BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI Sibel YILMAZ Maliye Uzmanı Kasım, 2012

Sunum Planı BİLGİ VE İLETİŞİMİN İÇ KONTROL SİSTEMİNDEKİ YERİ BİLGİ VE İLETİŞİM STANDARTLARI GENEL ŞARTLAR ÖRNEKLER Risk Değerlendirmesi Kontrol Faaliyetleri Bilgi ve İletişim İzleme Kontrol Ortamı

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» Kurumsal amaç ve hedeflere ulaşma yolunda gerekli yöntem, süreç ve araçları sunan iç kontrol sisteminin işlerliğini destekler.

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» YÖNETİM DÖNGÜSÜ AMAÇLAR HEDEFLER FAALİYETLER Planlama Programlama Bütçeleme Uygulama Raporlama İzleme

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» İdarede; Kontrol Ortamı gereklilikleri Risk Değerlendirme Kontrol Faaliyetleri İzleme bilgi paylaşımı ve iletişim yoluyla sağlanır.

İç Kontrol Sisteminde «Bilgi ve İletişim» İç Kontrol Bileşeni Bilgi ve İletişim Kontrol Ortamı İdarenin misyonunu gerçekleştirmek üzere, birim ve alt birimler ile personelin görev tanımlarının yazılı olarak oluşturulması ve duyurulması Risk Yönetimi Riskleri yönetmek üzere Risk Kaydı ve Raporlama sisteminin oluşturulması ve yöneticiler ile tüm personelin erişiminin sağlanması Kontrol Faaliyetleri İş süreçleri ve iş akış şemalarının yazılı olarak belirlenmesi ve duyurulması İzleme Performans programında yer alan hedeflere ilişkin üçer aylık raporlamalar

Bilgi ve İletişim Standartları Neleri Kapsar? Kayıt ve Dosyalama Raporlama Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirilmesi

Bilginin Organizasyonu Bilgi Yönetimi Bilgi ihtiyacının planlanması Bilginin Organizasyonu Bilginin oluşturulması ve toplanması Bilginin Gözden Geçirilmesi ve Korunması Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı BİLGİ YÖNETİMİ SÜRECİ

Örnek: Bilginin oluşturulması ve toplanması Bilginin toplanacağı başlıca kaynaklar: Talimatlar, onaylar, makbuzlar, ödeme emirleri, dilekçeler Bütçe teklifleri, çalışma planları, teknik ve mühendislik tasarımlar Taslaklar, bilgi mimarisi şemaları Raporlar, özet notlar, gerekçe ve faaliyetleri destekleyen diğer dokümanlar, Toplantı dokümanları, gündem ve kararlara ilişkin kayıtlar Komisyon dokümanları, görev tanımı, üyelerin listesi Bilgi talepleri ve cevaplar, e- postalar, cevap formları Yararlanıcı kayıtları, başvurular, değerlendirmeler, telefon görüşmeleri Bilgisayar ortamındaki her tür veri

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 15.1 Kayıt ve dosyalama sistemi, elektronik ortamdakiler dahil, gelen ve giden evrak ile idare içi haberleşmeyi kapsamalıdır. Başbakanlık Standart Dosya Planı Genelgesi Birimlerin evrak otomasyon sistemleri

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler Örnek: Bilginin organizasyonu/Standart 15: Kayıt ve Dosyalama, Arşiv Hizmetleri Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 15.6 İdarenin iş ve işlemlerinin kaydı, sınıflandırılması, korunması ve erişimini de kapsayan, belirlenmiş standartlara uygun arşiv ve dokümantasyon sistemi oluşturulmalıdır. İdare evrak sistemi İdare fiziki arşivi Süreç akış şemaları

Bilginin Kullanılması ve Paylaşımı/Standart 13: Bilgi ve İletişim Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 13.1 İdarelerde, yatay ve dikey iç iletişim ile dış iletişimi kapsayan etkili ve sürekli bir bilgi ve iletişim sistemi olmalıdır. Elektronik iş akış sistemleri Belge yönetim sistemleri, İntranet, internet E-posta kullanımı Toplantılar Soru, dilek ve şikayetlerin de sunulabileceği web sayfaları…

(genel ilkeler, örnekler) Raporlama- temel gereklilikler, örnekler İLETİŞİM Kurum içi ve kurum dışı iletişim (genel ilkeler, örnekler) Raporlama- temel gereklilikler, örnekler

Örnek: KURUM İÇİ İletişim Prensipleri Yöntem Personel, yönetime karar almak ve idarenin hedeflerini gerçekleştirmek üzere ihtiyaç duydukları bilgiyi zamanında, tam ve doğru biçimde iletmelidir. Bu amaçla personele; bilginin ne zaman, hangi kapsamda, ne yolla ve hangi birimden talep edildiği yönetici tarafından bildirilmelidir. İdare içinde, faaliyet ve işlemlere ilişkin bir raporlama sistemi kurulmalıdır (toplantı tutanakları, birim faaliyet raporları, risk kaydı ve raporları, performans bilgi sistemi v.s.).

Personel Beklenti Raporları Örnek: KURUM İÇİ İletişim Prensipleri Yöntem Bilgiler doğru, güvenilir, tam, kullanışlı ve anlaşılır olmalıdır. Yöneticiler ve ilgili personel, performans programı ve bütçenin uygulanması ve kaynak kullanımına ilişkin diğer bilgilere zamanında erişebilmelidir. Yöneticiler, idarenin amaç ve hedefleri doğrultusunda beklentilerini personele bildirmelidir. İç Kontrol Güvence Beyanları, Ön mali kontrol, Bilgi işlem sistemlerinde tanımlanmış olan yetkiler, İşlem kayıtlarının kontrolü… Performans Programları, say2000i, e-bütçe, Birim ve İdare Faaliyet Raporları Personel Beklenti Raporları

Örnek: KURUM DIŞI İletişim Prensipleri Yöntem Vatandaşların kamu idarelerinin bilgi ve hizmetlerine erişimi arttırılmalı.   Vatandaşların idare ve/veya hizmetlere ilişkin bilgi edinebilecekleri, dilek ve şikâyetlerini sunabilecekleri mekanizmalar bulunmalı. İdarenin internet sayfasının oluşturularak ihtiyaç duyulan dokümanlara erişimin sağlanması. Üst yöneticinin idarenin performans programı ve faaliyet raporu hakkında her yıl kamuoyunu bilgilendirmesi ve bu dokümanların web sayfasında yayımlanması. Forum, dilek ve şikayet kutuları oluşturulması., BİMER ve Bilgi Edinme Sisteminin kullanımı gibi.

Örnek: Birleşik Krallık (K.İrlanda) Kurumsal Risk Kaydı (Corporate Risk Register) İdarelerin hizmet birimlerince hazırlanan Yönetim Raporları (Stewardship Reports) Kurumsal Performans Bilgi Sistemi- Risk kaydı ile entegre edilmiştir. İyi uygulama örneği olarak değerlendirilmiştir.

Standart 14: Raporlama Raporlama: Amaç, hedef, faaliyet ve projelere ilişkin mali ve mali olmayan bilgi ve sonuçların yazılı veya sözlü olarak ilgili kişi ve mercilere, belirli zamanlarda bildirilmesidir.

Orta Düzey Yöneticiler KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA Standart 14: Raporlama Stratejik Üst Yönetim KURUMİÇİ DİKEY RAPORLAMA Program Orta Düzey Yöneticiler Operasyonel Diğer Personel KURUMİÇİ YATAY RAPORLAMA KURUM DIŞI RAPORLAMA 19

Standart 14: Raporlama İdarelerde raporların, Türü Kim tarafından Ne sıklıkta ve ne zaman hazırlanacağı Kime sunulacağı Dayanağı Raporlama ilkeleri açıkça belirlenmiş ve personele duyurulmuş olmalıdır.

Örnek: BÜMKO Rapor Tespit Tablosu Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı BİS 14.4 uyarınca hazırlanmıştır. Raporun Adı Amacı Tarih/Sıklığı Kime Raporlandığı Dayanağı Maliye Bakanlığı Kamu İç Kontrol Standartlarına Uyum Eylem Planı İzleme Raporu MB İç Kontrol Uyum Eylem Planında Genel Müdürlüğümüzü ilgilendiren eylemlerin gerçekleşmelerinin bildirilmesi. 1 Ocak/ 31 Aralık Yılda 12 kez (Her ayın sonu, izleyen ayın 3 . iş gününe kadar) SGB Kamu İç Kontrol Standartları Uyum Eylem Planı Rehberi kapsamında geliştirilen uygulamalara yönelik prosedür

Standart 14: Raporlama (COSO) Dış Mali Raporlama Aylık Bütçe Uygulama Sonuçları Mali Olmayan Dış Raporlama İdare Faaliyet Raporu Mevzuat gereklilikleri karşılanır. Uluslararası standartlar çerçevesinde hazırlanır İç Mali Raporlama Birim bütçe uygulama sonuçları Kamu İç Denetim Genel Raporu Mali Olmayan İç Raporlama Personel memnuniyet Anketleri Yurtdışı staj raporları Karar alma ve faaliyetlerin yönetilmesinde kullanılır Yönetim tarafından belirlenir.

Standart 13.5: Bilgi ve İletişim/ Yönetim Bilgi Sistemleri Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 13.5 Yönetim bilgi sistemi, yönetimin ihtiyaç duyduğu gerekli bilgileri ve raporları üretebilecek ve analiz yapma imkanı sunacak şekilde tasarlanmalıdır. İdarelerin/Birimlerin otomasyon sistemleri (Mali Yönetim Bilgi Sistemi, Maliye SGB.net)

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi İdare içerisindeki yasa-dışı ve etik değerlere uygun olmayan davranış ve eylemler hakkında, bilgi sahibi kişilerin (çalışanlar veya paydaşlar) bildirimde bulunabilmelerini sağlayacak yöntemler belirlenmeli ve duyurulmalıdır. 24

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 16.1 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri belirlenmeli ve duyurulmalıdır. Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukların bildirim yöntemleri tebliği, bildirim formu

Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Std. Kod No Standardın Genel Şartı Genel Şartı Sağlamaya Yönelik Örnekler BİS 16.3 Hata, usulsüzlük ve yolsuzlukları bildiren personele haksız ve ayırımcı bir muamele yapılmamalıdır. Elektronik İhbar-Şikayet Noktaları Anonim Telefon Hattı

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Usulsüzlük, yolsuzluğa yönelik ihbar ve şikâyet (4483 sayılı Memurlar ve Diğer Kamu Görevlilerinin Yargılanması Hakkında Kanun) Etik değerlerin ihlaline yönelik ihbar ve şikâyet (5176 sayılı Kanun, Kamu Görevlileri Etik Davranış İlkeleri ile Başvuru Usul ve Esasları Hakkında Yönetmelik) Devlet memurlarının amirleri veya kurumları tarafından kendilerine uygulanan idari eylem ve işlemlerden dolayı yapacakları şikâyet. (Devlet Memurlarının Şikâyet ve Müracaatları Hakkında Yönetmelik)

Standart 16: Hata, Usulsüzlük ve Yolsuzlukların Bildirilmesi Nelerin ihbar edilebileceği, İyi niyetli ihbarcının güvenliğinin ve gizliliğinin nasıl sağlanacağı, İhbarın idare içinde hangi aşamalardan geçilerek yapılabileceği, Yapılan ihbarların idarece nasıl değerlendirileceği ve hangi eylemlerin gerçekleştirileceği (kurum içi inceleme veya soruşturma gibi), İhbarcıya konuyla kimin ilgilendiğinin, onunla iletişime geçip geçemeyeceğinin, değerlendirme ve/veya sonuçların bildirilmesi

TEŞEKKÜRLER  sibel@bumko.gov.tr