Yönetim ve Organizasyon Hafta 10 – Yöneltme: İletişim

İletişim Bir şahıstan bir başka şahsa bilgi, veri ve anlayış aktarmasıdır. Duygu, düşünce ya da bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılması, bildirişim, haberleşme, komünikasyon. İki ya da daha çok kişi arasında bir anlaşma, uzlaşma doğmasını sağlayan karşılıklı konuşma, diyalog.

İletişim Telefon, telgraf, televizyon, radyo gibi aygıtlarla yürütülen bilgi alışverişi, bildirişim, haberleşme, komünikasyon.

İletişim Bir organizasyonun çeşitli bölümleri ve çalışanları arasındaki bilgi, veri, algı, anlayış, yaklaşım ve sezgi aktarmalarını bu aktarma işinde kullanılan her türlü metot, araç gereç ve tekniği; bu aktarma ile ilgili çeşitli sistemleri (kanalları); yazılı, sözlü, sözsüz her türlü mesaj şeklini içermektedir.

İletişim

İletişim süreci - Gönderici İletişim sürecinin var olması için gerekli olan iki kişiden biridir. Sürecin başarısı büyük ölçüde göndericiye bağlıdır. Süreç öncelikle göndericinin düşündükleri ile başlar. Kendisine gönderilen bilgi ve verilere göre mesaj olarak iletilecek bir fikir oluşturur. Bu fikri formüle eder – mesaj formülasyonu İletişim kanalından mesajı alıcıya gönderir.

İletişim süreci – Algı (Filtre) Kişilerin kendilerine ulaşan mesajları değerleme tarzları/algıları ile ilgilidir. Algı, kişilerin çevreleri ile ilgili bilgiyi duyma, organize etme, anlama ve değerleme sürecidir. Algı ve duyu birbirinden farklıdır. Algılamada beyin, kişinin içinde bulunduğu durumdan beklentilerini, geçmiş yaşamını, diğer duyu organlarından gelen başka duyuları toplumsal ve kültürel etkileri dikkate alarak uyaranlara bir anlam verir.

İletişim süreci – Algı (Filtre) Algılardaki farklılığın nedenleri neler olabilir? Algılama süreci, kişilerin değer yargıları, amaç ve hedefleri, ihtiyaçları, içinde yetiştikleri kültürel ortam , bilgileri, duyguları, geçmişteki tecrübeleri ve hatta fiziksel özellikleri gibi faktörler tarafından etkilenmektedir.

İletişim süreci – Algı (Filtre) Algılamayı etkileyen faktörleri, dışsal ve içsel faktörler olarak sınıflandırmak mümkündür: Dışsal faktörler İçsel faktörer Uyarıcılar arasındaki nispi faktörler Algılayanın kişiliği Uyarıcının yoğunluğu İhtiyaçlar ve bireysel motivasyon Uyarıcının tanınırlığı Amaçlar Uyarıcının hareketliliği Geçmiş deneyimler Tekrarlama Bulunulan ortama göre uyarıcının farklı olması (kontrast etkisi) Yenilik ve benzerlik Statü ve genel görünüş

İletişim süreci – Algı (Filtre) Davranışı etkileyen algılamadır. Algı yanılmalarını azaltmak ve dış dünyamız ile ilgili olarak bize gelen uyarılardan dış dünyamızı gerçeğe daha yakın algılayabilmek için dikkat edeceklerimiz: Kişilik özellikleri, ihtiyaçlar, tecrübeler, uyarıları algılama tarzını etkilediği kabul edilmeli. Herkes önyargıya sahiptir. Bu, gelen uyarıları sınırlar, şeklini değiştirir. Algıları yorumlarken önyargıların farkında olarak yorumlamalı ve sonuca varılmalı. Bir olayı algılama tarzı, her zaman o olayın en gerçek halini ifade etmediği kabul edilmeli.

İletişim süreci – Mesaj (Haber-İleti) Göndericinin fikir, düşünce, arzu, istek ve verilerini belirten sembollerdir. Sembol, düşünme yeteneğine sahip canlılar olarak insanların, herhangi bir şeyi ifade ettiği, düşündüğü her şeydir. Alıcıya ulaştırmak istediği düşüncelerini semboller aracılığıyla gönderir. Alıcı sembollere anlam yükler. Alıcının verdiği anlam gönderici ile aynı ise etkin iletişimden söz edebiliriz.

İletişim süreci – İletişim kanalı Formal iletişim kanalları İnformal iletişim kanalları İşletme içi dahili yazışma ve memo sistemi İşletme içindeki informal gruplaşmalar Prosedürler İşletme içindeki sosyal birliktelikler İlan tahtası İşin özelliği nedeniyle farklı bölüm ve kişilerle kurulan ilişkiler Öneri/şikayet sistemi İnformal bire bir görüşmeler Koordinasyon toplantıları Dedikodu, rivayet, söylenti, yakıştırma ve uydurma haberler Raporlama sistemi Liyezon elemanlar Şirket gazetesi/dergisi Arada bir personelin arasına karışarak direkt olarak kendileri ile konuşmak Emir-talimat verme istemi Bilgisayara dayalı iletişim Performans değerleme toplantıları Mesajın göndericiden alıcıya doğru aktığı yoldur. İletişim kanalının önemi, mesajı ifade eden sembolleri bozma olasılığıdır.

İletişim süreci – Çevre koşulları Mesajın iletişim kanalı içinden akışını etkileyen koşulları ifade eder. Gürültü bir çevre koşuludur. Mesajları bozma özelliği taşıması nedeniyle önemlidir. Sosyal ortam da bir çevre koşuludur. İletişimin gerçekleştiği sosyal ortam, algılamayı etkilemek suretiyle iletişimi amaçlanandan başka bir yöne çevirmektedir.

İletişim süreci – Alıcı Mesajı alan kişidir. Alıcının mesajı taşıyan sembolleri duyu organları ile algılaması ile iletişim süreci sona erer. Etkin bir dinleyici olmak alıcıya göndericinin mesajını tam olarak anlama imkanı sağlar.

İletişim süreci – Geriye bilgi akışı, Dönüt Alıcının, göndericinin mesajına cevabıdır. Gönderici böylece mesajının anlaşılıp anlaşılmadığını anlayabilir. Bu karşılık, yazılı-yazısız, sözlü veya sözsüz şeklinde olabilir. Geriye bilgi akışı olmayan bir iletişim ‘tek yönlü iletişim’dir.

Geriye bilgi akışının yönetim uygulamalarındaki yeri İletişim, yönetim süreci içindeki tüm faaliyetlerin en önemlisidir. Geriye bilgi akışı: İletişim sürecinin etkinliğini arttırır. İletişim sürecinin bir çeşit kendi kendini kontrol mekanizmasıdır. Bir motivasyon ve ödül aracıdır. Takım çalışması sağlamanın ilk şartıdır. Davranışları pekiştirme aracıdır. Verimliliğin artmasına neden olur. Fiilen elde edilen sonuçlar ile iletişimin hedeflediği sonuçların aynı olup olmadığını kontrol eder.

Geriye bilgi akışının yönetim uygulamalarındaki yeri İletişimde geri besleme yanında ‘ileriyebesleme’ kavramından da bahsedilir. İleriyebesleme, göndericinin gönderdiği mesaj ile alıcının bekleyişlerini etkilemesi, konunun nereye varacağını hissettirmesi, iletişimin nasıl gelişeceğinin ima edilmesini ifade eder. Geriyebeslemenin tersi değildir.

İnformal iletişim Bir organizasyondaki gerçek güç kaynakları informal ilişkilere bakarak, informal şebekeleri belirleyerek anlaşılabilir. Özellikle günümüz koşullarında sırunların çözümü, takım çalışması, misyon-vizyon paylaşımı gibi konular formal kanallar dışında oluşan mesaj alış verişini gerektirmektedir. Bu tür iletişim bazı zamanlar ‘interaktif iletişim’ olarak da incelemektedir.

İnformal iletişim Güçlü bir informal iletişimin başlıca nedenleri: Güvensizlik ve gelecek endişesi yaratan durumlar Belirsizlikler Yönetimde ve organizasyonda büyük çaplı değişiklikler Ekonomideki genel eğilimler Çalışanların kişisel özellikleri Formal kanalların yetersizliği Formal mesajlara güvensizlik Organizasyonda gruplaşma ve klikleşmeler Söylenenle yapılan arasındaki farklılıklar

Etkin iletişimi engelleyen faktörler Kişisel faktörler Fiziksel faktörler Semantik faktörler Zaman baskısı Algılamada seçicilik

Etkin iletişimi engelleyen faktörler ABD’de çeşitli organizasyonlara mensup 200 orta kademe yönetici üzerinde yapılan bir araştırmada iletişim eksikliğine ilişkin nedenler sıralanmıştır: Bilmem gerekenlerden haberdar edilmeyişim Eksik-yanlış-geç bilgi verilmesi Yanlış yöntemle haber verilmesi Hiyerarşide beni atlamaları Alay edici, beni hedef alan ve hislere dayanan iletişim Başkalarının önünde eleştiri yapılması İletişim ile gönderilen mesajları destekleyici davranışların gösterilmemesi

Genel iletişim türleri Sözlü iletişim (konuşma) Sözel iletişim (sözcükler yoluyla) Genel iletişim Yazılı iletişim (mektup, rapor, bülten vb.) Sözel olmayan iletişim (mimik, jest, davranış vb.)

Organizasyonlarda iletişim ilişkileri Organizasyonlardaki iletişim ilişkilerine bakıldığında bu konunun değişik şekillerde ele alınabileceği görülmektedir: Dikey Yatay Çapraz

Örgütsel iletişim türleri Merkezi model Y modeli Zincir model Dairesel model Serbest model

Merkezi Model Yetki ve karar verme inisiyatifinin örgütün en üst yöneticisinde toplanmasını temel almaktadır. Kendi aralarında herhangi bir iletişimde bulunmamaktadırlar. Liderlik tatmini yüksek, iletişim kanal sayısı çok az, grup tatmini az, kişisel tatmin yüksek, iletişim hızı ve doğruluk derecesi çok yüksektir.

Y Modeli Merkezi modelden sonra merkezileşmesi en yüksek gruptur. Nispeten az sayıda iletişim kanalına sahip bir modeldir. Liderlik tatmini yüksek, grup tatmini düşük, kişisel tatmin yüksek ve iletişim hızı ve doğruluk derecesi oldukça yüksektir.

Zincir Model Y modelinden sonra örgütsel iletişimde merkeziyetçiliğe en fazla yol açan iletişim modelidir. İletişim kanal sayısı, liderlik, grup ve kişisel tatmin orta derecede olan bu modelin iletişim hızı ve doğruluk derecesi de fazla yüksek değildir.

Dairesel Model Önceki modellere göre grup üyelerinin birbirleriyle iletişimi bir hayli fazladır. Tek kişinin iletişim tekeli kurması engellenmiştir. Düşük merkezileşme, iletişim kanal sayısının orta derecede olduğu, liderlik tatmininin düşük, grup tatmininin orta ve kişisel tatmin düşük düzeyde gerçekleşmektedir. İletişim hızı ve doğruluğu da düşüktür.

Serbest Model Tüm iletişim kanallarının her zaman ve herkese açık olduğu herkesin herkesle hiçbir kısıtlama olmaksızın iletişimde bulunduğu, en demokratik iletişim modelidir. Düşük merkezileşme, yüksek grup tatmini, iletişim hızı ve doğruluğunun düşük olduğu iletişim modelidir.

Örgütsel iletişimin iyileştirilmesi Mesajın tekrarı Sonucu izleme Haber ve bilgi akışının yönetimi Empati Dilin sadeleştirilmesi Kanalların arttırılması Bilgisayar kullanımının özendirilmesi