25.Nisan.2012

 İlaç Takip Sistemi İkinci Faz’ın canlı kullanıma geçişi esnasında karşılaşılan sıkıntılar.  Mayıs.2012 Ankara İ.E.G.M. toplantısında bu sıkıntıların ve muhtemel çözümlerin nasıl paylaşılacağının belirlenmesi.  Haziran.2012 Toplantısının gündem tespiti.

Anketimize katılım 83 civarı üyemiz göz önüne alındığında katılım oranının %10’nu bulmadığını görüyoruz. Bu durum ya hiç bir sıkıntımızın olmadığı yada Nasrettin Hoca’nın Timur’un Filleri Fıkrasında belirttiği durum oluşmaktadır. Şimdi eldeki verilere göre verilen cevaplara bir göz atalım.

Bu problem nasıl oluşmakta ve karşımıza çıkmaktadır? Problemle karşılaşan meslektaşlarımız nasıl bir çözüm izledi? Bu problemin çözülmesi ve/veya daha az bizlere sıkıntı yaşatması için önerileriniz nelerdir?

 (6) Depo tarafından ITS Mal İade bildirimleri problem oluşturmaktadır? Bu fonksiyonun ya henüz kullanılmadığı yada kullanan üyelerimizin cevap vermediği görülmüştür. Sonuç olarak bu fonksiyonda paylaşılmış bir sıkıntı mevcut değil.

 (7) Depo tarafından ITS Mal Satış bildirimleri problem oluşturmaktadır? Bu fonksiyonda paylaşılmış bir sıkıntı mevcut değil.

 Depolardan derlenenler: ◦ Fatura ve PTS kalem sayısı farklı ◦ PTS XML'i boş ◦ PTS bildirimi yapılmamış ◦ PTS ürün miktarları hatalı ◦ PTS ve satış bildirimi yapılmamış ◦ PTS verisi ile fiziki ürün kare kodu farklı ◦ Satış bildirimi başka depoya yapılmış ◦ Satış bildirimi yapılmamış ◦ Üretim ve satış bildirimi yapılmamış

 Çağrı merkezi kayıtlarından: ◦ Sevkiyat içerisinde okutulmadan gönderilen bağlar ◦ Karekodu silik okunmuyor ◦ Soğuk zincir ürünleri ◦ Mal alım bildirimi yapılmadığı için satılamıyor ◦ Faz1 ürünleri için PTS talebi ◦ Deaktive edilmiş ve satılamıyor ◦ Başka bir eczanede satılmış ve satılamıyor ◦ Başka depo üzerinde gözüküyor

 Her depoda bu konuları koordine edecek tek bir muhatap olması ve konuyu depo içinde organize etmesi ve kayıtlarının tutulması (çağrı merkezi benzeri bir yapı olabilir)  Sorunla ilgili inceleme yapılıp sorunun tanımlanması ve bilgisinin belli bir format içerisinde eksiksiz bildirilmesi ◦ Sorunun araştırma sonucu bulunan esas nedeni ◦ Sevkiyat numarası ◦ Sevkiyat içerisinde sorunlu ürünün en az birine ait karekod bilgisi ◦ Sorun yaşayan depo/şube ve iletişim bilgisi ◦ Gerekirse ürünün/bağın fotoğrafı

 İstanbul içi sevkiyatlarda mal alım sırasında yaşanan sistemsel problemlerde sevkiyatın hemen iade edilmeyip, sorunun çözümüne fırsat tanımak için “Sevkiyat Şartlı Kabul Tutanağı” ile bir sonraki sevkiyata kadar bekletilmesi  Depoların iade ettikleri ürünleri “Mal iade bildirimi” yaptıktan sonra göndermeleri  Depolarda mal kabulünde yaşanan gecikmeler araçların çok beklemesine yol açıyor  Ecza depolarının GLN değişikliklerini önceden üreticilere bildirmesi  Mayıs toplantısı konuları: ◦ İade ve geri toplama prosedürü ◦ Özel durumlarda eczaneye satış bildirimi yapılabilmesi ◦ Depolar arasında çapraz mal değişimi yapılabilmesi

Ayrıca grubu ve bazı görüşmelerde paylaşılan hususlar düzenlendiğinde: Sevkiyat Tırlarının daha çok bekletilmesi ve ek maliyet oluşması. Eczaneden yapılan deneme yanılma satışları. Sahipsiz ürüler “havuz problemleri”. 1 nci faz ürünü olup 1 Mart öncesi ecza deposunun mal alımı yapılan satışların İTS ye bildirmeden olmadan iade etmesi. Ecza deposu Mal iptal bildirimi yaptıklarında bizde görünmesi gerekirken Sahipsiz ürünler havuzunda görünmesi İADE prosedürlerinin oturtulmamış olması. Bu nedenle diğer paydaşların yaptığı aktivitelerde bir düzen sağlanamıyor. Bir depoda olması gereken ürünün başka bir depodan çıkması ve çözümü. Herhangi bir araştırma sorgulama yapılmadan problem iletilmesi. Ecza depolarının GLN lerinin aniden deaktive edilmesi Şirketlerin bu sürecin aşabilmesi için şirket içi görev ve sorumlulukların belirlenmesinden şikayetlerin toplanması yöntemine kadar oluşturduğumuz frameworkün konuşulması

Sıkıntılarımızı önceki slaytlarda özetlemeye çalıştık. “Eğer problemleri sıralayıp, çözüm önerisi getiremez isek bizlerde problemin birer parçası haline geliriz. Sonuç olarak iş birimlerimize, yöneticilerimize ve yetkililere ne sunabiliriz?” Bu toplantımızın en önemli hedefi sıkıntılarımızın/problemlerimizin tespiti ve muhtemel çözüm önerilerinin derlenmesidir.

Bir excel dokümanı üzerinde:  Problemler/Sıkıntılar Kolonu oluşturulacak ve katılımcıların belirtiği sıkıntılar/problemler yazılacak.  Muhtemel çözüm ve iyileştirme önerileri diğer bir kolona yazılacak (Sektör ve İ.E.G.M. şeklinde iki ayrı alt kolonda olabilir).  Excel dokümanı, grup üyeleri ve katılımcılarla paylaşılacak.

 Yeni Türk Ticaret Kanunu ve IT/IS Birimlerinin yönetmesi/yapması gereken hususlar.  Cloud Teknolojisi’nin IT/IS yöneticilerine yönelik sektörün lider tedarikçilerinden özel tanıtımın talep edilmesi.  Mobil teknolojilerin sektörümüzde kullanımı konusunda önemli tedarikçilerimizden özel tanıtım talep edilmesi. Not: Toplantı tarihide tespit etmemiz gerekiyor.