STRATEJİK PLANLAMA SÜRECİ DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ?

Stratejik Planlama Süreci Tarihsel gelişim Mevzuat Analizi Faaliyet Alanları İle Ürün ve Hizmetlerin Belirlenmesi Paydaş Analizi GZFT (SWOT) Analizi Gelişim Alanlarının Belirlenmesi DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ Kuruluşun varoluş gerekçesi Temel İlkeler MİSYON VE İLKELER NEREYE ULAŞMAK İSTİYORUZ? Arzu edilen gelecek VİZYON Orta vadede ulaşılacak amaçlar Spesifik, somut ve ölçülebilir hedefler AMAÇLAR VE HEDEFLER Amaç ve hedeflere ulaşma yöntemleri Detaylı iş planları Maliyetlendirme STRATEJİLER FAALİYETLER PROJELER GİTMEK İSTEDİĞİMİZ YERE NASIL ULAŞABİLİRİZ? Raporlama Karşılaştırma İZLEME  BAŞARIMIZI NASIL TAKİP EDER VE DEĞERLENDİRİRİZ? Geri besleme Ölçme yöntemlerinin belirlenmesi Performans göstergeleri Performans Yönetimi DEĞERLENDİRME VE PERFORMANS ÖLÇÜMÜ

Stratejik Planlama Süreci 0. Planlamanın Planlanması 1. Neredeyiz ? 2. Nereye Ulaşmak İstiyoruz ? 3. Nasıl Ulaşabiliriz? 4. Nasıl Ölçer ve Değerlendiririz?

2 3 4 1 UYGULAMA Nihai SP Mevzuat Analizi Benimse(t)me MİSYON VİZYON Mevzuat Analizi Benimse(t)me İLKELER MİSYON VİZYON Stratejik Planlama Ekibinin Oluşturulması Kritik Başarı Faktörleri Strateji Alanları Takım Bilincinin Oluşturulması Çalışma Normlarının Belirlenmesi Stratejik Amaçlar 2 Hedefler İş Takviminin Oluşturulması 3 Stratejiler Durum Analizi 4 Paydaş Belirleme Performans Kriterleri Faaliyet ve Projeler Paydaş Analizi Paydaş Görüşmeleri Görüşlerin Alınması 1 Nihai SP Performans Planı GZFT ve Öneriler UYGULAMA Stratejik Konular

Hiç birimiz, hepimiz kadar zeki değiliz.

DURUM ANALİZİ NEREDEYİZ? Stratejik planlama sürecinin ilk adımıdır. Kuruluşun NEREDEYİZ? Sorusuna cevap verir.Bakanlığın geleceğe yönelik amaç,hedef ve stratejiler geliştirebilmesi için öncelikle, mevcut durumda hangi kaynaklara sahip olduğunu ya da hangi yönlerinin eksik olduğunu, kuruluşun kontrolü dışındaki olumlu ya da olumsuz gelişmeleri değerlendirmesi gerekir. Dolayısıyla bu analiz, kuruluşun kendisini ve çevresini daha iyi tanımasına yardımcı olarak stratejik planın sonraki aşamalarından daha sağlıklı sonuçlar elde edilmesini sağlayacaktır.

Durum Analizi (Neredeyiz)? Tarihi gelişim Kuruluşun yasal yükümlülükleri ve mevzuat analizi Kuruluşun faaliyet alanları ile ürün ve hizmetlerinin belirlenmesi Paydaş analizi (iç ve dış paydaşlar, yararlanıcılar) Kuruluş içi analiz ve Çevre analizi (GZFT) Durum analizinde kuruluşun yasal yükümlülükleri çerçevesinde yürüttüğü faaliyetler ve sunduğu hizmetler ortaya konulur. Kuruluşun, yetki, görev ve sorumlulukları ifade edilir. Kuruluş tarafından sunulan hizmetlerin genel hedef ve politikalara uygunluğu, hizmet sunum süreçleri ve hizmet kalitesi, bu alanda benimsenen genel stratejiler, kuruluşun hangi kurum ve kuruluşlarla koordinasyon içinde çalıştığı/çalışması gerektiği gibi hususlar değerlendirilir. Kuruluşun faaliyet gösterdiği alanlarda ülkemizde ve dünyadaki genel eğilimler tartışılır.

1.Tarihi gelişim Kuruluşun hangi tarihte hangi amaçlara hizmet etmek için kurulduğu, bugüne kadar geçirdiği kritik aşamalar, önemli yapısal dönüşümler analitik bir bakış açısıyla değerlendirilir.

2.Yasal Yükümlülükler Ve Mevzuat Analizi Bakanlığın mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin tespiti yapılır. Kuruluşa görev ve sorumluluklar yükleyen, kuruluşun faaliyet alanını düzenleyen mevzuat gözden geçirilerek yasal yükümlülükler listesi oluşturulur.

Mevzuat Analizi YASAL YÜKÜMLÜLÜK DAYANAK AYRILAN MALİ KAYNAK ÖRGÜT/ İNSAN KAYNAĞI DEĞERLENDİRME - Yok - Yetersiz - Yeterli - Fazla - Kaldırılmalı - Daha az önem verilmeli - Aynı kalmalı - Güçlendirilmeli Kuruluşun her türlü mevzuattan kaynaklanan yükümlülüklerinin tespiti, bunların geçerliliklerinin ve mevcut ya da geliştirilen misyon bildirimi ile uyumunun ortaya konulması. Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizinin çıktıları daha sonraki aşamada kuruluşun faaliyet alanlarının belirlenmesine ve kuruluşun misyonunun oluşturulmasına katkı sağlar.

Ürün/Hizmetlerin Belirlenmesi 3.Faaliyet Alanları Ürün/Hizmetlerin Belirlenmesi Ürün/Hizmet : Herhangi bir hizmet/üretim sürecinin çıktısı Yasal yükümlülükler ve mevzuat analizi gerçekleştirildikten sonra, bu analizin çıktılarından da yararlanılarak kuruluşun ürettiği temel ürün ve hizmetler belirlenir. Paydaşların görüş ve önerileri alınırken, bu aşamada belirlenen faaliyet alanları bazında çalışmalar yürütülebilir.

MEB Faaliyet Alanları (Örnek) ALT YAPI VE MALZEME BURS-YURT-SOSYAL-KÜLTÜR-SPOR-SAĞLIK DENETİM DÜZENLEME ÖĞRETMEN YETİŞTİRMEK EĞİTİM-ÖĞRETİM Nitelikli insan gücünü yetiştirmek Ölçme değerlendirme hizmetlerini sunmak Üstün zekalıların ve engellilerin eğitimi Yaşam boyu eğitim POLİTİKA –STRATEJİ-PLANLAMA-PROGRAM-GELİŞTİRME Engelli ve özel yetenekli öğrencilerin durumlarına uygun programlar hazırlamak Eğitimde fırsat eşitliğini sağlamak ……………………….. EĞİTİM TEKNOLOJİSİ …………………………….. YAYIM ……………………………………..

DURUM ANALİZİ 4. PAYDAŞ ANALİZİ Katılımcılık stratejik planlamanın temel unsurlarından biridir. Kuruluşun etkileşim içinde olduğu tarafların görüşlerinin dikkate alınması stratejik planın sahiplenilmesini sağlayarak uygulama şansını artıracaktır. Diğer yandan, kamu hizmetlerinin yararlanıcı ihtiyaçları doğrultusunda şekillendirilebilmesi için yararlanıcıların taleplerinin bilinmesi gerekir. Bu nedenle durum analizi kapsamında paydaş analizinin yapılması önem arz etmektedir.

Paydaş Analizi Paydaş: Kurum faaliyetlerinden etkilenen veya bu faaliyetleri etkileyen kişi, grup veya kurumlar Çalışanlar, Müşteriler, Liderler, Stratejik Ortaklar, Temel Ortaklardır.

Paydaş Analizi İç Paydaş (Çalışanlar) Dış Paydaş (Temel Ortak, Stratejik Ortak, Tedarikçiler) Müşteri (Yararlanıcı, Hedef kitle) İç Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. Kuruluşun çalışanları, yöneticileri ve kuruluşun bağlı olduğu bakan, iç paydaşlara örnek olarak verilebilir. Dış Paydaşlar: Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, kuruluşa girdi sağlayanlar, sendikalar, ilgili sektör birlikleri dış paydaşlara örnek olarak verilebilir. Müşteriler (Yararlanıcılar): Kuruluşun ürettiği ürün ve hizmetleri alan, kullanan veya bunlardan yararlanan kişi, grup veya kurumlardır. Müşteriler dış paydaşların alt kümesidir.

İç paydaşlar(Çalışanlar) Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş içindeki kişi, grup veya (varsa) ilgili/bağlı kuruluşlardır. ÖRNEK: İdareci, Öğretmen, Öğrenci ve destek personeli vb.

Dış Paydaşlar Kuruluştan etkilenen veya kuruluşu etkileyen kuruluş dışındaki kişi, grup veya kurumlardır. ÖRNEK: Kuruluş faaliyetleriyle ilişkisi olan diğer kamu ve özel sektör kuruluşları, Milli Eğitim Müdürlüğü, sendikalar, ilgili sektör birlikleri, aileler vb

Stratejik ortak Gönüllülük vardır. Vizyona ulaşabilmek için onlarla ortaklık yapmak gerekir. “Kazan Kazan” yaklaşımı. ÖRNEK: Medya

Temel ortak Kanunla bağlı olduğumuz. Hiçbir zaman ayrılamayacağımız. İşbirliği yapmak zorunda olduğumuz ortaklar. ÖRNEK: Genel müdürlük için MEB, İl milli eğitim müdürlükleri için Valilik

Paydaş görüşleri alınması Kurumun hangi faaliyetleri ve hizmetleri sizin için önemlidir? Kurumun olumlu yönleri nelerdir? Kurumun geliştirilmesi gereken yönleri? Kurumdan beklentileriniz? ÖRNEK: ABD’de Ehliyet veren kurum, 5 yılda bir ehliyetler yenilenir. Kurum uzun kuyruklardan insanların şikayetçi olacağını düşünmüş. Uygulanan anket sonucunda insanların en çok şikayet ettiği konu EHLİYETLERDE KÖTÜ ÇIKAN FOTOĞRAFLAR “MEMNUNİYETİNİZİ DOSTLARINIZA ŞİKAYETLERİNİZİ BİZE BİLDİRİN”

Paydaş görüşleri alınması Mülakat Anket uygulanması Atölye çalışması Toplantı

MEB paydaşları İç Paydaşlar Dış Paydaşlar Kurum İçi Birimler Eğitim Yöneticileri Öğretmenler Diğer Çalışanlar Öğrenciler Okul Aile Birlikleri Özel Öğretim Kurumları Anne, Baba ve Veliler Eğitim Sendikaları Üniversiteler Meslek Kuruluşları ve Sivil Toplum Örgütleri Diğer Bakanlık Kuruluşları Medya Yayınevleri ve Yazarlar Yerel Yönetimler Yargı Kurumları Hayırseverler Mezun Dernekleri Eğitim Materyali Üreten Özel Firmalar Özel Öğrenci Yurtları Ulaştırma Sektörü Sanat ve Spor Dünyası Bilgi ve Bilişim Teknolojileri Üreticileri ve Kullanıcıları Siyasi Partiler Güvenlik Güçleri

Paydaşların Değerlendirilmesi Etki Önem Zayıf Güçlü Önemsiz İzle Bilgilendir Önemli Çıkarlarını gözet, çalışmalara dahil et Birlikte çalış Bu matriste ETKİ, paydaşın kuruluşun faaliyet ve hizmetlerini yönlendirme, destekleme veya olumsuz etkileme gücünü, ÖNEM ise kuruluşun paydaşın beklenti ve taleplerinin karşılanması konusuna verdiği önceliği ifade eder.

Afrikalılara neyi nasıl yapacaklarını söyleyebilecek eskimolar olabilir.

DURUM ANALİZİ 5. KURULUŞ İÇİ ANALİZ ÇEVRE ANALİZİ GZFT (SWOT) Analizi Güçlü yönler Zayıf yönler Fırsatlar Tehditler SWOT analizi yakın ve uzağı görmemizi sağlayan bir gözlük olarak algılanabilir.

SWOT ANALİZİ Stratejik planlamanın bütün aşamalarında önemli rol üstlenecek planlama ekibinin, ÖRGÜTE İLİŞKİN durum analizi yapması yapılacak çalışmaların başarısı için kritik bir öneme sahiptir. Bu amaçla kullanılabilecek tekniklerden biri SWOT analizidir. 26

SWOT ANALİZİ Stratejik Planlama açısından örgüt ile çevresi arasındaki ilişki, iki farklı noktada odaklaşmaktadır. SWOT analizi incelenen kuruluşun, tekniğin, sürecin veya durumun güçlü ve zayıf yönlerini belirlemekte ve dış çevreden kaynaklanan fırsat ve tehditleri saptamakta kullanılan bir tekniktir. 27

SWOT ANALİZİ SWOT, aşağıdaki yer alan İngilizce kelimelerin baş harflerinden oluşturulmuş bir kısaltmadır. S : Strength (Örgütün güçlü/üstün olduğu yönlerinin tespit edilmesi demektir) W : Weakness (Örgütün güçsüz/zayıf olduğu yönlerin tespit edilmesi demektir) O : Opportunity (Örgütün sahip olduğu fırsatları ifade etmektedir) T : Threat (Örgütün karşı karşıya bulunduğu tehdit ve tehlikeleri ifade etmektedir) 28

GZFT (SWOT) F G Z T SWOT Analizinin ortaya çıkışı Orta Asya ya dayanmaktadır. DÜŞMANINI TANI, KENDİNİ TANI, HAVAYI TANI, TOPRAĞI TANI Hava ve Toprak çok önemlidir. Hitlerin hava yüzünden yenilgisi, Sarıkamış, 99 depremi

1.Kuruluş İçi Analiz Kurumun mevcut durumunu ve geleceğini etkileyebilecek iç ortamdan kaynaklanan ve kurumun kontrol edebildiği koşulların ve eğilimlerin incelenerek güçlü ve zayıf yönlerin değerlendirilmesi Belirlenecek güçlü yönler kuruluşun HEDEFLERİNE, zayıf yönler ise kuruluşun alacağı TEDBİRLERE ışık tutacaktır.

Kuruluş içi analizde; Kuruluşun yapısı Beşeri kaynaklar Kurum kültürü Teknoloji Mali durum dikkate alınmalıdır.

YETENEK Bazen ne kadar yetenekli olursak olalım, elimizdeki malzeme, bulunduğumuz ortam bir yere kadarsa, biz ne yapabiliriz ki?......

Güçlü yönlerin saptanması Üstünlükleriniz nelerdir? Neleri iyi yaparsınız? Başkaları, güçlü yanlarınız olarak neleri görmektedirler? Gerçekçi olun Tüm karakteristiklerinizi sıralayın

Zayıf yönlerin saptanması Neleri kötü yapmaktasınız? Neleri iyileştirmeye gereksiniminiz var? Başkaları hangi konularda sizden daha iyidirler? Başkalarının gözüyle ne gibi zayıflıklarınız ortaya çıkmakta?

SWOT ANALİZİ ÖRNEK UYGULAMASI Güçlü Yönler Tarihsel bir birikime sahip olması, İnsan ve malî kaynaklarının yeterli olması, Okulun fizikî kapasitesinin yeterli olması, Sınıf öğrenci mevcutlarının standarda uygun olması, Veli okul iş birliğinin gelişmiş olması, Okulda bulunan OGYE sürecinin etkili ve verimli çalışması. Zayıf Yönler Bazı yöneticilerin ve çalışanların değişime karşı direnci, Ders araç gereçlerinin yetersizliği, Öğretmenlerin bilgi iletişim teknolojilerini etkili kullanmamaları, Okulda etkili bir performans değerlendirmenin yapılamayışı, Öğretmenler arasında yeterli iş birliğinin olmaması, Okulda olumlu bir örgüt kültürü ve iklimin olmaması. ……. LİSESİ Fırsatlar EARGED ile iş birliğinin güçlü olması, Okulun üniversitelerle iş birliğinin gelişmiş olması, EARGED ve Üniversite iş birliği nedeniyle okulun personeline yönelik hizmet içi eğitim ihtiyacının hemen karşılanabilir olması, Öğrencilerin üniversiteye giriş oranının yüksek olması, Okula yönelik veli ve toplum desteğinin güçlü olması. Tehditler Okulun şehir merkezine uzaklığı, İl ve ilçe millî eğitim müdürlüğü ile koordinasyon eksikliği, Okulun bulunduğu bölgede tek lise olması, Personel değişiminin sık olması, Okulun bulunduğu bölgenin sosyal ve ekonomik düzeyi. 35

Zayıf yönlerinizden yakınmayın... Kuvvetli yönlerinize konsantre olun.

2. Çevre Analizi Kurumun kontrolü dışındaki koşulların ve eğilimlerin incelenerek fırsat ve tehditlerin belirlenmesi Fırsatlar, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen ve kuruluşa avantaj sağlaması muhtemel olan etkenler ya da durumlardır. Tehditler ise, kuruluşun kontrolü dışında gerçekleşen, olumsuz etkilerinin engellenmesi veya sınırlandırılması gereken unsurlardır. Çevre analizinde; kuruluşu etkileyebilecek dışsal değişimler ve eğilimler değerlendirilir.

Fırsatlar Önünüzde duran fırsatlar nelerdir ? Çevrede ne gibi ilginç gelişmeler yaşanmakta ?

FIRSAT Bazen yanı başımızdaki fırsatları, sahip olduğumuz güzellikleri görmeyiz, illa biri mi anımsatmalı?.....

Tehditler Ne gibi engellerle karşılaşmaktasınız? Rakipleriniz ne yapmaktalar? Beklenen iş, ürün veya hizmet standartları değişmekte mi? Değişen teknoloji konumunuzu tehdit ediyor mu? Finansal sorunlarınız var mı?

Çevre analizi (PEST Analizi) Politik/Hukuki Ekonomik Sosyal/Kültürel Teknolojik PEST Analizi faktörlerin incelenerek önemli ve hemen harekete geçilmesi gerekenleri tespit etmek ve bu faktörlerin, olumlu veya olumsuz kimleri etkilediğini ortaya çıkarmak için yapılan analizdir. Son zamanlarda bir “E “daha eklenmiş, EKOLOJİ/ÇEVRE KURUMU ETKİLEYEBİLECEK TEHDİTLER BU ALANLAR DİKKATE ALINARAK BELİRLENMELİDİR.

PEST ANALİZİ Politik, Ekonomik, Sosyal ve Teknolojik faktörlerin incelenerek, önemli ve hemen harekete geçirilmesi gerekenleri tespit etmek ve bu faktörlerin olumlu veya olumsuz etkilerini ortaya çıkarmak için yapılan bir analizdir. 42

PEST ANALİZİ …..EĞİTİM BAKANLIĞI PEST ANALİZİ SOSYAL EĞİLİMLER Şehirler arası ve deniz aşırı göçler dolayısıyla artan okul çağındaki çocuk sayısı, Kentlerin hızla genişlemesi, tesisleşmesi ve bunun yol açtığı yeni okullara olan talebin artması, Bazı kırsal ve uzak bölgelerdeki nüfusun azalması, Yeni istihdam tarzları, artan hareketlilik ve yoksulluktaki yeni yoğunlaşma etkisiyle değişen aile yapısı ve sosyal yapı, Birçok geleneksel sosyal yapının etkisinin azalması, 43

PEST ANALİZİ BİLGİ VE EKONOMİ EĞİLİMLERİ Bilginin, refaha ve mutluluğa ulaşmada ana itici güç olarak belirmesi, Toplum kelimesinin anlamında, internet kullanımı sonucunda meydana gelen değişiklikler, Çalışanlarda değişik becerilerin ve daha fazla esnekliğin aranmasına yol açan küreselleşme ve rekabetin gittikçe arttığı ekonomi, İstihdamda geleneksel alanlardan bilgi ve hizmet sektörüne kayış, Vasıfsız işlerdeki düşüş ve istihdam için gerekli nitelik ve becerilerdeki artış, İşgücünde yarı-zamanlı işgücü oranın artması, 44

PEST ANALİZİ POLİTİK EĞİLİMLER Erken eğitimin (okul öncesi eğitim) çocukların gelişimi ve örgün eğitimdeki başarıları üzerindeki önemli etkilerinin uluslar arası farkındalığındaki artış, Toplumun, eğitime ve öğretime erişebilirlik hakkında zorunlu eğitimi aşan beklentileri, Eğitimdeki başarı seviyesinin OECD ülkelerine göre düşük olması, Yurt dışına “öğrenci “göçü”, Kamu yönetimi reformu çalışmaları, Eğitimin yerinden yönetim anlayışına doğru evrilmesi, 45

PEST ANALİZİ TEKNOLOJİK EĞİLİMLER Teknolojinin ilerlemesi ve benimsenmesinin artması, Bilginin hızlı üretimi, erişilebilirlik ve kullanılabilirliğinin gelişmesi, Teknolojinin sağladığı yeni öğrenme ve etkileşim/paylaşım olanakları, 46

Yalnız çalışan, sadece toplar. Ekiple çalışan ise çarpar.

SWOT (GZFT) ANALİZİ Kuruluş İçi Analiz Güçlü Yönler Zayıf Yönler Tehditler Fırsatlar GZFT analizi, güçlü yönler, zayıf yönler, fırsatlar ve tehditler arasında ilişki kurulması ve stratejilerin geliştirilmesine temel teşkil eder. Kurumu temsil eden bir grup kurumun güçlü ve zayıf yanlarını tespit etmesi gerekir. BİR ÖZELİK KURUMUN HEM GÜÇLÜ YANI HEMDE ZAYIFYANI OLABİLİR. ÖR: Kurumun bir kamu kurumu olması hem zayıf yön hemde güçlü yön olabilir Çevre Analizi

Strateji oluşturma yöntemleri Kritik Sorular Yöntemi GZFT Analizi -ZT Stratejileri -ZF Stratejileri -GT Stratejileri -GF Stratejileri

TOWS MATRİSİ İÇ FAKTÖRLER DIŞ FAKTÖRLER GÜÇLÜ YÖNLER ZAYIF YÖNLER FIRSATLAR G-F Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin güçlü taraflarını destekleyen fırsatları belirlemek ve değerlendirmek için geliştirilen stratejilerdir) Z-F Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin zayıf yönlerini kuvvetlendirmek için fırsatları kullanarak geliştirilen stratejilerdir) TEHDİTLER G-T Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin dış tehditlere karşı hassasiyetini azaltmak için birimin güçlü yanlarının nasıl kullanılması gerektiğini ortaya koyan stratejilerdir) Z-T Stratejileri (Kurumun/Kuruluşun/Birimin zayıf yönlerinin dış tehditlerden kolayca etkilenmesini engelleyecek savunma planlarını hazırlamaya yarayan stratejilerdir)

“Eylem olmadı mı vizyon bir rüyadır “Eylem olmadı mı vizyon bir rüyadır. Vizyon olmadan eylem vakit geçirmektir. Eyleme sahip bir vizyon ise dünyayı değiştirmektir” TEŞEKKÜRLER…