TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ T.C. MERSİN VALİLİĞİ İL SOSYAL HİZMETLER MÜDÜRLÜĞÜ TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Hazırlayan : İlhami LEVENT

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ Bütün Kuruluş idarecileri ve Kuruluş Kalite Yönetim sorumluları sisteme hakim olmaları açısından dokümanları baştan sona gözden geçirmeli ve ilgili prosedürleri okumalılar. Süreç ancak bu şekilde doğru işler.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ GENEL MÜDÜRLÜK KYS’NE GİRİŞ Genel Müdürlüğümüz internet sitesinden Toplam Kalite bölümünden “KYS yeni yazılım” başlığına tıkladığımızda karşımıza “silverlight” adlı bir program yüklemesi çıkacak. Dokümantasyon sayfasına girebilmek için bu programı yüklememiz gerekiyor.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ GENEL MÜDÜRLÜK KYS’NE GİRİŞ İlgili program yüklemesini yaptıktan sonra karşımıza kullanıcı adı ve şifre isteyen bir pencere çıkacak. Bu ekranda kullanıcı adı olarak “33”, şifre olarak da daha önce de kullandığımız “!123SGDBtk@” şifresini girerek sisteme girebilecek ve dokümanları kullanabileceğiz.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ GENEL MÜDÜRLÜK KYS’NE GİRİŞ Ayrıca burada hem İl Müdürlüğü KYS duyurularını hem de Genel Müdürlük KYS duyurularını görebileceğiz.Örneğin dokümanlarda yapılan revizyonlar gibi. Onun için bu sayfanın dokümana ihtiyacınız olmasa bile ara ara ziyaret edilmesi gerekiyor.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ ORYANTASYON KİTAPÇIĞI Her Kuruluşun Oryantasyon Kitapçığı hazır olmalı ve güncel tutulmalıdır. Gerek işe yeni başlayan personelin eğitiminde gerekse kuruluşun tanıtımında bu kitapçıktan faydalanılacaktır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ KALİTE POLİTİKASI Her kuruluşa verilecek olan İl Müdürü onaylı Kalite Politikası kuruluşlarda bütün personelin görebileceği bir yere çerçeveli olarak asılmalı ve tüm personel içerikle ilgili bilgilendirilmelidir.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İŞ PROGRAMI OLUŞTURULMASI Her Kuruluş İl Müdürlüğümüz ve Bağlı Kuruluşlarımızın TKY uygulamasına geçtiği 09.08.2010 tarihinden 31.12.2010 tarihine kadar olan dönemi kapsayan İş Programı oluşturmalıdır. Her yılın iş programı 33.TA.01 numaralı talimatta da belirtildiği gibi bir önceki yılın en geç nisan ayına kadar SHÇEK stratejik planı da dikkate alınarak hazırlanmış olmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İL MÜDÜRLÜĞÜ KALİTE BİRİMİ İl Müdürlüğümüzde TKY dokümanlarında belirtildiği gibi Kalite Birimi oluşturduk. Bu birim; Eğitim Sorumlusu : Hüseyin HASDEMİR İnsan Kaynakları Sor. : M. Emin ARSLAN Kalibrasyon Sor. : Ali İLTER Kuruluşlarda da buna benzer birimler oluşturularak İl Kalite Birimi ile koordineli çalışması sağlanabilir. Böylece yapılan çalışmaların daha akıcı hale gelmesi sağlanacaktır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ YILLIK EĞİTİM PLANI Kuruluşlar çalışanları için belirledikleri eğitim ihtiyaçlarını SGDB-FR-25 formunu doldurarak Yıllık Eğitim Planını yapması için İl Eğitim Sorumlusuna iletir. İl Eğitim Sorumlusu Kurum İçi, Kurum Dışı eğitici listesini belirler ve yıllık planı oluşturarak İl Müdürünün onayına sunar.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ KALİTE YÖNETİM SİSTEMİ RAPORU Bağlı kuruluşlarımız İl Müdürlüğümüze her altı ayda bir Kalite Yönetim Sistemi Raporu göndermelidir. İl Müdürlüğü olarak bizde kuruluşlardan gelen raporlar doğrultusunda oluşturduğumuz Mersin Kalite Yönetim Sistemi Raporunu Genel Müdürlüğe göndereceğiz.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ KULUŞ BİNASI ODA TANIMLAMALARI Kuruluşta bütün odalar tanımlı olmalı. Yani Bütün odaların giriş kapısında veya hemen yanında o odanın ne odası olduğunu belirtir bir yazı olmalıdır. Örneğin ambar olarak kullanılan bir odanın kapısında arşiv yazmamalıdır. Aksi halde bu uygunsuzluktur. Bu gibi uygunsuzluklara dikkat edilmesi gerekmektedir.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ STANDART FORMLAR Halen Kullanılmakta olan formlar acilen KYS içerisinde bulunan formlarla değiştirilmelidir. Formlar ve destek dokümanları internetten çıktı alınarak kullanılabilir. Bu dokümanlara çeşitli sebeplerle ulaşılamadığında, örneğin sisteme giriş yapılamadığında kuruluşlara İl Müdürlüğü tarafından gönderilen kontrollü kopya kaşeli dokümanları kullanılmalıdır.Bu dokümanlar bu amaçla gönderilmiştir. Dokümanların saklandığı klasörler sırtı yazılı klasörler içerisinde dosyalanmalıdır. Örneğin “Sağlık Dosyası”, “Personel Eğitim Kayıtları Dosyası” gibi Dokümanların kullanımı konusunda personel teşvik edilmelidir.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ TOPLANTI TAKVİMİ İl Müdürlüğü ve kuruluşlar uygulamaya geçildiği günden itibaren kendi içinde her hafta, İl Müdürlüğünde de ayda bir kez olmak üzere düzenli periyotlarla toplantı yapmalıdır. Yılda bir defa veya İl Müdürü gerekli görürse birkaç defa da Yönetimi Gözden Geçirme toplantısı yapılmalıdır. Bütün toplantılarda 33FR115 toplantı duyuru formu, 33FR113 toplantı katılım formu ve 33FR114 toplantı tutanağı formu kullanılmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İÇ TETKİK Bilindiği üzere Adana Karataş ilçesindeki eğitimimizde her birimize İç Tetkik Sertifikası verilmişti ve bütün birimlerin çaprazlama tetkikler yapacağı söylenmişti. Bu faaliyet ilk olarak bizlere eğitim veren bölgemizden sorumlu eğiticiler tarafından yapılacak ve bizlere de uygulamalı olarak anlatılacaktır. Ancak bunun öncesinde faaliyetleri yerinde kontrol ve durum analizi için aylık olarak İl Temsilcisi tarafından denetimler yapılacaktır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ İLETİŞİM PANOSU Her kuruluşta yeterli büyüklükte mantar “iletişim panosu” olmalı ve bu panonun üzerine İletişim Panosu yazılmalıdır. Bu pano haftalık/aylık toplantı karar tutanakları, duyurular, nöbetçi listesi vb. tüm iletişimler için aktif olarak kullanılmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ REVİZYON TALEPLERİ Kuruluşlardan revizyon talebi yapılan dokümanlar İl Kalite Temsilcisi tarafından ilgililerle görüşülerek değerlendirilecek ve uygun görülmesi halinde sisteme dahil edilecektir. Kuruluşlara gönderilen kontrollü kopya kaşeli revizyon geçirmiş evrak yenisiyle SGDB-FR-09 nolu doküman teslim formu kullanılarak değiştirilir.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ TEKNİK BAKIM ONARIM Her kuruluş yapılan teknik bakım onarıma tabi cihazların Yıllık Bakım Planı, Cihaz Sicil Kartları oluşturulmalıdır. Bakım onarım formu kullanımda olmalıdır. Kalibrasyona tabi cihazı olan kuruluşlar bu cihazların kalibrasyon ölçümlerini yaptırmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ SATINALMA Satın alma yapılan kuruluşlarda bulunan satın alma memurlarının KYS dokümanları içerisinde bulunan satın alma bölümündeki SGDB-PR-13 nolu prosedürü okumaları sağlanmalı ve sürecin uygun bir şekilde işlemesi sağlanmalıdır.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ SEKRETERLİK VE GÜVENLİK Kuruluşta varsa eğer sekreter ve güvenlikte bulunan personelin kendileriyle ilgili talimatları okuması sağlanmalı ve ilgili formları kullanmaları teşvik edilmelidir.

TOPLAM KALİTE YÖNETİMİ TALİMATLAR Talimatlardan asılarak sürekli göz önünde bulundurulmasının uygun olacağı düşünülenler çerçevelenerek ilgili yerlere asılmalıdır.