KURUMSAL İLETİŞİM Prof. Dr. İsmail Üstel

Kurumsal İletişim Nedir? Kurumun; gerek kurum-içi, gerekse kurum-dışı paydaşlarla kurduğu “sürdürülebilir ilişki ve iletişim”dir.

Kurumsal İletişimin Özü : Kurumun iç ve dış paydaşları ile “anlam ortak paydası” oluşturmasıdır.

Kurumsal İletişimin Olmazsa Olmazı: “Kurum Sözlüğü” Kurumun “anahtar sözcükleri”nin (değerler, ilkeler, misyon, vizyon, amaçlar, hedefler, stratejiler, eylemler) “Yani - Çünkü - Yoksa” sorgulamasıyla açıklanması ve ayrıntılandırılmasıdır.

Kurumsal İletişimin Yayılımı Kurum içinde; Yönetim Kurulu Başkanı’ndan, Stajyer Öğrenciye Kurum dışında; Müşteri (Yararlanıcı) Kuruluş’tan, Tedarikçiye

Kurumsal İletişim Gerekçeleri Kurumun rotalanması (misyon-vizyon) Kurumsal aidiyetin pekişmesi Takım ruhunun yerleşmesi Kurum kültürünün kurum kimliğine yansıması İmaj-itibar yönetimi

Kurumsal İletişim İle Etkileşen Kavramlar Kurumsal karar destek sistemi (veri - bilgi - istatistiksel bulgu akışı) Kurumsal raporlama trafiği “Karar - eylem - gözden geçirme” döngüsü

“Biçimsel Olmayan (İnformel) İletişim”e Dikkat!.. Dedikodu, fısıltı gazetesi gibi “biçimsel olmayan (informel) iletişim”, kuruma psiko-sosyal açıdan zarar verebilir.

Unutmayınız ki !.. Kurumda : Biçimsel (tanımlı) iletişim boşluğu yaşanacak olursa; bu boşluk, biçimsel olmayan (informel) iletişim tarafından doldurulur.

BİR KURUMSAL İLETİŞİM EKSENİ: KURUM-İÇİ İLETİŞİM

Nedir Bu “Kurum-İçi İletişim”? Genel Müdür’den Genel Hizmetli’ye herkesin her zaman aynı “kurumsal dil”i konuşmasıdır. Kurum içinde, “kavramların örtüşen biçimde kavranması” demektir.

Kurum-İçi İletişim Kanalları Toplantılar, intranet, internet, görseller (afiş, grafik, tablo, karikatür), poster duvarı, raporlar, bilgi notları, duyuru panoları, kurum bülteni / kurum gazetesi, yemek salonu girişinde flipchart, dinlenme salonu masalarında broşür, m-iletişim (cep tlf), anonslar, kapalı devre TV, servis aracında DVD gösterisi …

Kurum-İçi İletişimde Kritik Başarı Unsuru Kurum-içi iletişim, düşey eksende “iki yönlü” olmalıdır: Ast hiyerarşik konumdakiler, “seslerini” (beklentilerini, isteklerini, gereksinimlerini, yakınmalarını) yöneticilere duyurabilmelidir.

Kurum-İçi İletişim Yetmezliğinin Sonuçları Belirsizlikler, yanlış anlamalar Kurumsal rotadan sapmalar Katılım, etkileşim, paylaşım yetersizliği Aidiyet duygusu erozyonu Motivasyon çökmesi Takım ruhunun sönmesi Gönüllülük yaklaşımının çözülmesi Çatışmanın yıkıcı boyuta tırmanması

KURUM-İÇİ İLETİŞİM AÇISINDAN TOPLANTI YÖNETİMİ

Kurum-İçi İletişimi Güçlendiren Toplantılar Arama Konferansı, Genişletilmiş Yürütme (İcra) Kurulu Toplantısı, Kalite Çemberi Toplantısı, “Serbest Kürsü” Toplantısı, “Duyduk Duymadık Demeyin” Toplantısı, “Sizi Dinliyoruz” Toplantısı, “Yakıştı mı Bize” (Alınan Dersler) Toplantısı, “Ah Keşki” Toplantısı, “Esin Perisi” Toplantısı…

Toplantı Ne İşe Yarar? İletişim Karar verme Sorun çözme Planlama Koordinasyon Değerlendirme Uzlaşma

Toplantı Dinamikleri Etkileme Değil, Etkileşme İletim Değil, İletişim Seyircilik Değil, Katılımcılık Kendine Saklama Değil, Paylaşma Güvensizlik Değil, Karşılıklı Güven Yalnızlık Değil, Sahiplenme-Sahiplenilme

Toplantı Kazanımları Konulara çokyönlü yaklaşım Etkileşimli bireysel gelişim Yaratıcı sorun çözme kapasitesi Karar kalitesinin iyileşmesi Bireysel motivasyonun tetiklenmesi Kurumsal iletişime katkı “Biz kültürü”nün pekişmesi

Toplantı Aşamaları Toplantı ön hazırlıkları Toplantının açılması Toplantının sürdürülmesi Toplantının kapatılması Toplantı sonrası etkinlikler

Toplantı Ön Hazırlıkları - I “Toplantı dışı seçenekler”in kıyaslamalı değerlendirilmesi Toplantı tarihinin ve yerinin ayarlanması Gündemin -öncelikli konular ve zaman kısıtlılıkları çerçevesinde- belirlenmesi

Toplantı Ön Hazırlıkları - II Gündem maddelerinin zaman bütçelemesi “Gündem maddesi - katılımcı örtüşmesi”nin gözden geçirilmesi Tutanak formatının tasarımı Ön bilgilendirme materyalinin hazırlanması

Toplantı Ön Hazırlıkları - III Toplantı çağrısının hazırlanması (gerekçesi, türü, gündem akışı, beklentiler...) Toplantının duyurulması (duyuru biçimi, zamanlaması, yinelenmesi) Mekik diplomasisi (biçimsel olmayan “nabız yoklama” turları) Toplantının lojistik altyapısının yönetimi

Toplantının Sürdürülmesi - I Toplantı kurallarının uygulanması “Zaman bütçesi”nin gözetilmesi Katılımcıların gündeme odaklanması

Toplantının Sürdürülmesi - II Paydaşların “katkı yönetimi” (‘seyirci kalanlar’- ‘baskın çıkanlar’) Görüşlerin “uzlaşma menzili”nde tutulması Toplantı beklentilerinin gerçekleştirilmesi

Toplantının Kapatılması Toplantı çıktılarının özetlenmesi Anahtar kavramların tutanakta yer almasının sağlanması Katılımcıların son tur görüş bildirmesinin yüreklendirilmesi Eylem planına dönüştürülen konularda, rollerin netleştirilmesi Dizi toplantılarda, bir sonraki toplantı ile ilişkilendirilmesi

Toplantı Sonrası Etkinlikler Toplantının biçimsel olan / olmayan yöntemlerle değerlendirilmesi Tutanak dağıtım listesinin hazırlanması Tutanağın redaksiyonu ve dağıtımı Eylem planlarının izlenmesi ve gerekli düzenlemeler-düzeltmeler yapılması Dizi toplantılarda, bir sonraki toplantının ön hazırlıkları

BİR KURUM-İÇİ İLETİŞİM MODELİ: “KURUM-İÇİ KOALİSYON”

“Kurum-İçi Koalisyon” Deyince… Sinerjik işbirliği ve güçbirliği çerçevesinde; Karar vermek ve eyleme geçmek

Koalisyon Gerekçesi “Süreç Değer Zinciri”ne değer katmak: . Karar Süreçleri . İş Süreçleri . İlişki Süreçleri

Koalisyon Formülü Değerler-İlkeler “Ortak Payda”sı Yatay - Düşey Eksenlerde Karma Takım Çalışması Ağdokusal İlişki - İletişim

Koalisyon Ön Koşulları Taraflar arasında güven Karşılıklı empati Çok taraflı motivasyon Kesimler arasında hoşgörü Çalışma yönergesi ile uyumlu davranışlar

Koalisyon İnşası Esnek Örgüt Yapılanması Rotasyonlu Oryantasyon Koalisyon Eksenli Performans Yönetimi Uygun Kurum Kültürü

Koalisyon Enstrümanları (Gerçek - Sanal) Kurum-İçi: Farkındalık Zeminleri Beyin Fırtınası Ortamları Yapıcı Çatışma Platoları Konsensüs Platformları Uzlaşı Zirveleri

Dikkat!.. Koalisyon, maliyet - etkili biçimde yapılandırılmalıdır. “Maliyet” unsurları: uzlaşma sağlanmasının zaman bütçesi, kültürel uyumun psikolojik bedeli, eğitim-danışmanlık hizmetinin tutarı

BİR KURUMSAL İLETİŞİM BOYUTU: İMAJ-İTİBAR YÖNETİMİ

“Kardeş” Anahtar Sözcükler Algı Mühendisliği PR (Halkla İlişkiler) Sosyal Pazarlama

“İmaj” Deyince… Bireysel / kurumsal * bakış açısının * izlenimlerin * değerlendirmelerin “izdüşümü bileşkesi”dir.

İmaj Yelpazesi Çağrıştırdığı niteleme sıfatları havuzu Uyardığı duygular yelpazesi Dokuduğu “kavram ilişkileri” ağları

İmaj - İtibar (Saygınlık) İlişkisi Yapıcı - kalıcı imaj, paydaşlarca algılanan kurum kimliğinin “itibar (saygınlık) ekseninde oluşma - olgunlaşma kuluçkası”dır.

İmaj-İtibar Altyapısı: Kurum Kimliği Kurumun kartvizit tasarımından, WEB sayfası içeriğine ve biçimselliğine; kılık-kıyafet yönergesinden, paydaş ilişkileri yaklaşımlarına; Kurum Kültürü’nün yansımalarıdır.