Yazılım Projeleri Yönetimi 6. Bölüm – Projenin İzlenmesi ve Denetlenmesi oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Özet İlerleme raporlama sistemini belirlemek Grafiksel raporlama araçlarını kullanmak Raporların ayrıntı düzeyine karar vermek Proje toplantılarını yönetmek Kapsam değişimini yönetmek Problemleri yönetmek oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

İzleme ve Denetleme için Kullanılabilecek Araçlar, Şablonlar ve Süreçler İçinde bulunulan zaman aralığına ait raporlar Birikimli (cumulative) raporlar Aykırı durum raporları Kırmızı ışık raporları Sapma raporları Gannt çizgeleri Kilometre taşları çizgeleri Kazanılan değer incelemesi Kilometre taşları ile kazanılan değerlerin birarada gösterimi Proje durum değerlendirme toplantıları Problem çözme toplantıları oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Projeyi Takvime Uygun Tutmak Günlük ekip toplantıları düzenle Görevleri olabildiğince kısa zamanda tamamla Problemleri olabildiğince kısa zamanda raporla Sapmaların kurbanı olma Tahmin etmeye çalışma. Sor! Yeterince iyiyse, yeterlidir Gereksinimleri karşıla, fazlasını yapma Takım arkadaşlarına karşı açık ve dürüst ol oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Etkin Raporların Genel Özellikleri Zamanında, eksiksiz, yeterli ve sezgisel bilgi verir Fazla iş yükü getirerek üretkenliği azaltmaz Proje ekibi ve üst yönetimce kabul edilir Olası problemler hakkında uyarıcı niteliktedir Kolay anlaşılır oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Proje Durum Raporu Türleri İçinde bulunulan zaman aralığı raporları Birikimli raporlar Aykırı durum raporları Kırmızı ışık raporları Sapma raporları Kırmızı Işık Raporu oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Hangi Bilgi Nasıl Raporlanmalı? Bir zaman aralığı ve haftanın bir günü belirlenmeli Raporlanacak bilgiler Bu zaman aralığında yapılan işler, Önceki kestirimler ve yeni yapılan kestirimler, Başlama ve bitiş zamanları, Gerçekleşen ve kalan süreler (duration), Harcanan ve kalan işgücü, Projenin yüzde kaçının tamamlandığı Süre? Maliyet? Kaynakların işgücü? Tamamlanan görevler? oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Gannt Çizgeleri oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kilometre Taşı Çizgeleri ARDIŞIK KAYMALAR: Önlem alınmalı! Olması gereken km taşı etkinliği 1, 2 ve 3 standart sapma (etkinlik sürelerinin standart sapması) Ay Erken Takvime uygun Ay Geç İlk ayki rapora göre kilometre taşında 1 haftalık gecikme İkinci ayki rapora göre gecikme telafi edilmiş, km taşı zamanında gerçekleşecek Proje Ayı 6. ay raporuna göre km taşında 6 haftalık gecikme olacak oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kilometre Taşı Çizgeleri KÖKLÜ DEĞİŞİKLİK: Durum irdelenmeli Ay Erken Takvime uygun Ay Geç Proje Ayı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kilometre Taşı Çizgeleri ARDIŞIK GİDİŞAT: Takvimde sapma Ay Erken Takvime uygun Ay Geç Proje Ayı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kilometre Taşı Çizgeleri TAKVİMDE ÖNEMLİ SAPMA: Nedeni bulunup önlem alınmalı Ay Erken Takvime uygun Ay Geç Proje Ayı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer STANDART S EĞRİSİ Zaman İlerleme 2/3 Zaman - 3/4 İlerleme 1/3 Zaman - 1/4 İlerleme oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer ATILGAN EĞRİ Öğrenme zamanı yok İlerleme Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer KAÇINILMASI GEREKEN EĞRİ İşin yaklaşık %30’u yapılmış Zamanın %70 ila %80’i geçmiş İlerleme Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer MALİYET SAPMASI VE TAKVİM SAPMASI Olması Gereken Takvim sapması İlerleme Maliyet Sapması Gerçekleşen Güncelleme tarihi Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer KAZANILAN DEĞERİN HESAPLANMASI PD KD GM 5 gün 5 gün 5 gün 500 TL 300 TL 200 TL 400 TL 200 TL Takvim ve bütçe, 5 günlük iş, 500 TL olarak planlandı PD = 500 TL Takvimdeki sapma yalnızca 3 gün çalışılmasına izin verdi KD = 300 TL Takvim sapması = 200 TL Yapılan iş için 400 TL harcandı. GM = 400 TL Maliyet sapması = 100 TL oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Birikimli Raporlar – Kazanılan Değer TAM RESİM Takvim sapması Maliyet sapması PD GM KD İlerleme Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Kazanılan Değer - Kestirim İlerleme Planlanan bitme zamanı Rapor zamanı Zaman oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Kazanılan Değer – Temel Ölçüler Takvim Başarım Indeksi (TBİ) Projenin planlanan takvime ne kadar uygun ilerlediğinin göstergesi TBİ = KD / PD Maliyet Başarım Indeksi (MBİ) Projenin planlanan maliyete ne kadar uygun ilerlediğinin göstergesi MBİ = KD / GM İndeks değerleri < 1: bütçenin üzerinde ya da takvimin gerisinde > 1: bütçenin altında ya da takvimin önünde oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Kilometre Taşı Çizgesi ile Kazanılan Değerin Bütünleştirilmesi Proje haftası 8 7 6 5 4 9 3 2 1 1.0 0.8 0.6 0.4 1.2 1.4 1.6 M T Bütçenin altında Takvimin önünde Bütçenin üzerinde Takvimin gerisinde oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Kilometre Taşı Çizgesi ile Kazanılan Değerin Bütünleştirilmesi Bütçenin altında Takvimin önünde Bütçenin üzerinde Takvimin gerisinde 1.0 0.8 0.6 0.4 1.2 1.4 1.6 Proje haftası 8 7 6 5 4 9 3 2 1 oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Kilometre Taşı Çizgesi ile Kazanılan Değerin Bütünleştirilmesi Bütçenin altında Takvimin önünde Bütçenin üzerinde Takvimin gerisinde 1.0 0.8 0.6 0.4 1.2 1.4 1.6 Proje haftası 8 7 6 5 4 9 3 2 1 oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Sorun Günlüğü Projede karşılaşılan ve henüz çözülmemiş sorunların listesi Aşağıdaki bilgileri içerir Kimlik numarası Günlüğe yazıldığı tarih Problemin tanımı Çözülmezse etkisinin ne olacağı Problemin sahibi Yapılacak iş Durum Çıktı oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Proje Toplantıları Durum değerlendirme toplantıları Günlük durum değerlendirme toplantıları Problem çözme toplantıları oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Problem Çözme Stratejileri Bazı örnek problemler İstifalar Hastalıklar Arızalar Öncelik değişiklikleri Proje ve kaynak takvimlerinde sapmalar olacak Talep müşteriden gelmiyor, pazarlık şansı yok! Kim neyi yönetiyor? Kapsam ve Kalite Zaman Maliyet Kaynaklar oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Problem Çözme Stratejileri Proje Yöneticisine Dayalı Stratejiler Birşey yapmaya gerek yoktur, problem kendiliğinden çözülecektir (fazla süreler sorunu çözer) Bağımlılık ilişkileri gözden geçirilebilir Kaynak atamaları gözden geçirilebilir Kaynak Yöneticisine Dayalı Stratejiler Ek kaynak sağlanabilir mi diye araştırılabilir Müşteriye Dayalı Stratejiler Birden çok sürüm seçenekleri araştırılabilir Takvimde genişletme istenebilir oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr

Proje Kapatma Onayının Alınması Müşteri karar verir Daha önceden hazırlanan ve proje boyunca yönetilen kabul kriterlerine göre karar verilir Genelde bir yapılacaklar listesidir Kapsam değişimi taleplerinde güncellenmesi gerekir oguz.aslanturk@cs.hacettepe.edu.tr