Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi Standart Dosya Planı Çalışma Toplantısı

Tanımlar Belge: 1- Bir gerçeğe tanıklık eden yazı, fotoğraf, resim, film vb., vesika, doküman. (TDK) 2- Kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden arşivlik malzeme. Elektronik Belge: Elektronik ortamda oluşturulan, gönderilen ve saklanan,kurum ve kuruluşların görev ve faaliyetleri sonucu kendiliğinden teşekkül eden her türlü belge.

EBYS: Elektronik ortamlarda üretilecek, kayıt altına alınacak, başka birimlere ya da kurumlara iletilecek, saklanacak ya da gerektiğinde imha edilecek elektronik bilgi ve belgelerin tabi olacakları usül ve esaslar ile birlikte EBY Sistemlerinin birbirleriyle uyumlu ve etkin bir biçimde yönetilmesine ilişkin standartların belirlenmesini amaçlayan sistem.

Standart Dosya Planı: Kurum ve kuruluşların iş ve işlemleri sonucunda teşekkül eden belgelerin, sistemli bir şekilde dosyalanmasını sağlamak üzere önceden hazırlanmış (standartlaştırılmış) konu ve konu numaraları envanteridir. Bu dosya planı, EBYS projesinin bir parçası olarak hazırlanmış, sağlıklı işleyebilir,tam kapsamlı bir uygulama olabilmesi için tüm kurumlarla işbirliği içinde ilerlenmesine ihtiyaç duyulmuştur.

2013 yılı sonunda tüm kurum/kuruluşlardan “Dosya Planları” talep edilmiş ve bu planların birleştirilmesiyle ulusal standart dosya planının oluşturulması amaçlanmıştı. Ancak, gelen sonuçlar maalesef hedefe ulaşmamıza çok uzak bir noktadaydı. Teşkilat yasalarını incelememiz de başarısız olmuştur. İkinci olarak Kurumların faaliyetleri ve bu faaliyetler altında yer alan işlem kalemleri talebi ile hedefe ulaşılması amaçlanmıştır. Ancak, bu çabamız da başarılı olamamıştır.

Son olarak toplanan veriler ve Türkiye Cumhuriyeti SDPde dikkate alınarak bir çalışma hazırlanmıştır. Ancak, bu çalışma takdir edersiniz ki kurumların görüşü alınmadan devreye alınamazdı. Bu nedenle, a) kullanılmayan konuları çıkarma, b) eksik konuları eklemeyi, ve c) terminolojiyi kontrol etmeyi amaçlamaktayız.

BELGE SAYI SİSTEMİ: Belgelere kimlik verebilmek için üç ana bölüme sahip Sayı Sistemi oluşturulmuştur.

“AAA” Kurum Kuruluş Kodu: Bakanlıklar ve bağlı veya bağımsız kurum ve kuruluşların herbirine Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi’nce üç harften oluşan “kurum” kodu verilmiştir. SAĞLIK BAKANLIĞI SAB Yataklı Tedavi Kurumları Dairesi YTK Temel Sağlık Hizmetleri Dairesi TSH İlaç ve Eczacılık Dairesi İED Devlet Laboratuvarı Dairesi DLD

b) “B” BÖLGE KODU

c) “CC” ALT BİRİM KODU TLD.1.00 Lefkoşa Şubesi LEFKOŞA TLD.2.00   TLD.2.00 Gazi Mağusa Şubesi GAZİ MAĞUSA TLD.3.00 Girne Şubesi GİRNE TLD.4.00 Güzelyurt Şubesi GÜZELYURT TLD.5.00 İskele Şubesi İSKELE

d) “CC” ALT BİRİM KODU 2

d) DD Konu Kodu Planda, faaliyetin adı altında ana konular; ana konuyla ilgili alt/tali konular birbirleri ile olan ilişkileri dikkate alınarak, bir araya getirilmiş ve numaralandırılmıştır. Planda ana konular için 000 sayısal, alt konular için 00 sayısal karakter kullanılmıştır. Bu kodlar, yön vermeye yardımcı bir taslak olarak kurum ve birimlerinize dağıtılmıştır. Size uygun olan konu başlıklarını bu liste içerisinden seçmeniz gerekecektir. Yetersiz ve/veya listede yer almayan başlıklar için değerlendirmeler yapılacaktır.

Örneğin; Ana Konu Alt Konu 805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01   805 Belge Yönetimi ve Arşiv İşlemleri 01 Belge Yönetimi Saklama Süreli Dosya Planı Kodlama İşlemleri 02 Arşiv Yönetimi Devir-Teslim İşlemleri Ayıklama ve İmha İşlemleri Ayıklama ve İmha Uygunluk Görüşü Tasnif (Sınıflandırma) İşlemleri İnceleme ve Denetleme Arşivlerden Yararlanma 99 Diğer

Sayı : BBK.0.00- 240/04 –14/045 Birim Kodu Dosya No Kayıt No Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, birim kodundan hemen sonra (-) işareti konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı : BBK.0.00- 240/04 –14/045 Birim Kodu Dosya No Kayıt No

Ör: 14/045 (2014 Yılındaki kırkbeşinci belge) e) “FF/GGG” YIL VE SAYI Dosya planında yer alan yıl ve sayı numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, konu kodundan hemen sonra (-) işareti konularak Yılın son iki rakamı Giden Evrak Defterindeki Sıra Numarası Şeklinde yazılacaktır Ör: 14/045 (2014 Yılındaki kırkbeşinci belge)

Tüm Örnek: Sayı : BBK.0.00- 520/01 – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Alım Talebi - 2014 yılı 45 nolu belge Kurumca özel önem arz eden tanımlamalar (özel kodlar), köşeli parantez “[ ]” içinde kullanılabilir. Sayı : BBK.0.00- 523/02[115215] – 14/045 Başbakanlık Merkez Arşiv - Personel/Atama işleri [KKNo]- 2014 yılı 45 nolu belge

Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz Sabrınız ve işbirliğiniz için teşekkür ederiz. Milli Arşiv ve Araştırma Dairesi kurumsal iletişim: Email: infoarsiv@kamunet.net Tel : 81 52156 Dosya planı örnek başlıklar için : sdp.basbakanlik.gov.tr adresini takip edebilirsiniz.