İŞ ANALİZİ VE İŞ TASARIMI 3. HAFTA

Bir işletmede, çok sayıda farklı işler yapılmaktadır Bir işletmede, çok sayıda farklı işler yapılmaktadır. Bazen gerek İK yönetici ve uzmanları, gerekse birim yöneticileri, işletmede yapılmakta olan bu işler hakkında bilgi sahibi değildirler. İşletmede yapılmakta olan bu işler ve bu işlere ait gerekler hakkında bilgiyi nereden sağlayacaklardır? İşte bu ihtiyaç, İŞ ANALİZLERİ ile karşılanmaktadır.

İŞ ANALİZİNİN TANIMI İş analizi: işlerin doğru, etkin ve sağlıklı biçimde değerlendirilmesi amacıyla örgütte yer alan her işin ayrı ayrı niteliği, niceliği, gerekleri, sorumlulukları ve çalışma koşullarını bilimsel yöntemlerle inceleyen ve bilgi toplayan bir tekniktir. İŞ ANALİZİ işletmede, yapılacak her bir işin niteliği, işin genel durumu ve özellikleri, işin yapıldığı çevre ve çalışma koşulları hakkında bilgi toplanması, toplanan verilerin sistematik şekilde incelenmesi, değerlendirilmesi ve bunlara ilişkin bilgilerin yazılı hale getirildiği bir süreçtir.

İş analizi çalışmaları sonucunda şu temel sorulara cevap aranır: İşin Ne olduğu İşin Nasıl yapıldığı İşin Ne zaman yapıldığı İşin Nerede yapıldığı İşin Neden yapıldığı İşin Kim tarafından yapıldığı Çalışanın görevleri ve sorumlulukları Çalışanın ne gibi bilgi, kişilik ve zihinsel/fiziksel özelliklere sahip olması gerektiği

İŞ ANALİZİNİ KİM YAPAR? İş analiz çalışmaları, organizasyon içerisinde oluşturulacak bir uzmanlar grubu veya birim tarafından yapılacağı gibi, işletme dışından bir danışman kişi veya kuruluş aracılığı ile de yapılabilir. İşletmedeki iş analizleri sürekli değilse, bir danışmana kişi veya kuruluşa, yaptırılabilir. Eğer işletmedeki iş analizleri sürekli ve çok şekilde yapılıyor ise, bu durumda işletme içerisinde oluşturulacak bir birim tarafından yapılması doğru olacaktır

İş analizinin yapılmadığı işletmelerde İşletmede bulunan mevcut işlerin gereklerinin bilinmediği bir örgütte, istihdam edilmek üzere ne tür vasıflara sahip elemanlara ihtiyaç duyulduğu bilinemez, dolayısıyla sağlıklı bir seçim yapılamaz. İş tanımlarının ve iş gereklerinin bulunmadığı işletmelerde elemanların başarılarını ölçmek, onların ne tür eğitim programlarına ihtiyaçları olduğunu saptamak, yaptıkları işleri sağlıklı bir şekilde ücretlendirmek de söz konusu değildir.

İş analizinin kullanım amaçları 1 Gelecekte gereksinim duyulacak çalışan ihtiyacını saptayarak insan kaynakları planlamasına yardımcı olmada, İşe alımdaki açık ve kesin kriterleri oluşturmada ve işle işgörenin eşleştirilmesinde, İşgören seçme testlerinin hazırlanmasında, İşle ilgili performans standartlarının oluşturulmasında ve işgörenlerin performans değerlemelerinde, İşlerle ilgili sorumluluk ve yetki belirleme çalışmalarında, İşçi-işveren arasında oluşabilecek uyuşmazlıkların çözümünde,

İş analizinin kullanım amaçları 2 Şu anda ya da gelecekte ortaya çıkabilecek eğitim ihtiyacını tespit etmede ve eğitim programlarının geliştirilmesinde, Olumsuz çalışma koşullarının ortadan kaldırılması ve iş güvenliği kriterlerinin belirlenmesinde, Ücret ve maaşların belirlenmesinde, işgörenlere yönelik parasal özendirme planlarının hazırlanmasında, Yeni işgörenlerin işe alıştırılması çalışmalarında, terfi, transfer ve iş rotasyonuna (iş değiştirme) yönelik kararların alınmasında, İşlerin yeniden yapılandırılması ve zenginleştirilmesi çalışmalarında,

İş analizine dayalı eylemler İ.K. Planlaması İŞ TANIMLARI Görevler Sorumluluklar İlişkiler İş koşulları Tedarik ve Seçim Eğitim ve Geliştirme İş Analizi Performans Değerlendirme İŞ ŞARTNAMELERİ Bilgi Beceri Yetenekler Kişisel özellikler Ücret Sağlık ve Güvenlik Sendika ile İlişkiler

İş tanımı ve iş şartnamesi İş analizi sonucunda ortaya çıkarılan ve çeşitli amaçlarla kullanılan belgelerden birisi iş tanımlarıdır. Diğeri iş şartnamesidir. İş tanımı: belirli bir işte yapılması gereken görevlerin, ödevlerin ve davranışların yazılı bir ifadesidir. İş şartnamesi: bir işi yapacak kişilerin sahip olmaları gereken niteliklerin belirtildiği bir belgedir.

İş analizi süreci İş analizi süreci, birbirini izleyen üç aşamadan oluşmaktadır: 1-Hazırlık çalışması 2-İş analizi bilgilerinin toplanması 3- İş analizi bilgilerinin uygulanması

İş Analizi Hazırlık Çalışmaları İş analizi çalışmasına başlamadan önce, işletmenin örgüt yapısı ve bu yapı içerisinde izlenmekte olan süreçlere ilişkin şemalar ayrıntılı şekilde gözden geçirilerek örgüt yapısı içindeki çeşitli birimlerde yapılmakta olan işler tespit edilmektedir. Ayrıca, işletmenin yönetim anlayışı ve felsefesi, çalışanların eğitim düzeyleri, işletmenin faaliyet gösterdiği sektör, işletmeyi etkileyen iç ve dış çevre koşulları ve benzer konularda da bilgi sahibi olmak gerekir.

İş Analizi Bilgilerinin Toplanması İş analistleri, iş analizinde şu sorulara uygun cevaplar ararlar: İK (personel) ne yapıyor? ( Personelin görevi ) Personel işini nasıl yapıyor? (Yöntem ve teknikler ) Ne çeşit yardımcı araçlar gerekiyor? (Makineler, aletler, donanım) Hangi çıktılar elde ediliyor? (Üretilen mal ve hizmet ) Ne çeşit beceri, bilgi ve deneyim gerekiyor? (İş gerekleri) İşler hangi koşullarda yapılıyor? (Çevresel faktörler ) İş analistleri, yukarıdaki sorulara uygun cevaplar bulabilmek için şu üç aşamayı sırasıyla izlemektedir: 1. Analiz edilecek işlerin iş unvanlarının belirlenmesi 2. Bir soru formunun hazırlanması 3. İş analiz bilgilerinin toplanması

İŞ ANALİZİ İÇİN HAZIRLIK İŞ ANALİZİNİN VERİLERİNİ TOPLAMA İş analizi süreci İŞ ANALİZİ İÇİN HAZIRLIK İŞ ANALİZİNİN VERİLERİNİ TOPLAMA İşin Kimliği Anket Geliştirme Veri toplama İş Tanımları İş Standartları İş Şartnameleri

İŞ TANIMLARI İş Tanımı: Bir işgörenin yaptığı şeyi, işin nasıl yapıldığını, işin ne zaman ve nerede ifa edildiğini açıklayan ve iş analizi sonucu geliştirilen yazılı bir belgedir. İş Tanımlarının Unsurları: 1. işin kimliği ve Konumu 2. işin amacı ve özeti 3. görev ve sorumluluklar 4. ilişkiler 5. bilgi, beceri, yetenek gerekleri (Üst Bilgi- Know – how) 6. problem çözme 7. yetki 8. işte kullanılan araç ve gereçler 9. performans standartları

İş tanımlarının kullanım alanları 1. seçim 2. terfi 3. performans değerlendirme 4. performans standartları oluşturma 5. iş değerlemesi 6.eğitim

İş Tanımları İş tanımları, iş analizlerinin ayıklanmış, özlü bilgilerinden oluşur. Bu nedenle okunması ve algılanması kolay olur. Yöneticilerin ve personelin kolaylıkla yararlanabileceği şekildedir. Her işletmenin kendine göre hazırladığı iş tanım formları; işin kimliği, özeti, içerdiği görevler ve çalışma koşulları bölümlerinden oluşur. “İşin kimliği” bölümünde işin adı, kodu, bölümü ve işi yapan kişinin bağlı olduğu ilk yöneticinin kimlikleri yer alır. (Bu bölümde iş tanımının yapıldığı tarih ve iş değerlemesinde kullanılmak üzere işin diğer işlere göre önemini gösteren “işin düzeyi” hanesi de yer alır). Tablo 2.4′de bir iş tanımı formu örneği görülmektedir. “İşin özeti” kısmında işin ne olduğu, nasıl ve niçin yapıldığı kısaca açıklanır. “İşin içerdiği görevler” bölümünde; işin aşamaları, gerekleri ve kapsadığı sorumluluklar ortaya konur. “Çalışma koşulları” kısmında ise işin fiziksel çevre özellikleri, içerdiği tehlikeler, çalışma saatleri, vb. belirtilir. İş tanımı, işi bir bütün olarak ele alır. İş analizinin “iş tanımı” şeklinde düzenlenmiş hali özellikle işin örgüt yapısı içindeki yeri, diğer işlere göre önemi, amacı, aşamaları, sınırları, görev ve sorumlulukları, kime bağlı olduğu, nasıl bir ortamda ve hangi zaman diliminde yapıldığı konusunda yöneticilere bilgi verir. Ayrıca personelin bu konuda bilinçlenmesini sağlar. İş analizinin kullanılma amaçları iş tanımları için de geçerlidir. (bkz. iş analizlerinin kullanılma alanları).

İş Gerekleri İş gerekleri de iş analizi bilgilerinden türetilir. Ancak iş tanımları gibi genel ve işin bütününü kapsar nitelikte değildir. Özellikle işin yerine getirilebilmesi için personelin taşıması gereken nitelikleri ortaya koyar. Bunlar; eğitim düzeyi, deneyim, zihinsel, fiziksel, davranışsal, hatta duygusal özelliklerdir. İş gerekleri formunun hazırlanmasıyla, personel seçimi sırasında adaylarda hangi özelliklerin aranacağına, personel eğitiminde çalışanlara hangi konularda eğitim verileceğine ilişkin iş analizi bilgileri belli bir format altında düzenlenmiş olur. Dolayısıyla iş gerekleri formu, personel seçimi ve eğitimi işlevlerinde kullanılır. Bir iş gerekleri formunda işin gerektirdiği personel özelliklerine ek olarak iş tanımında yer alan işin kimliği ve çalışma koşulları bölümleri de bulunur. Tablo 2.5′de bir iş gerekleri formu örneği görülmektedir.

İŞ ŞARTNAMELERİ Bir işgörenin belirli bir işi yapması için gerekli olan beşeri nitelikleri belirten yazılı bir belgedir. İş şartnamesinin unsurları: 1. işin kimliği 2. deneyim 3. öğrenim gerekleri 4. özel bilgi gerekleri 5. fiziksel gerek ve beceriler 6. kişilik gerekleri

İş şartnamesinin kullanım alanları 1. işe eleman seçiminde 2. eğitim ihtiyacının saptanmasında 3. iş değerlemesinde

İş Gerekleri Formu Örneği

İŞ ANALİZİ VERİ TOPLAMA YÖNTEMLERİ İşler hakkındaki bilgiler 3 ana kaynaktan elde edilebilir. 1. bu işlerde çalışan işgörenler, 2. bu işleri bilen gözetimciler dahil diğer işgörenler, 3. işgörenleri izleyen bağımsız gözlemciler. Bu kaynaklarla bağlantı kurmak için kullanılan bilgi toplama yöntemleri şunlardır: 1. gözlem 2. görüşme 3. soru formu

1. Gözlem yöntemi Gözlem yönteminde iş yükümlüsü doğal ortamında izlenerek faaliyetleri ve davranışları kayıt altına alınır. Gözlem yöntemi doğrudan gözlem veya dolaylı gözlem şeklinde uygulanabilir. Direkt gözlem yönteminde ilgili kişinin yanında bulunulur, uzaktan gözetlenir veya video kamera aracılığıyla “izlenir”. Dolaylı gözlem yönteminde ise video kayıtları banttan “incelenerek” veya kişinin çıkardığı iş sonuçlarına bakılarak “değerlendirme” yapılır. Gözlem yöntemi bir çok ayrıntıyı ortaya çıkarma potansiyeline sahip olmakla birlikte iş rollerini belirleme konusunda yetersiz kalan bir tekniktir. Gözlem yöntemi özellikle fiziksel görevlerin ardışık sırasını belirleme konusunda araştırmacıya yardımcı olur.

1. Gözlem yöntemi Çalışanların iş başındaki faaliyetleri iki şekilde gözlemlenir: Uzun sayılabilecek bir zaman boyunca bir kişiyi sürekli gözleme, Örneklem olarak belirlenen kişileri rasgele seçerek daha kısa zaman süreleri içinde gözleme. Gözlem yöntemi basit ve kolay uygulanabilen bir yöntemdir. Gözlem yönteminin sorulacak soruların belirlenmesine fırsat sağlayacağı için mülakat tekniğinden önce uygulanması yerinde olur. Ancak gözlem yöntemini her koşulda uygulamak mümkün olmayabilir. Bazı işyerlerinde sendika temsilcileri böyle bir gözlem çalışmasının yapılmasına itiraz edebilirler veya iş güvenliği, meslek sırrı gibi nedenlerle gözlem yapılmasına izin verilmeyebilir. Gözlem yöntemi, basit ve rutin işler için uygundur. Ancak, bu işlemin zihinsel bilgi gerektiren işler için uygulaması zor gözükmektedir.

2. Görüşme (mülakat) yöntemi İşi yapan yükümlüler, amirler veya konu içeriği uzmanlarıyla görüşme yapılarak işe ilişkin görevlerin belirlenmesi sürecidir. İş yükümlüleri işin boyutlarını genelde bilemezler veya isimlendiremezler. İşin boyutlarını daha sonra analizi yapan araştırmacı belirler. Mülakat sırasında iş yükümlüsüne sorular sorularak işi nasıl yaptığı belirlenmeye çalışılır. Yükümlünün cevapları hemen ya yazılı hale getirilir veya banda alınarak daha sonra yazıya dökülür. Sübjektivitesi yüksek bir yöntemdir. Kimi çalışanlar tevazu gösterip çarpıtabilirlerken, kimileri de abartabilir. Bu yöntem anketle birlikte kullanıldığında, daha etkin sonuçlar alınacaktır.

2. Görüşme (mülakat) yöntemi Yapılandırılmış mülakat: sorulacak soruların niteliği ve sırası önceden belirlenmiştir. her şey önceden planlanmış olduğundan veriler daha sistematik bir biçimde toplanır. Yapılandırılmamış mülakat ise serbest bir tarzda yapılır ve konuşmanın seyrine göre görevler belirli bir sistematikten yoksun olarak belirlenmeye çalışılır. Mülakat, iş analizi sürecinin herhangi bir aşamasında yapılabilir. Mülakat yöntemiyle kişinin kendi işini nasıl gördüğü ve algıladığı daha net bir şekilde ortaya konur.

3. Anket (Soru Formu) yöntemi İlk adım olarak, analistler, iş analizi yapılacak bölümün yöneticisi ile işe başlamalı, onlara çeşitli sorular yönelterek, söz konusu bölümde yapılan işi ve o işin diğer işlerle olan ilişkisini detaylıca öğrenmeye çalışılmalıdır. Örn. Fabrikada çalışan tornacıların yaptığı iş analiz edilirken hepsinin dolduracağı tek tip bir anket sonucunda gerekli tüm bilgi edinilmiş olur, ancak söz konusu olan çeşitli memurluk pozisyonları ise, aynı şey onlar için geçerli olmayabilir. Örn. Bir ankete evrak kayıt memurunun verdiği cevaplardan muhasebe servisinde çalışan bir memurun yaptığı iş çıkartılamaz. Böyle durumlarda değişik anketlere ihtiyaç duyulur.

3. Anket yöntemi Bu araştırmaları takiben, ortaya çıkacak anket taslakları hem çalışanların bir üst amirine, hem de bölüm yöneticisine kontrol ve onay için verilmelidir. Anket işçi ve memur pozisyonlarında olduğu gibi, amir ve yönetici pozisyonları için de önemli bir araçtır. Fakat yöneticinin yaptığı işin çok kapsamlı olması nedeniyle anketlerin çok fazla soru içermesi gerekebilir. Oysa, yöneticinin zamanı kısıtlıdır. O nedenle, anketler kısa tutulmalı, iş analisti, yönetici ile uygun zamanda yapacağı görüşmede, ona işiyle ilgili daha detaylı sorular yöneltmelidir.

Yöneticiler için hazırlanmış bir iş analiz anketi Tarih:…………………………………………. Adınız soyadınız:……………………………. Yaptığınız işin unvanı:……………………… Bir üst amirinizin adı:……………………….. Çalıştığınız bölüm:………………………….. İşinizi tanımlayınız Bir üst amirinizden sonra, eğer varsa, kime bağlı olarak çalışıyorsunuz? Astlarınız olarak çalışanları ve onların görev ve pozisyonlarını belirtiniz. Diğer departmanlarla olan ilşkilerinizden bahsediniz Bu görevi yerine getirirken ne tür kararlar vermeniz yetkiniz dahilindedir. Bu görevi yerine getirirken hangi kararları verebilmek için üst(lerinizin) onayını almanız gerekir. İşinizle ilgili günlük aktiviteleri yazınız. İşinizle ilgili değişken sürelerde yapılan aktiviteleri yazınız. Bu pozisyonda, ne kadar seyehat etmeniz gerekmektedir. Yaptığınız işle ilgili eklemek istediğiniz şeyler varsa, yazınız. Bir üst amirin düşündükleri: Amirin imzası

Bir iş hakkında bilgi elde etmenin diğer yolları arasında: 1. daha önceki iş tanımlarının incelenmesi 2. iş araçlarının incelenmesi 3. işleri bizzat ifa etme

YETKİNLİKLERE DAYALI İŞ ANALİZİ Geleneksel iş analizlerinde önemli olan çalışanın “ne “ yaptığı olup odak noktası iştir. Yetkinliklere dayalı iş analizinde ise kişinin ne yaptığından çok nasıl yaptığı önemli olup, çalışanın kendisine odaklanılır. Kişi işinde başarılı olabilmek için ne tür yetkinliklere sahip olmalıdır sorusuna yetkinliklere dayalı iş analizlerinde yanıt aranır. Geleneksel iş analizleri ile karşılaştırıldığında yetkinliklere dayalı iş analizlerinin daha esnek, daha stratejik ve işletmelerin performans yönetimine daha uygun olduğu görülmektedir.

İŞ STANDARTLARI İş Standartları; çalışanların çabaları için ulaşılması gereken hedefler şeklinde tanımlanabilir. İş Standartları, bir işin başarı derecesinin tespitinde kullanılan bir kriter olup, örgütteki birim yöneticilerinin çalışanlardan ne beklenmesi konusunda yardımcı olmaktadır. İş Standartlarının iki işlevi vardır: Birinci işlev, çalışanlar için ulaşılması gereken hedefler olmasıdır. Ulaşılması gereken hedeflere erişmek çalışanları motive eder, onlara başarı duygusu vererek iş tatmini sağlar. İş standartları olmaksızın çalışanların performansının olumlu veya olumsuz yönde gerçekleştiği söylenemez. ikinci işlevi ise, işteki başarının ölçülmesinde kriter olarak kullanılmasıdır. İş standartlarının bulunmaması halinde, hiçbir kontrol sistemi iş performansının başarılı ya da başarısız olduğunu doğru ve güvenilir bir şekilde değerlendirememektedir.

İŞ ANALİZ TEKNİKLERİ İşler hakkında elde edilen veriler, iş analizi teknikleriyle amaca uygun bir şekilde analiz edilerek iş tanımları ve iş şartnameleri geliştirilir. Bir çok iş analizi tekniği bulunmaktadır. Bunlardan başlıcaları: 1. fonksiyonel iş analizi 2. görev envanteri 3. pozisyon analizi anketi 4. Kritik olay tekniği

1. fonksiyonel iş analizi: bir iş sayesinde yerine getirilen faaliyet ile çalışanların o işi tamamlamak için yaptığı faaliyeti birbirinden ayıran bir görev analizi tekniğidir. 2. görev envanteri: belli bir meslekte çalışanlar tarafından gerçekleştirildiği düşünülen görevler veya faaliyetlerden oluşan listeye verilen addır. 3. pozisyon analizi anketi: çalışma davranışlarını, çalışma koşullarını ve işin özelliklerini gösteren ve çeşitli işlere uygulanabilen 194 maddelik standart bir iş analizi anketidir. 4. Kritik olay tekniği: kritik iş görevlerini belirleyen bir tekniktir. İşin başarısı açısından kritik değere sahip çalışan davranışlarına odaklanır.

İŞ TASARIMI (DİZAYNI) Belirli bir iş ya da birbirlerine bağımlı işlerden oluşmuş sistemlerin, hem çalışanların iş deneyimlerini, hem de işleri başında verimlerini artırmak amacıyla değiştirilmesini içeren faaliyetlere iş dizaynı denir. İş Dizaynı Teknikleri; İş Basitleştirme, İş Rotasyonu, İş Genişletme, İş Zenginleştirme, İş karakteristikleri modeli, Süreç yenileme.

İş basitleştirme (Job Simplification): işi en küçük parçalara ayırarak kolayca eğitim vermek niteliksiz iş gücünü kullanmak ve bu suretle maliyetleri düşürmek amacıyla yapılır. İş rotasyonu: işgörenleri farklı görevler içeren işlerde periyodik olarak görevlendirmeyi veya bir iş ya da görevden başka birine hareket ettirmeyi öngörür. İş genişletme (Job Enlargement) : bir işgörenin sadece tek bir görev üzerinde uzmanlaşması yerine onun işin tümü veya birkaç görevini öğrenerek icra etmesi anlamına gelir. İş zenginleştirme ( Job enrichment): iş içeriğinde ve sorumluluk düzeyinde dikey temel değişiklikleri yapmayı içerir. İş karakteristikleri modeli: kapsamlı bir iş zenginleştirme modelidir. İşgörenleri motive etme ve tatminlerini sağlamak için hem yatay hem de dikey iş yükünü birleştirir. Süreç yenileme (Reengineering) : iş sistemini yeniden düşünmeyi ve tasarlamayı içerir.

işgören motivasyonu ve uyumu açısından iş tasarımı konusunda alternatif düzenlemeler Standart Çalışma Programları Esnek Çalışma Programları (Çalışma) Sıkıştırılmış İş Haftaları, Kısmi (Yarı-zamanlı) çalışma yöntemidir. , Evden Çalışma ( Home Office )

Standart Çalışma Programları: sabit bir çalışma haftasına göre çalışmanın programlanmasını öngörür. Örneğin günde belirli saatler arasında 7,5 saat çalışma. Esnek Çalışma Programları (Çalışma): işgörenlere çalışma zamanlamasında ve iş dışı faaliyetlerde günlük tercihte bulunma olanağı veren bir programdır. Sıkıştırılmış İş Haftaları: esnek çalışma yöntemlerinden biridir. Örneğin bir haftada çalışılması gereken 45 saati 6 gün yerine 4-5 güne sıkıştırılabilir. Kısmi (Yarı-zamanlı) çalışma yöntemidir: sürekli bir kısmi çalışma programının kısaltılmış günlük çalışma programıdır. Yer ve zaman kavramlarından bağımsız çalışma (Teleworking ): işgörenin çalışma zamnının önemli bir kısmını işyerinden uzakta çalışmasını gerektiren geniş bir iş etkinliği dizisidir. Evden Çalışma ( Home Office ): iş yeri dışında çalışma şeklidir.