HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM Bir kuruluştaki halkla ilişkilerin temel amacı, güdülen politikiları ve yapılan işleri halka benimsetmek, halkın güven ve desteğini kazanmaktır. Bu amaca ulaşabilmek için, bir yandan ilişki kurulacak hedef kitlenin özellikleri, düşünceleri ve tepkileri hakkında bilgi toplamak, öte yandan da toplanan bilgilere dayanarak tanıtma plan ve programları hazırlamak bunları uygulamak ve sonuçlarını denetleme, değerlendirme yapmak gerekmektedir.

A. İletişimin Tanımı ve Önemi Bir zamanlar avcılık yapan, kendi kendine yaşamını sürdüren, kendini savunmaktan başka hiç bir sorunu olmayan, giyim kuşam derdi olmayan insanoğlu; binlerce yıl zarfında tekerlekle, ateşle, madenle, tarımla, yazıyla, matbaa ile, buharla, elektrikle, radyo ile, telefonla, bilgisayarla karşılaşmış ve bu süreç içerisinde tek başına yaşamını sürdürebilme yeteneğini kaybetmiştir. Bir başka ifade ile yaşamak için, insanların insanlara, toplumların toplumlara olan ihtiyacı artmıştır. Böyle bir ortamda ihtiyaçların karşılanması, insanların diğer insanlar ile, sosyal yapıların birbiri ile ilişki kurması ile mümkün olmaktadır. Günümüzde bireyler, birçok kişi veya kurumlar çeşitli ihtiyaçlarını karşılamak için birbirleriyle diyalog kurmak zorundadırlar. Her insanın kendisine yetecek kadar ekmek pişirmesi, tarlasını ekmesi, ayakkabısını imal etmesi, elektriğini, suyunu temin etmesi veya buna benzer yüzlerce ihtiyaçlarını karşılaması olanık dışı olduğuna göre bu ihtiyaçlarını karşılamak amacıyla bu mal ve hizmeti üretenlerle ilişki kurması gerekmektedir. Özellikle ekonomik veya sosyal zorunluluktan kaynaklanan ve bir başka kişiye veya kurumu etkilemek, ikna etmek amacıyla halkla ilişkiler faaliyetlerinde iletişim daha da önem kazanmakta ve insan ilişkilerinin kaçınılmazlığını ortaya koymaktadır.

İletişim; duyguların, düşüncelerin bir başkasına aktarılmasıdır İletişim; duyguların, düşüncelerin bir başkasına aktarılmasıdır. Esas olarak simgeler aracılığıyla bir kişiden veya grupdan diğerine bilginin, fikirlerin, tutumların veya duyguların iletimidir. İşletmelerin varlıklarını sürdürmelerinin, çevrelerinden gördükleri ilgi ve desteğin temelinde başarılı iletişim vardır. Halkla ilişkiler faaliyetlerinde firma imajının çevreye olumlu yansıtılması, tanıtılması, hedef kitlenin etkilenmesi inandırılması konusunda etkili iletişim sağlamak son derece önem kazanmaktadır. İşletmelerde, başarılı bir halkla ilişkiler faaliyetinin gerçekleştirilmesi, örgüt içi ve örgüt dışına yönelik etkili bir iletişimin varlığı ile ilgilidir. İşletmeler ancak bu yolla, hem İşletme çalışanlarını hem de İşletme dışı kişi ve kuruluşları etkileme, onlardan istedikleri bilgileri toplayarak, değerlendirme ve böylece çalışma faaliyetlerine yön verme olanağı bulabilirler.

Halkla ilişkilerin ruhundaki tanıma, tanıtma, etkileme ve inandırma faaliyetlerinde gösterilecek başarının temelinde kurulacak iletişimin kalitesi ve profosyenelliği yatmaktadır. Yeterli ve kaliteli bir iletişim olmadan tanıma, tanıtma, etkileme ve inandırmanın da olması olanaklı değildir.  İşletmeler; çalışmalarını hedef kitlelere halkla ilişkiler faaliyetleri kapsamında iletişim yoluyala aktarırlar. Halkın düşünce ve beklentilerini de aynı yolla öğrenirler. Halkla ilişkiler yönetiminde, belirlenen amaçlara ulaşmak için iletişimin birer parçası olan her türlü sözlü, yazılı araçtan ve kitle iletişim araçlarından, ilişki kurma tekniklerinden ve çalışma yöntemlerinden yararlanılır. Halkla ilişkiler faaliyetleri planlı faaliyetler ve çalışmalardır. Planlanan bu çalışma ve faaliyetler kapsamında örgüt ile hedef kitle arasında etkili bir iletişimin sağlanması amaçlanır. Hedef kitlenin etkilenmesi için tek başına örgütün var olması veya üretim yapması yeterli olmaz. Hedef kitlenin örgütün varlığından haberi yoksa örgütün büyüklüğünün ve üretim çabalarının çok önemi olmayacaktır. Burada önemli olan fark edilmek, dikkat çekmek ve güven toplamaktır. Bu farkıda iletişim yaratacaktır. Bu iletişim hedef kitle olarak tanımlanacak gerek kurum içi gerekse kurum dışı kişi ve gruplarla kurulacak olan iletişim olacaktır.

B. İletişim Süreci ve İletişim Türleri İletişim, nerede nasıl yaşıyor, hangi işi yapıyor olursak olalım, kendimizle ve başkalarıyla anlaşmamızı sağlayan, insanları sosyalleştiren bir olgudur. Bu nedenle iletişim, işimizle ilgili olduğu kadar, insan olarak başta ailemiz olmak üzere yakın ve uzak çevremizle olan tüm ilişkilerimizde yaşadığımız bir olaydır. Bu nedenle iletişim, belli bir başlangıcı ve sonu bulunmayan, dinamik ve çeşitli unsurlarla etkileşim içinde olan karmaşık bir dizi süreçlerin bileşkesi ve bütünü olarak ortaya çıkmaktadır.

1. İletişim Süreci İletişim sürecinin temel dört unsuru vardır. Bunlar; kaynak, mesaj, alıcı ve kanaldır. İletişim sürecini başlatan kaynaktır. Bu kaynak gerçek ya da tüzel kişi olabilir. Kaynak; iletişim konusunda, alıcı olarak tanımlanan ve evvelce belirlenmiş bir hedefe bir ileti gönderir. Mesaj, bir şeyi iletmeyi isteyen kaynağın ürettiği sözel, görsel ve görsel işitsel sembollerdir. Bu bir yazı, söz, el kol işareti, yüz ifadesi ya da bunların karışımı olabilir. Alıcı, kaynağın gönderdiği mesaja hedef olan kişi, grup ya da kitledir. Kanal ise; mesajın taşıyıcılığını yapan mektup, telefon, televizyon, radyo, gazete ve dergi gibi araçlardır.  

2. İletişim Türleri 2.1 Kişi içi İletişim İletişim türleri genelde dört temel grupla sınıflandırılır. Bunlar; kişi içi iletişim, kişiler arası iletişim, örgütsel/yönetsel iletişim ve kitlesel iletişimdir.   2.1 Kişi içi İletişim İnsanlar zaman zaman iletişim sürecini iç dünyalarında da yaşayabilirler. Bu durumda kaynak da alıcı da insanın kendisi olur. İnsanın düşünmesi, değerlendirme yapması, ihtiyaçlarını belirlemesi, gülmesi, ağlaması birer kişi içi iletişim örneği olarak görülebilir. Diğer adı ile içsel iletişim kişinin kendini tanımasıdır. Bir nevi iç hesaplaşması, vicdan muhasebesi, öz eleştirisidir.

2.2 Kişiler Arası İletişim İki ya da daha fazla birey arasında gerçekleşen iletişimdir. Bu iletişim türünde, iletişim unsurlarından olan kaynak da hedef de insandır. Bununla birlikte iletişim araştırmacılarının insanlar arasında gerçekleşen her türlü iletişimi kişiler arası iletişim olarak tanımlamadıklarını da belirtmek gerekir. Bir iletişimin kişiler arası iletişim olarak nitelendirilmesi için üç unsurun olması gerekmektedir. Birincisi, kişiler arası iletişime katılanların belirli fiziki yakınlık içerisinde yüz yüze olmaları veya teknolojik ya da mekanik bir kanal ile karşı karşıya olmaları gerekir. İkincisi, iletişime katılanlar arasında tek yönlü değil çift yönlü bir mesaj alışverişi olmalıdır. Üçüncüsü ise, mesaj sözlü veya yazılı olmalıdır. Kişiler arası iletişimin yüz yüze kurulan bir iletişim biçimi olması nedeniyle; sözlü iletişim ve sözsüz iletişim şeklinde iki sınıfta incelemek mümkün olabilir. Sosyal psikologların yaptıkları araştırmalara göre, ortalama bir iletişimle sözcüklerin önemi % 10, ses tonunun önemi % 30, beden dilinin önemi ise % 60 olarak bulunmuştur.

a. Sözlü İletişim Kişiler arasında gerçekleştirilen temel bir iletişim biçimidir. Yaşamın her aşamasında içerisinde bulunduğumuz aile ortamı, iş yeri, okul, konferans, toplantı, alış veriş merkezi, hastane gibi çeşitli yerlerde yüz yüze yapılan konuşmalar ve karşılıklı yazışmalar bu kapsamda değerlendirilir. Sözcüklerin seslendirelerek veya yazılarla ifade edilerek yapılan iletişimdir. Sözel iletişimde sembollerin etkin kullanımı iletişimin kalitesini arttıracaktır. Bu kapsamda ses tonu, vurgu, diksiyon ve benzeri konuşma teknikleri önem kazanmaktadır. Ses tonunu ve vurgulamayı uygun kullanan bir kişinin konuşmasından neşeli, inandırıcı, mutsuz veya kırgın olduğunu anlayabilir, vermek istediği mesajı daha kolay algılayabiliriz. Söze dayalı olmakla birlikte sözsel iletişim, özellikle yüz yüze yapıldığında bedenin ve beden dilinin doğru yerde doğru zamanda kullanılmasıyla zengin anlatım olanaklarına kavuşacaktır. Sözel iletişimin en sık kullanılan yöntemlerini, görüşme ve toplantı, seminer ve konferanslar olarak sıralayabiliriz.

Halkla ilişkiler faaliyetlerinde görev alacak herkesin konuşma yeteneğini geliştirmeye ihtiyacı vardır. İyi konuşabilmek için; Zengin bir kelime bilgisine sahip olmalı Alıcının anlayabilecği kelimeler seçilmeli, jargondan ve yabancı kelimelerden kaçınılmalı, Ses tonu, vurgu gibi dil ötesi unsurları ile anlam kuvvetlendirilmeli, ayrıca konuşma beden dili ile desteklenmelidir.

b. Sözsüz İletişim Çoğu kez bireyler; düşündüklerini, heyecanlarını, sevinçlerini, şaşkınlıklarını ya da iletmek istedikleri mesajı sözcüklerle alıcıya aktarmada güçlük çekerler. Kelimeler, sözcükler iletişimin tamamlanmasında yetersiz kalırlar. Bu nedenle, bilinçli olarak veya bazen farkında olmadan konuşma esnasında düşüncemizi, coşkumuzu, duygularımızı ifade edecek jest ve mimiklere başvururuz. Bir başka anlatımla, yüz yüze yapılan iletişimde bedenimizi kullanırız. Beden kişilerin çevreye ilk yansımasıdır. Kişiler önce bedenleri ile algılanırlar. Bu nedenle insanların ilk anlaşma aracı ve ilk dili olmuştur. Kişinin gözüne bakarak ve gülümseyerek söylenen bir sözcüğün yarattığı etki ile aynı sözcüğün donuk ve ilgisiz bir ifade ile karşı tarafa iletildiğinde yaratacağı etki farklıdır. Günlük yaşamımızda bir araya geldiğimiz kişilerle görüşmelerimiz esnasında veya toplumsal faaliyetlerde bir arada olduğumuz insanlarla fiziki uzaklık onlara karşı duygularımızla ilgilidir ve onlarla ilişkilerimiz hakkında bazı mesajlar verir. Bu uzaklıkları dört gruba ayırmak mümkündür.

İçli Dışlı Mesafe Gövdeden itibaren 35 cm lik bir uzaklığı kapsar. Bireye yakın ve beden temasına olanak veren kişiler tarafından kullanılan en yakın mesafedir. Samimi Mesafe Gövdeden itibaren 40 - 80 cm arasında değişen bir uzaklığı kapsar. Bu alanı çoğunlukla yakın tanıdık, akraba ve arkadaşlar kullanır. Toplumsal Mesafe Uzaklığın 80 cm – 2 m arasında değiştiği ve resmi ilişkilerin gerçekleştiği alandır. Yabancılar İçin Mesafe Toplumsal mesafenin bitim noktasında başlayarak genişleyen mesafedir.

GAZİANTEP ÜNİVERSİTESİ OĞUZELİ MESLEK YÜKSEK OKULU KONU : HALKLA İLİŞKİLER VE İLETİŞİM HAZIRLAYAN : CAHİT DEMİRCİ