KADINLARIN VE KADIN SİVİL TOPLUM KURULUŞLARININ GÜÇLENDİRİLMESİ HİBE PROGRAMI GÜÇLÜ KADIN GÜÇLÜ TOPLUM PROJESİ STRONG WOMEN STRONG SOCIETY PROJECT TR2009/ /69 YÖNETİM BECERİLERİ SÜREÇ YÖNETİMİ M.Tahir DADAK

SÜREÇ NEDİR? Amaçlanan bir çıktı’yı elde edebilmek için, kullanılan çeşitli girdiler üzerinde katma değer yaratan faaliyetlerdir.

SÜREÇ NEDİR? Belirli bir girdiyi, hedef grupları/müşterileri için belirli bir dizi faydalı çıktıya dönüştüren; Tanımlanabilen, Sınırları konulabilen, Tekrarlanabilen, Ölçülebilen, Mutlaka bir sorumlusu olan, Fonksiyonlar arası ve birbirine bağlı değer yaratan faaliyet dizinidir.

SÜREÇ BAŞKA BİR DEYİŞLE; Girdileri çıktı haline getiren birbiriyle ilişkili ve etkileşimli faaliyetler takımıdır.

SÜRECİN ÖZELLİKLERİ Bir süreç 5 temel özellik taşır. Bunlar; Tanımlanabilir, Tekrarlanabilir, Ölçülebilir, Kontrol edilebilir, Katma değer yaratma özelliğidir.

SÜRECİN SINIFLANDIRILMASI 1.Yönetimsel süreçler 2. Operasyonel süreçler 3. Destek süreçler

1. YÖNETİMSEL SÜREÇLER Temel ve destek süreçlerin performansını yükseltmek için gerçekleştirilen süreçlerdir. Yatırım yönetimi Bütçe planlama Stratejik planlama Kaynak planlaması Sürekli iyileştirme gibi….

2. OPERASYONEL SÜREÇLER Kuruluşların kuruluş amaçlarını, var olma nedenlerini gerçekleştirmek üzere yaptıkları faaliyetleri kapsamaktadır. İletişim &Halkla ilişkiler Satış & Pazarlama Tasarım Satın Alma Malzeme Yönetimi Lojistik gibi…

3. DESTEK SÜREÇLER Operasyonel ve yönetimsel süreçlerin yerine getirilmesi için hemen hemen tüm kuruluşlar için ortak sayılabilecek, destek faaliyetlerini kapsamaktadır. Muhasebe Sabit Kıymetler İdari işler İnsan kaynakları Bilgi Teknolojileri gibi….

SÜREÇ YÖNETİMİNİN TANIMI Süreçlerin tanımlanması, Sahiplerinin, tedarikçilerinin ve müşterilerinin belirlenmesi İhtiyaçlarının belirlenmesi, Ölçümler alınarak performansının izlenmesi, Gerekli iyileştirmelerin yapılmasını içeren faaliyetlerin tamamıdır. BAŞKA BİR DEYİŞLE; “Süreçlerin düzenli olarak izlenmesi ve geliştirilmesini sağlamak için yapılan faaliyetlerdir”

SÜRECİN İYİ YÖNETİLMESİ İÇİN; Hedef grup odaklı/Müşteri odaklı, İlave maliyet değil/Katma değer yaratan, Sahibi/sorumluları belirlenmiş, İlgililer tarafından açıklıkla anlaşılan, Süreçler arası ilişkileri iyi tanımlanmış, Ölçülebilir performans kriterlerine sahip, Süreklilik halinde izlenip iyileştirilebilen özelliklerde olmalıdır.

SÜREÇLERLE YÖNETİM TANIMI Yönetim yapısını/yönetim anlayışını ifade etmektedir. Aynı zamanda; Faaliyetlerinin süreç yapısı içerisinde tanımlanmasını, Yönetim fonksiyonunun bu yapı dahilinde gerçekleştirilmesini gerektirmektedir.

SÜREÇLERLE YÖNETİM’E GEÇİŞ ADIMLARI ADIMLAR 1)Süreçlerin tanımlanması 2)Süreç sahiplerinin ve sorumluluklarının belirlenmesi 3)Süreç öğelerinin tespiti 4) Süreç haritalarının yapılması 5)Süreç ölçüt ve göstergelerinin tespiti / güncellenmesi 6)Süreçlerin hedeflerinin tespiti / güncellenmesi 7) Süreçlerin analizi ve geliştirilmesidir.

SÜREÇ PERFORMANSININ ÖLÇÜLMESİ Performans Ölçümüne Neden Gereksinim Duyarız? Misyona bağlılığın arttırılması, Hedeflerimize erişim düzeyinin belirlenmesi, Kaynaklarımızın etkin değerlendirme düzeyi, Müdahale gerekliliklerinin belirlenmesi ve gerektiğinde müdahale edilmesi, Gelişmenin gözlemlenmesi, Sonuçların net bir şekilde irdelenmesidir.

SÜREÇLERİN İYİLEŞTİRİLMESİNE NEDEN İHTİYAÇ DUYULUR? – Hizmet alanların ihtiyaçlarını daha iyi karşılama, – Zamana /gelişmelere uyum sağlama, – Daha verimli çalışma, – Maliyet/etkin çalışma, – Çalışanların katkı /katılımını sağlama, – Ürün/hizmet kalitesinin yükseltilmesidir.

SÜREÇ İYİLEŞTİRME İLKELERİ NELERDİR (1)? -Çalışmaların sadeleştirilmesi, -Katkı yaratmayan adımların kaldırılması, -Kontrol ve karar adımlarının azaltılması, -Hatanın en aza indirgenmesi, -En az sayıda eleman ile en etkin çalışmaların gerçekleştirilmesi,

SÜREÇ İYİLEŞTİRME İLKELERİ NELERDİR (2)? -Ekip odaklı çalışılması, yetki ve sorumlulukların dağıtılması -Faaliyetlerde tekrara gidilmesinin önlenmesi, -İşlerin bir uyum içerisinde gerçekleştirilmesi -Uygun teknolojilerin kullanımıdır.

SÜREÇ YÖNETİMİ AŞAMALARI I)SÜRECİN TANIMLANMASI -Kuruluş amaçlarının tanımlanması, -Süreç sahibinin belirlenmesi, -Temel hedeflerinin belirlenmesi, -Faaliyetlerin belirlenmesi, -Faaliyetlerin sırası ve etkileşiminin belirlenmesi, -Süreç dokümantasyonunun belirlenmesi

SÜREÇ YÖNETİMİ AŞAMALARI II)SÜRECİN PLANLANMASI -Alt süreç ve faaliyetlerinin belirlenmesi -İzleme ve ölçme gerekliliklerinin belirlenmesi -Kaynak ihtiyaçlarının belirlenmesi III)UYGULAMA VE ÖLÇME IV)ANALİZ V)SÜREÇ İYİLEŞTİRME AŞAMALARI