ÜNİVERSİTELERDE STANDART DOSYA PLANI

Mevzuat ve prosedürler 3473 Sayılı Muhafazasına Lüzum Kalmayan Evrak ve Malzemenin Yok Edilmesi Hakkında Kanun Hükmünde Kararnamenin Değiştirilerek Kabulü Hakkında Kanun. 16 Mayıs 1988 tarihli Resmi Gazete’de yayınlanarak yürürlüğe giren Devlet Arşiv Hizmetleri Hakkında Yönetmelik. 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi. BEYAS (Belge Yönetimi ve Arşiv Sistemi/İşlemler), Ankara Üniversitesi, 2009. YÖK’ün Saklama Süreli Standart Dosya Planı konulu, 31.03.2010 tarihli ve B.20.0.YDB.0.01-805.01.01-88 sayılı yazısı. 2011/1 Sayılı Başbakanlık DTVT (Devlet Teşkilatı Veri Tabanı) Genelgesi (Kurum ve Birim Kodları)

Belge Yönetimi Modern işletmecilik tekniklerini kullanarak, kurumlarda kayıtlı bilgiyi kontrol altında tutup, ihtiyacı olana en az maliyetle, en kısa zamanda ve bütünlük içerisinde sunmaktır.

Belgelerin Yaşam Döngüsü Belge üretimi Değerlendirme Tasfiye Belgelerin dağıtımı Kullanım Dosyalama Belgelerin Yaşam Döngüsü

Belge Yönetimi Fonksiyonları Üretim Yazışmalar Formlar Raporlar Dağıtım Kurum içi Aynı kurumun farklı birimleri Kurumlar arası Kullanım Karar yapma Sorumluluklar Bürokratik işlem Hukuki zorunluluk Dosyalama (Muhafaza ve Düzenleme) Dosyalama Dosya Planları çıkarma Tekrar erişim Saklama Değerlendirme Ayıklama Tespit Tasfiye İmha Arşiv

Tanım ve kullanım Dosyalama: Belge yığınlarını bölümlere ayırmak olup, bir konu veya vakayla ilgili olan belgeleri bütünlük ve fonksiyonel ilişki içerisinde bir araya getirmektir. Dosya Planı: Birbiri ile fonksiyonel ilişkisi bulunan belge ve dosyaların, nasıl dosyalanıp düzenleneceğini gösteren konu başlıkları şeması.

Örnek Dosya Planı ve Kodlaması Konu başlıkları ile onu ifade eden kodlardan meydana gelir. Örnek Plan 100 Genel İş ve İşlemler 200 Temel Sağlık Hizmetleri … 900 Personel işlemleri   Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama 920.01- Naklen Atama 930- Terfi Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

Kavramlar: - Dosya Tasnif Planı - Dosya Planı - Dosyalama Sistemi - Konu Başlıkları Şeması - Dosya Listesi

Örnek Dosya Planı ve Kodlaması Örnek Plan 100 Genel İşler 200 Esas Fonksiyonlar … 900 Personel işlemleri   Örnek Uygulama 900 Personel İşlemleri 910- İşe Alma 920- Atama 920.01- Naklen Atama 930- Terfi Örnek Dosya Planı ve Kodlaması

Dosya planı, Belge üzerindeki sayı bilgileri kısmında, Belgelerin konulduğu kağıt karton veya elektronik ortamdaki dosya, klasör, zarf ve kutularda, Elektronik belgelerde belge ve dosyanın üst veri alanlarında kullanılır.

Kullanım - belge T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : B.30.2.İST.0.11.70.71 – 902.02 – 2467 12/03/2010 Konu : Personel alım izinleri

Kullanım – belge – birim kodu T.C. İSTANBUL ÜNİVERSİTESİ Edebiyat Fakültesi Dekanlığı Sayı : 72591126 – 902.02 – 2467 12/03/2010 Konu : Personel alım izinleri

PERSONEL ALIM İZİNLERİ Kullanım - dosya T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2.İST.0.12.70.71 902.02 Açıklama notu: PERSONEL ALIM İZİNLERİ 2008 Edebiyat Fa. Personel Şef. Yer no: Depo no: 01 Raf no: 22 Kutu no: 143 T.C. İstanbul Üniversitesi B.30.2. İST.0.12.70.71 Edebiyat Fa. Personel Şf. 902.02 PERSONEL ALIM İZİNLERİ Açıklama notu: 2008 F Arşiv yer no: Depo: 01 Raf : 22 Kutu: 135 F

Kullanım- elektronik dosya

Kağıt ortamdaki belgelerin arşivden takibi

Elektronik belge ve klasörlerin tanımlanması-dosya kodu

Başbakanlık Standart Dosya Planı Başbakanlık, 2005 yılında çıkarmış olduğu 2005/7 sayılı Standart Dosya Planı Genelgesi ile kamu kurumları bürolarında üretilen belgelerin düzenlenmesi için dosya planı uygulamasını zorunlu hale getirdi. Plan, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü (DAGM) tarafından geliştirildi. YÖK’ün 2010 yılında yayınladığı Saklama Süreli Standart Dosya Planı.

Alanlar Plan, desimal anlayışla geliştirilmiştir. 000’den 999’a kadar olan kod aralığında geliştirilen ana ve alt konu başlıklarından oluşmaktadır. 000-099 ve 600-999 rakamları ile numaralandırılan alanlar, kurum ve kuruluşların yardımcı hizmet, danışma ve denetim birimlerini, 100-599 rakamları ile numaralandırılan alanlar ise, ana hizmet birimlerinin fonksiyonlarını karşılamaktadır.

Ana konular: 000 GENEL KONULAR 100 ANA HİZMETLER 200 ANA HİZMETLER 600 PLANLAMA, BASIN, HUKUK ve TEFTİŞ 700 BİLGİ İŞLEM, DIŞ İLİŞKİLER, EMLAK ve EĞİTİM 800 İDARİ, KÜLTÜR, MALİ İŞLER ve ÖZEL KALEM 900 PERSONEL, SATINALMA, SOSYAL ve SAĞLIK İŞLERİ

DOSYA PLANI MUHTEVİYATI 1 GENEL KONULAR 000-099 2 ANA HİZMET FAALİYETLERİ 100-599 2.1 Eğitim-Öğretim İşleri 100-199 2.2 Akademik Personel ve Kariyer İşleri 200-299 2.3 Öğrenci İşleri 300-399 2.4 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri 400-499 3 DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 600-699 3.1 Araştırma, Planlama Ve Koordinasyon İşleri 600-619 3.2 Basın ve Halkla İlişkiler İşleri 620-639 3.3 Hukuk İşleri 640-659 3.4 Teftiş İşleri 660-679 4 YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER 700-999 4.1 Bilgi-İşlem İşleri 700-719 4.2 Dış İlişkiler ve AB İşleri 720-749 4.3 Emlak ve İnşaat İşleri 750-769 4.4 Hizmet Öncesi ve Hizmet içi Eğitim İşleri 770-789 4.5 İdari İşler 800-819 4.6 Kültür, Tanıtım ve Yayın İşleri 820-839 4.7 Mali İşler 840-869 4.8 Özel Kalem ve Protokol İşleri 870-889 4.9 Personel İşleri 900-929 4.10 Satınalma ve Satış İşleri 930-949 4.11 Sivil Savunma İşleri 950-969 4.12 Sosyal İşler ve Sağlık İşleri 970-999

Üniversiteleri Kodları(özet) 101.03 Bölüm Kurulması 109 Bologna Süreci 201.02 Dekan Seçimi ve Ataması 300 Öğrenci İşleri 302 Öğrenci Özlük İşleri 302.01 Yeni kayıt İşlemleri 304 Burslar, Krediler, Stajlar 304.03 Stajlar 400 Öğrenci Seçme ve Yerleştirme 404.01 Soru Kitapcığı

Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu GENEL İŞLER Saklama Süresi Saklama Kodu 000 Genel 010 Mevzuat İşleri 01   Kanunlar 02   Tüzükler 03  Yönetmelikler  04  Yönergeler 05 Tebliğler 06 Genelgeler 01    İç Genelgeler Dış Genelgeler 07 Talimatlar, Duyurular, Sirkülerler 01 Talimatlar 02 Duyurular 03 Sirkülerler 08 Rehber, Kılavuz 09 Standartlar 99 Diğer                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu EĞİTİM-ÖĞRETİM İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 100  Eğitim-Öğretim İşleri (Genel)  101 Üniversite ve Akademik Birimlerin Kurulması  01 Üniversite Devlet Üniversiteleri 15 A 02 Vakıf Üniversiteleri Mütevelli Heyeti B Kuruluş ve Eğitim-Öğretime Açılması 03 Devlet Yardımları 20 04 Öğrenci Bilgileri 10 D 05 Akademik Personel Bilgileri Fakülte, Enstitü, Konservatuar,Yüksekokul, MYO Fakülte Enstitü Konservatuar Yüksekokul Meslek Yüksekokulu                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ                         Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu AKADEMİK PERSONEL VE AKADEMİK KARİYER İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 200  Akademik Personel ve Akademik Kariyer İşleri 201 Seçim ve Atama İşleri 15 A 01 Rektör Seçimi ve Ataması 02 Dekan Seçimi ve Ataması 03 Bölüm, Anabilim/Anasanat Dalı Başkanı Seçimi ve Atanması 04 Temsilci Seçim İşleri Profesör Temsilcisi Doçent Temsilcisi Yrd. Doç. Temsilcisi Asistan Temsilcisi 99 Diğer C 202 Öğretim Elemanı Yetiştirme 1416’ya göre 2547’ye göre YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

                        Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 300  Öğrenci İşleri (Genel) 301 Seçme-Yerleştirme-Giriş-Sınav İşlemleri 10 D 01 ÖSYS Duyurular 02 Kontenjanlar 03 Başvurular 04 Sınavlar 05 İtirazlar Yurt Dışından Öğrenci Kabulü/Yabancı Uyruklu Öğrenci Sınavı Dikey Geçiş Ek Yerleşme Ön Kayıt ve Özel Yetenek Sınavı 06 Yatay Geçiş 07 Meslek Yüksekokullarına Sınavsız Geçiş 08 Açıköğretime Sınavsız Geçiş 09 Uzaktan Eğitime Sınavsız Geçiş YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ÖĞRENCİ SEÇME VE YERLEŞTİRME İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 400  Öğrenci Seçme ve Yerleştirme İşleri (Genel) 401 Sınav Takvimi 10 D 402 Sınav Başvurusu 01 Başvuru İlanı ve Gazete Duyuruları 02 Sınav Kılavuzu 15 A 03 Aday Başvuru İşlemleri Aday Başvuru Bilgi Formları B Adayların Bilgi Değişikliği İstekleri 1 Özel Uygulamaya Tabi Aday Belgeleri Transkripli Adaylar TÜBİTAK Ödüllü Adaylar Milli Sporcular 100 Gün 04 Engelli Adaylar C 99 Diğer                         YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ                         Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu ARAŞTIRMA VE PLANLAMA İŞLERİ Saklama Süresi Saklama Kodu 600  Araştırma ve Planlama İşleri (Genel) 601 Teşkilatlanma İşleri 01 Kuruluş, Yapılanma 02 Yetkilendirme, Yetki Değişikliği 03 Yönetimi Geliştirme 04 Teşkilat Şemaları ve Kadrolar Teşkilat Şemaları Norm Kadro Çalışmaları Görev/İş Tanımları Norm Kadro Pozisyonları 99 Diğer 602 Plan ve Program İşleri Kalkınma Planı Hazırlık Çalışmaları İzleme ve Değerlendirme Orta Vadeli Plan/Program YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER                         Ana Dosya 1. Alt Konu 2. Alt Konu 3. Alt Konu BASIN VE HALKLA İLİŞKİLER Saklama Süresi Saklama Kodu 620 Basın ve Halkla İlişkiler (Genel) 621 Basın İşleri 01 Basın Toplantıları 02 Basına Verilen Demeçler 03 Tekzipler 04 Basında Yer Alan Haberler 05 Basın Özetleri 99 Diğer 622 Talep, Şikayet, Görüşler Talep ve Şikayetler Görüş ve Teklifler Bilgi ve Bilgi Talepleri 639 Basın ve Halkla İlişkiler Konusunda Diğer İşler YÜKSEKÖĞRETİM ÜST KURULUŞLARI VE YÜKSEKÖĞRETİM KURUMLARI SAKLAMA SÜRELİ STANDART DOSYA PLANI MUHTEVİYATI

Planın Kullanımı ve Kurallar 1 Bir vaka yada konuyla ilgili belgeler için Dosya Planında hangi konuya ait olduklarına bakılarak dosya açılır. Dosyalama işi belge üretilirken başlar. İlk defa açılacak dosya için varsa belge üzerindeki dosya kodu kullanılabilir.

Planın Kullanımı ve Kurallar DOSYA AÇMA (GENEL/ÖZEL) - Dosya açma ve ayrıntıya inerek kod verme işi, evrakın birikmesine ve hacmine göre yapılır. Genel kural, bir yıl içerisinde belge miktarı yeterli düzeye erişmiyorsa, ayrıntı düzeyler için ayrıca dosya açılmayıp bir üst seviyede dosya açılır. - Büroda yıl içerisinde personel işleri ile ilgili az sayıda belge oluşmuş ise dosya “900 Personel İşleri” kod ve başlığı ile açılır. Bu dosyanın, 900 ile 929 kod aralığında biriken belgeleri barındırdığı anlaşılır. Personel Daire Bşk. / Personel Özlük Bürosu 18235917-903- (Personel özlük genel) 18235917-903.09- (Sicil işleri) 18235917-903[546]- (… ait personel özlük dosyası) 18235917-915- (Sendika işlemleri) Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar - Birkaç birim aynı dosya kodunu kullanabilir Özlük Bürosu 18235917-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Yazı İşleri Bürosu 32736717-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Mali İşler Bürosu 52283671-050.02- (Yönetim Kurulu Kararları) Planın Kullanımı ve Kurallar

Yeni kod açma: 99- Diğer 99-Diğer Bir faaliyetle ilgili olarak planda bir başlık bulunamaz ise her ana konu başlığının sonundaki “99 Diğer” kısmı kullanılarak yeni başlıklar açılabilir. Ancak, bu ekleme mutlaka kurumda bu işten sorumlu olan birimin/kişinin koordinesinde yapılmalıdır.

Yeni kod açma: 99- Diğer Konu: Üniversite mülklerinin abonelikleri 756 Taşınmaz İşlemleri 756.99 Diğer 756.99.01 Abonelikler 756.99.01[01] İSKİ 756.99.01[02] İGDAŞ 756.99.01[03] AYEDAŞ Yeni kod açma: 99- Diğer

Planın Kullanımı ve Kurallar İlişki: Konu kodu ile özel numara ilişkisi Plandaki 903 (Personel özlük ), 604.01 (Araştırma projeleri), 641.04 (İdari davalar) vb. konu kodları ile eğer varsa “sicil numarası” , “proje numarası”, “dava numarası” gibi dosyanın kendi özel numarası birleştirilir. Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar İlişki: Dosya kodu daha özel kodlara bölünecekse, Örneğin yazışma sadece 2011/266 numaralı KİK numaralı ihale ile ilgili ise bu durumda Dosya kodu 934.01, ile 2011/266 ihale numarası [] (köşeli parantez) kullanarak 934.01[2011/266] şeklinde birleştirilir. Sayı: B…….00-934.01[2011/266] -256 Planın Kullanımı ve Kurallar

Öğrenci Özlük Dosyası: 302[03430019] Konu kodu[Öğrenci numarası] Proje Dosyası: 604.01[112K014] Konu kodu [Proje numarası] Personel Özlük Dosyaları: 903[2355] Konu kodu [Personel sicil numarası] İhale Dosyaları: (Mal alımı) 934.01[2011/19] Konu kodu [İhale numarası] Örnekler

Tahakkuk ve Ödeme İşleri 841. 02. 17 Personel Tahakkuk 841. 02 Tahakkuk ve Ödeme İşleri 841.02.17 Personel Tahakkuk 841.02.17[01] Bordro Tahakkuk (Maaş) 841.02.17[01.01] Konu kodu [Personel tahakkuk + Bordro tahakkuk] Eczane ödemeleri 841.02.17[03.09.09] Konu kodu[Mal ve Hizmet Alım Ödeme + Tedavi + Eczane]

Planın Kullanımı ve Kurallar Köşeli parantez içerisinde birden fazla kodlama ve tanımlama yapılması gerektiğinde, her farklı kod “;” işareti ile birbirinden ayrılacaktır. Mahkemelik olan bir ihale dosyasının ihaleyle ilgili “2005/26”, mahkeme dosyası için ise “2007/152” dosya kodunu almış olsun; bunun dosya kodu şu şekilde gösterilir. 934.01[2005/26;2007/152] Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar BİRDEN FAZLA KONUYU İLGİLENDİREN BELGELER Birden fazla konuyu ilgilendiren belgeler, en çok ilgili olduğu dosyaya; diğerine, sayfa sayısı az ise çoğaltılarak bir nüshası; sayfa sayısı çok ise gönderme notu yazılan bilgi fişi konulacaktır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar Olurlar, Sözleşmeler, Şartnameler veya personeli ilgilendiren “görevlendirme evrakı” gibi belgeler için dosya planında müstakil dosya kodu açılmış olsa dahi bu belgeler ait oldukları vaka dosyasında (tümleşik dosya) tutulacak; eğer gerekli görülürse bu başlıklarla da dosya açılabilecektir. Planın Kullanımı ve Kurallar

Vaka dosyası Öğrenci Dosyası Yeni kayıt Katkı payları Öğrenci belgesi 302 [03430019] Yeni kayıt 302.01 Kayıt yenileme 302.02 Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Vaka dosyası

Konu dosyası Öğrenci Dosyası Öğrenci Belgeleri Yeni kayıt 302 [03430019] Yeni kayıt 302.01 Kayıt yenileme 302.02 Katkı payları 302.03 Öğrenci belgesi 302.10 Öğrenci Belgeleri 302.10 Konu dosyası

Belgeleri bağımsız dosyalama İhale Dosyası 934.01 [2011/5] İhale Şartname 934.08 Makam Oluru 934.01 İhale Komisyonu Kararı 934.01 KİK Onayı 934.05 Şartnameler 030.04 Olurlar 020 Belgeleri bağımsız dosyalama

Gölge dosyalar Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.07 903.02 Görevlen dirme 903.07 İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Görevlendirmeler 903.07 Gölge dosyalar

Gölge dosyalar Personel özlük 303 [142/18] Atama Görevlen dirme 903.07 903.02 Görevlen dirme 903.07 İzinler 903.05 Aile yardım bildirimi 903.10 Gölge dosyalar

Dışardan gelen belgeler Personel özlük 303 [142/18] Atama 903.02 Görevlen dirme 903.07 Askerlik yazısı Dilekçe Dışardan gelen belgeler

Planın Kullanımı ve Kurallar Kurumlarda “Strateji Geliştirme Birimleri”, dosya planlarının hedeflenen amaçları doğrultusunda kullanımını gerçekleştirebilmek, uygulamaları takip etmek ve denetlemek üzere sorumludur. Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar Yazılar, ekleriyle birlikte dosyalanmalıdır. Yazıların ekleri çoksa, ekler yazılarından ayrılarak ayrı dosyalarda; fakat, aynı dosya numarasını takip eden sıra numarası verilerek dosyalanmalıdır. Bu tür uygulamalarda yazılardan eklere, eklerden yazılara gönderme yapılmalıdır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Planın Kullanımı ve Kurallar Dosyalar, günlük işlemlerde SDP uygun dosyalanıp kullanırken arşive devir ve muhafaza işlemleri yine bu dosya planlarındaki dosya kodu ve saklama planına göre yapılır. Planın Kullanımı ve Kurallar

Teşekkürler bilgibelgeci@hotmail.com