BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ: KAVRAMSAL BİR ÇERÇEVE Prof. Dr. Bengü ÇAPAR Emekli öğretim üyesi bcapar@gmail.com

Gündem Veri, Enformasyon ve Bilgi Bilgi Yönetimi Bilgi Yönetim Sistemi Tanım İşlevleri Ortaya Çıkışını Etkileyen Faktörler Bilgi Yönetim Sistemi İletişim Sistemi Enformasyon Yönetimi Sistemi Bilgi Yönetimi Sistemi Bilgi Yönetimi Sisteminin Altyapı Öğeleri Bilgi Bilgi üreticileri Bilgi kullanıcıları Bilgi varlıkları (Entelektüel sermaye) Bilgi ve İletişim Teknolojileri Örgüt Kültürü Bilgi Çalışanları Bilgi Merkezi Bilgi Yönetim Stratejisi Bilgi Yönetimi Uygulama Adımları

Veri Veri, bilgi işleme sürecinin temel hammaddesi olarak ve çeşitli, sembol, harf, rakam ve işaretlerle temsil edilen ham, işlenmemiş gerçekler ya da izlenimlerdir. Özümlenmemiş ve yorumlanmamış gözlemler, işlenmemiş gerçekler. İşlenmemiş bilgidir. Kurumsal amaçlara bağlı olarak işlemlerin yapılandırılmamış biçimde kaydedilmesi

ENFORMASYON Belli bir amaca hizmet etmek üzere kaydedilen, sınıflandırılan, düzenlenen, aktarılan ve yorumlanan anlamlı veri veya veri topluluğu… verinin işlenmiş halidir. Verilerin, bilgi işlem yardımıyla faydalı ve anlamlı bir biçime sokulmuş sonuçları Anlaşılabilir bir biçimde iletilebilen veri topluluğu, ki bu kağıt üzerine yazılmış veya basılmış elektronik veri tabanlarına depolanmış veya İnternet’te toplanmış herhangi bir formattaki içerikten bir kurumdaki personelin kişisel bilgisine kadar değişik biçimlerde olabilir.

BİLGİ Veri ve enformasyonun akıl süzgecinden geçirilip kişisel deneyimler, algılar, sezgiler, duygular, değerler, yükümlülükler, uzmanlık görüşleri, eğitim sonuçları, üretim sonuçları, ve doğuştan gelen yeteneklerle birleştirilerek; karar verme, planlama, karşılaştırma, değerlendirme, analiz etme, tahmin yapma, tanı koyma, üretme, iş uygulamaları vb. süreçlerde yeri geldiğinde kullanılan şeklidir. Bilgiyle ilgili altını çizerek vurgulanması gereken bir nitelik; veri ve enformasyona göre daha bireysel ve içselleştirilmiş olmasıdır. Bir kurumun sahip olduğu toplam bilgi miktarı, o kurumun entelektüel sermayesini oluşturur.

BİLGİ YÖNETİMİNİN TANIMI Bilgi yönetimi; yenileşmesi, küresel rekabet ortamında yer alması ve gereğince verimli çalışabilmesi için bir örgütün, entelektüel sermayesini oluşturma, yapılandırma, paylaşma, kullanılma, denetleme ve yeniden üretilmesini sağlamak üzere, gerekli resmi ve gayrı resmi teknolojik ve sosyal iletişim sistemini kurmakla yükümlü, disiplinler arası bir yönetişim modelidir. Beslendiği disiplinler şunlardır:

BİLGİ YÖNETİMİNİN BESLENDİĞİ DİSİPLİNLER İletişim İşletme Bilişim teknolojileri Enformasyon bilimi Bu temel disiplinlere ilaveten;

BİLGİ YÖNETİMİYLE KARIŞTIRILAN DİSİPLİNLER Yönetim Bilişim Sistemleri: Bir kurumun yönetim kararlarının verilmesini destekleyecek bilişim altyapısının kurulması ile uğraşır. Kurumun yönetimi tarafından kullanılacak enformasyonun yapılandırılması ile ilgilenir. Bilgi ve İletişim teknolojileri ağırlıklıdır. Enformatik (Enformasyon Bilimi) : Enformasyonun oluşması, yayımı, derlenmesi, organizasyonu, depolanması, erişilmesi, yorumlanması ve kullanımı ile ilgilenir. Bu işlemleri gerçekleştirirken bilgi ve iletişim teknolojilerinden yararlanır. Arşivcilik: Bir kişi, kurum veya devletin faaliyetleri sonucunda ortaya çıkan belgelerin toplanması, saklanması ve erişimi ile ilgilenir. Belge Yönetimi: Arşiv belgelerinin arşivlenmeden önce geçtiği oluşturma, depolama ve kullanım aşamaları ile ilgilenir. Kütüphanecilik (Bilgi ve Belge Yönetimi): Kütüphanelerin ve enformasyon merkezlerinin toplum içerisindeki yeri ve görevi, kullanıcıları, materyalleri, personeli, yönetimleri, işlemleri ve hizmetleri, tarihçeleri ile uğraşan bilim dalıdır. Yalnızca kağıt veya elektronik ortamlar üzerinde yer alan ve kataloglama, sınıflama, taksonomiler vb. yoluyla yapılandırılmış enformasyon ve bilgi (kitap, süreli yayın, teknik rapor, patent, standart, devlet yayınları, başvuru kaynakları, v.b.) ile ilgilenir. Bilgi yönetimi, yukarıda sözü edilen bilimlerin teknik ve yöntemlerinden ilham alan fakat hepsinden daha değişik ve kapsamlı, disiplinler arası ve genç bir bilim dalıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN İŞLEVLERİ Bir örgütün entelektüel sermayesini (ortak aklını); Üretmek,(açık ve örtük bilginin oluşmasını sağlayacak teknolojik ve sosyal ortamın yaratılmasına imkan vermek) Yapılandırmak, (bilginin depolanması, kodlanması ve erişimine imkan verecek sistemi oluşturmak) Paylaşmak, (bilginin kurum içinde ve dışında teknolojik ve sosyal ağlar aracılığıyla yayılmasını sağlamak) Kullanmak (hareketli ve durağan bilgiden, örgütün ürün, hizmet ve iş akış süreçlerinde yararlanılmasını sağlamak) Denetlemek (üretilen, yapılandırılan ve kullanılan bilginin, örgüte ne kadar katma değer sağladığının ölçülmesi: entelektüel sermayenin ölçülmesi) Yeniden üretmektir. (tekrar bilgi üretimi yapılabilmesi için geri beslemenin gerçekleştirilmesi)

BİLGİ YÖNETİMİNİN ORTAYA ÇIKIŞINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER

BİLGİ YÖNETİMİNİN ORTAYA ÇIKIŞINI ETKİLEYEN FAKTÖRLER Küreselleşme Bilgi ve iletişim teknolojilerindeki gelişmeler ve İnternet (bilgisayar, ağ ve mobil teknolojiler, vb.) Örgütsel demokrasi e-Ticaret Akıl çağı ekonomisi (bilgi ekonomisi)

BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ Bir örgütte bilgi yönetiminin gerçekleşmesini sağlayan sistemdir. Aynı zamanda bir iletişim sistemidir ve bir enformasyon yönetimi sisteminden farklıdır. İLETİŞİM SİSTEMİ VERİCİ KANAL ALICI Geri Besleme MESAJ

İLETİŞİM SİSTEMİ Mesaj (İleti): Gönderilen enformasyon veya bilgidir. Verici (Kaynak): Mesajın üretildiği ve alıcıya ulaşmak üzere yola çıktığı nokta. Kanal (araçlar): İletişim sürecinin gerçekleşmesini sağlayan her şey. Alıcı (hedef): İletilen bilgiyi alan kişi veya kişiler. Geri besleme: Mesajın anlaşılıp anlaşılmadığını belirleyen geriye bilgi akışı.

İLETİŞİM SİSTEMİ ENFORMASYON YÖNETİM SİSTEMİ BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ VERİCİ KANAL ALICI Geri Besleme MESAJ ENFORMASYON YÖNETİM SİSTEMİ BİLGİ YÖNETİM SİSTEMİ

ENFORMASYON YÖNETİMİ SİSTEMİ Enformasyonun üretilmesi, yapılandırılması ve iletilmesini sağlamak üzere oluşturulan ve çoğunlukla enformasyon depolama ve erişim teknikleriyle, enformasyon ve iletişim teknolojisine dayalı sistemdir. Enformasyon yönetimi sisteminin alt bileşenleri şunlardır:

ENFORMASYON YÖNETİMİ SİSTEMİ MESAJ (Enformasyon) VERİCİ KANAL ALICI Enformasyonu oluşturanlar Yazarlar Sanatçılar Bilim insanları Veri tabanı üreticileri Diğer bilgi üreticileri Enformasyonu kullananlar Araştırmacılar Öğrenciler İşverenler İşgörenler Üreticiler Diğer bilgi kullanıcıları Enformasyon Merkezleri -Arşivler -Kütüphaneler -Enformasyon analiz merkezleri -Yayınevleri -Haber ajansları -Müzeler -Bilişim şirketleri -Web tasarım şirketleri -ISS Diğerleri Enformasyon Ortamları -Monografiler -Süreli yayınlar -Patentler -Tezler -Teknik raporlar -Danışma kaynakları -Diğerleri Enformasyon ve İletişim Teknolojileri -Uydular -Fiberoptik kablolar -Bilgisayarlar -Modemler -Ağlar ve İnternet -Diğerleri Enformasyon Personeli -Enformasyon yöneticileri -Kütüphaneciler -Arşivciler -İçerik analistleri -Web tasarımcılar -Diğerleri

BİLGİ YÖNETİMİ SİSTEMİ Bir kurum içerisinde bilgi yönetiminin gerçekleştirilmesini sağlayan teknolojik ve sosyal sistemdir. Alt bileşenleri ise, şu şekildedir:

BİLGİ YÖNETİMİ SİSTEMİ MESAJ (Bilgi) VERİCİ KANAL ALICI Bilgi üreticileri -Şirket çalışanları -Müşteriler -Tedarikçiler Bilgi kullanıcıları -Şirket çalışanları -Müşteriler -Tedarikçiler Bilgi Varlıkları (Entelektüel Sermaye) -Örgüt arşivleri -Veri tabanları -Diğer bilgi varlıkları -Çalışanların zihinleri/bellekleri Bilgi ve İletişim Teknolojileri -Bilgi ağları -İnternet -İntranet -Ekstranet -Bilgi iletişim sistemleri Örgüt Kültürü -Yönetsel politikalar -İlkeler -Normlar -Gelenekler -Tutum ve davranışlar -Değerler ve inanışlar -Güven Bilgi personeli -Bilgi yöneticileri -İletişimciler -Bilgi teknolojisi ile uğraşanlar -Web tasarımcıları -Grafik tasarımcıları -Belge yöneticileri -İçerik yöneticileri -Kütüphaneciler Bilgi merkezi -Örgütün tamamı

BİLGİ YÖNETİMİ SİSTEMİNİN ALT YAPI ÖGELERİ Bilgi üreticileri Bilgi kullanıcıları Bilgi varlıkları (Entelektüel sermaye) Bilgi ve İletişim Teknolojileri Örgüt Kültürü Bilgi Çalışanları Bilgi Merkezi

B İ L G İ Yorumlanmış, anlaşılmış, değerlendirilen ve bilinen, yani entelektüel anlayışının kapsamına alınan veri ve enformasyondur. Bilgi türleri İç/dış Yapılandırılmış/yapılandırılmamış (kodlanmış/kodlanmamış) Örtük/açık Resmi/gayrı resmi

B İ L G İ Ü R E T İ C İ L E R İ Kurum içerisinde veya kurumun yakın çevresinde yer alan zihinsel emek yoğun bütün çalışanlardır. Bunlar beyaz yakalı çalışanlar grubuna girerler. Mavi yakalı çalışanlardan ise, vasıflı olanlar bilgi üretiminde rol oynayabilirler.

B İ L G İ K U L L A N I C I L A R I Bilgi kullanıcıları ile bilgi üreticileri kurumdaki aynı kişilerden oluşmaktadır.

Bilgi Paylaşımı Bilgi üreticileri ile bilgi kullanıcıları arasında bilgi paylaşımı vardır. Bu paylaşım; Kurumsal bilgi pazarları kurulması Resmi olmayan iletişim ağları Uygulama toplulukları Takım çalışması Örgütsel öğrenme Teknolojik ağlar Dedikodu Kitle iletişim araçları ve İnternet ortamları üzerinden yapılan iletişim biçimleri (e-posta, telefon görüşmesi, telekonferanslar, videokonferansları, vb.)

B İ L G İ V A R L I K L A R I Örgütün entelektüel sermayesi olarak da bilinir. Örgüt arşivleri Veri tabanları Patentler Teknik raporlar Know-how Yapılandırılmış diğer bilgiler Çalışanların zihinleri (Bilgi yönetiminin uygulanabilmesi açısından en önemli bilgi varlığıdır ve örtük bilginin kaynağıdır.)

BİLGİ VE İLETİŞİM TEKNOLOJİLERİ (BİT) Bilgi yönetimi, BİT’in çok ötesinde düşünülmelidir. Ama BİT, bilgi yönetiminin ayrılmaz bir parçasıdır. BİT, Her tür bilginin, (metin, grafik, ses, sayısal veri) bütün uygulama alanlarında (iş dünyası, bankacılık, bilim, teknoloji, kütüphanecilik vb.) üretilmesi, sağlanması, işlenmesi, depolanması, yayılması ve paylaşılması için kullanılan teknolojik araçların tümüdür. BİT, bilgisayar yazılımı ve donanımı ile, iletişim ağlarının niteliklerini birleştiren ve böylece de, öğretme, öğrenme, bilgi paylaşımı, haberleşme vb. alanlarda yeni fırsatlar sağlayan teknolojidir.

BİT’İN UNSURLARI DONANIM (pc, bilgisayarlar, modemler, mikro işlemciler, kablolar, vb.) YAZILIM AĞ (İnternet, İntranet ve Extranet) VERİ TABANLARI VERİ AMBARLARI

BİT’İN BİLGİ YÖNETİMİNDE KULLANIMI Uzman sistemler Yapay zeka Video konferanslar Audio konferanslar Telefon görüşmeleri Elektronik posta Acil mesajlaşma (MSN) Konuşma odaları Mesaj panoları (sarı sayfalar) Elektronik toplantı sistemleri Paylaşılmış dokümanlar Paylaşılmış veri tabanları Elektronik beyaz tahta

BİT, BİLGİ YÖNETİMİNE HANGİ AÇILARDAN KATKIDA BULUNUR? Bilgi depolama Bilgi paylaşımı Ortak bilgi üretimi Öğrenme (bireysel ve örgütsel) Mesajlaşma Belge paylaşımı Çoklu medya sohbet odaları Tartışma listeleri ve gruplar Proje yönetimi Dosya depolaması Çevrim-içi fikir paylaşımı Üye profili oluşturma Uzman belirleme Bilgi haritaları İstenmeyen bilginin filtrelenmesi

ÖRGÜT KÜLTÜRÜ Örgüte ilişkin yönetsel politikaların, stratejilerin, çalışma ilkelerinin, tutum ve davranışlarının, rollerin, değer ve normların, sembollerin, geleneklerin, beklenti ve varsayımlar ile yapay oluşumlardan meydana gelen bir bütündür. Köklü örgütlerde, çalışanların benimsedikleri ve paylaştıkları kültür, bilgi yönetimi, planlama, karar alma gibi konuları büyük oranda etkiler.

ÖRGÜT KÜLTÜRÜNÜ ANLAMAK İÇİN NELERE DİKKAT EDİLMELİDİR? Örgütteki açık göstergeleri ve sembolleri gözlemleyin. Kurumun resmi belgelerini okuyun. Kişilerle konuşarak örgütle ilgili izlenimlerini anlamaya çalışın. Kurumun tarihçesini okuyun ve değişik durumlara karşı geçmişte nasıl tepki gösterdiğini anlamaya çalışın. Kurumun başarısızlıklarını gözden geçirin. Çünkü başarısızlığın tekrarı istenmediği için başarıyı getirdiğini unutmayın. Kurumun kurucusunun değer ve inançlarını dikkatlice gözden geçirin. Liderin kendi kültürünün, o örgütün kültürünün biçimlenmesinde etkin rol oynağını unutmayın.

BİLGİ YÖNETİMİ İÇİN NASIL BİR ÖRGÜT KÜLTÜRÜ? Katı olmayan hiyerarşi Demokratik yapı Düşük bürokratik yapı Güçlü ödüllendirme sistemi İşbirliğine dayalı güven Babacan (korumacı ve kollamacı) ve takım çalışmasını destekleyen lider

B İ L G İ İ Ş Ç İ L E R İ Bilgi işçisi, bilgiyi üreten, yapılandıran, paylaşan, kullanan ve denetleyen; zamanını çoğunu zihinsel faaliyetlerde bulunarak işyerinde geçiren ve bu yolla örgütün entelektüel sermaye oluşumuna katkıda bulunan çalışanlardır. Bilgi işçileri ikiye ayrılır. Beyaz yakalılar (Zihinsel Emek Yoğun İşgörenler-ZEYİ) Mavi yakalılar (Fiziksel Emek Yoğun İşgörenler-FEYİ) Bir kurumdaki beyaz yakalı çalışanların TAMAMI, mavi yakalıların ise VASIFLILARI, bilgi işçisi olarak değerlendirilir.

BİLGİ YÖNETİMİ TAKIMI Bir kurumda bilgi yönetimi sistemini kuran, bilgi yönetimi uygulamalarını yapan, ve sistemin devamını sağlayan çalışanlardan oluşur. Bunlar; Bilgi yöneticisi (Chief Knowledge Officer-CKO) Enformasyon teknolojileri profesyonelleri (Enformasyon yöneticileri, yazılımcılar, donanımcılar, sistem analistleri, veri tabanı yöneticileri, vb) Bilgi haritacıları Bilgi analistleri (taksonomi ve terim standardizasyonu yapmak üzere kurum bilgisini analiz eden kişiler) İçerik yöneticileri (Bilgi yazarları) Web tasarımcıları İletişim profesyonelleri Grafik sanatçıları İnsan kaynakları profesyonelleri Halkla ilişkiler profesyonelleri

BİLGİ MERKEZLERİ Bilgi yönetimi sisteminin son alt yapı ögesidir. Kurum içerisinde ayrı bir birim olarak algılanmamalıdır. Kurumun tamamı bir bilgi merkezidir. Çünkü bilgi, kurumun her noktasında üretilmekte, paylaşılmakta ve kullanılmaktadır.

Bilgi Yönetim Stratejisi Bilgi yönetimi stratejisinin var oluş nedeni, kurumun kendi stratejisini, amaçları ve hedeflerini gerçekleştirmesini sağlamaktır. Bu hiç unutulmamalıdır. Bu nedenle, bilgi yönetimi stratejisi, genel kurum stratejisinin bir parçası olmalıdır. Bilgi yönetimi stratejisi, bir kurumda bilgi yönetimi sisteminin kurulması ve işletilmesi bağlamında ileride neler yapılması gerektiğini gösterir. Bir hareket planı belirler. Nelerin başarılması gerektiğini, ne kadar sürede gerçekleşeceğini, hangi alanlarda hangi yatırımların yapılacağını, bilgi yönetimi takımının hangi nitelikte, kaç kişiden oluşacağını gösterir ve şu sorulara cevap bulmaya çalışır. Ne, neden, nerede, nasıl, ne zaman, kim, kaça?

Bilgi Yönetim Stratejisi Bir kurum için uygun olan bir strateji bir başka kuruma uymayabilir. Bu nedenle, her kurum için o kuruma uygun bir strateji geliştirilmelidir. Bilgi yönetimi stratejisi için iki şeye dikkat edilmelidir. Kurumun tamamında mı yoksa bir alt biriminde mi uygulanacağına önceden karar verilmelidir. Açık bilgi ön plana çıkacaksa kodlamaya ve teknolojik ağlara; örtük bilgi ön plana çıkarılacaksa sosyal ilişkilere ve kişilerin ağlaştırılmasına yoğunlaşılmalıdır. Örgüt içerisinde bilginin yönetiminden verim alınmak isteniyorsa, bilgi yönetiminin örgütsel pozisyonu iyi saptanmalıdır.

BİLGİ YÖNETİMİNİN ÖRGÜTSEL POZİSYONU KUR. BY BİLGİ YÖNETİMİ YÖNETİM KURULU BAŞKANI (CEO) AR-GE ÜRÜN TASARIM LOJİSTİK ÜRETİM PAZARL. SATIŞ DAĞITIM MÜŞTERİ HİZMETL. İNSAN KAYNAKLARI ENFORMASYON TEKNOLOJİLERİ FİNANS BİLGİ YÖNETİMİ