Sicil: Personelin Değerlendirilmesi Toplam sayfa : 22 B.A.Güler, İpek Özkal Sayan, Kamu Personel Yönetimi, AÜ SBF 2007.

Personelin değerlendirilmesi, kişinin görevindeki başarısı konusunda bir yargıya varmaktır. Bu sayede personelin yetenekleri belirlenmekte, ilerleme, yükselme, görevle ilişiğini kesme kararı verilmektedir. Kamu personelinin değerlendirilmesi, bu personelin bir yıl içindeki tutumlarının, davranışlarının, yeteneklerinin, görevindeki başarılarının, verimli olup olmadıklarının idare tarafından izlenmesi ve ölçülmesidir. Personelin değerlendirilmesi, hem personel hem de personelin çalıştığı örgüt bakımından önem taşımaktadır. Kamu yönetiminde değerlendirme, “sicil verme” işlemiyle gerçekleştirilir.

Sicil, “resmi belgelerin tutulduğu kütük” (Arapça) “Görevlilerin her türlü durumlarının işlendiği dosya” Sicil vermek, “yanında çalışan birinin bir aşamaya gelmesinde yeterli olup olmadığını gereken makama bildirmek” Sicil vermek yetkisi, kamu personel sisteminin hem liyakat hem de kariyer ilkesine uygun yönetimini sağlama aracıdır.

Sicil sistemi ilk önce devlet memurları için ve bu kesimle ilgili olarak geliştirilmiştir. Bu, başka alanlardaki düzenlemelere de örnek olmuştur. Askeri, akademik ve adli personelin sicil sistemi ayrı yönetmeliklerle ve birbirinden farklılaşan kurallara göre düzenlenmiştir. KİT personeli için de uygulama ayrıdır.(KİT Sözleşmeli Personel Sicil ve Başarı Değerlemesi Hakkında Yönetmelik) KİT’ler hariç öbür hizmet alanlarında istihdam edilen sözleşmeli ve geçici personel ile ilgili olarak genel bir kural ve uygulama yoktur.

Sicil Sisteminin İlkeleri ve Araçları 1- Sicil verme yetkisi amir(ler)e aittir. Bu yöneticiler sicil yönetmeliklerinde belirlenir. Her personel kendisine en yakın yöneticiden başlayarak yukarıya doğru üç amir tarafından değerlendirilir. Değerlendirmede personelin kendisini, iş arkadaşlarının ve hizmet verdiği kimselerin personeli değerlendirmesi söz konusu değildir. 2- Sicil yıllıktır. (Yılda bir kez, mali yılı sonu, Aralık ayının son yarısı) 3- Puanlama usulü esastır.(60-74,75-89,90-100 arasında puan verilerek ve ölçütlerin aritmetik ortalaması alınarak yapılır.) 4-Sicil gizlidir.Memurluktan çıkartılma kovuşturmalarında dahi sicilini göremez. Olumsuz değerlendirme durumunda, atamaya yetkili amir tarafından yazıyla uyarılabilir. 5-Olumsuz sicilin sonucu. İki yıl üstüste olumsuz sicil alan memur bir başka amirin emrine verilir. Bu durumda da olumsuz sicil alırsa memuriyetle ilişiği kesilir.

Her kamu kurumunda, personel işlerine bakan birim bir memur kütüğü tutar. Bu kütüğe her memur, kendisine bir numara verilerek, adı, soyadı, cinsiyeti, doğum tarihi ve yeri, öğrenimi, kadrosu, işe başlama ve işten ayrılma tarihi ve sebebi sütunlara kaydedilir. Her memur için bir de özlük dosyası tutulur. Bu dosyada memurun adı, soyadı, öğrenim belgeleri, adaylık ve asli memurluğa atanma, işe başlama, ilerleme-yükselme kayıtları,ödüller, cezalar vb. tüm bilgiler bulunur. İkinci dosya sicil dosyasıdır. Buna sicil amirlerince düzenlenen gizli sicil raporları, varsa müfettişler tarafından verilen denetleme raporları, mal beyannameleri, vali ve kaymakamlarca düzenlenen ek sicil raporları yerleştirilir. Bu iki dosya memurların yeterliliklerinin saptanmasında, ilerleme ve yükselmelerinde, emekliye ayırma ve hizmetle ilişkilerinin kesilmesinde başlıca dayanaktır. Bu yüzden dosyalar memur kurum değiştirdiği zaman yeni kuruma eksiksiz olarak gönderilir. Günümüzde özlük ve sicil işlemleri kurumların personel birimlerince yürütülür.

Değerlendirmenin Niteliği Memur değerlendirmesi kişilik ve kişisel yeterlik temelinde yapılır. Mevcut sicil iş odaklı değildir, performans ölçme amacı taşımaz. Kişilik değerlendirmesinde yalnızca hizmet sırasında sergilenen özellikler değil, hizmet dışındaki davranış özellikleri de göz önünde bulundurulur. Kullanılan ölçütler tarihseldir.(1839 Tanzimat reformları-1876 başlangıçlı Hamidiye Islahatı)

…Uygulanan Sicil Raporu Sistemi İkiye ayrılır. 1-Şahsiyet değerlendirmesi:Bütün olarak olumlu-olumsuz şeklinde sınıflandırılır.(zekilik, dürüstlük, kıskançlık vb.) 2-Görev başarısı değerlendirmesi:Puan verilerek aritmetik ortalama alınır.Sicil sonucu bu puanlamadan elde edilir. Puanlanan sorular, memurun göreviyle ilişkisi bakımından sahip olması gereken özellikleri kapsamaktadır.

…Yeni değerlendirmede Cumhuriyete bağlılık yerine ayrımcılık yapmama Bilime sanata düşkünlük, okuma, kendini geliştirme yerine alanında uzmanlık Kamu personeli için toplum lideri profilinden belli bir işin uzmanı olan menajer-yönetici profiline……

Askeri Personel İçin Sicil Askeri personel için sicil düzenleme işlemlerine çok önem verilmiş ve bu personelin sicil belgeleri idari, akademik, adli personele göre oldukça ayrıntılı düzenlenmiştir. Askeri teşkilat içinde yer alan Sicil Değerlendirme ve Denetleme Kurulu da diğer personel sınıfları için olmayan ve oldukça önemli bir kuruldur. Sicil konusunda problemli olan raporları ele alıp, tarafsız bir gözle değerlendirmesi bakımından oldukça işlevseldir. Diğer personelden farklı olarak askeri personelin sicilinin iyi olması için fiziksel performansı da iyi olmalıdır. Askeri personel için “geri besleme” vardır. Bu durum askeri personelin sicil sistemini diğerlerinden ayırır. Geri besleme, askeri personelin, o sicil yılı içinde durumlarını öğrenmeleri, eksiklilerini gidermeleri ve iyi olan yönlerini geliştirmeleri amacıyla yapılmaktadır.

Askeri personel için geri beslemenin dört ayağı, 1- Birinci sicil üstünden şahsa: Birinci sicil üstü personelin iyi-kötü yönlerini söyler. Tavsiyelerde bulunur. 2-Merkezden şahsa: Sicil belgeleri Personel Başkanlıklarına gelir. Bilgisayar analizleri yapılır. 5 yıl boyunca olumsuz sicil alanların kimlikleri tespit edilerek, kişiye özel yazı yazılır. Kurul incelemesinden sonra kişiyi TSK’dan ayırma işlemi yapılabilir. 3-Yetiştirme ve eğitim sistemine: Kişinin eksik olduğu konularla ilgili olarak eğitime tabi tutulmasıdır. 4-Kıdem sıraları sicil notu ortalamalarına göre yayımlanır.

Subay ve astsubayların sicil sistemi hakkındaki şikayet ve rahatsızlıkları çeşitli zamanlarda yapılan anketlerle tespit edilmiştir. Genel Kurmay Başkanlığı tarafından yapılan 1992 tarihli bir ankete göre,personelin %91’i sicil sistemine güvenmemektedir. 1996 tarihli bir ankette de personelin %80’i benzer cevabı vermiştir. 1998 yılında KKK’lığı tarafından emekli personele uygulanan ankette personelin %82’si sistemi adaletsiz bulduğunu ifade etmiştir.

Akademik Personel İçin Sicil Akademik personel için her üniversite kendi sicil belgesini hazırlamaktadır. Örneğin Ankara Üniversitesi Öğretim Elemanları Sicil Belgesi’ne göre, akademik personel ile ilgili bilgiler personelin öncelikle 1. ve 2. sicil amiri tarafından doldurulacak, gerektiğinde 3. sicil amirinin görüşüne başvurulacaktır. Belgede belirtildiğine göre, personelin birinci sicil amiri fakülte dekanı, ikinci sicil amiri ise üniversite rektörüdür.

1. ve 2. sicil amiri kendilerine sorulan 3 sorudan ilk ikisine “zayıf-orta-iyi veya çok iyi” şeklinde cevap verirken, 3. soruya “olumlu ya da olumsuz” şeklinde cevap verecektir. Sorular akademik personelin 1- Yükseköğretim Kanunu’nun 4. ve 5. maddelerinde belirtilen amaç ve ilkeleri gerçekleştirmedeki tutumu 2-Öğretim, araştırma ve uygulama yeteneği 3- Sicil amirinin nihai karakteridir. Ayrıca YÖK tarafından akademik personelden her sene akademik faaliyet raporu istenmektedir. Bu belgeyle personelin yayınları, katıldığı projeler ve diğer akademik faaliyetlerin raporlanması beklenmektedir. Bu rapor, Yükseköğretim Akademik Değerlendirme ve Kalite Kontrol Komisyonu tarafından incelenmektedir. Daha sonra komisyon kendi raporunu YÖK’e ve Üniversitelerarası Kurul Başkanlıklarına sunmaktadır.

Adli Personel İçin Sicil İdari personelin sicilinde “gizlilik” ilkesi benimsenmiştir. Devlet memurluğundan çıkarma cezası alan memur soruşturma için bile olsa sicilini görememektedir. Adli personel için “gizlilik” ilkesinin yanında “açıklık” ilkesi de benimsenmiştir.

Adli personel için “açıklık” ilkesi aşağıdaki durumlar için geçerlidir: 1-Adli personelin kimliği, öğrenim durumu, bildiği yabancı dil, mesleki eserleri, yazıları, aile durumu, görev yaptığı yerler, terfileri, izin, rapor, yetki, mesleğe kabul, disiplin ve ceza kovuşturma ve soruşturma sonuçları, askerlik durumu, emeklilik işlemleri, mecburi hizmet, başka görevlerde geçen hizmet süreleri açık dosyalara konur. 2-İkinci sınıf ve birinci sınıfa ayrılmış hakim ve savcıların sicil amirleri yoktur. Bunların yükselmeleri, özellikle ikinci sınıf hakim ve savcıların, birinci sınıf hakim ve savcı sınıfına geçebilmeleri, gelen işe oranla çıkardıkları iş sayısına, mahkeme kararlarındaki isabet oranına, teftiş görmüşler ise müfettişlerden aldıkları hal kağıtlarına bağlıdır. Herkes çıkardığı işin miktarını bildiği gibi, notuna da öğrenmek hakkına sahip olduğundan yükselmeye hak kazanıp kazanmadığını bilme hakkına sahiptir.

“Yeni Kamu İşletimi” Anlayışında Değerlendirme: Performans ve Etik Performans Değerlendirme: Personelin bulunduğu görevde yaptığı işin niteliği ve miktarını önceden belirlenmiş iş standartlarıyla karşılaştırmaya dayanır. Bu karşılaştırma personele verilecek ücreti belirleyen temel ölçüt olarak kullanılmaktadır. Sistem, personelin gelecekte üstlenebileceği görevleri belirlemeyle ilgilenmez. Performans değerlendirmeye geçmenin öncelikli koşulu, personel rejiminin kariyer sisteminden iş sınıflaması (norm kadro) sistemine geçirilmesidir.

Norm Kadro Uygulaması Norm kadro = Standart kadro = iş sınıfı Tek tek işlerin analizleri yapılarak, benzer iş ya da pozisyonların bir sınıf olarak tanımlanması... Kamu görevleri için norm kadro belirlemek hizmete alma; ücretlendirme; değerleme; yükselme bakımından kamu görevlilerini bireysel performans ölçütlerine ve sözleşmeli çalıştırma sistemine geçirme hedefinin teknik altyapısını hazırlamak demektir...

Norm kadro çalışması 2000 yılında bir başbakanlık genelgesiyle başlatılmıştır. Görev Maliye Bakanlığı ve DPB’na verilmiştir. Yerel yönetimler için yetki İçişleri Bakanlığındadır. Çalışmalar TODAİE, MPM, ünv., özel şirketlere yaptırılmaktadır. Çalışmalar tüm istihdam türleri için geçerlidir Amaç işin gerektirdiği personel sayısını ve niteliklerini belirlemektir.Devletin küçültülmesi politikasının teknik aracıdır.

Norm kadro’nun sonrası.... Kamu personel sayısının azaltılması Kamu personel rejiminin kariyer sisteminden kadro sistemine dönüştürülmesi Sözleşmeli istihdama geçiş İstihdam yetkisinin kurumlara devri Yönetsel denetim yerine mali performans denetimine geçiş Merkezi personel biriminin ‘düzenleme-denetleme üstkurulu’na dönüştürülmesi

Değerlendirmede performans ilkesinin benimsenmesi, tüm kamu personel sistemini kuruluş ilke ve özellikleriyle değiştirme etkisi yaratmaktadır. Bu değişiklik, yalnızca idarenin iç yapısında değil, toplumsal sistem içindeki konumu ve rolünde değişme anlamına gelmektedir.

Etik Sistemi: İşletmeci anlayışın sicil sistemine getirdiği ikinci yeni uygulama, kamu personeline “etik sözleşme” imzalatılmasıdır. 2004 yılında Kamu Görevlileri Etiği Yasası, bir yıl sonra da yönetmelik çıkarılmıştır. Yönetmelik sonunda yer alan etik sözleşmesi, bir tür “yemin metni” sayılabilir. Etik sözleşme uygulaması, yemin kurumunun toplumsal-bireysel vicdana gömülü tuttuğu bir ölçütler dizisini piyasacı sözleşme ilişkisine dönüştürmektedir. Bu sözleşme henüz yemin belgesinin yerini almamış olmakla birlikte, sicilin parçası sayılarak yeminden daha fazla ağırlığa sahip kılınmıştır.