Eylül 2008

“Bazı toplantılar “körlerle sağırlar birbirini ağırlar” mantığıyla düzenlenir; konulara farklı yaklaşanlara söz verilmez, ya da genel kabul gören tezin dışındaki fikirlere temsil hakkı tanınmaz… Sonunda herkes mutlu ayrılsa da toplantı için sarf edilen onca emek ve harcanan para havaya gider…” Diyordu. Gazeteci FEHMİ KORU bir yazısında: HAKLI… BU SEBEPLE BU KONUYU ELE ALDIK. YUH DA… ALKIŞ DA ALINABİLİR…

BİLGİ ve ÜRETKENLİK KONFERANS, SEMİNER vb. TOPLANTILARDA KONUŞMACI, UZUN ÇABALAR SONUNDA ELDE ETTİĞİ BİLGİYİ İZLEYENLERE ÖZET OLARAK AKTARIR. BİR FİKİR, HİZMET VEYA ÜRÜN; ADI NE OLURSA OLSUN, YAPILAN HER İŞ BİR ÜRETİM ÜRETİM ’DİR.

ETKİLENME Ya Başkan / Kurul üyesi Üye, ortak, vatandaş Veya

PAROLA Başarısızlığın faturası doğrudan başkan veya yönetim kurulu üyesine çıkarılacağından, itibar kaybına veya makam kaybına uğrarlar. Örnek – 1 Bir şirketin ortağı, şirket yönetim kurulunun alacağı kararlardan ekonomik olarak (kâr / zarar şeklinde) etkilenir. Örnek – 2 Sivil vatandaş, Belediye Meclisi’nin aldığı bir karardan ekonomik / sosyal olarak etkilenir. DOĞRUDAN ETKİLENİR DOLAYLI ETKİLENİR ÇÜNKÜ KENDİMİZ İÇİN … ÇOCUKLARIMIZ İÇİN … TORUNLARIMIZ İÇİN … DOĞRUSUNU YAPALIM

TOPLANTI ÇEŞİTLERİKONULARINKARARABAĞLANMASITOPLANTISI KARARTOPLANTISI Gündemli konuların karara bağlanması Örnek: - Genel kurul - Yönetim kurulu BİLGİVERMETOPLANTISI DİNLEYİCİLERİBİLGİLENDİRMETOPLANTISI Bir konunun anlatılması Örnek: - Konferans - Panel, form - Seminer BİLGİALMATOPLANTISI YETKİLİNİN BİLGİLENME BİLGİLENMETOPLANTISI Yöneticinin yetkilisinden bir konuda brifing alması ÇOKAMAÇLITOPLANTI DEĞİŞİKMAKSATLITOPLANTI Gündemi birkaç maksat taşıyan Toplantı Örnek: Şirketlerin bazı toplantıları SERBESTTOPLANTI BİLİMSELOLMAYANTOPLANTI Serbest konular üzerinde sohbet Yapılması Örnek : Aile toplantısı, her çeşit sohbet toplantısı.

KARAR TOPLANTISI BAŞKAN: ÜYELER: ÜÇÜNCÜ ŞAHISLAR: DOĞRU YÖNETMEYE DOĞRU YÖNETİLMEYE DOĞRU DENETLEMEYE Beş ana başlıkta topladığımız toplantı çeşitlerinden önemli gördüklerimizi tek tek ele alalım. İlk olarak “Karar Toplantısı”

TOPLANTIYA HAZIRLIK FİZİKİ HAZIRLIK: ● ● Gündem maddelerini belirler. ● ● Toplantı dokümanlarını hazırlatır ve önceden katılımcıların eline geçmesini sağlar. ● ● Kendi hazırlıklarını tamamlar. Başkan, toplantı yerinin fiziki şartlarının uygunluğunu sağlatır. GÜNDEM HAZIRLIĞI: BİLİMSEL HAZIRLIK: Gündemin kendi görev alanını ilgilendiren kısmıyla ilgili her türlü ön hazırlığı yapmak. ZAMAN PLANLAMASI: ● ● Toplantı zamanını önceden boşaltmak. ● ● Toplantıya tam zamanında katılmak. ● ● Uygun yere oturmak. “Geç gelme huyu” bizim toplumumuzun önemli ayıplarından biridir. Katılmaya engel bir mazeret doğmuşsa, önceden haber verilmelidir.

TOPLANTIYA HAZIRLIK ÇÜNKÜ:ÇÖZÜM:

TOPLANTI SÜRECİ En büyük sorunlardan biri “ortada dolaşan bilgilerin” çoğunun kirli (yanlış/yalan) olması. Akıllı olan, her bilgiyi kullanmaz, her çağrının arkasına düşmez… YANLIŞ HABERİ YÖNETİME TAŞIMAK Yanlış bilgi yayılırSONUÇ Bize güvenenleri yanıltmış oluruz Karar yanlış bilgi üzerine oturur SONUÇ Bize olan güven sarsılır

TOPLANTI SÜRECİ BİR DİĞER İFADE İLE BU KÜLTÜRDE Bir toplantıda “karar alma şekli” toplantıyı oluşturanların “düzeyi” ve alınan kararların “verimliliği” hakkında bilgi verir… Doğru karar alma şekli nedir?.. Özetle: Herkes kendi fikrini (aykırı da olsa) savunur, sonunda herkes alınan kararı “kendi kararı kabul ederek” uyar… Yönetim kurulu üyesi olmanın mesuliyetini taşımayan, ne üretebilir ki? Az gelişmiş ülkeler, bu tip yöneticilerin bol olduğu ülkelerdir. Karara katkısı olmayan üye için ne karar alındığının bir önemi yoktur. O, dışarı da karara uymayacak ve dedikodu üretecektir. Başkalarına saygı göstermeyenler, başkalarından kendisine saygı duyulmasını beklememelidir.

Çok az maliyet ile büyük fayda elde edilecekse, bu kararı almaktan korkmamalıdır. TOPLANTI SÜRECİ ZARARFAYDA ZARARFAYDA Çok az bir fayda elde edilirken büyük bir zarar oluşuyorsa, önce zarar defedilir…

TOPLANTI SÜRECİ

Taraflar, kurallara uyarak bu olumsuzluğu önleyebilir. TOPLANTI SÜRECİ ŞİKAYET YÖNETİCİÜ Y E DEDİKODU

TOPLANTI SÜRECİ DİNLEYİCİ OLABİLMEK: KONUŞMACI OLABİLMEK: ● Gündemi titizlikle uygulamak. ● Fikirlere kapalı, ulaşılması güç tip izlenimi vermemek. ● Fikirlere eşit mesafede durmak. ● İstismara açık, yasalara aykırı teklifleri reddetmek. ● Yetki vermek / yetki almak. ● Kararlarda üçüncü şahısların hakkını korumak. ● Fikirlerden strateji üretmek. ● Eleştiri yapana hoşgörülü olmak, kindar davranmamak.

KARARLARIN TAKİPÇİSİ OLMAK: ● Başkan, kararların uygulamasını her evrede ve birimde izlemelidir. ● Bunu yaparken işleyişe fazla müdahil olmamalı, sonuçtan denetlemelidir. HATALARI GİDERMEK: ● Başkan, yardımcılarında gördüğü eksiklikleri ve hataları gidermenin meşru yollarını bulmalıdır. ● Karar ile uygulama arasında uyumsuzluk oluşuyorsa, hangisinin hatalı olduğunu araştırmalıdır. ADİL DAVRANMAK: Başkan, başarının sürekliliği için, ödül ve cezada adil / dengeli olmalıdır. TOPLANTI SONRASI SORUMLULUĞU GÖREVİ YETKİSİ DENETİMDE BULUNMAK: Başkan, yetkisini doğru kullanır ve yetkisini kimse ile paylaşmaz / tartışmaz. TAVİZ VERMEMEK: Başkan, uygulamada statüsü ne olursa olsun, kimseye taviz vermez. HERKESE BİLGİ VERMEMEK: Başkan, alınan kararlarla ilgili olarak kişilerin bilmesi gerektiğinden fazla bilgiyi onlara vermez. YASALARA UYMAK: Başkan, hukuka / fıkha / meşru örfe uygun davranır. BAŞARMAK ZORUNLULUĞU: ● Başkanlık makamı, şikayet yeri değil, çözüm üretme yeridir. ● Başkan, çalışanlar gibi mazeret ileri süremez. İSTİFA EDEBİLMEK: Başkan, başarısızlık halinde, ‘istifa etme kültürü’ nün gereğini yapar.

GÖREVİNİ DERT EDİNMEK: Kendine verilen görevi en iyi şekilde nasıl yapacağını dert edinir ve başarı için taktik geliştirir. EKSİKLİKLERİNİ GİDERMEK: Bulunduğu konumun gereği, bilgi ve beceri eksikliklerini gidermek için çalışma yapar. EMRE İTAAT ETMEK: Çalışma organizasyonu içindeki yerini dikkate alarak, üstlerinin meşru talimatlarını aynen uygular. TOPLANTI SONRASI SORUMLULUĞU GÖREVİ YETKİSİ TESPİT YAPMAK: Görev alanı içindeki çalışmalarda, aksamaları gözlemek. ÇÖZÜM ÜRETMEK: Yaptığı gözlemlere bağlı olarak, çözüm üretmek ve bunları ilgililere duyurmak.UYARMAK: Birimindeki çalışmaları (üretimi) olumsuz etkileyenler varsa, onları uyarmak. ŞAHSİ ÇIKAR GÖZETMEMEK: Toplumsal kalkınma bilincinde olmak, şahsi çıkar peşinde olmamak. GIYBETTEN UZAK DURMAK: Gıybet ve dedikodu bir virüstür. Girdiği yeri çökertmeden çıkmaz. Bir iş yerinde pozitif üretim varsa, çalışanının geleceği vardır. NEFİS MUHASEBESİ YAPMAK: Statüsünü ve maaşını hak edip etmediğini kendi nefsinde devamlı sorgulamak.

● Toplantılara bilinçli katılmak. ● Göreve davet edildiğinde kabul etmek. Toplumlarda “üçüncü şahıslar” dediğimiz insanlar / gruplar ne kadar bilinçli ise o yapı(ülke) o oranda “katma değer üretecek” demektir… Tersine; “Bana ne” diyenlerin çoğunlukta oldukları yapılanmalarda yöneticiler diktatör / asalak, yönetilenler köledir… DENGEDE ÜÇÜNCÜ AYAK ● Başkan ve kurul üyelerini seçmek. ● Yönetimi denetlemek. ● Gerekirse değiştirmek. Seçtiği yöneticilerin başarısızlıklarının sonuçlarına katlanmak. ÜYE + ORTAKVATANDAŞ Bir şirketin ortakları denetlemek adına, üyeler potansiyel yönetici olmak adına ve vatandaş (bilhassa seçmen) ülke yöneticilerini seçmek adına ÖNEMLİ UNSURLARDIR.

DİĞER TOPLANTI TÜRLERİ Bir veya birkaç konuşmacının bir konu üzerinde BİLGİ VERMESİ İÇİN YAPILAN TOPLANTI Örnek: Seminer, konferans, panel vb. BİLİME SAYGI: ● ● Bilgi ve belgeye dayalı konuşma planı hazırlamak. ● ● Gerekli her türlü belge ve aparatı yanında bulundurmak. DİNLEYİCİYE SAYGI: ● ● Salona toplantının başlama saatinden önce gelmek. ● ● Dinleyicinin güvenini sarsıcı söz ve davranışlarda bulunmamak. ● ● Dinleyicinin anlayabileceği tarzda konuşmak. ZAMANA SAYGI: Konuşmayı akış planına uygun yaparak, dinleyicileri yormamak ve uzatmalarla zamanını çalmamak… Kişi; halka açık bir toplantıyı haber aldığında, toplantının kendisine ne gibi katkısı olacağının analizini yapmalıdır. Toplantı faydalı olacaksa, katılmak için zaman ayarlaması yapmalıdır. ● ● Not alabilmek için gerekli malzemeyi de yanına alarak, toplantı saatinden önce salona gelmeli ve yerini almalıdır. ● ● Toplantı esnasında salonu terk etme ihtiyacı hissetmemek için önceden tedbir almalıdır. ● ● Konuşmacıyı dikkatli bir şekilde izlemeli, olabildiğince istifade etmelidir. ● ● Toplantı sonunda, soru sorma fırsatı verilirse, doğru soruyu sorabilmelidir.

Bilgi verecek konuşmacı, toplantıya iyi hazırlanmış olarak gelmelidir. BU TOPLANTILAR: Halka ve basına kapalı olduğundan konuşmacının performansı dışarı yansımaz. ANCAK DİNLEYİCİ (kişi / heyet): ● ● Konuşmacıdan daha üst statüdedir. ● ● Ana hatlarıyla (bazen de ayrıntısıyla) konuyu bilmektedir. ● ● Performans düşüklüğü varsa bunu görür ve affetmez. DİĞER TOPLANTI TÜRLERİ Yetkilinin kendine bağlı birim yetkilisinden veya bir uzmandan BİLGİ ALMASI İÇİN YAPILAN TOPLANTI Örnek: Brifing ● ● Bu toplantılar, başı çeken biri veya birileri olmadığı zaman, havadan / sudan konuşmaların yapıldığı, çoğunlukla “dedikodu yapılan”, ortam haline dönüşür… ● ● “Zamanın israf edildiği” bu toplantılar, çoğu zaman kırgınlıklarla sonuçlanır. ● ● Halbuki üç kişinin bir araya gelmesi “toplantı adabına” uymayı gerektirir. ● ● Sorunların çoğu, “aile içi eğitiminin” yetersizliğinden kaynaklanmaktadır. “Sorunların tartışılması” ve “çözüm yolunun birlikte bulunması” kültürünün, büyüklerin küçüklere örnek olacağı toplantılarda kazandırılacağını unutmayalım. Aile toplantısı, komşu toplantısı, arkadaş toplantısı gibi... GENELDE:

BİTİRİRKEN Anlatılanları doğru buluyorsanız HAYATINIZA UYGULAYINIZ. Bulunduğunuz yerde TOPLANTI SANATI’nın uygulanması için GAYRET SARFEDİNİZ… “Üretmeden tüketen insan yerine, üreten ve paylaşan insan” olmanın GEREĞİNİ YAPINIZ.

Faydalandıklarıma teşekkürlerimle... Eylül 2008