XI. Bölüm BÜRO OTOMASYONU Büro Otomasyonu Kavramı Büro Otomasyonunun Gelişimi Büro Otomasyonunun Amacı Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri Kelime İşleme Sistemleri Elektronik Posta Sistemleri Veri Tabanı Yönetimi Sistemleri Elektronik Dosyalama Sistemleri Sesli Cevaplama Sistemleri Görüntülü İletişim Sistemleri Videokonferans Teletekst Videotekst

Büro Otomasyonu Kavramı Günümüzde büroların üstlendiği yeni görevler, işlerin hızlı, kolay ve ekonomik bir şekilde yapılmasını zorunlu kılmaktadır. Bu zorunluluk teknolojinin bürolara girmesi ile işlerin daha hızlı, ekonomik, akla dayalı yapılmasını sağlamış; yenilikleri takipçi ve değişen şartlara ayak uydurabilecek karakterde büroları oluşturmuştur. Büro içi güncel faaliyetler günümüze kadar yönetici, sekreter ve memurlar arasında posta ve dosyaların gidip gelmesi, gerekli raporların aranıp bulunması, telefon mesajları, çok sayıda kağıt tüketimi, günlük kararların alınması ve bunların zaman kayıpları yüzünden gecikmesi şeklinde idi. Gelişen teknolojik şartlardan etkilenen üst düzey yöneticilerin, ihtiyaç duydukları doküman ve bilgilere en kısa zamanda ve en kolay yoldan erişme arzuları, teknolojik faaliyetlerin bürolara girmesini zorunlu kılmıştır. Gerek iletişim gerekse bilgi teknolojilerinin her geçen yıl ikiye katlanarak büyümesi örgütlerin bu teknolojiden istifade etme ihtiyacını doğurmuş ve böylelikle “otomasyon” kavramı gündeme gelmiştir.

Büro Otomasyonu Nedir? Yöneticilerin, uzmanların, memurların ve sekreterlerin kısaca büro ortamında çalışan kişilerin bürolardaki faaliyetlerinin verimliliğini arttırmak amacı ile bilgi işlem sistemlerine bağlı iş istasyonlarını kullanmalarına “büro otomasyonu” denir.

BÜRO OTOMASYONUNUN BAŞKA BİR TANIMI Daha önce manuel olarak yapılan büro işlerinin elektronik veya mekanik makineler yardımı ile yapılması işlemine “büro otomasyonu” denir. Büro otomasyonunun en belirgin özelliği kapalı denetim düzenini sağlayabilmesi ve insan müdahalesine gereksinim kalmadan makinenin kendisini ayarlayabilmesidir. Kapalı denetim düzeni, genellikle elektronik olup makinenin kendini otomatik olarak ayarlamasını sağlar.

1.Büro Otomasyonunun Gelişimi 1970’li yıllara kadar mekanik ve elektrikli daktilolar ile telefonlar büroların vazgeçilmez araçları idi. Fakat 1970’lerde özellikle bilgisayar teknolojilerinin gelişimi ile “bilgisayarlar” örgüt yönetimlerinde ve işlerinde hayli değişikliklere imkan tanıdı. Tabii ki bürolar da bu değişliklerden bağımsız varlıklarını sürdürmemiştir. Böylece büro faaliyetleri ve işlevleri de bilgisayar tabanlı olarak gelişmiş ve bilgisayarlar büroların gerek iç gerekse de dış ilişkilerinde söz sahibi olmuşlardır.

2.Büro Otomasyonunun Amacı İş görenlerin çalışmalarına yardımcı olmak sureti ile maliyeti arttırmaksızın verimliliğin yükseltilmesi amacına yöneliktir. Bürolardaki mevcut bilgilerin daha ucuz ve daha kolay depolanmasını, verilerin bir yerden bir yere daha hızlı ve kayba uğramadan transferini, karar verenlerin zaman kaybının önlenmesi ve iş görenler arasında iletişimi kolaylaştırarak verimli olarak çalışmalarının sağlanmasıdır. Büro içindeki tüm fonksiyonların gerek sosyal gerekse teknik yönlerini bütünleştirmeyi amaçlamaktadır. Buna bağlı olarak çevre çalışma grupları ve bireysel görevler başlıca iki amaç doğrultusunda ele alınarak tasarlanmaktadır.

A)Verimlilik: yapılan işte, üretilen mal ve hizmette kaynakların etkili kullanılması ile elde edilen sonuçtur. Bir başka ifade ile çıktının girdiye oranı olan verimlilikte esas olan, mal ve hizmet üretiminin en kısa zamanda en kaliteli bir şekilde ve en ekonomik olarak yapılmasıdır. Büro otomasyonunun verimlilik düzeyinin arttırılması ve birim maliyetlerin azalması yönünde etkisi vardır. B)Çalışanların etkin katılımı: Çalışanların, yönetimle ortak amaçlar paylaşarak karar alma süreçlerine katılması ile kalitenin arttırılması ve iş tatmininin sağlanmasıdır. Otomasyon yolu ile çalışma yaşamının kalitesinin arttırılması aşağıdaki şekillerde gerçekleşir: İş kalitesini geliştirerek Hareketleri ve dolayısıyla yorgunluğu azaltarak İşlerle ilgili denetimi azaltarak İşgücü maliyetinde iyileştirme sağlayarak

OTOMASYON NEDİR? Bir işlemin yapılması için veya kendi harekete geçen, kendi işleyen ve kendi kontrolünü kendi yapan bir grup makinenin tasarımı, gelişmesi, metot ve tekniklerini kapsayan bütün bir çalışma alanı. Otomasyon, tam otomatik çalışan bir makine, işlem veya alet yapımındaki teori, sanat veya tekniği içermektedir. Kısaca bir işlemin otomatik yollarla gerçekleştirilmesidir. Bilgisayarlar ve buna bağlı teknolojiler, örgütlerin otomasyona geçmesinde büyük rol oynarlar.

Büro Otomasyonunun Alt Sistemleri Büro otomasyonunun alt sistemlerinde özel donanımlar kullanılır ve bunlar güçlü donanımlarla desteklenirler. Büro otomasyonu, çalışanlara iş üretiminde ve yönetimde yardımcı olan, tümüyle bilgisayar teknolojisi ile hazırlanmış araçlardır. Bir büro otomasyonu 7 alt sistemden oluşmaktadır. Büro otomasyonunun başarılı bir şekilde yürütülmesi, bu alt sistemlerin bütünleşik çalışmaları sayesinde mümkündür.

1.Kelime İşleme Sistemleri Kelime işleme, belgelerin üretiminde, yazışmaların, form ve metinlerin hazırlanmasında, düzeltilmesinde yaygın olarak kullanılan elektronik bir sistemdir. Bu alt sistem günümüz bürolarına şu katkıları sağlamaktadır: Belgeleri sisteme girmek Metin üzerinde değişiklik yaparak yeni belgeler üretip çoğaltabilmek Üretilen belgelerdeki dilbilgisi yanlışlıklarını otomatik olarak bulup düzeltebilmek Üretilen metnin birden fazla adrese otomatik olarak yazdırılması Belgeyi iptal etmek Değişik kütüklerdeki bilgileri metin içerisinde kullanabilmek Metin içi bilgi sıralamak Üretilen belgeleri saklamak Metin içersinde verilen adresleri yerleştirebilmek Baskı öncesi metnin son halini görebilmek Üretilen belgenin içerdiği konulara göre anahtar kelimeler tanımlamak ve bunlardan bir tanesine göre metne yeniden erişebilmek (Standart konu başlıkları yaratmak...) Satır altı çizdirmek, koyu renk yazdırmak, yazıların boyutunda oynama yapabilmek Belgeleri anahtar kelimelere göre alfabetik veya nümerik olarak dizmek Metni sayfalara bölmek Kelime işlemci içerisinde gönüllü bir hesaplayıcı ile günlük hesapları yapabilmek Birçok terminalden aynı anda kelime işlemciyi kullanabilmek.

2.Elektronik Posta Sistemleri Süratli, doğru ve güvenli bir haberleşme imkanı sağlayan e-posta sistemleri; yazılı, rakamsal veya grafiksel bilginin elektronik ve manyetik nakil ortamlarında, teleks, faksimile, haberleşen kelime işlemciler, kamu kamu posta hizmetleri ve bilgisayar tabanlı mesaj sistemleridir. Bu yolla iletilip alınan bilgiler, güvenli, hızlı ve ucuz olarak alıcının eline ulaşır. Avantajları: Bir ileti aynı anda birden çok kullanıcıya ulaşabilir. Başkalarının iletiyi okumasını önleyecek şifreleme yapılabilir. İletinin kullanıcıya ulaşıp ulaşmadığını ve kullanıcının iletiye bakıp bakmadığı öğrenilebilir.

3.Veri Tabanı Yönetim Sistemleri Büronun yönetiminin kusursuz gerçekleşmesi ve hızlı kararların alınabilmesi için gerekli, mantıksal olarak birbirleri ile ilişkili tüm bilgileri, belli bir formatla ve belli bir yapıda bilgisayar hafızasında tutan İhtiyaç duyulduğunda üst düzey bir programlama dili ihtiyaç duymaksızın kullanıcıların istifadesine sunulabilen yazılımlardan oluşan sistemlerdir. Veritabanı yönetim sistemlerinin yazılım paketleri, genellikle bir sorgu dili şeklinde olup programlama bilmeyen kullanıcılar tarafından da kolaylıkla kullanılabilmektedir. Avantajları: Çok sayıda veri ve bilgiyi bir arada bulundurabilir. Değerini yitiren bilgi ve veriler istendiği takdirde ayıklanabilir. Bilgi ve veriler güncellendirilebilir. Farklı programlama dillerinde yazılmış uygulama programlarının kullanılabilmesine imkan verir. Uygulama programını değiştirmeye gerek kalmadan veri tabanı üzerinde değişiklik yapılabilir. Yardımcı programlar aracılığı ile veri transferi gerçekleştirilebilir. Bilgi ve veriler üzerinde değişiklik yapılabilir.

4.Elektronik Dosyalama Sistemleri Belgelerin manuel ortamda dosyalanması ve arşivlenmesi, hem bakımını zorlaştırmakta hem de bu belgelerin arşivlenmesi sonucu konulacak önemli bir alan tahsisini zorunlu kılmaktadır. Elektronik dosyalama sisteminde bilgi ve belgeler, bilgisayar ana bellekleri ya da disk ve teyp gibi ayrıca arşivlenebilen ortamlarda depolanır. Gerektiğinde birden fazla kullanıcının aynı anda kullandığı ve zaman kaybının sınırlandırıldığı bu sistemde, her kullanıcının yapacağı göreve ilişkin bölümler vardır ve bu bölümlere giriş izinler sayesinde mümkündür. Avantajlar: Birden çok kişi aynı bilgi ve belgeyi eşzamanlı olarak kullanabilir. Bilgi ve belgelerin kaybolma olasılığı manuel ortamda arşivlenen bir belgeye göre çok daha azdır. Ham verilerin süratle işlenmesi, depolanması, geri çağrılması ve dağıtılması mümkün olduğundan örgütü dinamik tutar. Elektronik ortamda olan bu belgelere kolaylıkla yeni konu başlığı yaratılabilir. Kırtasiye masraflarından feragat edilir. Dosyalanan/Arşivlenen bir belgeye çok yönlü olarak herhangi bir erişim ucu sayesinde ulaşılabilir. (Belge Adı, Konusu, Belgenin Tarihi, Anahtar Kelime vb. gibi)

5.Sesli Cevaplama Sistemleri Bu sistem e-postanın yeni bir şeklidir. Mesajlar dijital devreler sayesinde “ses halinde” iletilir. İletişim ve dağıtım zamandan bağımsızdır. Sistem e-postanın teknik imkanlarını kullanır ancak bu iletişim için klavyeye gereksinim duyulmaz. Bu sistemin bir diğer türü de sesle ifade edilen kelimelerin harflere dökülmesini gerçekleştiren devrelerdir. Sesli cevaplama sistemleri sayesinde, telefona bilgisayar cevap veriyor, sizi istenen dahili numaraya bağlıyor veya kişi yerinde yoksa sizin mesajınızı kaydedebiliyor.

6.Görüntülü İletişim Sistemleri Elektronik ortamdaki gelişmeler iletişim teknolojilerinin gelişmesine paralel olarak uydu sistemlerinin de uygulamada çeşitliliğini arttırmıştır. Büro otomasyonları da bu çeşitlenmeden gereken nasibini almıştır. GİS bürolarda aşağıdaki şekillerde kullanılabilir. Videokonferans: İletişim hatları yoluyla konferans vermenin geliştirilmiş şeklidir. Videokonferans ayrı mekanlarda toplanan gruplar arasında belirli bir mesafeye bağlı kalmaksızın birbirini görerek, konuşarak, şekiller çizerek ve doküman alışverişi yaparak toplantı yapmayı sağlayan gelişmiş uygu teknolojilerinin kullanıldığı konferans türüdür. Bu sistem ülkemize 1987 yılında gelmiş ve halen çeşitli kurumlarda tercih edilmektedir. Teletekst Videotekst 7.Tablolama ve Hesaplama Sistemleri

Otomasyon Açısından Büro Türleri Otomasyon öncesi dönemdeki örgüt yönetiminde örgütün başarısına doğrudan doğruya etki eden “örgütte çalışan personel sayısı” idi. Otomasyon çağında ise örgütün başarısı, çalışanların verimliliğinin arttırılmasına yönelik yapılan faaliyetlerdir. Bu verimlilik arttırma çalışmaları ise mekan açısından merkeziyetçi bir yoldan çıkmış ve küçük ama fonksiyonel bir örgüte yerini bırakmıştır. İşte bu örgütlerin fonksiyonel olma özelliği de “otomasyon” sayesinde gerçekleşmektedir. Bu nedenle otomasyon açısından bürolar 4 gruba ayrılmaktadır.

1-Küçük Bürolar Bünyesinde 3-12 arasında eleman çalışan bağımsız işletme büroları ileri teknoloji kullanarak daha büyük işletmelerle rekabet edebilir duruma gelmiştir. ‘Dinamizm’ ve ‘esneklik’ gibi nedenler bu tür büroların büyük bürolarla aynı kulvarda yarışmalarını sağlamıştır. Küçük bürolar büyük bürolara göre kapsamlı bir otomasyon sistemi kurmadıklarından yeni gelişen bilgi ve iletişim teknolojilerine ayak uydurması daha kolay ve hızlıdır. Bu da küçük büroların en önemli özelliklerinden bir tanesidir.

2-Şube Bürolar Büyük örgütlerin bir bölümü olarak tasarlanan şube bürolar, genellikle örgüt merkezinden uzaktadır ve ana bürodaki benzer otomasyona sahiptirler. Şube bürolar önce merkezlerindeki ana bilgisayara, oradan da örgütün ana bilgisayarlarına bağlı bir ağ yapısı ile donatılmaktadırlar. Şube büroların en önemli özelliği, ürettikleri bilgiden daha fazlasına erişebilir olmaları ve örgütün diğer şubeleri ile yoğun bağlantı kurmalarıdır. Örnekler, ...

3-Gezici Bürolar Özellikle satış elemanları, ürün tanıtıcılar gibi gezici elemanlar, sahip oldukları diz üstü bilgisayar ile bir sabit büroda bulunabilecekleri olanakları elde etmektedirler. Taşınabilir bilgisayarları ile uzaktan, büronun bilgisayarlarına bağlanarak elde ettikleri bilgileri büro otomasyonunun alt sistemleri sayesinde iletebilirler.

4-Ev-Bürolar Tipik bir ev-bürosu için, bir kişisel bilgisayar, ona bağlı bir yazıcı ve İnternet bağlantısı gerekli otomasyonu sağlamaya yetecek büro araçlardır. Kullanıcı İnternet bağlantısı sayesinde (modem) merkez büroya bağlanarak yapılacak işin listesini ve konuyla ilgili kaynakları kendi bilgisayarına aktarabilir. Günümüzde iletişim hatlarının hızı nedeni ile evdeki bilgisayara bağlı bir kamera ile de interaktif bir iletişim kurulabilir ve görüntülü olarak yüz yüze iletişim kurulabilir.

YARARLANILAN KAYNAKLAR Temel Kaynaklar: Benligiray, Serap ve Uzkeskici, Nuray. Büro Yönetimi ve Dosyalama, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi yayını, 1995. Topaloğlu, Melih ve Koç, Hakan. Büro Yönetimi: Kavramlar ve İlkeler, Ankara: Seçkin Kitapevi, 2002. Sağsan, Mustafa ve Öztürk, Sinan. “Adı Yok İşlevi Çok Bir Hizmet Anlayışı: Yönetim Bilgi Sistemi” Stratejik Analiz Dergisi, Sayı: 26, Haziran 2002, ss.94-100. Binark, İsmet. Arşiv ve Arşivcilik Bilgileri. Ankara: Cumhuriyet Arşivi Dairesi Başkanlığı, 1980. (I. Ve IV. Bölümler) YARDIMCI KAYNAKLAR: Ar, Fikret. Büro Yönetimi Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi, 1999. Can, Halil; Doğan, Tuncer; Yaşar, Ayhan. Genel İşletmecilik Bilgileri (1. bölüm), Ankara: Siyasal Kitabevi, 1998. Cemalcılar, İlhan...[ve başkl.]. İşletmecilik Bilgisi, Eskişehir: İşitme Özürlü Çocuklar Eğitim ve Araştırma Vakfı, 1985. Göral, Gülbin. Büro Yöneticiliği ve Sekreterlik, İstanbul: İletişim yayınları, 1995. Karacan Açıköğretim. Büro Yönetimi: 9. Dersin Tamamı 2 Yıllık Önlisans, Ankara: Karacan yayınları, [19??]. Özkul, Ali Ekrem ve A. Sermet Anagün ve Serap Benligiray. Büro Sistemleri Tasarımı, Eskişehir: Anadolu Üniversitesi yayını, 1994. Tutar, Hasan. Toplam Kalite Yönetimi Çerçevesinde Büro Yönetimi Teknikleri, İstanbul: Aktif Yayınevi, 2000. Tutar, Hasan ve Altınöz, Mehmet. Sekreterlik Bilgisi, Anakara: Nobel, 2002. Ediz, Abdülaziz ve Altınöz, Mehmet. Büro ve Yönetimi-I, Ankara: [yayl.y.], 1993. Aytürk, Nihat. Çağdaş Büro Yönetimi ve Sekreterlik: Örgütlerde Başarılı Müdürlük, Şeflik ve Sekreterlik Teknikleri, Ankara: Yargı yayınevi, 2001.