YAPI İŞLERİ VE TEKNİK DAİRE BAŞKANLIĞI STANDART DOSYA PLANI UYGULAMALARI 2014 HİZMET İÇİ EĞİTİM MÜDÜRLÜĞÜ

DOSYALAMA SİSTEMLERİNDE STANDARTLAŞMA VE STANDART DOSYA PLANI 2005/7 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kamu kurum ve kuruluşlarında uygulamaya konulan “Standart Dosya Planı” üniversitelerde 2010 yılı itibarıyla kullanılmaya başlanmıştır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile Aynı konudaki belgelerin kamu kurum ve kuruluşlarında aynı numaralarla kodlanması sağlanmış olacaktır. Standart dosya numaraları bütün kamu kurum ve kuruluşlarında aynı konuyu ifade edeceğinden, aranılan bilgi ve belgeye kolay, doğru ve hızlı bir şekilde ulaşılabilecektir. Kurum ve kuruluşlar arasında düzenli, süratli, etkili ve verimli bir evrak, dosya ve haberleşme sisteminin kurulmasında bütünlük ve kolaylık sağlanacaktır. Kurum ve kuruluşlar arasında evrak ve yazışmaların otomasyonu ve bilgi ağlarının oluşturulması çalışmalarına alt yapı oluşturulacaktır.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile Kurum içi ve kurumlararası evrak akışı ve bilgi alışverişinin düzenli ve hızlı bir şekilde yapılmasını sağlayacak ve verimliliği artıracaktır. Kurumların yazışma ve dosyalama işlemlerinin standartlaşması, arşivlerde toplanan belgelerin düzenini de olumlu yönde etkileyecek, belgelerin arşivlerde ayıklanması, tasnifi, yerleşimi ve hizmete sunulmasında büyük kolaylıklar sağlayacaktır. Kurum içi ve kurumlararası evrak ve iş takibi kolaylaşacaktır. Aranan belge veya bilgi, aynı numarayı taşıyan belgeler arasında daha kısa bir sürede kolayca bulunabilecektir.

Dosyalama Hizmetlerinde Standartlaşma ile; Aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

KONULARINA desimal dosyalama sistemidir. Standart dosya planı, belgelerin KONULARINA göre sınıflandırılmasını amaçlayan desimal dosyalama sistemidir.

Olmak üzere 4 başlık altında toplam 19 Ana Konuya bölünmüştür. Standart Dosya Planı, 1- GENEL KONULAR 2- ANA HİZMET FAALİYETLERİ 3- DANIŞMA-DENETİMLE İLGİLİ FAALİYETLER 4- YARDIMCI HİZMETLERLE İLGİLİ FAALİYETLER Olmak üzere 4 başlık altında toplam 19 Ana Konuya bölünmüştür.

- Planın hazırlanmasının ardından kodlama aşamasında Ana konular üç karakter rakam; Ana konuya bağlı alt konular iki karakter rakam; Alt konulara bağlı tali konular ise, yine iki karakter rakam kullanılarak kodlanmıştır. Bu yapılanma ile ana konu altında “99” alt konu oluşturma imkanı sağlanmıştır.

- SAYISAL BİRLİKTELİK Her birimde var olması muhtemel dosyalar (Personel İşleri) için 900-929 sayısal aralığı kullanılmıştır. Böyle bir bölünme ile, aynı konuya ait belgelerin aynı “ad” ve “numara” ile açılacak dosyalarda toplanması amaçlanmış, böylece kurum içi hizmet birimlerinde birliktelik sağlamanın yanında tüm kurum ve kuruluşlarda da birliktelik sağlanması hedeflenmiştir.

Standart Dosya Planının Kullanımı 1-Haberleşme kodu, yazının hazırlandığı kurum ve kuruluşun en alt birimine kadar belirlendiği kodlama olup, 1991/17 sayılı Başbakanlık Genelgesi ile kullanılması mecburi kılınmıştır. Yazışma ve haberleşmede standartlaşmanın ilk adımını oluşturan haberleşme kodları “Sayı” bölümünün ilk unsurunu teşkil etmektedir. Dosya planında yer alan konu numaraları, hazırlanan yazının sayı bölümüne, haberleşme kodundan hemen sonra (-) kısa çizgi konularak yazılacaktır. Örnek; Sayı:19254760-903.06.01-490/16 A B C A:Haberleşme Kodu, B:Dosya Numarası, C:Evrak Kayıt Numarası. Örneğin: Genel(Ana) konu: 774 Eğitimler, Kurslar 1. Alt konu: Teklifler 2. Alt konu: Program Yazışmada kullanılması gereken konu başlığı: Konu : Program

Standart Dosya Planının Kullanımı 2- Dosya numarası, yazının konusunu ifade ettiği gibi, işlemi biten yazının ait olduğu dosyayı veya hangi dosyaya kaldırılacağını göstermektedir. Bu plan ile, yazıların “sayı” bölümünde bulunması gereken ikinci unsur yani “dosya numarası” uygulaması da sağlanmış olacaktır.

Standart Dosya Planının Kullanımı Planda, koyu renkle yazılı bulunan konular “Genel”i ihtiva etmekte olup, bu numaralarla açılacak dosyalara, alt konuları ihtiva eden yazılar konulabilecektir. Konuların sonunda bulunan ve “Diğer” adı ile ifadelendirilen konular ise, kendinden önceki konuların hiç birini ilgilendirmeyen ancak ana konunun bir alt konusu durumundaki yazıların dosyalanması için kullanılacaktır.

Aynı konulara ait kayıtlar GENEL KONU altında tek dosyada toplanabilir Aynı konulara ait kayıtlar GENEL KONU altında tek dosyada toplanabilir. Alt konular bir dosya oluşturmaya yetecek nitelikte değilse, yoğunluğu az olan farklı dosyalar aynı dosyada saklanabilir. “Genel” adı ile açılan dosyada bulunan alt ve tali konulardaki belgelerin ayırımını sağlamak amacıyla “yarım kapak dosya” veya “ayraç” kullanımı belgenin düzeni ve erişimi açısından olumlu sonuç verecektir.

Dosya planında istisna getirilen ayırımlara ilişkin kullanılacak kısaltmalar daha önce Müdürlüklere dağıtmış olduğumuz Standart Dosya Planının “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilmiştir. Bu ayırımların gerektirdiği durumlarda “Ek-1” ve “Ek-2” bölümünde verilen kısaltmalar veya kodlar, dosya numarasına, “/” işaretinin ardından yansıtılacak; gerektiğinde ayrı dosyalar açılması sağlanacaktır.

Hazırlayan: İdari İşler Şube Müdürlüğü Dosya numaraları, dosyanın konusunu belirlemenin yanısıra, dosyaların arşivde raf üzerinde bulunması gereken yerini de belirleme özelliğine sahiptir. Arşivlerde dosyalar, dosya numaraları dikkate alınarak, hiyerarşik bir bütünlük içinde saklanacak, asli düzenlerini oluşturacaklardır. Hazırlayan: İdari İşler Şube Müdürlüğü K.KORKMAZ - 2447