Kamu İç Kontrol Standartları «İzleme» Kamile ÖZEL Maliye Bakanlığı Bütçe ve Mali Kontrol Genel Müdürlüğü Maliye Uzmanı kamile@bumko.gov.tr

İZLEME Sunum Planı İzleme Nedir? Neden gereklidir? Kim sorumludur? Nasıl yapılır? İzleme standardı-17. İç kontrolün değerlendirilmesi İzleme standardı-18. İç denetim İç Kontrol Güvence Beyanları

İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLENMEYE İHTİYAÇ DUYAR… İZLEME İÇ KONTROL SİSTEMİ İZLENMEYE İHTİYAÇ DUYAR…

İZLEME Nedir? İç kontrol sisteminin kalitesinin, kontrollerin tasarım ve işleyişinin değerlendirilmesi ve alınması gereken önlemlerin belirlenmesidir İzleme; iç kontrol sisteminin, beklendiği şekilde işleyişinin ve koşullardaki değişikliklere uyum göstermesinin sağlanması amacıyla gerçekleştirilir.

İZLEME Neden gereklidir ? Etkin bir izleme; İç kontrol sistemine ilişkin sorunları zamanında tespit edip giderebilmeye, İç kontrol sisteminin etkinliğini düzenli aralıklarla teyit etmeye, İç kontrol güvence beyanları için kanıt oluşturmaya, yardımcı olur.

İZLEME Kim sorumludur? Üst yönetici Strateji geliştirme birimleri İç denetçiler Harcama yetkilileri İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kurulu

İZLEME Nasıl yapılır? Sürekli İzleme Özel Değerlendirmeler

İZLEME Sürekli izleme; Faaliyetlerin yürütüldüğü sırada, devamlı ve eş zamanlı olarak gerçekleştirilir. Faaliyetleri bizzat gerçekleştiren personel ve onları hiyerarşik olarak kontrol etmekle görevli yöneticiler tarafından gerçekleştirilir. Düzenli yönetimi ve faaliyetlerin gözetimini, karşılaştırmaları ve kişilerin görevlerini yerine getirirken almış olduğu diğer önlemleri kapsar.

İZLEME Sürekli izleme yöntemleri; Mali raporların ve faaliyet raporlarının gözden geçirilmesi ve değerlendirilmesi Kurum varlıklarının sayılması ve muhasebe kayıtlarıyla karşılaştırılarak tutarsızlıkların araştırılması Üçüncü şahıslardan gelen şikayet ve iddiaların araştırılması Çalışanların görüşlerinin alınması ve değerlendirilmesi Performans programında yer alan hedeflerin gerçekleşmelerine ilişkin periyodik raporların değerlendirilmesi Ön mali kontrol sonucu uygun görülmediği halde harcama yetkilileri tarafından gerçekleştirilen mali işlemlere ilişkin aylık raporların üst yönetici tarafından değerlendirilmesi Çalışanların etik kurallara uyumunun izlenmesi Periyodik değerlendirme toplantıları yapılması

İZLEME Özel değerlendirmeler; İç kontrol sisteminin ya da kritik süreçlerinin etkinliğinin değerlendirilmesi amacıyla yönetim ve çalışanlar tarafından gerçekleştirilen faaliyetlerdir. Sürekli izleme yöntemleri etkin bir şekilde uygulansa dahi iç kontrol sisteminin bir bütün olarak özel değerlendirmeye tabi tutulması uygun olacaktır. Sürekli izleme ve özel değerlendirme sonucunda tespit edilen eksiklikler gerekli önlemleri almak konumunda olanlara raporlanmalıdır.

İZLEME Özel değerlendirme yöntemleri-1 Öz değerlendirme çalıştayları yapılması Faydalar: İç kontrol sisteminin değerlendirilmesini sağlama Yönetici ve çalışanların; idare hedeflerine ulaşmada iç kontrolün önemi konusunda bilinçlendirilmesi Gereklilikler: Açık bir iletişim ortamı Uygun fiziki ortam Etkin katılımın sağlanması Uygun yönlendirmede bulunma

İZLEME Özel değerlendirme yöntemleri-2 Soru formlarının/anketlerin kullanılması İç kontrol sistemi hakkında detaylı bilgi alınmasını sağlar. Olumsuz bir yanıtın potansiyel bir zayıflığı ortaya çıkarmasını sağlayacak şekilde tasarlanmalıdır. Öncelikli alanların belirlenmesine yardımcı olur. İç kontrolün bileşenleri temel alınabileceği gibi bütçe süreci gibi spesifik süreçler için de hazırlanabilir.

İZLEME Kurumun bir risk yönetimi stratejisi var mıdır? SORU* EVET HAYIR Kurumun bir risk yönetimi  stratejisi var mıdır? İdarede devamlı bir risk iletişim sistemi var mıdır? Risk kaydında gerekli bilgiler (risk, etki/olasılık, cevap, risk sahibi vb.) yer almakta mıdır? İdarenin eğitim programında risk yönetimi yer almakta mıdır? Kurumun risk veri tabanı var mıdır? İç kontrol beyanında risklerle ilgili önemli uygulamalar yer almakta mıdır? * Kuzey İrlanda Denetim Ofisi’nin «Risk Yönetiminde İyi Uygulamalar» adlı yayınından alınmıştır.

Üst yönetim, etik eğitim programlarında yer almaktadır. Aşağıda yer alan ifadelere ne derecede katıldığınızı belirterek yandaki forma işaretleyiniz.* Tamamen Katılıyorum Kısmen Katılıyorum Kararsızım Katılmıyorum Hiç Katılmıyorum Üst yönetim, etik eğitim programlarında yer almaktadır. Çalıştığım Kurum etik standart ve politikaların etkin olarak paylaşıldığı bir eğitim programına sahiptir. Üst yönetim, kurumda dürüstlük üzerine kurulu bir kültür geliştirmiştir. Üst yönetim, kurumun başarısı için etik davranışın (yasalara uymanın ötesinde) vazgeçilmez olduğuna inanmaktadır. Kurumda, çalışanlar arasında, kurumun etik itibarını korumaya yönelik sorumluluk duygusu vardır. Üstler ve astlar arasında etik çatışma ve ikilemler açıkça tartışılabilmektedir. Çalıştığım kurumda etik dışı davranışlara karşı bir şey yapılmamaktadır. Kurumda yapılan etik davranışlar için herhangi bir ödül yoktur. Çalıştığım kurumda kötü yönetim uygulamalarını engellemek için güçlü bir etik kültürü yaratmaya yönelik eğitim programları vardır. * Ulaştırma Bakanlığı Etik Değerler Öz Değerlendirme Anketi uygulamasından alınmıştır.

İZLEME Özel değerlendirme yöntemleri-3 İç denetçiler tarafından kurumun iç kontrol sisteminin ya da kritik süreçlerinin etkinliğinin ve yeterliliğinin değerlendirilmesi İş akış şemaları Kontrollere ilişkin açıklamalar İç Kontrol sorgu formu Risk ve kontrol matrisleri Bağımsız dış değerlendirme kuruluşlarından danışmanlık hizmeti alınması

İZLEME İzleme standartları-1 Standart 17: İç kontrolün değerlendirilmesi; “İdareler iç kontrol sistemini yılda en az bir kez değerlendirmelidir.” Genel şartlar: İç kontrol sistemi, sürekli izleme veya özel bir değerlendirme yapma veya bu iki yöntem birlikte kullanılarak değerlendirilmelidir. İç kontrolün eksik yönleri ile uygun olmayan kontrol yöntemlerinin belirlenmesi, bildirilmesi ve gerekli önlemlerin alınması konusunda süreç ve yöntem belirlenmelidir. İç kontrolün değerlendirilmesinde idarenin birimlerinin katılımı sağlanmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesinde yöneticilerin görüşleri, kişi ve/veya idarelerin talep ve şikayetleri ile iç ve dış denetim sonucunda düzenlenen raporlar dikkate alınmalıdır. İç kontrolün değerlendirilmesi sonucunda alınması gereken önlemler belirlenmeli ve bir eylem planı çerçevesinde uygulanmalıdır.

İZLEME İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi (Taslak Mali Yönetim ve Kontrol Rehberi) Değerlendirmede İç Kontrol Sistemi Soru Formlarının kullanılması esastır. Değerlendirme yılda en az bir kez yapılır. Değerlendirme sürecinin koordinasyonundan Strateji Geliştirme Birimi(SGB) sorumludur.

İZLEME Değerlendirme Süreci Aşama.1. Harcama birimlerince İç Kontrol Sistemi Soru Formunun doldurularak Strateji Geliştirme Birimine Gönderilmesi Aşama.2. Strateji Geliştirme Birimince soru formu sonuçları esas olmak üzere, iç ve dış denetim verileri, bütçe bilgileri ve ön mali kontrol bilgileri de kullanılarak İç Kontrol Sistemi Değerlendirme Raporunun hazırlanması Aşama.3. Hazırlanan Raporun İç Kontrol İzleme ve Yönlendirme Kuruluna sunulması Aşama.4. Kurul tarafından değerlendirilen raporun üst yönetici tarafından onaylanması Aşama.5.Onaylanmış raporun Mali Yönetim ve Kontrol Merkezi Uyumlaştırma Birimine(BÜMKO) gönderilmesi

Değerlendirme Sonrası İZLEME Değerlendirme Sonrası Eylem planı Öncelikle birimlerin çoğunun zayıf not aldığı yatay sorunlar olmak üzere düzeltici eylemler Eylemler için belirli zaman dilimi Eylemlerin izlenmesi, değerlendirilmesi ve üst yöneticiye raporlanması (SGB tarafından)

İZLEME İzleme standartları-2 Standart:18. İç denetim; Genel şartlar: “İdareler fonksiyonel olarak bağımsız bir iç denetim faaliyetini sağlamalıdır.” Genel şartlar: İç denetim faaliyeti İç Denetim Koordinasyon Kurulu tarafından belirlenen standartlara uygun bir şekilde yürütülmelidir. İç denetim sonucunda idare tarafından alınması gerekli görülen önlemleri içeren bir eylem planı hazırlanmalı, uygulanmalı ve izlenmelidir.

İZLEME İç denetimin bağımsızlığı için gereklilikler İç denetim biriminin/iç denetçinin doğrudan üst yöneticiye bağlı olması İç denetçinin riskli bulduğu her alanı denetlemek konusunda özgür olması İç denetçinin özel bir statüye sahip olması Yöneticiler ile iç denetçiler arasında bir denge olması İç denetçinin bağımsızlığını sağlayan düzenlemelerin ilgili kanunda yer alması Merkezi iç denetim birimi/merkezi uyumlaştırma biriminin var olması Denetim raporlarının yayımlanması Dış denetimin iç denetimin bağımsızlığını desteklemesi İç denetçinin danışmanlık görevinin sınırı

Mevzuatımızda İç Denetçilerin Fonksiyonel Bağımsızlığı İZLEME Mevzuatımızda İç Denetçilerin Fonksiyonel Bağımsızlığı Bakanlıklar ve bağlı idarelerde, üst yöneticilerin teklifi üzerine Bakan, diğer idarelerde üst yöneticiler tarafından sertifikalı adaylar arasından atanır ve aynı usulle görevden alınır. İsteği dışında başka bir göreve atanamaz. Doğrudan üst yöneticiye bağlıdır. Bireysel denetim faaliyetinin planlanması, uygulanması ve raporlanmasında bağımsızdır. Raporunu doğrudan üst yöneticiye sunar. İç denetçilere iç denetim görevi dışında başka görev verilemez ve yaptırılamaz.

İZLEME İç Denetim Raporları; İç denetçiler, raporlarını doğrudan üst yöneticiye sunar. Bu raporlar üst yönetici tarafından değerlendirilmek suretiyle gereği için ilgili birimler ile mali hizmetler birimine verilir. İç denetim raporları ile bunlar üzerine yapılan işlemler, üst yönetici tarafından en geç iki ay içinde İç Denetim Koordinasyon Kuruluna gönderilir. (5018 Md.64)

İZLEME Strateji Geliştirme Birimlerince, İç Denetim Raporlarına İstinaden Yapılabilecek İşlemler; Alınması gereken önlemlere ilişkin olarak harcama birimlerine rehberlik sağlama Tespit edilen eksiklikler çerçevesinde idare için eğitim ihtiyacını belirleme ve eğitim programlarının düzenlenmesi için girişimde bulunma İç denetim bulgularını da dikkate alarak iç kontrol sisteminin geliştirilmesine yönelik üst yöneticiye öneriler sunma 1 2 3

İç Kontrol Güvence Beyanları İZLEME İç Kontrol Güvence Beyanları Yasal Dayanak; İç Kontrol ve Ön Mali Kontrole İlişkin Usul ve Esaslar-Madde 8 Kamu İdarelerince Hazırlanacak Faaliyet Raporları Hakkında Yönetmelik- Madde 19

İç Kontrol Güvence Beyanları İZLEME İç Kontrol Güvence Beyanları Güvence beyanı verecek olanlar; Üst yöneticiler Bütçe ile ödenek tahsis edilen harcama yetkilileri Strateji Geliştirme Birimi Yöneticisi

İç Kontrol Güvence Beyanları İZLEME İç Kontrol Güvence Beyanları Güvence beyanlarının kapsamı; Mevcut durum; İş ve işlemlerin amaçlara, iyi mali yönetim ilkelerine, kontrol düzenlemelerine ve mevzuata uygun bir şekilde gerçekleştirildiği İç kontrol sisteminin işlemlerin yasallık ve düzenliliği konusunda yeterli güvenceyi sağladığı Bilgilerin doğruluğu

İç kontrol güvence beyanları İZLEME İç kontrol güvence beyanları Öngörüler; Üst yönetici ve harcama yetkilisi için yeni iç kontrol güvence beyanı şablonları Sorumluluk Güvence beyanının dayanakları Risk yönetimi İç kontrol sisteminin değerlendirilmesi Strateji geliştirme birim yöneticisi için yeni beyan şablonu Güvence beyanlarının doldurulmasına ilişkin yönlendirmeler !!!!!!Sadece beyanı imzalamak yeterli değil, beyanın içerisindeki alanların doldurulması gerekli

SABRINIZ VE İLGİNİZ İÇİN TEŞEKKÜRLER  kamile@bumko.gov.tr