FATURA VE İRSALİYE DÜZENLEME ESASLARI

SORU - 1 Fatura Nedir ?

Fatura, satılan malın veya yapılan işin (hizmet) karşılığında, müşterinin ödediği veya borçlandığı meblağı göstermek üzere, malı satan veya işi yapan tüccar tarafından müşteriye verilen ticari bir vesikadır.

Fatura Ne Zaman Kullanılır? Nasıl teslim edilir? SORU - 2 Fatura Ne Zaman Kullanılır? Nasıl teslim edilir?

Faturanın, malın tesliminde veya hizmetin ifasında düzenlenmesi gerekmektedir.İrsaliye kullanılması durumunda bu zorunluluk yedi gün içinde gerçekleştirilmelidir.İstisnai olarak malın tesliminden veya hizmetin ifasından öncede zaman zaman fatura kesildiği görülmektedir.

Düzenlenen faturaların hüküm ifade edebilmesi için, adına düzenlenen kişiye tebliğ edilmesi gerekmektedir.Tebliğ işlemi elden tebliğ şeklinde olabileceği gibi posta yoluyla tebliğ şeklinde de olabilir.Faturanın geçerli olabilmesi için, alt nüshasına faturanın alındığına dair ilgili kişi yada temsilcisinin imzası alınmalıdır.

Böylelikle, faturadan alıcının hem haberdar olduğu kanıtlanır hem de faturaya itiraz süresi olan sekiz günlük sürenin işlemeye başladığı tarih belirlenmiş olur.Posta yoluyla tebliğ şeklinde ise; fatura alıcıya iadeli taahhütlü olarak gönderilmeli ve bu gönderi evrakının üzerine faturanın tarih ve sayısı yazılmalıdır.

SORU - 3 Müşterinin Faturayı Almış Olması Faturayı Kabul Ettiği Anlamına Gelir mi?

Faturalar, bir alacağın mevcudiyetine delil teşkil eder Faturalar, bir alacağın mevcudiyetine delil teşkil eder.Ancak bu sonucun gerçekleşebilmesi yani faturanın alacağa delil teşkil edebilmesi için; faturanın karşı tarafa tebliğinden itibaren sekiz(8) gün içinde hiçbir itiraza uğramamış olması gerekir.

Faturanın itiraz edilmeksizin kabulü ve sekiz günlük kanuni süresi içerisinde içeriğine itiraz edilmemesi miktar ve fiyatın kabulünü ifade eder.Ancak alıcı ve satıcı arasında daha önce yapılmış bir sözleşme mevcut ise faturaya itiraz için sekiz günlük süre sınırı yoktur yani fatura burada sadece icap mahiyetini taşımaktadır, çünkü malın miktarı ve fiyatı faturadan önce sözleşmede belirlenmiş ve kabul edilmiştir.

SORU - 4 Müşteri Faturayı Almış Olmasına Karşın Almadığını İddia Ederse Ne Olur?

Faturanın alacağa delil teşkil edebilmesi için, gerekli tebliğ ve itiraz hususlarına tam olarak uyulması halinde, müşteri faturayı almadığını iddia etse dahi itirazı sonuçsuz kalır.

SORU - 5 Müşterinin Aldığı Faturaya Kanuni Süresi İçerisinde İtiraz Etmesi Durumunda Ne Yapmalıyız?

İtirazın konusuna göre karşılıklı görüşülerek(mümkünse yazılı) bu sorunlar veya yanlış anlamalar düzeltilmelidir.

Fatura Üzerinde Hangi Bilgilerin Bulunması Zorunludur? SORU - 6 Fatura Üzerinde Hangi Bilgilerin Bulunması Zorunludur?

Faturada en az aşağıdaki bilgiler bulunmalıdır; Faturanın düzenlenme tarihi, seri ve sıra numarası, Faturayı düzenleyenin adı, varsa ticaret unvanı, iş adresi, bağlı olduğu vergi dairesi ve hesap numarası,

Müşterinin adı, ticaret unvanı, adresi, varsa vergi dairesi ve hesap numarası, Malın veya işin nevi, miktarı, fiyatı ve tutarı, Satılan malların teslim tarihi ve irsaliye numarası,

SORU - 7 Fatura Üzerinde Mecburi Bilgiler Dışında ; Oran, Notlar, Kur v.b Başka Bilgiler Bulunabilir mi?

Bulunabilir, ancak bu bilgilerin sadece açıklama ve yönlendirme amaçlı kullanılması gerekmektedir.Bu notların diğer zorunlu bilgileri geçersiz hale dönüştürmemesi ve yanıltmaması gerekmektedir.

SORU - 8 İrsaliye Nedir?

Mal hareketlerinin belgelenmesi amacıyla düzenlenen ve her taşıma veya taşıtmada düzenlenmesi zorunlu olan resmi bir evraktır.

İrsaliye Ne Zaman Kullanılır? SORU - 9 İrsaliye Ne Zaman Kullanılır?

Her ne amaçla olursa olsun taşınan veya taşıttırılan tüm mallar için düzenlenmeli ve taşıma anında mallarla birlikte bulunmalıdır.

Aslen irsaliyeyi kendi adına taşıyan veya taşıttıran taraf düzenler Aslen irsaliyeyi kendi adına taşıyan veya taşıttıran taraf düzenler.Ancak taşımayı alıcının yaptığı veya yaptırdığı bazı hallerde uygulamadaki zorunluluklar nedeniyle,alıcı ile satıcının anlaşmaları halinde satıcıya sevk irsaliyesi düzenleme imkanı verilmiştir.

İrsaliyeli Fatura Nedir? SORU -10 İrsaliyeli Fatura Nedir?

“Malın tesliminden itibaren faturanın yedi gün içinde düzenlenmesi” imkanından vazgeçerek bu yükümlülüğü derhal yerine getirmek isteyen mükelleflerce kullanılan, fatura ve sevk irsaliyesinin ayrı ayrı değil, bir arada düzenlendiği resmi bir evraktır.İrsaliyeli fatura düzenlenen hallerde ayrıca sevk irsaliyesi aranmaz.

İrsaliyeli Fatura Ne Zaman Kullanılır? SORU - 11 İrsaliyeli Fatura Ne Zaman Kullanılır?

Mal teslim edilirken faturanın da düzenlenebileceği durumlarda kullanılır.

SORU - 12 Malzemeyi İrsaliye İle Teslim Ettiysek,Ayrıca İrsaliyeli Fatura Düzenleyerek Faturalandırabilirmiyiz?

Bu durumda aslen normal düz fatura kullanılmalıdır, ancak düz faturanın mevcut olmadığı ve kullanılmadığı durumlarda irsaliyeli fatura da kullanılabilir.

İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Nelerdir? SORU - 13 İrsaliye Üzerinde Bulunması Gereken Zorunlu Bilgiler Nelerdir?

Faturada bulunması gereken bilgilerden sadece fiyat ve tutar kısımları hariç diğer tüm bilgiler bulunmalıdır. Ayrıca fiili sevk tarihinin de yazılması ayrı bir zorunluluktur.

İrsaliyede Onay Sistemi ve Önemi SORU - 14 İrsaliyede Onay Sistemi ve Önemi

Mal taşınırken iki nüsha irsaliye malla birlikte mevcut bulunmalı ve teslim anında tam olarak teslim edildiği anlamında alıcıya imzalatılarak bir nüshası muhafaza edilmelidir.Faturanın alıcıya tebliğ edilmiş olması miktar ve fiyat anlamında bir kanıt oluşturmaktadır, ancak fatura ilgili miktarda ürünün alıcıya teslim edildiğini kanıtlamamaktadır.

Dolayısıyla fatura ile, miktarı ve fiyatı belirlenen ürünün teslim edildiği kanıtlanamadığı sürece miktar ve fiyat kanıtının çok fazla bir hükmü bulunmamaktadır. Ürünün teslim edildiğinin en iyi ve kesin kanıtı, imzalanarak onaylatılmış irsaliye ile mümkündür.

İrsaliye - Fatura Arasındaki Süre İlişkisi Nedir? SORU - 15 İrsaliye - Fatura Arasındaki Süre İlişkisi Nedir?

Düzenlenen irsaliye, fiili sevk tarihinden itibaren en geç 7(yedi) gün içinde faturalaştırılmalıdır.Ancak irsaliye ile fatura tarihlerinin aynı ay içinde olması gerekmektedir.

Dolayısıyla irsaliye tarihinin ay sonlarına rastlaması durumunda bu yedi günlük süre işlemez ve ilgili ay geçmeden faturalama işlemi tamamlanmalıdır.Aynı işyerine bağlı şubeler arasında ürün taşıması için, demo amaçlı taşımalarda ve tamir bakım amaçlı taşımalarda kullanılan irsaliyeler faturalandırılmaz.

yedi günlük sürenin başlama tarihi ile ilgili istisnalar aşağıda ayrıca açıklanmıştır.

SORU - 16 Kabule Bağlı İhaleli İşlerde İrsaliyenin Faturaya Dönüşüm Süresi Nedir?

Kabule bağlı olan ve bunun için yazılı bir sözleşme bulunan bu tür satışlarda, fatura düzenlenmesindeki yedi günlük süre, kabul tarihinden itibaren başlayacaktır.

SORU -17 Demo(Tanıtım) Amacıyla Gönderilen Malzemeler İçin İrsaliye Esasları Nelerdir?

Tanıtım amacıyla mal gönderilmesi durumunda sevk irsaliyesi düzenlenecek, ancak bu irsaliye satış işlemi gerçekleştirilmedikçe faturalandırılmayacaktır.Ancak bu amaçlı teslimlerde ürünlerin tanıtım veya deneme yapılan firmada kalım süresi mantık sınırlarını aşmamalıdır.

SORU - 18 Konsinye Mallarla İlgili İrsaliye ve Fatura Düzenleme Esasları Nelerdir?

Konsinye mallarla ilgili düzenlenen irsaliye ve faturalara bu işlemin konsinye olarak düzenlendiği not olarak yazılmalıdır.

Konsinye olarak düzenlenen faturalar ile teslim edilen malzemelerin geri alınması mutlaka karşı tarafın düzenleyeceği iade faturası ile olmalıdır.Ancak bunun mümkün olmadığı durumlarda konsinye faturanın düzenlendiği ay geçmeden malzemelerin iade alınması bizim konsinye faturası aslının teslim alınması şeklinde olabilir.

Ay geçtikten sonra kesinlikle iade alımı iade faturası ile olacaktır Ay geçtikten sonra kesinlikle iade alımı iade faturası ile olacaktır.Konsinye gönderilerin müşterilerde kalma süreleri çok kısa tutulmalıdır.Bizim bu faturalarla ilgili KDV’leri peşin ödediğimiz unutulmamalıdır.Ayrıca vergi ile ilgili dönem sonlarında(31\06\09\12) müşterilerimizde konsinye işlem kalmamalıdır.

İrsaliyenin Kopyalarının Kullanım Şekilleri Nelerdir? SORU - 19 İrsaliyenin Kopyalarının Kullanım Şekilleri Nelerdir?

Uygulamada dört(4) nüsha irsaliye kullanılmaktadır, doğru olanıda budur.Birtanesi stok bölümüne, biri muhasebeye, diğer iki nüshası müşteriye gönderilmeli ve bunlardan bir tanesi onaylatılarak tekrar muhasebedeki nüshanın ekinde muhafaza edilmelidir.

SORU - 20 Faturanın, Malın Tesliminden Önce Düzenlendiği Hallerde Sevk İrsaliyesi Düzenleme Esasları Nelerdir?

Satılan mallara ilişkin faturaların, malın tesliminden önce düzenlendiği ve malın daha sonra sevk edildiği durumlarda; faturayı düzenleyenler, malın daha sonra sevk edileceğini faturada belirtmelidirler.

Bunun yanısıra, faturada bulunması gereken malın teslim tarihi ve irsaliye numarası ise; malın tesliminden sonra, alıcı ve satıcı tarafından kendilerinde kalan sevk irsaliyesi asıl ve suretinden yararlanılmak suretiyle faturaya şerh verilecek ve böylece fatura ve sevk irsaliyesi arasında uyum sağlanacaktır.

Müşterimize Kargo İle Teslimat Yapabilirmiyiz? SORU - 21 Müşterimize Kargo İle Teslimat Yapabilirmiyiz?

Genel olarak kargo ile teslimat yapabiliriz Genel olarak kargo ile teslimat yapabiliriz.Ancak burada iki sorun karşımıza çıkmaktadır.Birincisi; teslimin tam olarak yapıldığının kanıtı olan ve olmazsa olmaz konumunda bulunan irsaliye onayının her zaman mümkün olmaması ve ikincisi ise; kargoda kaybolan malzemenin bedelinin tam olarak alınamamasıdır.Kargo ile teslimin avantajı ise; zaman ve harcama anlamında tasarruf yapılmasıdır.

SORU - 22 Kargo ile Teslim durumunda İrsaliye düzenlenmelimidir, düzenlenecek ise ne şekilde onay alınacaktır ve irsaliyenin bir nüshasını müşteriye ayrıca iadeli-taahhütlü posta ile göndermemiz mümkün müdür?

Kargo ile yapılan teslimler için de mutlaka irsaliye düzenlenmelidir Kargo ile yapılan teslimler için de mutlaka irsaliye düzenlenmelidir.Düzenlene n irsaliyenin yine iki nüshası mal ile birlikte gönderilecek ve bir nüshasının imzalanarak geri gönderilmesi istenecek ve takip edilecektir.(faks da olur)

İmzalı nüsha geri alınamazsa ilgili irsaliyenin bir fotokopisi ile bir üst yazı(imzalanıp geri gönderilmesi ricalı) iadeli- taahhütlü posta ile müşteriye tekrar gönderilmeli ve geri alınması sağlanmalıdır.Ayrıca kargo fişlerinin bir fotokopisi bizde kalan irsaliye ekinde muhafaza edilmelidir.

Kurye İle Teslimat Yapabilirmiyiz? SORU - 23 Kurye İle Teslimat Yapabilirmiyiz?

Evet yapabiliriz.Ayrıca belirtilen irsaliye ve fatura formalitelerine kesinlikle uyulmalıdır.

Depo Giriş/Çıkış Formu Nedir? SORU - 24 Depo Giriş/Çıkış Formu Nedir?

Depo giriş çıkışlarının tam olarak kaydının yapılabilmesi ve depo sorumlusunun depoyu her an tam olarak kontrol altında tutabilmesi için kullanılması gereken basılı bir evraktır.Kesinlikle irsaliye yerine geçmez, her bir çıkış işlemi için hem depo çıkış formu hem de irsaliye düzenlenecektir.

SORU - 25 Faturalı Gönderilen Malzemelerin İade Alınmasında Hangi Şartlar Aranmalıdır?

Mutlaka karşı taraftan iade faturası alınmalıdır Mutlaka karşı taraftan iade faturası alınmalıdır.Ancak bunun mümkün olmadığı durumlarda faturanın kesildiği ay geçmemiş ise , fatura asılları geri alınarak iade işlemi yapılabilir.

SORU - 26 Fatura ve İrsaliyede Yanlış Yazılan Kısımların Düzeltilmesi Ne Şekilde Olmalıdır?

Yanlış olan kısımlar tek çizgi ile çizilerek(okunaklı) doğruları üst veya altlarına tekrar yazılmalıdır.Ancak yanlışlık bütüne yakın ise evrak iptal edilmelidir.

SORU -27 Konsinye Olarak Gönderilen Malzemenin Satışının Kesinleşmesi Durumunda Yeniden Fatura Kesmek Gerekir mi?

Hayır; tekrar fatura kesilmemeli, ancak kesin satış ile ilgili bir teyit yazısı müşteriden alınmalıdır.

SORU - 28 Fatura İle İadesi Olan Malzemeye Yine İrsaliye Düzenlenmesi Gerekiyor mu?

Taşıma ve teslim alma işini biz yapıyorsak irsaliye düzenlenmeli ve gerekli izahat not kısmına yazılmalıdır.

İrsaliye İptalinin Önemi Nedir? SORU - 29 İrsaliye İptalinin Önemi Nedir?

Mümkün olan en az sayıda ve mantıklı bir sebep için iptal işlemi yapılmalıdır.

SORU - 30 Ayın 31’ne Gelen Günde İrsaliye Kesmek Zorunda Kalırsak Bir Sorun Çıkar mı?

Hayır kesinlikle çıkmaz Hayır kesinlikle çıkmaz.Ancak bu irsaliye ile ilgili faturanın o ay içerisinde kesilmesi gerekmektedir.

SORU - 31 Gerekli Bilgilerin İrsaliyede yer Almamasının Hukuki Bir Yaptırımı Var mıdır?

V.U.K 353. Maddesi uyarınca sevk irsaliyesi düzenlenmediğinin, kullanılmadığının, bulundurulmadığının, düzenlenen belgelerin aslı ile örneğinde farklı meblağlara yer verildiğinin veya gerçeğe aykırı olarak düzenlendiğinin tespiti halinde, her bir belge için 118 YTL lira özel usulsüzlük cezası kesilir.

Ancak her bir belge nevine ilişkin olarak kesilecek özel usulsüzlük cezasının toplamı her bir tespit için 5.500 ytl, bir takvim yılı içinde ise 55.000 ytl lirayı aşamaz.