıkarmak için verileri incelerken analitik ve teşhis yeteneklerini kullanmalıdır.

Adım 4 Faaliyete Geçme Yöneticiler, performans ile standartları karşılaştırdıktan sonra bazı önlemler almaktadır. Bunlar: Düzeltici faaliyetleri gerçekleştirmek Performansın ödüllendirilmesi Standartları ve Ölçümleri Değiştirmek

Düzeltici Faaliyetleri Gerçekleştirmek Düzeltici faaliyet, performansın istenilen düzeye ulaşması için örgütsel uygulamaların değiştirilmesi ya da düzeltilmesidir.

Performansın Ödüllendirilmesi Eğer gerçekleşen performans standartları karşılamış ya da daha üst bir düzeye ulaşmışsa yönetici, elde edilen başarıyı ödüllendirmelidir. Belirlenen amaçlara ulaşan personel ya da bölümleri taktir ederek yöneticiler, personelin daha istekli bir şekilde çalışmaya devam etmesi için desteklenmekte ve motive etmektedir. Performansın ödüllendirilmesi, el sıkışmasından ücret artışına ya da terfiye kadar bir çok değişik şekilde olabilir.

Standartları ve Ölçümleri Değiştirme Eğer işletme sürekli olarak standartlara ulaşma konusunda yetersiz kalıyorsa ya da standartların sürekli olarak aşıyorsa, yönetici standartları ya da geçerli olan performans ölçümlerini değiştirmeyi düşünmelidir. Standartlar ve ölçümler yanlış bir şekilde belirlenmiş ya da durumların değişmesi nedeniyle ulaşılamaz hale gelmiş olabilir.

Denetim Türleri Genellikle iki tür örgütsel denetim türü vardır: Önleyici denetim Düzeltici denetim

Denetim Türleri Önleyici Denetim Hata yapma riskini azaltarak, denetim gereksinimini azaltmayı amaçlamaktadır. “Kaliteli ürün, kaliteli sistemden çıkar” düşüncesi ile işletmenin kullandığı kaynaklarının kalitesini, işgücünün verimliliğini ve üretim sürecinin yeterliliğini dikkatli bir şekilde izleyerek, olası hataları ortadan kaldırmak ve böylece çıktıların kalitesini artırmak amaçlanmaktadır.

Düzeltici Denetim Beklenmeyen sonuçları ve davranışları azaltmayı yada ortadan kaldırmayı ; böylece işletmenin belirlediği amaçların ve standartlarının yakalanması amaçlanmaktadır.

Denetim Kaynakları Birçok işletmede, dört temel denetim noktası vardır: Paydaşlar İşletmenin kendisi Gruplar ve Bireylerdir.

Denetim Kaynakları 1. Paydaşlar Paydaşlar olarak ifade edilen grup, sendikalar, hükümet, tüketiciler, işletme sahipleri ve işletmeyle doğrudan ilişkisi olan kişi ve gruplardan oluşmaktadır. İşletmeler, açık bir sistemdirler, yaşamak için çevreden girdi almak zorundadırlar. İşletmeler gereksinme duydukları kaynakları sağlayan toplum, işletmenin bu kaynakları nasıl kullanması ya da hangi ürünleri üretmesi gerektiği konusunda işletmelere belirli sınırlar getirmekte ve işletme üzerinde denetim işlevi uygulamaktadır.

Denetim Kaynakları 2. Örgütsel Denetim Örgütsel denetim, planlar ya da ulaşılma istenen amaçlardan sapmaları önlemek ya da düzeltmek amacıyla gerçekleştirilen formal kural ve prosedürleri içermektedir.

Denetim Kaynakları 3. Grup Denetimi Grup denetimi, grup üyelerinin paylaştığı ve ödül-cezalarla sürekliliği sağlanan değer ve normları içermektedir.

Denetim Kaynakları 4. Bireysel Denetim (Öz Denetim) Bireylerin içinde bilinçli ya da bilinçsiz olarak işleyen rehberlik mekanizmasıdır. Profesyonellik standartları, öz denetimin önemini artırmaktadır. Profesyonel olmak detaylı bilgi, uzmanlık gücü ve özel davranış ve yeteneklere sahip olmayı gerektirmektedir. Bu ise, yıllarca süren bir çalışmanın sonucudur ve profesyonellerden işlerini yaparken bu niteliklerini yaptıkları işlere koymaları ve dıştan bir zorlama ya da denetim yerine sahip oldukları bu değerleri yaptıkları çalışmalara katmaları beklenmektedir.

Farklı Denetim Tür ve Kaynakları Örnekleri Denetimin Kaynağı Önleyici Denetim Düzeltici Denetim Paydaşlar Sakat ve eski hükümlü çalıştırma sayılarına uyulması Kalifiye eleman alınmasını sağlamak için işe alma prosedürlerinin değiştirilmesi Örgüt Harcamaları kontrol etmek için bütçelerden yararlanmak Tehlikeli bir alanda “Sigara içilmez.” yasağına uymayan bir işçiye disiplin cezası verilmesi Grup Beklenen çıktı miktarı ile ilgili olan grup normları hakkında yeni personele tavsiyelerde bulunmak Grup normlarına uymayan bir işçinin sosyal olarak dışlanması yada tehdit edilmesi Bireysel İşini tamamlamak için öğle yemeğini ertelemeye karar vermek İşinden kaynaklanan memnuniyetsizliğin nedenlerini üst yönetime rapor olarak sunmak

Etkili Denetim Sisteminde Bulunması Gereken Özellikler Etkili bir işletme denetim sistemi tasarlamak, denetimin bir çok alanı içermesinden dolayı kolay bir işlem değildir. Bununla birlikte, bir denetim sistemi ne kadar beklenen amaçlarla ilişkili ise, objektif ise, tam ise, zaman bakımından uygun ve kabul edilebilir nitelikte ise, o derece etkili olmaktadır.

Etkili Denetim Sisteminde Bulunması Gereken Özellikler Arzulanan Amaçlarla İlişkili Olmak: Denetim sistemleri, işletmenin ulaşmak istediği amaçlarla ilişkili olmalıdır. Bu amaçlar çoğunlukla; müşteri hizmeti, işletmenin varlıklarını koruma, ürün ve hizmetlerin kalitesini artırmak şeklindedir. Objektiflik: Objektif bir denetim sistemi tarafsızdır ve kişisel hataları kapatmak için diğer personelin ve yöneticilerin yanıltılmamasını gerektirir.

Etkili Denetim Sisteminde Bulunması Gereken Özellikler Bütünlük: Bütün bir denetim, bütün amaçları ve davranışları içermektedir. Tam Zamanlılık: Tam zamanlı bir denetim sistemi, tam gerekli olduğu zaman bilgi sağlamalıdır. Kabul Edilebilirlik: Kabul edilebilir bir denetim sistemi gerekli ve uygun olarak görülür. Eğer bir denetim sistemi, geniş çapta ihmal ediliyorsa, yönetici bunun neden kaynaklandığını bulmalıdır.

Örgütsel Denetimin Etkinliğini Değerleme Yöntemi KRİTER Kesinlikle söylenemez Pek Değil Söylenemez Olabilir Kesinlikle söylenebilir Amaçlarla ilişkili olmak 1 2 3 4 5 Objektif Bütün Tam zamanlı Kabul edilebilir