X. BÖLÜM YAZILI ANLATIM TÜRLERİ YAZIŞMALAR TÜRK DİLİ II X. BÖLÜM YAZILI ANLATIM TÜRLERİ YAZIŞMALAR

1. ÖZEL YAZIŞMALAR 1. 1. MEKTUP 1. 2. NOT (PUSULA) 1. 3 1. ÖZEL YAZIŞMALAR 1.1. MEKTUP 1.2. NOT (PUSULA) 1.3. TEBRİK (KUTLAMA YAZILARI) 1.4. ÇAĞRI (DAVETİYE) 1.5. TELGRAF 1.6. BELGEGEÇER (FAKS) 1.7. EDEBÎ MEKTUPLAR 2. RESMÎ YAZIŞMALAR 2.1. RESMÎ YAZI 2.2. DİLEKÇE 2.3. ÖZGEÇMİŞ 2.4. RAPOR 2.5. TUTANAK 2.6. KARAR 3. İŞ YAZIŞMALARI 4. BÖLÜM SONU SORULARI YAZIŞMALAR

1. ÖZEL YAZIŞMALAR 1.1. MEKTUP Günümüzde mektup yazma geleneği yerini, telefonla konuşmaya bırakmıştır. Telefon konuşmaları günlük dildedir, özen yoktur, nitelikli olmayabilir. Bu nedenle mektup yazmanın keyfini, zili çalan postacının elinden mektup almanın sevincini, hele sevdiklerimizden gelen mektubu okumanın tadını hiçbir haberleşme aracı veremez. Günümüzde yazılan mektuplar postane dışında, belgegeçer (faks) ile de gönderilir.

Mektup, nitelik olarak diğer yazı türlerinden ayrıdır Mektup, nitelik olarak diğer yazı türlerinden ayrıdır. Katı kuralları yoktur. Kişiye göre değişebilen yapısı vardır. Konu sınırlaması yoktur; yazışan iki kişinin istediği her konu, mektubun konusu olabilir; hatta bir mektupta birkaç konu bulunabilir. Çünkü mektup, karşılıklı konuşmanın tek taraflı yazılmış biçimidir. Önce haberler verilir, karşıdan haber sorulur. Anlatımı gönderilen kişinin, gönderene göre yakınlığı, yaşı ile bağlantılı olmakla birlikte, her özel mektupta doğallık ve içtenlik olmalıdır. Mektup yazmak için okur-yazar olmak yeter. Hatta okuma, yazma bilmeyenler bile mektuplarını başkasına yazdırabilirler; gelen cevabı da yine başkasına okutabilirler. Yazdırmayı tasarladıklarını içinden geldiği gibi söyleyerek, isteklerini, dileklerini birilerine bildirebilirler; haber verebilirler. Her eline kâğıt, kalem alan mektup yazabilir, fakat güzel mektup yazabilmek için yine de bir takım teknik bilgileri bilmek gerekir. Mektup kişiliğimizi yansıtır. Mektup iki kişi arasında gizli haberleşme aracıdır. Mektubu, sahiplerinden başkası okuyamaz!

Tarih: Kâğıdın sağ üst köşesine, hitapla aynı sıraya yazılır Tarih: Kâğıdın sağ üst köşesine, hitapla aynı sıraya yazılır. Tarihten önce mektubun yazıldığı yer yazılır. Hitap: Hitap mektubun başlığıdır. Hitap bir iki sözcükten uzun olmamalı, aradaki sevgi, saygı, içtenlik derecesi bu bir iki sözcükte toplanmış olmalıdır. Hitaptan sonra virgül (,) işareti koymayı unutmamak gerekir. Giriş: Mektubun yazılış nedeni bu bölümde belirtilir. Giriş birkaç cümleliktir. Gelişme: Mektubun söyleşi bölümüdür. Verilecek haberler, sorulacak sorular bu bölümde yer alır. Zarf üstünün düzgün ve okunaklı yazılması gerekir. Zarfı dörde bölünmüş varsayarak sol üst bölümüne gönderenin adı ile adresi tam olarak yazılır. Sağ üst köşesine pul yapıştırılır, sağ alt bölümüne alıcının adı ile adresi tam olarak yazılır. Gideceği ilden önce il, ilçe kodu yazılır; zarfın sol alttaki dörtte birlik bölümüne bir şey yazılmaz.

İyi bir mektup yazmanın kuralları şunlardır: • İşe kâğıt, kalem ve zarf seçimiyle başlanılmalıdır. Kullanacağımız kalem tükenmez ya da dolmakalem olmalıdır. Kâğıdımız ve zarfımız temiz olmalıdır. • Kullandığımız hitap, göndereceğimiz kişiye uygun olmalı. Hitap içten olmalı, bir iki sözcükten fazla olmamalı, mektubu yazış nedenimiz açık, seçik belirtilmeli. Mektup iyi dileklerle bitirilmelidir. • İki kişi arasındaki haberleşme nedeni ne olursa olsun, ne samimiyeti ne de öfkeyi terbiyesizliğe vardırmamalıdır. Zaten bu gibi durumlarda eğer karşı taraf davacı olursa, mektup aleyhte delil olarak kullanılır. • Mektupta anlatım kişiseldir ama niteliksiz değildir.

Mektup Örneği Ankara, 2 Kasım 1958 Kardeşim Hamdi, İki gündür Yahya Kemal'in ölümünün derin hüznü içindeyim. Uzun zamandır yavaş yavaş çöken, zerre zerre eriyen bu aziz varlığın yok ola­cağı acısına gerçi ben de hazırlanmıştım. Fakat o muhteşem sesin ebedi­yen dinmiş olduğunu düşünmek bana tarifi imkânsız gönül bezginliği ve­riyor. Onun hakkında duyup düşündüklerimi toplayıp yazmam için biraz vakit geçmesi lâzım. Yalnız bugünlerde yapılması lâzım gelen bir vazifem var. Bana üstadın bir vasiyeti olmuştu; onu senin vasıtanla matbuata in­tikal ettirmek istiyorum. 1937 veya 1938 senelerinde idi. İzmir'de güzel bir yaz akşamı Yahya Kemal'le Kordon'daki Şehir Gazinosu'nda idik. Söz galiba "Rindle­rin Ölümü" manzumesi dolayısıyla o mecraya dökülmüştü. Ve bana öldü­ğü zaman, taştan, sade bir mezar yapılmasını, taşının üstüne de yalnızca bu manzumenin ikinci kıtasıyla adının, doğum ve ölüm tarihlerinin yazıl­masını istediğini "vasiyet" kelimesini de kullanarak söylemişti. Merhumun mezarının da İstanbul şehri adına yaptırılacağını umu­yorum. Onun için, böyle bir teşebbüste vaktiyle bana yapmış olduğu vasi­yetin bilinmesini istiyorum. Bugünlerde İstanbul'da olmadığım için buna sen delâlet eder misin? Senin de başın sağ olsun. Gözlerinden öperim kardeşim. Necmettin Halil Onan

1.2. NOT (PUSULA) Not, hemen ulaştırılması gereken kısa haberleri bildirmek üzere yazılan çok kısa mektuptur. Bir anne evden ayrılırken uykuda bıraktığı çocuğuna, o gün yiyeceği yemeklerin yerini, yapması gereken ufak tefek işleri (sütçü gelecektir, ekmek alınacaktır, içecek su kalmamıştır...) küçük bir kâğıda yazarak çocuğunun görebileceği bir yere bırakır. Buna not yazmak denir. Masasında olmadığı anda telefonla aranan iş arkadaşına telefon edenin kim olduğunu, niçin aradığını kısaca yazarak onun görebileceği bir yere bırakmaya not almak denir. Biri ile uzaktaki tanıdığa, bir işin yapılması için, elden verilmek üzere yazılmış kısa rica yazısına not yollamak denir. Aklımız düşünmek içindir, ezberlemek için değildir. Arkadaşımıza ileteceğimiz kısa haberi, belleğimizde tutmak için harcayacağımız çaba ile pek çok yeni düşünce üretebiliriz.

Not almak basit bir iştir ama unutulduğunda ortaya çıkacak karışıklıkları önlemesi bakımından, düşünmemizi kesintiye uğratmamamız bakımından çok yararlı bir iştir. Bunun için de evde telefonun yanında, iş yerinde çalışma masamızda ve çantamızda, kısa notlar yazabileceğimiz, sayfaları kolayca kopan küçük not defterleri ile bulunması gerekir. Ayrıca not alma, bilimsel araştırma sırasında kaynak kitaplardan alıntı yapmada da kullanılır. Bunun için de çalışma masasında küçük boyda kestirilmiş bol miktarda not kâğıdının bulunması gerekir. Bu kâğıtlara fiş denir. Not kısa ama eksiksiz bilgi gerektiren bir yazı türüdür. Bir iki cümle ile kısa haberler, bilgiler açık ve seçik olarak yazılmalıdır. Günlük notlarda tarih yazılmaz, fakat tarih yazılacak köşeye gerektiğinde aranma saati yazılabilir.

Not Örneği Yavrum, Sütün dolapta. Dün benden istediğin kitap, çalışma masanın çekmecesinde. Sucuyu kaçırma, parasını damacananın yanına bıraktım. Komşuları rahatsız etmeyeceğini biliyorum. Görüşmek üzere. Annen

1.3. TEBRİK (KUTLAMA YAZILARI) Mutlu bir olayda, ulusal ve dinî bayramlarda, yılbaşında uzakta bulunan yakınlarımızla sevincimizi paylaşmak, onlara iyi dileklerimizi iletmek üzere yazdığımız kısa mektuplardır. Kâğıt üzerine yazılabileceği gibi çoğu zaman hazır, basılı kartlar kullanılır. Basılı kart alırken üzerindeki resmin; gideceği kişinin yaşına, aradaki samimiyete uygun olması gerekir. Ayrıca kişi kendi için kartvizit bastırdıysa, kutlama yazılarını buna yazabilir. Çoklukla kartın ön yüzünde resim vardır, yazı arkaya yazılır.

Tarih: Tebrik kartının sağ üst köşesine, hitapla aynı sıraya yazılır Tarih: Tebrik kartının sağ üst köşesine, hitapla aynı sıraya yazılır. Tarihten önce tebriğin yazıldığı yer yazılır. Hitap: Hitap tebriğin başlığıdır. Hitap, bir iki sözcükten uzun olmamalıdır. Hitaptan sonra virgül (,) işareti konur. Giriş: Kutlama yazılarında giriş, gelişme, sonuç aynı paragrafta, hatta aynı cümlede toplanabilir. Tebrikte söyleşi bölümü yoktur. Sonuç: İyi dileklerle bitirilir. Tebriğin sağ alt köşesine ad, soyad yazılıp imzalanır.

Tebrik zarfı da mektup zarfı gibi yazılır Tebrik zarfı da mektup zarfı gibi yazılır. Gönderenin adresi mutlaka yazılmalıdır. Zarf kapatılmaz. Ulusal ve dinî bayramlarda tebrik kartlarını bayramdan on beş gün kadar önce göndermek iyi olur.

1.4. ÇAĞRI (DAVETİYE) Toplantı ya da tören gibi sosyal ilişkilerde; bulunması istenilen kişilere toplantıdan önce gönderilen, toplantıya haber verme ve toplantıya çağırma yazılarına çağrı (davetiye) denir. Çağrı doğum günü, düğün, parti ya da bir başarının kutlanması gibi özel toplantılar için yazılacağı gibi açılış, kutlama, anma, mezuniyet, tanıtım, pazarlama...vb. gibi nedenlerden ötürü resmi toplantılar için de yazılır. Çağrı bir kurum tarafından gönderildiğinde ya da kuruma gönderildiğinde anlatımı resmileşir. Çağrı özel kartlara yazılır. Çağrılacak kişi sayısı çoksa matbaada bastırılır. Yazısı normal ya da sanatlı yazı olabilir. Tanımdan da anlaşılacağı gibi çağrı bir bakıma mektup, bir bakıma haber yazısıdır. Onun için mektup gibi hitapla başlar. Çağrının da giriş, gelişme sonuç bölümleri olur. Bu bölümlerin hepsi hem çok kısa olmalıdır hem de söylenecekler eksiksiz verilmelidir. Hal hatır sorulmaz. Fotoğraf ve resim de kullanılabilir.

Giriş: • Hitap: Çağrıdaki hitap bölümüne matbaada yalnız "Sayın......, Değerli....," diye hitabın genel başlığı bastırılır; sıra noktalara gönderilecek kişi ya da aile adları doldurulur. • Ne/Kim: Toplantıya neden olan kişi, kurum ya da kuruluşun bildirildiği bölümdür. Bu bölüm bir sünnet düğünü için "Oğlumuz .......(nın)" diye verilirken; doğum günü için "Oğlumuz (Kızımız, torunumuz...) .........(nın)", diye verilir. Evlenme düğünü için "Kızımız ........ ile Oğlumuz .......(nın)", resmî kurumlarda ya da özel iş yerlerinde "Kurumumuzun, Okulumuzun, Üniversitemizin, İş Yerimizin..." diye verilir. • Neyi: Toplantının türünü; sünnet düğününü, doğum gününü, evlenme düğününü, resmî kurum ya da özel iş yerinin açılışını, başarısını, okullar için diploma törenini, konseri, baloyu... vb. bildirir.

Gelişme: • Nasıl: Toplantının sunuş biçimidir. Düğün, mevlit, kokteyl, balo, oyun, karşılaşma (sporlar ve yarışmalar için), konferans, açıkoturum, forum, sempozyum, panel, bilgilendirme (brifing), tanıtım... vb. Sonuç: • Niçin: Çağrılarda, çağrılışın nedeni genellikle "onur vermek, şereflendirmek" diye açıklanırsa da her toplantının türüne bağlı bir nedeni vardır. Konferans ve konser gibi toplantılar, dinlenmek içindir; tiyatro oyunu, spor karşılaşması, tanıtım izlenmek içindir... • Nerede: Çağrı için önemli bölümlerden biridir. Toplantının yeri çağrının sol alt köşesinde açık adresle verilir. • Ne zaman: Çağrı için için önemli bölümlerden biri de zamandır. Toplantının yılı, ayı, günü ve saati davetiyenin sol alt köşesinde, adresin altında verilir. • Kimden: Çağrılarda, toplantıyı düzenleyen kişi, kurum ya da kuruluş adı sağ alt köşede mutlaka bulunmalıdır. Özel çağrılarda gerekmez ama resmi çağrılarda davet edenin imzasının bulunması gerekir.

Çağrı yazmanın kuralları şunlardır: • Çağrılar çok küçültülmüş mektup planıyla yazılır. • Anlatım, yapmacık değil ama çağrıyı gönderen resmi kurum ya da kuruluş ise ciddi, özel kişi ise içten olmalı; süsten kaçınılmalı, yalın bir dille yazılmalıdır. • Anlatımı söz oyunlarıyla fazla süslememeli, cümleleri gereksiz yere uzatmamalıdır. Çağrının yazısı dekoratif yazı olabilir. Kâğıda yerleştirme bakımından standart plân uygulanmayabilir. Son zamanlarda, özellikle resmî olmayan çağrılarda, manzum davetiye yazımları görülmektedir:

1.5. TELGRAF Haber, mektuba yazacak kadar çok değilse ve de acele ulaştırılması gerekiyorsa telgraf ile gönderilir. Telgraf ücreti sözcük sayısına göre ödenir, bu nedenle telgrafa haber çok kısa yazılır; fakat haberi kısaltmak isterken anlaşılmayacak duruma getirmemek gerekir. Günümüzde telefonun ve belgegeçerin yaygınlaşmasıyla telgraf kullanılmaz oldu. Telgraf ancak belgegeçerin ulaşamadığı ve belgelenmesi gereken yazışmalarda kullanılmaktadır. Telgraflarda tarih ve yer yazmaya gerek yoktur. Postanede işlem yapılırken tarihi hatta saati bile yazılır. Bunun yerine kâğıdın sol üst köşesine alıcının açık adı ile adresi yazılır.

Telgrafta çoğu kez hitap yazmaya da gerek yoktur, yazılırsa bir iki sözcükten uzun olmamalıdır. Telgrafta giriş, gelişme sonuç yoktur, çok kısa olarak haber iletilir. Sağ alt köşesine ad, soyad yazılır, imzalanmasa da olur. Kâğıdın sol alt köşesine gönderenin adresi yazılır, adresin gönderilmesi istenmiyorsa bir çizgi ile metinden ayrılır. Bu durumda adres gerekirse resmî işlemler için kullanılmak üzere saklı kalır. Telgraf yolculuktayken bir istasyondan ya da terminalden çekilirse metin çizgiyle ayrıldıktan sonra çizginin altına adres yerine "yolcu" sözcüğü yazılır.

Telgraf gönderilirken dört seçenek vardır: 1. Normal 2. Acele 3. Yıldırım 4. Özel Ulak Telgrafın gidiş süresi ve ücretlendirilmesi bu seçeneklere göre yapılır. Ücret sözcük sayısı ile belirlenir.

Telgraf Örneği Uğur Arıncı İstasyon Mahallesi Attila Caddesi. No: 84 Germencik/ Aydın Çocukları Kamil Koç Seyahatle gönderiyorum. Sabah karşıla. İlyas Yağcı Altay Mah. 9. Sokak, Anayurt Apt. 5/6 Eryaman/Ankara

1.6. BELGEGEÇER (FAKS) Belgegeçer uzak mesafeler arasında tıpkıbasım (fotokopi) yoluyla çok hızlı haberleşmeyi sağlar. Belgegeçer ağı bir tür bilgisayar ağıdır. Her belgegeçerin telefon numarasına benzer bir numarası vardır. Gönderilmek üzere hazırlanan belge, gönderici belgegeçere verilir. Alıcı belgegeçerin numaraları kodlanır. Belgenin bir tıpkıbasımı anında uzaktaki belgegeçerden çıkar. Alıcı belgegeçer belgeyi aldıktan sonra gönderici belgegeçere sinyaller verir. Gönderici bu sinyallerle bilginin yerine ulaştığını öğrenmiş olur. Göndermek üzere hazırlanan belge ve gönderme belgesi gönderici kişiye geri verilir.

1.7. EDEBÎ MEKTUPLAR Edebî mektuplar, özellik olarak, bir bakıma özel mektuptur. Edebiyatçıların birbirlerine ya da yakınlarına yazdığı mektuplar anlatımları sanat yüklü olduğu için zamanla araştırmacılar tarafından yayınlanır. Böyle mektuplara edebî mektup denir.

Edebî mektup örneği İzmir, 13.4.1941 Sevgili Ziyacığım, İzmir'de ne arıyorum diye hayret etme. Sadece askerliğimi yapıyorum. Herhalde sen beni Ankara'da zannediyordun. On iki marttan beri hazırlık kıtasındayım. Hafta­ya Ankara'ya Yedek Subay Okuluna gidiyorum. Şimdilik askerî disiplinden şikâyetim yok. Burada kiminle beraber olduğumu tahmin et bakalım? Aklına gelmez diye derhâl söyleyeyim: Kenan Hulusi'yle beraber... Hulusi habire hikâye yazıyor. Hâlbuki ben, bir türlü kalemi elime alamıyorum. Ancak sana gönderdiğim şiiri tamamlayabildim. Bu şiiri Muhtar'a verirsin, mümkünse bir sahifede çıkmasını rica edersin. Yücel Mec­muası, İzmir'de iyi satış yapıyor. Bizim hazırlık kıtasındaki çocuklar da mecmuayı çok beğeniyorlar. Muhtar'a bu müjdeyi verebilirsin, selamlarımla beraber. Kıtada temas ettiğim çocukların çoğu bizi tanıyor, hatta şiirlerimizden ezbere mısralar okuyacak kadar. Tabii bu durum, hepimizin hesabına çok hoşuma gitti. Şiir ve hikâye meraklıları da yok değil. Özetle, askerlikte sıkılmıyorum. Yedek Subay'da, daha birçok arkadaşımız da bize "Oktay, Orhan vs." katılacakları için oradaki haya­tımızın daha enteresan olacağı muhakkak. Siyasi vaziyet de pek iç açıcı olmamakla beraber hadiselerin seyrini sükûnetle takip etmek lazım. Belki seni de tekrar görece­ğimizi ve kucaklayacağımızı ümit ediyorum. Şarkılarımızın yarım kalmasına, Tanrı elbette ki müsaade etmez. Şevket'e selam söyle. Onun da, senin vaziyetinde olduğunu sanırım. Güzel şiirler yazma işimize, her şeye rağmen devam etmek lazım. Hasretle gözlerinden öper, seni Allah'a emanet ederim Ziyacığım. Cahit Sıtkı Tarancı

2. RESMÎ YAZIŞMALAR 2.1. RESMÎ YAZI Devlet kurumlarının kendi aralarında ya da özel, tüzel kişi ve kuruluşlar ile yaptıkları yazışmalara resmî mektup denir. Devlet kurumlarının mektuplarında kurum başlığı, konu, sayı bulunur. Çünkü resmî mektuplara, resmî dairede kayıt numarası verilir. Resmî mektuplarda da mektup planı uygulanır; anlatımı ciddi olmak zorundadır. Konu dışındaki ayrıntılara girilmez.

• Başlık: Resmî kurumlarda ya da tüzel kuruluşlarda yazılan mektuplar başlıklı kâğıtlara yazılır. Başlık, kâğıdın üstünden iki santim aşağıda ve satırın tam ortasında bulunur. Mektup, kişiden resmî ya da tüzel kuruma yazılıyorsa düz, temiz beyaz bir kâğıda yazılır. • Konu: Başlıktan iki satır aşağıda, sol tarafta yer alır. Mektubun niçin yazıldığı konudan belli olur. Kişiden resmî ya da tüzel kuruma yazılanlarda bu bölüm bulunmaz. Ancak kişi daha önceki bir resmî yazıyı cevaplıyorsa ilgi açılabilir. İlgide kurumdan gelen mektuptaki konu ve sayı belirtilir. "İlgi: ....... konu ve ........ sayılı yazınıza." diye yazılır.

• Sayı: Mektuba resmî dairede verilen kayıt numarasıdır • Sayı: Mektuba resmî dairede verilen kayıt numarasıdır. Tek birimli kurumlarda sayı iki bölümden oluşur; birinci bölümdeki rakamlar desimal dosya (yazıların saklandığı dosya) numarasıdır, ikinci bölümdeki rakamlar o yılki kayıt numarasıdır. Bu numara kurumun gelen-giden evrak defterine kaydedilen sıra numarasıdır. Bu numara her takvim yılının başında birden başlar. Birden fazla birimli kurumlarda desimal dosya numarasının önünde harfli kod numarası vardır. Söz gelimi; resmî mektuptaki 243/109 sayısında 243 desimal dosya numarası, 109 gelen-giden evrak kayıt numarasıdır. Bünyesinde birden fazla birim olan üniversiteler, bakanlıklar.... gibi kurumlarda sayı kısmındaki numaralama farklıdır. Örnek: B.30.2.ANA.0.76.03.00230/991 sayısında "B.30.2.ANA.0.76.03.00" birim kod numarası, "230" desimal dosya numarası, "991" gelen ya da giden evrak kayıt numarasıdır. Kişinin yazdığı resmî mektupta bu sayılar bulunmaz.

• Tarih: Kâğıdın üst sağ köşesine, konu ile aynı sıraya yazılır • Tarih: Kâğıdın üst sağ köşesine, konu ile aynı sıraya yazılır. Kişinin yazdığı resmî mektupta tarih, hitaptan iki satır yukarıya ya da mektubun son cümlesinin noktasından sonra yazılabilir. • Hitap: Resmî kurumlarda ya da tüzel kuruluşlarda yazılan mektuplar bir kuruma yazılıyorsa kurum adı ve kurumun bulunduğu yer; eğer kişiye yazılıyorsa kişi adı -varsa unvanıyla birlikte- hitap olarak kullanılır. Hitaptan sonra virgül (,) işareti konur. Kişinin yazdığı resmî mektupta hitap, resmî ya da tüzel kurum adının tamamıdır. Hitap satırın tam ortasına yazılır.

• Giriş: Mektubun yazılış nedeni olan konu ya da sorun bu bölümde belirtilir. Kısa bir paragraftır. • Gelişme: Konu hakkındaki kurum kararı ya da kişi görüşü belirtilir. Gelen bir resmî yazıya karşılık ise kişiden istenilen bilgiler verilir. • Sonuç: Resmî mektubu gönderen makamın durumuna göre; üst makamdan alt makama gidiyorsa "rica ederim." ile alt makamdan üst makama gidiyorsa ya da kişi gönderiyorsa hep "arz ederim ya da dilerim" ile biter. Sağ alt köşede kişinin ya da makam sahibinin imzası, unvanı ve adı bulunur. Eğer yazıya belge eklenecekse sol alt köşeye "Eki" ya da "Ekleri" yazılarak maddelerle belgeler tek tek yazılır. Zarf üstünün düzgün, okunaklı yazılması gerekir. Resmî zarfın sol üst köşesine kurum kaşesi basılır. Kaşe yazısının altına sayı yazılır. Zarfın sağ alt köşesine alıcının adresi yazılır.

2.2. DİLEKÇE Dilekçe, birçok kişinin yazdığı bir resmî mektup türüdür. Kişilerin dileklerini devlet kurumlarına ya da tüzel kurumlara bildirmek, bir isteği cevaplandırmak, bilgi vermek amacıyla yazılan resmî mektuptur. Kişiden kuruma giden resmî mektubun taşıdığı bütün özellikleri taşır. Gönderen, adresini yazmayı unutmamalıdır.

HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜGÜNE Dilekçe Örneği T.C. HACETTEPE ÜNİVERSİTESİ REKTÖRLÜGÜNE BEYTEPE / ANKARA                                  Okulumuz  ................ Fakültesi ,…........................ bölümü....... sınıf, ..........no'lu ögrencisiyim. Önlisans, Lisans Eğitim-Öğretim Sınav Yönetmeliğinde aranan not ortalamasını  sağlayamadığımdan ilişik kesilme durumuna geldim. Yaz Dönemi Eğitim-Öğretim Yönetmeliğinin 15. maddesinin ''ilişiği kesilen öğrenciler yaz dönemine kayıt yaptıramazlar'' hükmü ve diğer ilgili maddeleri nedeniyle yaz dönemi telafi sınavı haklarından yararlanama-maktayım. Üniversitemiz idaresince çıkarılan bu iki yönetmelik, anılan hükümleri itibariyle 2547 sayılı Yüksek Öğretim Kanunu'nun 44. Maddesine aykırılık teşkil etmektedir. Çünkü; bu kanun maddesi ile akademik not ortalamasını sağlayamadığı için ilişiği kesilme durumuna gelen öğrencilere pek çok telafi hakkı tanınırken, adı geçen yönetmeliklerde bu haklar Yaz Döneminde tanınmamaktadır.   Sonuç olarak; not ortalaması Şartının Kaldırılması , program derslerinden geçer not almanın mezuniyet için yeterli olması, söz konusu düzenlemenin yürürlük tarihinden önce kayıtlı olduğumdan tarafıma uygulanmaması ve her durumda yaz dönemi sınav hakkımın tanınması yönünde usul işlemlerinin yapılmasını talep eder, gereğini bilgilerinize arz ederim                                                                                                                                             TARİH                                                                                                                                             İMZA AD SOYAD                                                                                                                                            

2.3. ÖZGEÇMİŞ İnsanın, sözlü ya da yazılı, kendini anlatmasına özgeçmiş denir. Özgeçmiş bir bakıma otobiyografidir, ancak otobiyografiyi ünlü kişiler yazarlar; özgeçmişi herkes yazabilir. En çok iş ararken, dilekçeyle birlikte, işe girilmek istenen kuruma vermekte kullanılır. Resmî, özel, tüzel kurumlarda işe girmek isteyenlerin işe başvuru yazılarının biri de özgeçmiştir. Özgeçmiş işe başvuru dilekçesiyle birlikte, dilekçenin eki olarak verilir. İş için başvuruda bulunan biri sözlü görüşmüş olsa bile, özgeçmiş bilgilerini yazarak verir. Sözlü verilerde unutmalar olur. Bunun için işe başvuran kişiler, iş yerine özgeçmişlerini verirler, işe almakla görevli kişi ya da kişiler bu özgeçmişleri değerlendirerek, karşılaştırarak işlerine yarayacak elemanları seçerler. Seçtikleri eleman adaylarıyla bir de karşılıklı görüşme yaptıktan sonra kimi işe alacaklarına karar verirler.

Özgeçmiş vermek işe girmeyi kesinleştirmez ancak görüşmeye kabul edilmeye yarar! İyi bir özgeçmiş yazmak, o iş yerindeki açık kadroya alınacak kişiler için yapılacak ön görüşmeye seçilmekte iyi etki yapar. Görülüyor ki özgeçmiş; eğitim, öğrenim, çalışma, yetenek ve yapmaktan hoşlandığımız işler, gerçekleştirmek istediğimiz projeler ile kendimizi işverene tanıtma ve beğendirme yazılarıdır. Fakat bu tanıtmayı yaparken, kendimizi beğendirmek adına da olsa gerçek dışı bilgiler vermemeliyiz. Öz geçmiş yazmanın da kuralları vardır! Bu kurallara uymazsak hem biz anlatacaklarımızı düzene koyarken zorlanırız, (unuttuklarımız olur) hem okuyacak kişilerin boş yere kafaları karışır.

• Giriş: Özgeçmiş için giriş, başvuru sahibinin tanıtıldığı ad, soyad bilgisi ile kendisine en kolay ulaşılabilecek adres, telefon numarası ve belgegeçer numarasının verildiği bölümdür. Başvuran aday hangi göreve başvurmak istediğini de bu bölümde yazar. Ad, soyad en üste kâğıt ortalanarak yazılmalıdır; çünkü sağ köşeye yazılsa zamanla hırpalanıp okunamaz duruma gelebilir, sol köşeye yazılsa dosyalandığında rahat görülmeyebilir.

• Gelişme: Bu bölümde başvuran eğitimini, deneyimlerini, yayınlarını, varsa ödüllerini, yazar: Eğitimi: Mezun olduğu lise, mezun olduğu yıl ve diploma derecesi, fakülte ya da yüksekokul, mezun olduğu yıl ve diploma derecesi, meslek içi eğitimlerden alınmış sertifikaları ve yılı, bildiği yabancı dil ya da dilleri... Eğitim, öğretim ve çalışmaların öz geçmişe yazımı iki türlüdür: 1. Zaman sıralı yazım, 2. İşlevsel sıralı yazım. Zaman sıralı yazım: Bu yazımda eğitim, iş... gibi bilgiler sondan başlayarak verilir. İş geçmişi çok uzun olmayanlar için zaman sıralı özgeçmiş yazmak daha uygundur; çünkü yazılacak çok şey yoktur. Ayrıca başvuran kişi önceki çalışma yaşamında çok iş yeri değiştirmemişse, işten ayrılmalarda fazla ara vermemişse zaman sıralı özgeçmiş yazımı uygundur; çünkü boşluklar bu yöntemde hemen göze çarpar. Başvuran kişi hep aynı tür işlerde çalışmışsa zaman sıralı özgeçmiş yazımı iyi olur; çünkü birçok iş adamı deneyiminden ötürü böyle kişileri seçmeyi uygun görürler.

İşlevsel sıralı yazım: Bu yazılımda tarihler önemli değildir İşlevsel sıralı yazım: Bu yazılımda tarihler önemli değildir. Yapılan işler uzmanlık alanlarına göre gruplara ayrılır, altına çalışılan kurumlar sıralanır. Böylece özgeçmişi inceleyenler bir bakışta adayın hem uzmanlık alanları hem de çalıştığı yerler hakkında kısa yoldan bilgilenmiş olur. Başvuru sahibinin uzun ve çeşitli bir iş geçmişi varsa yapılan işleri bölümlemesi iyi olur. Sık sık iş değiştirilmiş, çalışmaya ara verilmiş ise işlevsel sıralı öz geçmiş yazımda dikkat süreye değil, uzmanlık alanlarına çekilir. İş deneyimi: Çalıştığı kurumlar, düzenlediği kurs, seminer.......vb. Yayınları: Tez, proje, broşür, katolog, kitapçık, kitap, makale.... Kazandığı başarılar: Aldığı ödüllerin alanı, adı, derecesi, yılı..... Boş zamanlarında yapmaktan hoşlandığı işler: Seyahat etmek, resim yapmak, spor yapmak, bir müzik aletini iyi çalmak... gibi uğraşılardan işe alınmasına yardımcı olabileceklerin yazılması yeterlidir.

İşveren öncelikle aldığı eğitime, meslek içi eğitimlerden alınmış sertifikalara, bildiği yabancı dil ya da dillere, iş deneyimine bakar. Fakat asıl aradığı çalıştığı alan ile ilgili yayınları (varsa), kazandığı başarılar, aldığı ödüllerdir... Bir özgeçmişin gelişme bölümünde bu bilgilerin hepsi bulunmalı, fakat uzun olmamalıdır. Bilgileri bir sayfaya sığdırmak en idealidir. Günümüzde bilgilerin okunaklı olması bakımından bilgisayarda yazılmış olması daha iyidir. Bilgisayarla dikkat çekilmek istenen yerleri daha koyu yazma olanağı vardır.

• Sonuç: Bu bölümde kişisel bilgilerle, kendisi ve çalışmaları için görüşüne başvurulabileceklerin listesi verilir. Kişisel bilgiler: Doğum yeri, yılı, fiziksel özellikleri, medeni durumu, erkekler için askerlik durumu... Kendisi için görüşüne başvurulabilecek kişiler: Mezun olduğu okul idarecileri, tez danışmanlığını yapmış öğretim üyeleri, çalıştığı yerdeki idarecileri... Bu kişilerin adresleri, telefonları, varsa belgegeçer numaraları. Özgeçmişe gerekmedikçe fotoğraf konmaz. Fotoğraf isteniyorsa yüz hatlarının doğal görüntülendiği, iyi çekilmiş bir vesikalık fotoğraf eklenmelidir. Özgeçmişin yalnız içeriği değil görüntüsü de çok önemlidir. Bu yüzden kâğıt düzeni çok düzgün olmalıdır. Özgeçmiş yazılı kâğıt, posta ile gönderilse bile, katlanmadan gönderilmelidir. En iyisi; dilekçe, öz geçmiş belgelerinin asılları; diploma, sertifika ve ödül... gibi diğer belgelerin fotokopileri kapaklı dosyaya yerleştirilerek, su geçirmez zarf içinde gönderilmelidir. Özgeçmiş yazıları da sonuçta bir yazılı anlatım türüdür. Yazılı anlatımda bulunması gereken bütün özellikleri taşımalıdır.

2.4. RAPOR Görülen bir sorun üzerinde yapılan inceleme sonucunun ilgili yerlere bildirilmesi için yazılan yazılardır. Rapor, konu olarak sınırlandırılamaz. En çok duyduğumuz raporlar; hava raporu, doktor raporu, polis raporu ve bilirkişi raporudur. Raporun türüne bağlı olarak yazılış kuralları değişebilir. Raporun uzunluğu konuya ve verilen bilgiye göredir. İyi rapor yazabilmek için sorunu önce gözlemek gerekir. Sorunla ilgili bilgi kaynakları toplanmalıdır. Bilgi kaynakları; kitap, ansiklopedi, bildiri, günlük basın... gibi yazılı kaynak olacağı gibi yetkili kişiler, konu üzerinde çalışan diğer araştırmacılar, sorundan etkilenen halk... gibi canlı kaynak da olabilir. Bu kaynaklar okunduktan ya da dinlendikten sonra çözüm üretilir. Yazmaya geçilir. Rapor, sorun tanımlaması ile başlar. Yapılan araştırma, inceleme, varsa deney ve sonuçları yazılır. Sonuç olarak sorunun çözümlenmesine yardımcı olacağı düşünülen öneriler sunulur.

Raporun yazımında uyulacak kurallar şunlardır: • Düşünsel planla yazılır. • Yazar anlattıklarının doğruluğuna güvenmeli, anlattıklarını bir mantık çerçevesine oturtabilmelidir. Her anlattığı, önceki anlattıklarıyla çelişmemelidir. • Konunun önemini kavratabilmek için örnekleme, karşılaştırma, tanık gösterme, istatistik bilgi gibi nesnel verilerden yararlanmalıdır. • Raporun sonuna yararlanılan kaynakların listesi de yazılmalıdır.

Rapor Örneği T.C. MTA GENEL MÜDÜRLÜĞÜ TABİAT TARİHİ MÜZESİ MAKRAPALEONTOLOJİ RAPORU İlgi: B.0.KTV.4.06.00.00/06.17/122-392 no’lu ve 16.09.2004 tarihli Kültür ve Turizm Bakanlığı, Ankara Kültür ve Tabiat Varlıklarını Koruma Bölge Kurulu Müdürlüğünden gelen Ankara-Polatlı-Macunköy "Köy Yerleşim Alanına İlişkin Yazı" (…) Çalışma alanında Mollusca Dalı –Gastropoda sınıfı ve Mollusca Dalı- Bilvia sınıfına ilişkin çok zengin ve geniş yayılımlı fosil yatağı bulunmuştur. SONUÇ: Gerek tür ve gerek birey açısından bu şekilde bol ve geniş yayılımlı alanlar istisna olup, koruma altına alınması uygundur. Jeoloji Yüksek Mühendisi Dr. Yeşim İslamoğlu

2.5. TUTANAK Herhangi bir olayın ortaya çıkışını, sonucunu olay anında ya da olaydan hemen sonra anlatmak için yazılan yazılara tutanak denir. Yasama meclislerinde, mahkemelerde, kongrelerde, kurul toplantılarında, bir kaza yerinde tutanak yazılır. Yazılış nedenine göre toplantı tutanağı, olay tutanağı... gibi türleri vardır. Tutanak yazmak için olumsuzluk yaşamaya gerek yoktur, tutanak olaysız biten bir sınavdan sonra da yazılır. Tutanak da bir tür rapordur, fakat tutanak olay anında ve olayı olduğu gibi betimlemek için yazılır. Konuşmacıların söyledikleri, söz alış sıralarına göre eksiksiz yazılır. Temize geçirildikten sonra konuşması olan herkese okutulup imzalattırılır. Tutanak yazan, kullandığı dilde yetkin olmalı fakat konuşmacıların konuşmalarını düzelterek yazmamalı, dilbilgisi yanlışları yapmamalıdır. Yazım kurallarını doğru uygulamalı, noktalama işaretlerini doğru kullanmalıdır.

2.6. KARAR En geniş anlamı ile bir konu üzerinde kişinin ya kendi kendine düşünerek ya da içinde bulunduğu grupla görüşüp tartışarak vardığı kesin sonuca karar denir. Toplu yaşayan insanlar sık sık bir araya gelerek önemli kararlar alırlar. Bu anlamda bir apartman yönetiminin, bir kooperatif yönetiminin, okullarda öğretmenler kurullarının, eğitsel kol yönetimlerinin, belediye ve hükümet meclislerinin, kamu kuruluşlarının, özel ve tüzel kurumların yönetim kurulu toplantılarının sonuçlarını bildiren yazılar karar yazılarıdır.

Karar, kuruluşun kendi tüzüğündeki esaslara göre Karar Defteri'ne yazılır, yönetim kurulu başkanı ve üyeleri tarafından imzalanır. Karar yazısının başına karar sıra numarası, karar tarihi, oturum yeri ve saati yazılır. Oturum başladığında oturum tutanağına başkanının adı yazılır. Oturuma çağrılı üyelerin yoklaması yapılıp katılmayan üyelerin adları yazılır. Oturumun konusu bildirilir. Birden çok konu varsa konular tartışma sırasına konarak gündem belirlenir. Tartışmadan sonra ulaşılan sonuçlar maddeler biçiminde sıralanır. Her madde "Oy birliği ile karar verildi." , "Oy çokluğu ile karar verildi.", "Salt çoğunluk ile karar verildi." sözleriyle biter. Salt çoğunluk, yarıdan bir fazla çoğunluk demektir. Söz gelimi 10 kişilik bir toplantıda 6 kişinin oyu salt çoğunluktur. Karara katılmayan üyeler karşı oy nedenini ya da nedenlerini karar defterine yazarlar. Kararların alınışında hep bir karşı görüş ve karşı grup olacağından toplantıda konuşulanların hepsi bir yazman tarafından yazılır. Yanlış anlaşılmaya neden olmaması için anlatımın çok açık ve anlaşılır olması gerekir.

3. İŞ YAZIŞMALARI Özel kuruluşla kamu kuruluşlarının aralarında, hizmet verdikleri kişi ve kuruluşlar arasındaki iletişimi sağlayan mektuplara iş yazışmaları denir. Bir iş mektubunda gerekli bütün bilgiler bulunsa bile bu bilgiler belli bir sırayla, belli bir düzen içinde yazılmadıysa algılanması güçleşir. İş mektuplarında amaç içeriği kolayca anlamak ve işi hızlandırmak olduğu için bu tür mektup yazmada da biçimsel ve işlevsel kimi kalıplara uymak gerekir: Bunları şöyle sıralayabiliriz:

• Mektubu gönderen kuruluşun adı, adresi, telefon, belgegeçer ve teleks numaraları, ticarette kayıtlı marka adı, simgesi mektup kâğıdının başlığında yer alır. • Tarih için belli bir yer ayrılarak "Tarih: ..../.../........" yazılır. • Hitap, mektup gönderilen kişinin adına ya da kuruluş adına yazılır. Her iki yazımda da kuruluş adı, adresi yazılır. • "Özü:" Maddesinde mektubun çok kısa bir maddesi verilir. Bu da yazıyı masa masa dolaşmaktan kurtarır, işleri çabuklaştırır. • Ciddi bir anlatım kullanılır ve sözü uzatmadan selâm ve iyi dilekler iletilir. • Mektuptan sorumlu kişi meslek unvanını da yazarak imzalar. • Yazılan mektup gelen bir mektuba karşılık ise, "ilgi:" açılarak bu durum belirtilir.

• Ayrıca mektubun gittiği kurum ya da kuruluşta masa masa dolaşmasını önlemek için hitaptan önce ".....'nın dikkatine!" diye belirtmekte yarar vardır. • Eklenecek belge ya da belgeler varsa mektubun sonunda "Eki:" diye bir bölüm açılır, belge ya da belgeler numaralandırılarak yazılır. • Paragraflar arasında ve bölümler arasında bırakılacak boşluklar gerekli bilgileri çabuk bulmayı sağlar. •Diğer mektuplarda olduğu gibi iş mektuplarında da zarf üzerine gerekli bilgilerin yazılması gerekir. Gönderen kuruluşun, gideceği kişi ya da kuruluşun adreslerinin doğru yazılması gerekir.

TEKLİF VERECEK FİRMANIN DİKKATİNE İş Mektubu Örneği TEKLİF VERECEK FİRMANIN DİKKATİNE   ………………………… Lisesi Müdürlüğünden: Okulumuz, "Mezuniyet Yıllığı" için aşağıda belirtilen esaslar dahilinde KDV hariç Yeni Türk Lirası cinsinden nihai fiyat teklifinizin aslını 08/08/2007 tarihi saat 14:00'a kadar müdürlüğümüze gönderme­nizi rica ederim. ……………………. Okul Müdürü İrtibat Adresi ……………………………. Lisesi ………… / İstanbul İrtibat Tel :0366 142 42 5..            Fax :0366 242 90 .. Teklif Esasları: 1.  A4 200 sayfalık tamamı renkli 2.  Deri ciltli 3.  200 Adet

İş Mektubu Örneği AK SİGORTA AŞ İlyas Yağcı Hacettepe Üniversitesi Beytepe/Ankara ÖZ.DOSYA NO.5748569 İşleteni/sürücüsü bulunduğunuz aracın kusurlu olarak çarpması sonucu nezdimizdeki kasko sigortalı araçta meydana gelen hasar sebebiyle sigortalımıza tazminat ödenmiştir. (…) Aksi halde alacağınızın tahsili için dava açılarak icra takibine geçileceği ve bu durumda mahkeme masrafı avukatlık ücreti ve ödeme tarihinden itibaren yasal faiz talep edeceğimizi bildiririz. Saygılarımızla. AK SİGORTA ANONİM ŞİRKETİ ANKARA BÖLGE MÜDÜRLÜĞÜ

1. Aşağıdakilerden hangisinde birden fazla konu işlenir? 4. BÖLÜM SONU SORULARI 1. Aşağıdakilerden hangisinde birden fazla konu işlenir? a. Kutlama yazıları b. Mektup c. Rapor d. Makale e. Tutanak 2. Aşağıdakilerden hangisi iyi bir mektubun özelliklerinden değildir? a. Mektupta niteliksiz anlatım olamaz. b. Mektupta hitap içten olur. c. Mektubun hitap cümlesi istenilen uzunlukta olabilir. d. Mektubu yazış nedenimiz açık seçik belirtilmelidir. e. Mektup iyi dileklerle bitirilmelidir.

3. Sanatçıların, yazarların ya da sanatı çok sevenlerin birbirlerine ve yakınlarına yazdığı sanattan söz eden mektuplara ........ denir. a. Sanat mektupları b. Sanatçı mektupları c. Sanatsever mektupları d. Edebî Mektuplar e. İş mektupları 4. "Herhangi bir olayın ortaya çıkışını, sonucunu olay anında ya da olaydan hemen sonra anlatan yazılara ....... denir." Bu cümlenin boş kalan yerine aşağıdakilerden hangi sözcük gelmelidir? a. Rapor b. Tutanak c. Mektup d. Karar e. Belgegeçer (Faks)

5. Aşağıdaki cümlelerden hangisi "karar"ın tanımıdır? a. Herhangi bir olayın ortaya çıkışını anlatan yazılardır. b. Kişilerin dileklerini bildiren yazılardır. c. Bir konu üzerinde kişinin ya kendi kendine düşünerek ya da içinde bulunduğu grupla görüşüp tartışarak vardığı kesin sonucu anlatan yazılardır. d. İnsanın kendini tanıtan yazılardır. e. Hepsi. 6. Aşağıdakilerden hangisi için gündem belirlenir? a. Mektup b. Rapor c. Günlük d. Karar e. Söyleşi

7. Mektup, telgraf, teleks, belgegeçer gibi yazışmalar telefona göre neden önemli sayılmaktadır? a. Kalıcı belge olduğu için b. Kısa yazılar olduğu için c. Yaygın yazışma olduğu için d. İsteklerimizi detaylı anlattığımız için e. Tarihi eski yazışma olduğu için. 8. Aşağıdakilerden hangisi mektup türünün amaçlarından değildir?  a. Haber vermek  b. Bir meseleyi tartışmak  c. Bir konuda yardım istemek  d. Sevinç ya da üzüntülerini bildirmek  e. Bir kişiyi tanıtmak 

9. Aşağıdakilerden hangisi "yazışmalar başlığı altında ele alınabilecek yazı türlerinden biri değildir? a. Dilekçe b. Rapor c. Makale  d. Tutanak e. İş mektubu/yazısı 10. Aşağıdakilerden hangisi dilekçenin özelliklerinden biri değildir? a. Sol alt köşeye adresin yazılması b. Sağ alt köşeye adın ve soyadın yazılması c. Sol alt köşeye imzanın atılması d. Resmî bir dilin kullanılması e. Gereksiz ayrıntılara yer verilmemesi

CEVAPLAR 1. B 2. C 3. D 4. B 5. C 6. D 7. A 8. E 9. C 10. C

KAYNAK Canan İleri, Zeliha Güneş, Hülya Pilancı, Zakine Öztürk Çelik, Sözlü ve Yazılı Anlatım, Açıköğretim Fakültesi Yayınları, Eskişehir, 1998.