PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ Orta Anadolu Kalkınma Ajansı 2011 yılı Mali Destek Programları PROJE HAZIRLAMA EĞİTİMİ

PROJE DÖNGÜSÜ

PROJE NEDİR? Belirli bir süre içinde [zaman] Belli hedeflere ulaşmak için [hedef] Planlanmış faaliyetler topluluğu [faaliyet]

NEDEN PROJE YAPARIZ? Mevcut sistemde değişiklik yaratmak ! Sistem Yani, İyi bir proje planlaması, Mevcut sistemin iyi analizini gerektirir..

KÖKLERİ POLİTİKA PROGRAM PROJE FAALİYET

Bir projenin fikir olarak doğuşundan hazırlanmasına, analizine, onaylanmasına, uygulanması ve değerlendirilmesine kadar geçen sürece PROJE DÖNGÜSÜ, bu döngü çerçevesinde yapılan faaliyetlerin bütününe ise PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ denmektedir.

Sorun / İhtiyaç Analizi PROJE DÖNGÜSÜ Sorun / İhtiyaç Analizi İzleme / Değerlendirme Planlama Uygulama

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ, FAALİYET PLANI VE BÜTÇENİN HAZIRLANMASI

PROJE DÖNGÜSÜ YÖNETİMİ MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Hedeflenen sonuçların elde edilmesi ve bu sonuçların etkilerinin değerlendirilmesi için birbirini takip eden karar verme aşamaları MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Proje planlama ve yönetimini desteklemek üzere kullanılan analitik bir süreç ve araç seti

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI ANALİZ ANALİZ PLANLAMA PLANLAMA

Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı Nedir? PLANLAMA AŞAMASI ANALİZ AŞAMASI Strateji Analizi Hedeflerin Analizi Sorunların Analizi Paydaş Analizi Mevcut Durum Analizi Bütçe Faaliyet planlaması Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması

ANALİZ Paydaş analizi- potansiyel olarak önem taşıyan ilgili tarafların belirlenmesi ve analizi Sorun analizi- anahtar sorunların, engellerin & fırsatların belirlenmesi; sebep & sonuç ilişkilerinin saptanması Hedef oluşturma – belirlenen sorunlara ilişkin çözümlerin geliştirilmesi; sonuca götüren yöntemler ve bunlar arasındaki ilişkilerin belirlenmesi Strateji seçimi- hedeflere ulaşmak için alternatif stratejilerin geliştirilmesi; en uygun stratejinin belirlenmesi

PAYDAŞ ANALİZİ PAYDAŞ: Bir proje ya da programdan doğrudan ya da dolaylı olarak etkilenebilecek kişi ve kurumlardır. Hedef grup(lar): Projeden doğrudan ve olumlu olarak etkilenecek grup Nihai faydalanıcılar: Projeden dolaylı olarak ve uzun vadede etkilenecekler NEDEN YAPILIR? Paydaşları projeyle ilgilerine göre belirlemek Bunların proje için önemli olan beklentilerini, katkılarını, risk unsurlarını tanımlamak

Paydaş Analizi Paydaşlar Birincil Paydaşlar İkincil Paydaşlar Uygulayan Fon Sağlayan Yararlanıcılar Destekleyen Olumlu Birincil Paydaşlar İkincil Paydaşlar Olumsuz Hedef Grup Karşıtlar

Sorun Analizi Müdahale konusu durumun ortaya konması ve buna neden olan ana sorunlar ile alt sorunlar arasında ‘sebep-sonuç’ ilişkisini kurar. Sorun analizi nasıl yapılır? Belirlenen sorunlar arasında bir neden-sonuç hiyerarşisi belirlenip bir ‘sorun ağacı’ oluşturulur. Mevcut durumdaki ana sorunlar tanımlanır. Ana sorun ve buna sebep olan alt sorunlar belirlenir.Başlangıç sorunun sonucu olan sorunlar, bunların üzerine yerleştirilir. Aralarında sebep-sonuç ilişkisi olmayan sorunları aynı seviyeye yerleştirilir.

SORUN ANALİZİ ANALİZ_2

Sonuçlar Sebepler Örnek Sorun Ağacı ANALİZ_2 08.04.2017 Gelirler düşük Ürün fiyatları düşük İthalat arttı Verimlilik düşük Pazarlara erişim sağlanamıyor Gümrük vergileri azaldı Ürün maliyeti yüksek Pazarlama elemanı mevcut değil Pazar araştırması yapılmıyor Modern ekipman yok Talep düşük Sonuçlar Ürün kalitesi düşük Nitelikli eleman yok TL değer kazandı Mesleki eğitim kursları yetersiz Sebepler 08.04.2017

Örnek Sorun Ağacı ANALİZ_2 Yollar bakımsız Trafik polisleri yeterince eğitimli değil Araba kullanmaya ilişkin kurallar kamuoyunda yeterince bilinmiyor Sürücü belgesi testlerine ilişkin yasal düzenleme zayıf Yollar bakımsız Yol yapım standartları ve buna ilişkin denetim yetersiz Yol onarım ve bakımı yapılmıyor Yollarda meydana gelen yüksek sayıda ciddi trafik kazaları Sürücüler yeteri kadar eğitimli değil ve trafik kural ve yönetmelikleri hakkında bilgi sahibi değiller Trafik kuralları uygulanmıyor Yüksek sayıda ölümcül ve ağır yaralılar ve bunun sonucunda ortaya çıkan sağlık hizmetleri ve diğer ekonomik maliyetler Trafik polislerinin kaynakları yeterli değil

HEDEF ANALİZİ Hedef Analizi Yapılacak müdahalelerle tanımlanan sorunların tamamen ortadan kalkmasıyla gelecekte olması hedeflenen durumun analizidir. Hedef analizi nasıl yapılır ? Sorun analizinde ortaya konan “olumsuz durumları”, “arzu edilen, olumlu durumlar” şeklinde ifade edilir. Bu olumlu durumların, aynı zamanda gerçekçi olmasına dikkat edilir. Sorun ağacıyla yapılacak kıyaslamalar sonucu yapılması gerekenler yeniden tanımlanır. Hedefler arasında bir ‘araç-amaç’ ilişkisi oluşturularak bu hiyerarşi resmedilir. Araç ve amaçlar arasındaki bağlantıların tutarlı olmasına dikkat edilerek hedef ağacı oluşturulur.

HEDEF ANALİZİ K Ö K HEDEFLER AMAÇ ARAÇ ANALİZ_3 ANA HEDEF ALT HEDEF1

HEDEF ANALİZİ ANALİZ_3 Gelirler arttı Ürünün piyasa değeri arttı İthalat azaldı Verimlilik arttı Yeni pazarlar tanındı Gümrük vergileri arttı Ürün maliyetleri azaldı Pazarlama elemanı istihdam edildi Pazar araştırması yapılıyor Modern ekipman alındı Talep arttı Ürün kalitesi yükseldi Nitelikli eleman mevcut TL değer kaybetti Mesleki eğitim kursları düzenlendi

Örnek Hedef Ağacı ANALİZ_3 Trafik polisleri yeterince eğitimli Araba kullanmaya ilişkin kurallar kamuoyunda yeterince biliniyor Sürücü belgesi testlerine ilişkin yasal düzenleme güçlü Yollar bakımlı Yol yapım standartları ve buna ilişkin denetim yeterli Yol onarım ve bakımı yapılıyor Ciddi trafik kazası sayısında azalma Sürücüler yeteri kadar eğitimli ve trafik kural ve yönetmelikleri hakkında bilgi sahibi Trafik kuralları uygulanyor Ölümcül ve ağır yaralı sayısında azalma ve bunun sonucunda ekonomik tasarruflar Trafik polislerinin kaynakları yeterli

HEDEFLER HİYERARŞİSİ Genel Hedef Ana Amaç Proje amacı Alt Amaç Beklenen sonuçlar Alt Amaç Alt Amaç Faaliyetler Alt Amaç Alt Amaç

STRATEJİ SEÇİMİ ANALİZ_4 Hedef ağacındaki aynı türden hedef kümelerine strateji denir. Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele Hedef ağacından arzu edilmeyen hedefleri ele Bir proje oluşturacak alternatif stratejiler belirle Bir proje oluşturacak alternatif stratejiler belirle Bir proje oluşturacak alternatif stratejiler belirle Maliyetler / Kaynaklar Paydaşların Bakış Açıları Zaman planı Yapılabilirlik (Fizibilite) Verimlilik ve Etkinlik Tamamlayıcılık Aciliyet En uygun stratejiyi tespit et En uygun stratejiyi tespit et

STRATEJİ SEÇİMİ ANALİZ_4 Seçilen Strateji

Strateji Analizi Seçilen Strateji Gelirler arttı Ürünün piyasa değeri arttı İthalat azaldı Verimlilik arttı Yeni pazarlar tanındı Gümrük vergileri arttı Ürün maliyetleri azaldı Pazarlama elemanı istihdam edildi Pazar araştırması yapılıyor Modern ekipman alındı Talep arttı Ürün kalitesi yükseldi Nitelikli eleman mevcut Strateji Analizi TL değer kaybetti Mesleki eğitim kursları düzenlendi Seçilen Strateji

Hedeflerin nasıl yazılacağına karar verilir. Uygun strateji seçilir. Strateji Analizinden Mantıksal Çerçeveye Hedeflerin nasıl yazılacağına karar verilir. Uygun strateji seçilir. Seçilen stratejilerden strateji ağacı oluşturulur. Hedeflerin nasıl ifade edileceğinin kararı verilir. Belirlenen hedeflerin mantıksal çerçeveye genel hedef,proje amacı,sonuçlar ve faaliyetler şeklinde aktarımı yapılır.

Üretim maliyetleri düştü FAALİYETLER SONUÇLAR PROJE AMACI GENEL HEDEF Gelirler arttı Verimlilik arttı Üretim maliyetleri düştü Modern ekipman alındı Nitelikli eleman mevcut Mesleki eğitim kursları düzenlendi Ürün kalitesi arttı Talep arttı Yeni pazarlar tanındı Pazarlama elemanı istihdam edildi Pazar araştırması yapıldı

MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI ANALİZ PLANLAMA

Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması PLANLAMA Mantıksal çerçeve matrisinin hazırlanması Faaliyet planlaması: Faaliyetlerin sırasının ve birbirlerine bağlarının tespit edilmesi, sürelerinin belirlenmesi, kilometre taşlarının tespit edilmesi ve sorumlulukların dağıtılması Bütçeleme: Faaliyet planından hareketle girdilerin belirlenmesi ve bütçenin hazırlanması

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ MANTIKSAL ÇERÇEVE YAKLAŞIMI Paydaş ve sorun analizi, hedef belirleme ve strateji seçimi aşamalarını içeren analitik süreç MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ Hedeflerin, bunlara nasıl ulaşılacağının ve potansiyel risklerin analizi ve analitik sürecin (MÇY) “Çıktısı”

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ Proje veya programın hedeflerinin sistematik olarak ve mantıksal tutarlılık içinde verilmesi Değişik düzeyler arasında nedensellik bağının kurulması Hedeflerin gerçekleştirilip gerçekleştirilmediğinin kontrolü Proje dışında hangi faktörlerin projenin başarısını etkileyebileceğinin görülmesi 32

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ Proje Tanımı Başarı göstergeleri Doğrulama kaynakları Varsayımlar Genel amaç için gösterge Genel amaç göstergesinin doğrulama kaynağı Genel amaç için varsayım Genel Amaç Proje Amaç(lar)ı Özel amaç(lar) için gösterge(ler) Özel amaç göstergesinin doğrulama kaynağı Proje amaçları için varsayımlar Sonuçlar Sonuçlar için göstergeler Sonuç göstergelerinin doğrulama kaynakları Sonuçlar için varsayımlar Faaliyetler Araç ve Yöntemler Maliyetler (Bütçe) Ön koşullar

Projenin doğrudan hedefini aşan, daha geniş kapsamlı üst amaç ! GENEL AMAÇ Projenin doğrudan hedefini aşan, daha geniş kapsamlı üst amaç ! Örnek: “............. bölgesinde sosyo-ekonomik kalkınmanın sağlanması. 34

PROJE AMACI / AMAÇLARI Projenin gerçekleştirilmesiyle erişilecek olan ve hedef kitle üzerindeki faydalı etkilerin proje bittikten sonra da sürmesi beklenen durumu ! Örnek: “............ ilinde organize sanayi sitesinin kapasitesinin artırılması.” 35

SONUÇLAR Bir araya geldiklerinde proje amacının gerçekleştirilmesini sağlayan faaliyetlerin “sonuçları / çıktılarıdır”. Alt projecikler ya da alt hedefler ! Örnek: S-1: Genişleme planlarının çıkarılması S-2: Mevcut altyapının iyileştirilmesi S-3: İnsan kaynaklarının geliştirilmesi 36

Sonuçları / çıktıları elde etmek çin yapılması gereken işler. FAALİYETLER Sonuçları / çıktıları elde etmek çin yapılması gereken işler. Örnek: S-1 için faaliyetler: “Genişleme planlarının çıkarılması” Mevcut kapasitenin değerlendirilmesi Potansiyel genişleme alanlarının tespiti Potansiyel genişleme alanlarına ait planların hazırlanması ........ 37

BAŞARI GÖSTERGELERİ Proje sona erdiğinde erişilecek durumu yansıtan sayısal ve ölçülebilir açıklamalardır. Örnek: Proje hedefi için başarı göstergesi: Proje başlangıç yılından itibaren 3. yıl sonunda sanayi sitesinde yer alan işletmelerin sayısında % 40 lık artış. PROGRAM PERFORMANS GÖSTERGELERİ 38

DOĞRULAMA KAYNAKLARI (KANITLAMA ARAÇLARI) Sayısal ve ölçülebilir göstergelerin kontrol edilme ve doğrulama kaynaklarını belirtilir. Örnek: Proje izleme raporları, belediye istatistikleri ve ölçümleri, bağımsız raportörlere hazırlatılacak ara raporlar. 39

“dışsal faktörlerdir”. VARSAYIMLAR Projenin doğrudan kontrolü dışında bulunan ancak projenin başarısını önemli ölçüde etkileyecek “dışsal faktörlerdir”. Örnek: Bölgenin ve ülkenin ekonomik koşullarında olağanüstü olumsuz koşulların gerçekleşmemesi. 40

Varsayımlar DİCLE KALKINMA AJANSI

VARSAYIMLAR – AMAÇLAR İLİŞKİSİ Genel amaç + Proje Amacı Varsayımlar + Sonuçlar Varsayımlar + Varsayımlar Ön koşullar Faaliyetler 42

GÖSTERGE – KAYNAK İLİŞKİSİ Belirli Ölçülebilir Uygun İlgili Zamanlı ve bu göstergeleri takip edebileceğimiz / doğrulayabileceğimiz

MÇY / MÇM ÖZET Projenin neye katkı sağlayacağı Ana Hedef Projenin neyi başarmasının beklendiği Özel Hedef(ler) Projenin bunu nasıl başaracağı Faaliyet ve araçlar Projenin başarısının nasıl değerlendirileceği Başarı göstergeleri Projenin başarısının hangi kaynaklardan değerlendirileceği Doğrulama Kaynakları Projenin başarısına hangi dışsal faktörlerin etkisi olduğu Varsayımlar Projenin maliyetinin ne olacağı Bütçe Projenin başlayabilmesinin hangi şartlara bağlı olduğu Ön koşullar

MANTIKSAL ÇERÇEVE MATRİSİ Proje Mantığı Başarı göstergeleri Doğrulama kaynakları Varsayımlar Projenin katkıda bulunacağı genel kapsamlı hedefler nelerdir? Genel hedeflerle ilgili esas göstergeler nelerdir? Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Genel hedefler Projenin genel hedefe katkı sağlamak için ulaşmak istediği özel amacı nedir? Proje amacının başarıldığı hangi göstergelerden açıkça anlaşılacaktır? Mevcut veya derlenebilir bilgi kaynakları nelerdir? Bu amacın başarılması için hangi dış faktör ve koşulların sağlanması gereklidir? Proje Amacı Projenin beklenen sonuçları nelerdir? Bu sonuçları sağlamak açısından başarılı olup olmadığı hangi göstergelerle ölçülecektir? Bu göstergeler için gerekli bilgi kaynakları nelerdir? Beklenen sonuçların zamanında elde edilmesi için,hangi harici koşullar sağlanmalıdır? Sonuçlar Beklenen sonuçların elde edilebilmesi için uygulanacak ana faaliyetler nelerdir? Araçlar: Bu faaliyetleri uygulamak için gerekli araçlar nelerdir? Maliyetler: Proje maliyetleri nelerdir? Nasıl sınıflandırılmıştır? Projenin başlamasından önce hangi ön-koşulların sağlanması gerekmektedir? Faaliyetler

FAALİYET PLANI & BÜTÇE Mantıksal Çerçeve Faaliyet Planı ve Bütçe Ofice 5500 1750 4250 750 400 1100 3100 Bütçe Maaşlar Yolluklar Araç Gid. Ofice Tel/Fax Tohum Gübre 5000 5500 1250 1750 3750 4250 750 750 400 400 850 1100 2300 3100

FAALİYET PLANI Mantıksal çerçevede yer alan faaliyetler, “ana faaliyetler” olarak listelenir. Ana faaliyetler kapsamında yer alan alt faaliyetler (hazırlık aşaması da dahil) tanımlanır. Tüm faaliyetler özet olarak faaliyet zaman planına yerleştirilir. Her bir faaliyete ilişkin sorumlular belirlenir Not: Bu faaliyetler yine başvuru formu kapsamında detaylı olarak anlatılır (ne, ne amaçla, ne zaman, kim tarafından)

FAALİYET ZAMAN PLANLAMASI AYLAR Faaliyet 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 Uygulama birimi Hazirlik faaliyeti 1 (baslik) Yerel ortak 1 Uygulama faaliyeti 1 (baslik) Basvuru sahibi Hazirlik Faaliyeti 2 (baslik) Yerel ortak 2 vs.

BÜTÇELEME Faaliyetlerden yola çıkılarak hazırlanmalıdır. Bütçe formatına kesinlikle sadık kalınmalıdır. Mantıksal Çerçeve Matrisinde yer alan ana faaliyet gruplarının detaylandırıldığı Faaliyet Planı hazırlanmadan yapılacak bütçenin doğru olması olasılığı neredeyse yoktur.

Her 3 bölümün de doldurulması gerekmektedir. BÜTÇE SAYFALARI A. BÜTÇE B. MALİYETLERİN GEREKÇELENDİRİLMESİ C. BEKLENEN FİNANSMAN KAYNAKLARI Her 3 bölümün de doldurulması gerekmektedir.

MALİYETLERİN UYGUNLUĞU Projenin uygulama süresi içinde gerçekleşmesi (nihai denetim maliyetleri hariç), Projenin yürütülmesi için gerekli ve gerçekçi mali yönetim prensipleriyle uyumlu olması; maliyet etkinliği sağlaması, Yararlanıcı veya ortağı tarafından gerçekleştirilmesi, Yararlanıcının ya da ortağının hesaplarında ya da muhasebe belgelerinde kayıtlı, tanımlanabilir ve doğrulanabilir olması; orijinal destekleyici belgelerle desteklenmesi gerekir. Hatırlayalım!

BÜTÇELEMEDE BAZI KURALLAR Her üç mali destek programı kapsamında sunulacak projelerde, bütçenin insan kaynakları ve seyahat başlıklarının toplamı için tahsil edilebilecek tutar projenin toplam uygun maliyetlerinin %10’unu aşamaz. İdari Maliyetler: Bütün programlar için proje toplam doğrudan maliyetlerinin %3 ünü geçemez!!

TEŞEKKÜRLER….