Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi Aktivite 1. 3 Kamu Maliyesinde Karar Alma ve Performans Yönetimi Aktivite 1.3.2 Çalıştay 1 - Performans Anlaşması Petri HUOVINEN, Genel Müdür Yardımcısı, Finlandiya Hazinesi 16.-17.5.2011

1. Teori ve Finlandiya’da uygulamalar 2 1. Teori ve Finlandiya’da uygulamalar 2. İngiltere: Kamu Hizmeti Anlaşmaları 3. Grup Çalışması 4. Sonuçlar ve Çalıştayın Sonuçları 5. Göstergeler

Performans Yönetimi Nedir? Performans yönetimi anlaşmaya dayalı etkileşimli kontrol modelidir. Kullanılma amaçları: Mevcut kaynaklar ve ulaşılacak sonuçlar arasında denge kurmak, Verimlilik ve kalite arasında denge kurmak, İstenilen etkilerin maliyet-etkinlik sağladığından emin olmak.

Performans Yönetimi Performans anlaşmaları, ilgili bakanlık ve yetki alanındaki her kurum arasındadır. Kurumlar, sonuç hedeflerine ulaşırken karar alma sürecinde geniş özerkliğe sahiptir. Kurumlardan bakanlıklara ve genel olarak da hükümetten Parlamentoya yıllık performans raporları sözkonusudur.

Kamu Hizmeti Sunumunun Yönetimsel Düzeni Siyasi sorumlu oyuncular olarak bakanlıklar, kurumlar için toplumsal sonuç hedeflerini ve bütçe çerçevelerini belirler – sonuç seviyesinde stratejik yürütme Kurum, operasyonel sonuç hedefleri konusunda ilgili bakanlıkla anlaşır – çıktı seviyesi Siyasetçiler ve önemli yöneticiler için rol tanımlarının açık olması isteği

Kamu Yönetimi Mekanizmasında Rollerin Dağılımı Sorumlulukların açık olması için hükümet birimleri arasında hiyerarşik iş bölümü olması gerekir. Sonuçların hedeflenmesi ağırlıklı olarak siyasi bir konudur- bakanlıklar tarafından sektörlere özel yaklaşım gerekir. Çıktıların hedeflenmesi siyasi seviyedeki oyuncular ve operasyon birimleri arasında müzakere edilen ve üzerinde anlaşmaya varılan bir konudur- hükümet kurumları ya da benzerleri

Sonuçlar ve Çıktıları Birbirinden Ayırmak Sonuçlar normalde Hükümet Programlarından veya diğer üst seviye siyasi belgelerden çıkarılan toplumsal etkiler için politika seviyesinde hedef koyma anlamına gelir. Çıktılar aşağıdaki gibi kamu hizmeti sunumu için operasyonel hedeflerdir: - belli bir sürede sunulan hizmetlerin miktarı - üretim verimliliğinde iyileşme (maliyet-etkinlik) - kalite standardını muhafaza etmek ya da iyileştirmek

Performans Kavramları ve Ölçüm Toplum İhtiyaçlar Etkiler Sonuçlar Kamu sektörü operasyonları Hedefler Girdiler Görevler / Süreçler Çıktılar: Mallar ve hizmetler Üretim Etkenleri Maliyetler Kalite Ölçüm Verimlilik Ekonomi Etkililik

Toplumsal Etkiler-Sonuçlar Siyasi hedefleri, “açık istihdamı %50 azaltmak” gibi net göstergelere dayandırmak zordur. Çalışma Bakanlığı gibi tek bir oyuncu, diğer bakanlıkların ve sosyal oyuncuların işbirliği olmaksızın yalnız başına geniş sonuç hedeflerine genellikle ulaşamaz. Siyasi sorumluluk çoğunlukla sektörlere özeldir. Çalışma Bakanlığı örneğindeki gibi sorunlar genelde yatay olma eğilimindedir.

Operasyonel Sonuçlar - Çıktılar Çıktıların etki alanı, etkinlikten (siyasi hedefler) çok verimliliktir (fayda-maliyet düşüncesi) Tüm idari eylemler için farklı çıktı göstergeleri üretmek oldukça kolay görünür – çok kolay Daha zor olanı en önemli göstergeleri seçmektir. “Ne ölçersen onu elde edersin”

Performans Prizması Politika etkililiği: Toplumsal etkiler (sonuçlar) Toplumsal etki hedefleri (sonuçlar) Toplumsal etkinlik HESAP VEREBİLİRLİK Operasyonların ve finans kullanımının toplumsal etkileri nasıl etkilediği Operasyonel performans hedefleri (çıktılar) SONUÇLARA GÖRE YÖNETİM Operasyonel verimlilik ekonomi verimlilik karlılık maliyet karşılama oranı Çıktılar ve kalite yönetimi Emtia ve kamu malları Hizmet mevcudiyeti ve kalitesi Operasyonel sonuçlar (çıktılar) İnsan kaynakları gelişimi

Performans Yönetimi Belgeleri Dört yıllık finansal çerçeveler Kurumların operasyonel ve finansal planları Yıllık devlet bütçeleri Anlaşma Raporlar Ulaşılan sonuçlar hakkında beyanlar

Performans Müzakereleri Müzakere taraflarından biri en yüksek daimi yetkililer tarafından temsil edilen Bakanlık, ve Genel Müdür tarafından temsil edilen Kurum’dur. Ön görüşmeler, iki kurumdan bütçe ve politika konusu uzmanları arasında mali yıl içerisinde yapılır. Büyük kurumlarda, görüşmeler normalde merkezi hükümet kurumunun üst yönetimi ve bölgesel/ yerel birimler arasında yapılır.

Performans Anlaşması Bakanlıklar ve hükümet kurumları (operatif oyuncular) arasında performans anlaşmaları Bahar başında taslak hazırlanır, Yıl sonunda veya sonraki yılın başında uygulamaya konur ve imzalanır, Bütçe taslak önerisi parlamentoya gönderildikten sonra Gerekirse bütçe kararlarından sonra değiştirilir, Herkesin girebileceği ortak veritabanında yayınlanır. (www.netra.fi)

İyi Performans Hedefleri Hükümet kurumunun temel görevlerinden belirlenen ve onlarla bağlantılı Stratejik, operasyonlar açısından gerekli Herkes için açık ve anlaşılabilir Somut ve operasyonel Değerlendirilebilir, ölçülebilir ve zamana bağlı Tercihen kıyaslanabilir Hükümet kurumunun etkileyebileceği türden İddialı ve zorlu, aynı zamanda ulaşılabilir ve gerçekçi Kabuledilebilir, beraber oluşturulmuş ve üzerinde anlaşılmış Öncelikleri belirlerken aynı zamanda operasyonların mümkün olduğunca büyük kısmını kapsayan

İyi Performans Hedefleri - Uygulamalar Kaynaklara uyarlanmış performans Sosyal (siyasi) etkinlik hedefleri bir sonraki yıldan daha uzun bir süre için konulabilir. Bütçe önerisiyle bağlantı Performans anlaşmaları bütçe önerisinde önceden sunulan tüm hedefleri içerebilir Eklemeler ile Teknik özellikler ile Ölçümler/ göstergeler ve hedef değerleri ile En gerekli hedeflerin Risk Değerlendirmesi Formülasyon Açık ve kısa cümleler Faaliyetlerin tanımları değil; istenilen durum

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı Genel ifadeler Hedefler (Performans prizmasına göre yapılandırılmış) Sosyal etkinlik Operasyonel performans İnsan kaynakları Kaynaklar (toplam ödenekler, toplam personel) Raporlama şekilleri ve imzalar

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı, Genel İfadeler Misyon, vizyon veya değerlerde ve operasyon ortamındaki değişiklikler Hedeflerin dayandırıldığı stratejilerden ilgili noktalar Kurumsal strateji Politika konusu stratejisi (politika sektörü) Kurumun kendi stratejisi Devlet bütçe önerisinde ilgili ön hedefler  Kurumun operasyonel ve finansal planında misyon, vizyon ve değerler bütün olarak sunulur

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı Hedef Kategoriler / Sosyal Etkinlik Bakanlığın genel hedeflerinden belirlenir (kurumsal strateji) Politika sektörü hedeflerinden belirlenir (politika konusu stratejisi) Anlaşmada sosyal etkinliğin kapsamı kurumun rolüne bağlıdır. Aşağıdaki şartlarda sosyal etkinlik hedeflerinin belirlenmesine gerek yoktu: Kurumun rolü stratejikten ziyade daha operasyonel ise İlgili sosyal etkinlik hedefleri halihazırda bakanlık seviyesinde belirlenmiş ise

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı Hedef Kategorileri / Operasyonel Verimlilik Kurumlarla ilgili en gerekli hedef türü Bakanlığın sosyal etkinlik hedeflerini uygulamak için “makine nasıl çalışır?” Ekonomi (temel görevler ve yardımcı görevler) Üretilen mallar ve hizmetler Temel görevler arasında masrafların paylaşımı Temel görevler arasında personelin paylaşımı Verimlilik (temel görevler ve yardımcı görevler) Verimlilik programının uygulanması Elektronik hizmetlerin tüm hizmetlere oranı Sürdürebilir verimlilik önlemleri Karlılık Masrafa tabi mallar ve hizmetlerle ilgili Maliyeti karşılama oranı

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı Hedef Kategorileri / Operasyonel Verimlilik Kalite Yönetimi Genel Değerlendirme Çerçevesi (CAF)? Avrupa Kalite Yönetimi Vakfı (EFQM)? Çıkar grubu sorgulama? Müşterilere sunulan hizmetlerin faydası (endeks) Müşterilere sunulan hizmetlerin kalitesi (endeks) Müşterilerin memnuniyeti Hizmetlerin görüntüsü (endeks) İşbirliği (endeks) Beklentilerin gerçekleştirilmesi (endeks) Vakaların süresi (Döngü- zamanları/ boş zaman, müşteri için bekleme süresi) Diğer kurumların belirlediği kalite hedefleri

Örnek: Performans Anlaşmalarının Yapısı, Hedef Kategoriler / İnsan Kaynakları Başvuruları Personel miktarı, 3 yıllık trend Personelin fiziksel sağlığı Hastalık izinleri Personel başına toplam gün Kısa süreli izinler; toplamda 1-3 gün İş memnuniyeti (endeks) Liderlik memnuniyeti (endeks) Eşitlik bakış açısı (kadın / erkek) Kurumun yetkinliği Kişi başına eğitim günleri; kişi başına € İşveren profili Çalışanların değişme sıklığı (%) Görev başına iş başvuruları

Örnek: Performans Anlaşmasının Parçası olarak Risk Yönetimi Her performans hedefine ilişkin riskler neler? Riskin önemi(1-5) Risk ihtimali (1-5) Risk gerçekleşirse sonuçlar Riskin gerçekleşmesini önlemek için eylemler Riski göz önünde bulundurmak kimin sorumluluğu?  Risk analizinin tabloda sunumu  Performans hedefi için “kalite testi” olarak da kullanılır

Performans Anlaşmaları / Hedefler ve Göstergelere Örnekler Finlandiya İstatistikleri Finlandiya Vergi İdaresi

İngiltere: Kamu Hizmeti Anlaşmaları (PSA)

Kamu Hizmeti Anlaşmaları Nedir? Girdiler, çıktılar ve sonuçlar arasındaki ilişki önemlidir. Kamu hizmeti anlaşmalarında odak çıktı hedefleridir. Girdi ve çıktı hedeflerinin sayısı sınırlıdır. Kamu hizmeti anlaşmaları girdilerin mikro seviyede yönetilmesinden kamu hizmeti kullanıcıları için önemli olacak sonuçların odağına kaymıştır. Sistem esnek olmalı ve önemli hizmetler için innovasyonu desteklemelidir.

Dört İlke Hükümet tarafından konulan ulusal hedefler açık ve sonuç-odaklı olmalı. Kamu hizmeti tedarikçilerinin kendilerine sorumluluk verilmesi Yerel esneklik, ademimerkeziyetçi karar alma ve innovasyon yapabilme Yerel toplumların ihtiyaçlarının karşılanması için teşviklerin garanti edilmesi Hesap verebilirliği arttırmak için denetim ve teftiş için bağımsız ve etkili düzenlemeler Yerel ve ulusal seviyede performans hakkında daha iyi bilgiyle ulaşılan sonuçlar hakkında şeffaflık

Diğer Önemli İlkeler Hükümetin iyileşme ve kamu beklentileri taahhüdünü karşılamak için iddialı olması Başta %10 gelişme sağlamak için hedef koyup sonunda sadece %9’una ulaşmak, iddialı olmayan bir hedef koyup ona ulaşmaktan daha iyidir. Hedeflerin ve göstergelerin sınırlı sayısı İyileşme sağlamak, ters teşviklerin riskini azaltmak veya sunumda kesiklikleri önlemek için ortak gündem hazırlamak ve sorumlu kişileri sonuçların sunumuna dahil etmek Sunum üzerindeki etkiyi maksimuma çıkarmak için kanıt, analiz ve en iyi uygulamaları seçim, evreleme ve ölçüm aşamalarında entegre etmek.

Format Amaç, bölümün rolü hakkında üst seviyeli beyan Amaçlar,bölümün neye ulaşmak istediğini daha geniş anlamda ifade Performans hedefleri, hepsi olmasa da tüm amaçların altına açık, akıllı (SMART) ve sonuç-odaklı hedefler koymak SMART: spesifik, ölçülebilir, ulaşılabilir, ilgili ve zamanlanmış Bu hedeflere ulaşılmasından kimin sorumlu olduğunu (genellikle ilgili Devlet Bakanlığı) ve gerçekleştirme

Gerekli Noktalar “Taban” hedefler belli eksiklik alanlarına odaklanır, herkesin daha iyi kamu hizmetlerinden yararlandığından emin olmak “Standartlar” önceki Kamu Hizmeti Anlaşma hedeflerinin gerçekleştiği veya gerçekleşmek üzere olduğu alanlarda performansın izlenmeye ve rapor edilmeye devam edildiğinden emin olmak

Kamu Hizmeti Anlaşmalarının Evrimi Geçtiğimiz yıllarda hedeflerin gerçekleşmesi odağının artması Hedef gerçekleştirme başarısının ölçülmesi: kamu hizmetlerini kullanan insanlar için gerçek dünyada iyileşmeler Hedef gerçekleştirme planlarının tanıtılması Departmanların iyileştirilmiş sonuçlara nasıl ulaşılacağını düşünmeleri ve planlamaları Artık hedeflerin, hizmet sunum zincirinde yukarıdan aşağıya doğru tanımlanması gerekir. Yerel seviyede de anlamlı olmalı

Grup Çalışması

Görev: Performans Anlaşması Taslağı Hazırlama Göreviniz kurumunuz için kısa bir performans anlaşması hazırlamak (veya başka bir kurum da seçebilirsiniz) Performans anlaşmanızın yapısı: Yakın gelecekte kurumunuzun operasyonel ortamındaki değişiklikleri tanımlayın. Olumlu değişiklikler, güçlü yanlar, fırsatlar, riskler, tehditler... Siyasi, ekonomik, uluslararası yönler, insan kaynakları, bilgi teknolojileri, vs. Kurumunuzun operasyonlarına/stratejisine ilişkili olabilecek herşey Kısaca kurumunuzun misyonunu, vizyonunu ve gelecek için (önümüzdeki 3-4 yıl) stratejisini açıklayın: 3-4 yıl içinde kurumunuz nasıl olacak? Kurumunuzu daha geniş sonuç hedefleriyle (politika etkinliği) bağdaştırın : kurumunuzun hedefleri daha geniş sonuç hedefleriyle (idari birim hedefleri) nasıl ilişkileniyor? Kurumunuzun kendi sonuç hedefleri var mı?

Görev: Performans Anlaşması Taslağı Hazırlama Kurumunuz için hangi muhtemel performans hedeflerini koyabilirsiniz? (süre olarak gelecek yıl olabilir veya hedefler daha uzun süreli olabilir mi?) Temel işlem Çıktıların / kamu mallarının sayısı ve kalitesi Operasyonların / süreçlerin kalitesi Kalkınma projeleriyle ilgili birşeyler (ilgili ise)? Ekonomi, verimlilik, karlılık, maliyet-eşitlik,...? İnsan kaynaklarının yönetimi ve geliştirilmesi Daha sonra hedeflerin gerçekleştirilmesini nasıl ölçebileceğinizi de düşünün. Çok fazla gösterge seçmeyin. Hem niteliksel hem niceliksel göstergeler kullanın.

Görev: Performans Anlaşması Taslağı Hazırlama Anlaşmaya başka hangi noktalar/ hedefler yazabilirsiniz? Kaynaklar hakkında birşeyler? Raporlama? Anlaşma süresünce rapor yazacak mısınız? Takip toplantılarına ihtiyaç ve zamanlama var mı? Somut ve pratik düşünün!

Pratik Talimatlar: 4 gruba ayrılacaksınız Madde madde fikirlerinizi yazabilirsiniz; uzun yazmanızı beklemiyoruz. Önerinizi iki şekilde yazabilirsiniz: Powerpoint slayt Flipchart (görünür olması için lütfen büyük harflerle yazın) (Tercihen) İngilizce veya Türkçe kullanabilirsiniz. Grubunuzun sonuçlarını sunmak üzere bir grup temsilcisi seçin.

Sonuç Bölümü ve Çalıştayın Sonuçları

Göstergeler Hakkında Faydalı göstergeler nasıl hazırlanır? Göstergeler konusunda en sık görülen eksikler, hatalar nelerdir? En iyi uygulamalar : Başarılı gösterge örnekleri

Neden Göstergeler? Göstergeler, açık ve güvenilir bir şekilde performansı değerlendirmek ve ölçmek için kullanılır. Göstergeler performansı açıklamak için kullanılır. Göstergelerin etkinliği, verimliliği, kalite, hizmet kapasitesi ve çalışanları kapsayacak şekilde çeşitli olması gerekir. Göstergeler uzun süre içerisinde performans trendlerinin incelenmesine olanak tanır. Benzer birimlerin gelişimi de kıyaslanabilir.

Ölçüm için Kriterler Spesifik Ölçülebilir Yürütülebilir İlgili İyi zamanlanmış

İyi Gösterge için Kriterler Gerekli Muğlak olmayan Güvenilir Anlaşılır Kullanımı kolay Uygun maliyetli

İyi Gösterge Faaliyetin kendisini değil de çıktıları veya başarıları tanımlar. Başarılı operasyonlar için nelerin gerekli olduğunu ve başarılması gereken şeyleri doğru bir şekilde tanımlar Kurum kendi ölçümleriyle kendi seviyesini etkileyebilir Kendi seviyesi için hedefler konabilir Sabit sayılabilir (zaman zaman ince değişiklikler gerekli olabilir), zaman içerisinde kıyaslamayı mümkün kılar

İyi Gösterge Ölçülen konu, operasyonların temel amaçları ve stratejileriyle bağlantılıdır; dolayısıyla izlenmesi de bu operasyonların yönetimi ve rehberliği için önemlidir. Bakanlıkta ve kurumda aynı şekilde yorumlanmalıdır. Ölçüm verileri göreceli olarak kaynakların az kullanılmasıyla elde edilebilir.

Göstergelerin Gruplanması Çıktıların hacmini gösteren göstergeler: Örnek: tamamlanan derece sayısı; sunulan çözüm sayısı Ekonomi ve verimliliği gösteren göstergeler: Örnek: gelirin çıktılara oranı ya da çıktıların çalışanların iş girdilerine oranı Kurumun kalitesini ve dahili işlevselliğini gösteren göstergeler: Örnek: konu başına ortalama işleme süresi ya da çalışanların iş memnuniyeti Etkinliği ve hizmet kapasitesini gösteren göstergeler: Örnek: hizmet yeterliği ve hizmet tahsisi. Mesela, bölge, müşteri grubu veya talebe göre müşteri memnuniyeti ya da toplumsal etki

Göstergeler Oluşturmak Ölçüm sistemi oluşturmak göstergeleri ve aynı zamanda kullanılacak ölçek ve kaynakları da tanımlamayı gerektirir. Ölçüm verileri operasyonların sürekli izlenmesinden, bilgi teknolojileri sistemlerinden veya toplu istatistiklerden doğrudan alınmalıdır.

Göstergeler Oluşturmak Açık olan performans göstergeleri ile bütün hedefler açıklanamaz. Bazı hedefler daha çok gerekli ölçümlerin uygulanmasıyla ilgi olmaya devam edecektir. Bu durumlarda, özel bir ölçümün uygulandığına ilişkin bilgi yeterli olabilir. Göstergeler genellikle çok çeşitli kalitatif verilere dayanarak kalitatif hedefler değerlendirildiğinde faydalıdır Göstergeler değerlendirme için sağlam zemin hazırlar. Her durumda, açık kantitatif ölçümler tanımlanamadığında bile gözlemlerin hangi kriterlere dayandırıldığını belirtmek gereklidir.

Kötü Göstergeler Yerine konulan göstergelerin kapsamı dar mı? Anlaşılması zor mu? Kurum veya kuruluşun etkisinin ötesinde mi? Kullanılması makul olmayan şekilde ağır veya pahalı mı? (örneğin, veri toplama yoğun çalışma gerektirebilir.)

Örnekler Diğer katkı sağlayan etkenler değerlendirme ile bağlantılı olunca kamu ölçümlerinin değerlendirilmesi daha kolaydır. Hedef: açık trafiğinden çıkan emisyonların azaltılması Emisyon seviyelerini ölçen gösterge yolda trafik hacmini gösteren gösterge ile ilişkilendirilebilir ( emisyonda artış trafikte artıştan daha yavaş)

Örnekler Çalışma idaresinden örnekler Minimum sayıda işin dolması Yakın zamana kadar açık olan ve dolan işlerin ortalama sayısı Eğitimden 2 ay sonra iş bulan kişilerin işgücü piyasasına katılma yüzdesi Mesleki işgücü politikası yetişkin eğitiminden 3 ay sonra işsiz olanların maksimum yüzdesi Sübvansiyonla desteklenen istihdamdan 3 ay sonra işsiz olanların maksimum yüzdesi

Teşekkürler!