Mustafa Kemal YALINKILIÇ Module 3: Environmental Objectives, Programme of Measures, Economic Analysis, Exemptions Toplantı Yönetimi Mustafa Kemal YALINKILIÇ Afyon, 2015

Konu Başlıkları Genel Toplanma nedenleri Toplantı türleri Bilgilendirme toplantısı Sorun tanımlama toplantısı Sorun çözücü toplantı Çalıştay/Workshop Diğer toplantılar Kim/ler katılmalı Başkan/Moderatör/ Kolaylaştırıcı Verimli yönetim Başarı etmenleri Katılımcı tarzları Toplantıyı sonlandırma Sonuç 2

Genel Toplantı Toplantı 3 Zaman kaybı Para kaybı Odağın kaybolması Morallerin bozulması Gevezelere platform oluşturması Entrika Karışıklık kaos Zaman kaybı Para kaybı Odağın kaybolması Morallerin bozulması Gevezelere platform oluşturması Entrika Karışıklık kaos Karar almak Sorunları çözmek Bilgi paylaşımı Koordinasyon İkna etmek Uzlaşma sağlamak Güven inşa etmek 3

Toplanma nedenleri Pek çok kişiye aynı anda bilgi aktarma Bir karar alma Aynı konuyla ilgili farklı görüşlere ihtiyaç Koordinasyon Talep varsa GEREKLİ! Talep/Tartışma konusu yoksa, Sonuç vermeyeceği düşünülüyorsa, Sonuçta liderin dediği kabul edilecekse, Başkalarını işe katmak konuyu bulandıracaksa Harcanan zaman ve paranın sonucu alınmayacaksa: GEREKSİZ!

Toplantı türleri Sorun Tanımlama Toplantısı Sorun Çözücü Toplantılar Mesleki toplantılar Kurul (karar) toplantısı Koordinasyon toplantıları (Aynı Düzeyde yöneticiler katılır) Komisyon toplantıları (uzman toplantıları) Müzakere toplantısı Eğitici toplantılar Yönlendirici toplantılar Diğer 5

Bilgilendirme toplantısı Amacı eğitmek bilgilendirmek Sorun çözmeye girişilmemeli Bilgi-görgü-deneyim aktarımı Katılımcılara soru sorma fırsatı verilmeli Feedback-tepki & kazanım ölçümü 6

Sorun tanımlama toplantısı Sorunları tespit Beklemek yerine sorunlara gitme Katılanların sorunları tespit etmesi Herkesin görüşü önemli Görüş yargılama, ayıplama ve kınama yok Önerileri değerlendirme Konsensüs sağlama Çözüm bulunması gerektiğini düşünme Birlikte karar almaya inanma 7

Sorun tanımlama toplantısı Önceden gündem bildirilmeli Sorunun açık seçik tanımı O güne kadar yaşanan olumsuz durumları Daha önce denenen çözüm önerileri Gerekli diğer ek bilgiler Sorunun yaşandığı tarafların katılımı 8

Sorun çözücü toplantı Sorun tartışma; Örn.; Personelin işe geç gelmesi? Kırtasiye giderlerinin azaltılması? Bürokrasinin en aza indirgenmesi? Motivasyonu artırabilme? Su havzalarındaki stakeholder talepleri? İlgili ve bilgili kişilerce yapılması Ortak çözüm yolları bulma ve uygulama gibi 9

Sorun tanımlama ve çözüm bulma: Çalıştay/Workshop Çalıştay/Workshop tekniği  Yaygın kullanılır Verimli sonuçlanır Her grup kendisine bir ad bulur Problemler grup kararıyla sıralanır (Sorun ağacı=Failure tree) Gruplar kendi problemlerini yazar Çözümlenecek sorun ele alınır Seçilen problem ve problemle ilgili sloganlar yazılır Tartışarak belirlenen çözüm önerileri yazılır Ortama sunma ve tartışma (Plenary session) = Sonuç bildirisi 10

Diğer toplantılar KURUL Toplantıları Değerlendirme ve karar verme Sorunların ve üretilen çözümlerin değerlendirilmesi Yönetim veya yürütme kurullarının üyeleri Mali - hukuki ve teknik konularda karar alma Koordinasyon toplantıları Müdürler Toplantısı Aynı Düzeyde yöneticiler katılır Uyum ve işbirliği hedeflenir 11

Diğer toplantılar Komisyon toplantıları Uzmanlar arasında yapılır Bir konuyu incelemek ve karara bağlamak Müzakere toplantısı İki ya da daha fazla grup arasında yapılır Tarafların karşılıklı görüşme ve tartışma Eğitici toplantılar Yönetim veya uygulamanın benimsetilmesi 12

Diğer toplantılar Yönlendirici toplantılar Yöneticiler astlarını harekete geçirmeyi hedeflerler Mesleki toplantılar Proje tartışmaları 13

Kim/ler katılmalı Daha az sayıda ilgili insanın katılması tercihi Büyük gruplarla gündem dağılması Tartışmaların çok zaman alması Sorun çözmede kimlere ihtiyaç varsa çağrı Sorunun sahanın ilgililerini davet Kimin bilgisi/sorunu/katkısı/bilgilendirilmeye ihtiyacı var ? Soruları katılımcıları belirler. 14

Başkan/Moderatör/Kolaylaştırıcı Toplantıya hazırlıklı gelmeli Toplantıyla ilgili dokümanları getirmeli Toplantıya zamanında gelmeli ve başlatmalı Toplantıyı yapıcı ve olumlu bir tavırla açmalı Toplantı kurallarını uygulamalı Katkı sağlamalı, açıklık sağlamalı, soru sormalı Farklı görüşlerin ortaya çıkmasını sağlamalı Adil söz hakkı vermeli Lider her toplantıda seçtiği oturma şekli ile statü farkını en aza indirmeli

Başkan/Moderatör/Kolaylaştırıcı Misafir ve telefon görüşmeleri için toplantıdan çağrılmamak Toplantıya zamanında katılabilmek Gündeme maddelerini unutmamak Gündemle ilgili bilgi ve materyalleri katılanlara verin Gündeme ilişkin hazırlıkları gözden geçirin Acil ayrılma halinde önceden vekil tayini-vekili üst amire bildir

Toplantı aşaması: Konuşmalar Söz almadan ve söz verilmeden konuşmamalı Karşılıklı konuşmama, toplantı başkanına hitaben konuşma Az ve öz konuşulmalı Sık sık söz almamalı Konudan konuya geçilmemeli Tartışmalara katılmalı, seyirci kalmamalı Görüşler veya itirazlar gerekçeleriyle birlikte söylenmeli

Verimli Yönetim Nutuk çekilmemeli, doğal konuşulmalı Konuşulanlar iyi dinlenmeli, not alınmalı Kabul edilmeyecek teklifler sunulmamalı Kabul edilmeyecek bir fikri ileri sürenden açıklaması istenmeli Ses tonuna dikkat! 18

Başarı Etmenleri Başlangıç ve bitiş saatine uyma İki saatten fazla verimsiz, ek bir toplantı yapılmalı Yazı tahtası (flipchart) bulundurulmalı Katılımcılar birbirlerini rahatlıkla görmeli-oturma düzeni Toplantı yerinde içecek bulundurulmalı Yazılı materyaller çoğaltılarak katılımcılara dağıtılmalı 19

Katılımcı tarzları-I Negatif tarzlar; Saldırgan: Saldırgan bir tavırla karşı çıkma, kırıcı söz ve davranışlar, herkesi küçük görme ve eleştirme, kimseyi veya hiçbir görüşü beğenmeme Engelleyici: Her şeye itiraz etme, başkalarının görüşlerini reddetme Çekimser: Tartışmalara katılmama, kendi kendine not alma veya hayale dalma İhtiraslı: Mevki ve statüsü nedeniyle hep böbürlenerek konuşma Uçarı: Konuyu Sürekli Değiştirme

Katılımcı tarzları-II Aceleci: Toplantının bir an önce bitmesini isteme, acil ve önemli işleri gerekçeli toplantıdan erken ayrılma Tuzakçı: Soruları ve eleştirileriyle diğer katılımcıları tuzağa düşürme, hatalarını, eksik ve yanlışlarını ortaya çıkarma Yakınmacı: Her şeyden ve herkesten şikayet etme Savunucu: Kendisini, kendi fikrini, kendi birimini sürekli savunma, hiçbir fikri ve öneriyi kabul etmeme Despot: Sık sık söz alma ve Baskıcı konuşma Oyuncu: Fıkralar anlatma, espriler yapma, grubu eğlendirme ve yerli yerinde oynamazsa zaman kaybettirme Uykucu: Toplantılarda uyuklama

Katılımcı tarzları-III Pozitif tarzlar Girişimci: Tartışmalar için yeni fikirler öne sürer, sorunlara olumlu yaklaşır Önerici: Konuyla ilgili görüş, düşünce ve önerilerini dile getirir Destekleyici: Diğer katılımcıların olumlu fikir ve önerilerini destekler Deneyimli: Kendi deneyimlerinden söz eder, örnekler verir, konuyu ve kişiyi destekler Özetleyici: En son söz alarak, toplantıda yapılan tartışmaları ve konuşmaları gözden geçirir ve konuyu toparlar 22

Katılımcı tarzları-IV Kaynaştırıcılar; Rahatlatıcı: Gerekli alanlarda toplantıya ara verilmesi, Gerilimi azaltmak için espri ve şakalar yapar Uzlaşmacı: Gerekli yerlerde makul tavizler verir Moral Verici: Över ve destekler. Dostça davranır ve cesaret verir (aşırı övgü!) Arabulucu: Ters düşen karşıt fikirlere arabulucu fikir ve öneriler, Karşıt görüşleri kaynaştırır 23

Toplantıyı sonlandırma Konuşmaları ve tutanaklar özetlemek Verileri süzmek ve sınıflandırmak Yorumlarda kısa ve öz olmak Yol haritasına dökmek Sonuç raporunu hazırlatmak Katılımcılara sunmak Israrcı karşıtlarla bilahare yüzyüze görüşüleceğini bildirmek Verimlilik esaslı bireyler/kurumlara teşekkür Sonuçların uygulanmasında yol haritasında iş bölümü ve zaman vermek Toplantı sonuçlarının takibini yapmak 24

Vakit nakittir…Teşekkürler! Sonuç Vakit nakittir…Teşekkürler!