ÜRETİM PLANLAMA ve KONTROLÜ
Üretim faaliyetlerini sorunsuz ve verimli bir şekilde gerçekleştirmek için önemli bir yönetim faaliyeti olan “planlama” yapmak gerekmektedir. Etkin bir plan, uygun hedeflere, hedeflerin başarılması için yerine getirilmesi gereken faaliyetlere ve her faaliyetin düzgün ve etkin biçimde başarılması için yeterli ön sürelere bağlı olarak yürütülür. Başka bir ifadeyle, üretim planlamanın temel işlevi; önceden belirlenmiş zaman, kalite ve bütçe hedeflerine uygun olarak ürünlerin müşteri veya stoklara sevkinin sağlanmasıdır. Bu amaca ulaşmak için üretim aşamalarındaki tüm faaliyetler planlanarak koordine edilir.
ÜRETİM PLANLARI- ÜRETİM PROGRAMLARI Her ne kadar üretim planları ve üretim programları birbirlerine benzer faaliyetler gibi gözükse de; aralarında bazı farklar bulunmaktadır. Örneğin üretim planlarında ayrıntılara fazla inilmez ve gerektiği zaman değiştirilebilir. Mecbur kalmadıkça değiştirilmeyen üretim programları, üretim planlarına göre daha bağlayıcı olmakla birlikte, hangi mamulün ne zaman ve hangi iş istasyonlarında işlem görerek üretileceği üretim planlarında değil, üretim programlarında belirlenmektedir.
Üretim planlamada dört temel faktörün (malzeme, yöntem, makine ve işgücü) planlaması söz konusudur. Kapsadığı süreç açısından ise; kısa,orta ve uzun dönemli üretim planları olarak üçe ayırabiliriz. Uzun vadeli üretim planları 2 yıl ve daha uzun bir süreyi (üretim fonksiyonu teknoloji bağlantılı olduğundan yaklaşık olarak) kapsar ve tüm kendinden kısa dönemli planlara yol göstericidir.
Bu planlara üretilecek ürünler, nasıl üretilecekleri ve bunun için gereken yatırımlara ilişkin kararlar alınır. Bu kararlar üst düzey yöneticilerin ve hatta yönetim kurulunun alabileceği türden kararlardır. Uzun vadeli kararlara örnek; Hangi ürün veya hizmetin hangi dönemde üretileceği Üretim için gerekli malzemelerin dışarıdan mı alınacağı yoksa içeride mi üretileceği (yap veya satın al- make or buy) Teknoloji seçimi Kapasite planlaması verilebilir.
Orta vadeli üretim planları, ortalama 1 yıllık bir süre için üretim ve ihtiyaç miktarları arasında bir uyum sağlamayı amaçlar. Bu kararlarda talep tahminleri, başlangıç stok miktarı ve işgücü sayısı veri kabul edilerek toplam maliyeti minimize edecek şekilde her ay bu kaynaklardan ne ölçüde yararlanılacağına, üretim düzeyinin ve işgücü sayısının ne olması gerektiğine karar verilir.
Orta vadeli planlarda belirlenen miktarların, kısa vadeli planlar ile, diğer bir deyişle, üretim programları ile ihtiyaca uygun olarak dağılımları yapılır. Kısa vadeli planlar ile makine, teçhizat, işgücü ve alan gibi eldeki kaynakların veya kullanılabilir kapasitenin işlere, siparişlere, veya müşterilere tahsis edilmeleri sağlanır.
Üretim sistemlerinin faaliyet yoğunluğu ve karmaşıklığı Modern bir üretim işletmesinde ÜP’nın yer almasını gerektiren nedenler; Üretim sistemlerinin faaliyet yoğunluğu ve karmaşıklığı İşletme içi faaliyetlerin koordinasyonu İşletmeler arası bağımlılık ve ilişkilerin gelişmesi Tüketici pazarının eskiye kıyasla daha karmaşık yapıda olması ve isteklerinin farklılaşması Tedarik ve dağıtım faaliyetlerinin geniş bir alana yayılması Hizmet, kalite ve fiyat rekabetinin yoğunlaşması İşletmenin ekonomik düzeyde çalışmasını sağlamak için malzeme, makine ve insan gücü kayıplarının minimum düzeye indirilme zorunluluğu
Modern pazarlama anlayışı içerisinde, üretim yönetiminin önemli amaçlarından birinin tüketicinin istediği ürünü/hizmeti istenilen zamanda ve miktarda hazır bulundurmak olduğuna göre, üretim planlarında kullanılacak öncelikli bilgi TALEP’tir. Talep tahminlerinin duyarlılığı; Zaman: Tahminlerin kapsadığı zaman aralığı uzadıkça duyarlık azalır. Ayrıntıya inme derecesi: Talebi tahmin edilecek ürün/hizmet sayısı arttıkça duyarlık azalır.
Zaman ve ayrıntıya inme faktörleri göz önüne alındığında, üretim planlarının uygun bir zaman aralığını kapsayacak biçimde ve ayrıntıya fazla inilmeden düzenlenmesi gerektiğini söylemek mümkündür. Bununla birlikte, bir üretim planının hazırlanmasında uyulması gereken prensipler; Uygun planlama periyodunun seçimi (kısa, orta ve uzun dönem), Uygun ürün gruplarının oluşturulması (aynı üretim işlemlerini gören veya aynı makinelerde işlenen ürünler), Kısıtlayıcı faktörlerin bilinçli olarak hesaba katılmasıdır.
Bu prensiplere göre hazırlanacak bir üretim planı; belirli zaman aralıklarındaki üretim miktarını, üretimin plana uygun yürümesini kontrol edecek araç ve yöntemlerle birlikte tüm işletmeyi kapsayan iş yükü dağıtım düzenini belirleyen bir araç olacaktır. Üretim planları bir yandan tezgah başındaki işçiye o gün ne yapacağını bildiren iş emirlerinin temel malzemesini oluştururken, diğer yandan her düzeydeki yöneticiye yol gösteren bir kontrol aracı niteliğini taşıyacaktır. Üretim planlarının daha yararlı olmasını sağlamak için basit ve kolay anlaşılır şekilde dizayn edilmesi, planlama prosedürünün yanı sıra ortaya çıkan tablo, diyagram ve ölçülerde basitliğe özen gösterilmesi gerekir. Örneğin ölçme birimlerinde parça sayısı, işçi saati gibi birimlerin kullanılması önem taşır.
ÜRETİM PLANLARININ HAZIRLANMASI Üretim planlarının hazırlanmasında izlenecek adımlar: Üretim planının kapsayacağı zaman aralığı tespit edilir: İşletmenin özelliklerine göre kısa veya uzun dönem olarak farklılık gösterse de, genellikle birer aylık dilimler halinde bir yıllık dönem alınır. Talep tahminleri yapılır: Plan dönemi içinde talebin aylara veya uygun bir zaman aralığına göre değişimi ve minimum-maksimum düzeyleri belirlenir. Ekonomik stok düzeyi hesaplanır: Stok politikalarına ve talep değişim özelliklerine göre maliyeti minimum yapan miktarlara emniyet stokları (güvenlik stoku) eklenerek bulunur.
Plan dönemi başındaki ve sonundaki stok düzeyi belirlenir: Dönem başında ambarda bulunan ve henüz ambara gönderilmemiş ürünler ve dönem sonunda emniyet stokuna ek olarak bulundurulması istenen ürünlerdir. Başlangıç ve bitiş stokları arasındaki fark bulunur. Planlama dönemi içinde üretilmesi gereken miktar bulunur: Dönem içindeki satış tahmini ile önceki maddede elde edilen değerde istenen değişme miktarının toplamından oluşur. Üretilmesi istenen miktar dönem dilimlerine dağıtılır: Dağıtım; stok düzeyleri, üretim hızının değişkenliği, tatil kayıpları, tamir-bakım süreleri ve kapasite olanakları göz önüne alınarak yapılır.
P=(130-130+140)/5=28 adet/hafta olarak bulunur. Planlama dönemi sonunda istenen stok düzeyi ve dönem için talep tahmini verildiği takdirde bir periyottaki üretim miktarı basit bir formülle hesaplanabilir. P=Bir periyottaki (günlük, haftalık) üretim S1=Dönem başındaki stok düzeyi S2=Dönem sonunda bulunması istenen stok düzeyi D=Dönem için tahmin edilen talep N=Dönem içindeki periyot sayısı P=(S2-S1+D)/N Örneğin 5 haftalık bir dönem için D=140 adet, S1=130, S2=130 ve N=5 verildiği takdirde haftalık üretim P=(130-130+140)/5=28 adet/hafta olarak bulunur.
Planlanan ve Fiili Miktar Buna göre 5 hafta için düzenlenen üretim planı şu şekildedir: HAFTALIK ÜRETİM PLANI Ürün: DPH 90 Motor Başlangıç Stoku:130 Bitiş Stoku:130 Üretim: 28 adet/hafta Dönem: 1/11/2010-3/12/2010 (5 hafta) Tarih Planlanan ve Fiili Miktar Satış Üretim Stok 1/11-5/11 Planlanan 20 28 138 Fiili 8/11-12/11 25 141 15/11-19/11 30 139 22/11-26/11 137 29/11-3/11 35 130 Tabloda fiili satışların ve bunun sonucu ortaya çıkan fiili stok düzeylerinin kaydedilmesi için yer ayrılmıştır. Her hafta sonu gerçek değerler tabloya işlendiği takdirde, plan ile aradaki farkları görmek mümkün olur. Sapmalar fazla ise ilgililer uyarılarak gerekli önlemlerin alınması sağlanır.
Haftalık üretim planında verilen değerlere göre her hafta içinde uygulanacak üretim programları düzenlenir. Bunun için ürünü oluşturan parçalar ve işlenecek malzemeler tespit edildikten sonra iş istasyonlarında yapılması gereken işler ve süreleri belirlenir. İşçilerin günlük faaliyetlerini ayrıntılı olarak belirleyen iş emirleri bu programlardan yararlanarak hazırlanır. Bir üretim planının hazırlanmasında üç temel stratejiden biri seçilir: Talebi izleme stratejisi (chasing strategy) Sabit üretim hızı stratejisi (evel strategy) Karma strateji (mixed strategy)
Talebi izleme stratejisi: Üretim hızı talepteki değişmeleri çok yakından izler ve bundan dolayı stok düzeyi sıfıra çok yakındır. Buna karşılık, üretim hızı değişmelerinde yapılan hazırlık, işe alma ve işten çıkarma işlemlerinin maliyeti yüksektir. Sabit üretim hızı stratejisi: Planlama dönemi boyunca üretim hızı sabit tutulur. Talep ile üretim arasındaki farklar stok bulundurma veya bulundurmama maliyetlerinin artmasına yol açar.Bu stratejinin avantajı kolay planlama ve çok düşük hazırlık maliyetidir.
Karma strateji: İki stratejinin sakıncasını dengelemek amacı ile izlenen bir stratejidir. Örneğin üretim hızı talebe göre her ay yerine 3 ayda bir değiştirilir. Belirli bir ürün için üretim planının hazırlanmasında en uygun stratejinin seçimi, her birinin ayrı ayrı değerlendirilmesi sonucu mümkün olur. Örneğin bir ürünün üçer aylık dört periyot için talep sırasıyla 280, 420, 160 ve 40 adet, tahmin plan dönemi başındaki stok düzeyinin (S1) 50 adet olduğu bilinmektedir.Elde bulundurma maliyeti 10 TL/adet/periyot, elde bulundurmama maliyeti 12 TL/adet/periyot ve üretim hızını değiştirme maliyeti 4 TL/adet olarak hesaplanmıştır.Dönem sonunda stok düzeyinin (S2) yine 50 adet olması ve bütün talebin karşılanması istenmektedir.Buna göre çeşitli üretim stratejilerini değerlendirerek toplam maliyetleri bulunuz ve işletmenin hangisini seçmesi gerektiğine karar veriniz.
Talebi izleme stratejisine göre planlama yapılırsa toplam maliyetin 5040 TL olduğu tabloda görülmektedir. S1’den ileri gelen elde bulundurma maliyeti C(h) üretim hızını değiştirme maliyeti C(d) mevcuttur. Eğer S1=0 olsaydı sadece C(d) söz konusu olurdu. Sabit üretim hızı stratejisinin uygulanmasından önce bir periyot için üretim miktarı P=(50-50+900)/4=225 şeklinde hesaplanır ve planlama yapılırsa tablodaki sonuçlar elde edilir. Burada ilginç olan; dönemin büyük bir kısmında negatif stok bulunması ve yüksek elde bulundurmama maliyeti C(b)’dir. Bu sakıncalı durumu, döneme daha fazla stokla girerek hafifletmek mümkündür. Toplam maliyet; 4580 TL’dir. Karma stratejide, üretim hızı dört yerine iki kere değiştirilmiştir. Burada her tip maliyet mevcut olmakla birlikte, toplam maliyet diğerlerinden daha düşüktür (4320 TL).
Mümkün alternatifler değerlendirilip maliyetler kıyaslandıktan sonra hesaplara yansımayan noktalar göz önüne alınır. Örneğin, sürekli elde bulundurmama işletmenin satış politikasına ters olabilir veya maksimum üretim kapasitesi 300 adetle sınırlı olabilir.Bu nedenle, son kararda en düşük maliyetli alternatiften başkasının seçimi söz konusu olabilir.
Örnekte varılan sonucun doğrultusunda, bir üretim planını hazırlanmasında şu hususlara dikkat etmek gerekir: Üretim hızının değiştirilmesi için işletmenin yapısına ve üretim tipine bağlı olan belirli bir hazırlık süresine ihtiyaç vardır. “Reaksiyon süresi” olarak nitelendirilen bu sürenin, planın esnekliğine zarar vermeyecek biçimde olması önemlidir. Önceden planlanan toplu izinlerin dışında, yıl içindeki bayram tatillerinin normal çalışma süresini azaltıcı etkisi göz önüne alınmalıdır. Günümüzde toplu sözleşme şartları, işçilere 2 haftalık toplu tatilin üstünde izin hakkı tanımaktadır.Dolayısıyla, tüm işgücünün ortalama olarak 2 haftanın üstünde bir süre izin kullanabileceği düşünülmelidir.
Fazla mesai yapan çalışanların ücretine normal ücretin %50-100’si eklenir. Bu eklemeye rağmen, fazla mesai yeni makine ve işçi olarak kapasiteyi arttırmaktan daha avantajlı olabilir. Sürekli bir çare olarak düşünülmemesi gereğiyle birlikte, fazla mesaiye ancak beklenmedik talep artışı, yüksek ıskarta veya arıza halinde başvurulmalıdır. Mevsimsel dalgalanmaları karşılamak için öncelik makine ve işçilik saati yüksek olan parçalara verilmelidir. Çünkü malzemesi pahalı, işlem süresi ve maliyeti düşük parçaların üretimini dar zamanlarda arttırmak daha kolaydır.
ÜRETİM PLANININ UYGULANMASI Üretim işletmeleri için hazırlanan üretim planları genellikle bir yıllık, üçer aylık veya aylık dönemlerde haftalık üretim miktarları esas alınarak belirlenir. Üretim planlamada sıkça karşılaşılan sorun; planların hangi sıklıkta ve hangi durumlarda değiştirileceğidir. Planların değiştirilmesi gelişigüzel değil, planlamacının önceden açık seçik belirlediği durumlarda olmalıdır. Sürekli üretim yapan bir işletmede benzer ürün grupları için ayrı ayrı ÜP yapılır. Örneğin 20 değişik model elektrik süpürgesi üreten bir işletme için hazırlanacak planlar şöyle gruplandırılabilir:
Ürünler: Çok miktarda ve hızlı üretilen parçalar ile küçük parti üretimi için ayrı ayrı planlar hazırlanır. Üretilen parçalar: Elektrik süpürgesini oluşturan motor, gövde, elektrik donanımı, plastik kısımlar gibi ana parçaların üretimi ayrı ayrı planlanır. Hazır tedarik edilen parçalar: Fabrika dışından hazır olarak satın alınan ve herhangi bir işlem görmeden direkt montaj hatlarında kullanılan parçaların planlanma açısından karakteristikleri farklıdır. Üretim planlarında miktarların ortak, anlamlı ve uygun bir kriterler ölçülmesi istenir. Örneğin değişik model süpürgelerde kullanılan tek tip elektrik motorunu adet, çok değişik büyüklükteki dişli çarkları adam-saat, plastikleri kilogram cinsinden ölçmek doğru olur.
FONKSİYONEL DEPARTMANLAR İÇİN ÜRETİM PLANLAMASI Tüm ürünlerin ilk işlemlerinin yapıldığı veya ana parçaların üretildiği döküm, kesme, kaynak, şekil verme gibi farklı departmanlarda üretimin planlanması ve kontrolü güçtür. Bu tür fonksiyonel departmanların faaliyetlerini stok düzeylerine göre planlamak iyi sonuç vermeyeceğinden, yapılması gereken; önceden bütün fonksiyonel departmanların işlem kapasitelerini planlamak ve sonra buna uygun üretim programlarını düzenlemektir. Fonksiyonel departmanlarda üretim hızını değiştirme zamanının isabetli olması da önemlidir. Gerekli hammadde, insan gücü ve makine kapasitesi sağlanmadan üretim artırılamaz.
SİPARİŞ ÜRETİMİNİN PLANLANMASI Sipariş üretiminde, müşteriden alınan siparişlerden üzerinden üretim yapıldığından genellikle bir stok sorununun olmadığı söylenebilir. Ancak bu durum, planlamanın gerekliliğini ortadan kaldırmaz. Aksine, belirsizliklerin fazla olması nedeniyle bu üretim tipinde planlamanın önemi artar. Sipariş üretiminin planlamasında yapılacak ilk iş, sürekli üretimdeki kadar belirgin olmasa da ürün gruplarının saptanmasıdır. Gruplamadan sonra yapılması gereken geçmiş kayıtlara bakarak her grubu oluşturan ürünlerin talep değişimini ortaya çıkarmaktır. Çeşitli cinsten kağıt üreten bir fabrikanın geçmişe ait kayıtlarından çıkarılan fiili ve tahmini sipariş rakamları tabloda görülmektedir.
ÜRETİM PLANLAMASINDA GRAFİK ARAÇLAR Üretim planlama dönemi içindeki değişimin açık seçik görülmesinde tablolara ek olarak grafik araçların kullanılması büyük yarar sağlar. Grafikte yatay eksende aylar, düşey eksende adam-saat cinsinden üretim miktarları gösterilmektedir. Planlama döneminin ilk yarısında üretim, satışların üzerinde seyretmekte, dolayısıyla stoklar yükselmektedir. Satışların arttığı aylarda üretim hızı daha düşük olduğundan stoklar azalmakta ve dönem sonunda istenilen 1400 adam-saat düzeyine inmektedir. Emniyet stok düzeyinin daima üstünde kalındığı için bu açıdan bir sorun yoktur.
Grafik çiziminde eksen ölçeklerinin (skala) seçimi önemlidir Grafik çiziminde eksen ölçeklerinin (skala) seçimi önemlidir. Örneğin önceki grafikte her ay için ayrılan uzunluk iki katına çıkarılırsa bir şey değişmez fakat kırık çizgilerin yayıldığı alan genişleyeceğinden sapmalar daha azmış gibi görünür. Grafik çiziminde bir başka sorun, eşit aralıklı gibi gösterilen büyüklüklerin aslında farklı içerikli olmasıdır. Örnekte her ay, aynı uzunlukta gösterilmiştir. Halbuki aylardaki hafta sayısı 5 veya 4 olduğundan, grafik eşit zaman aralıklarında değişik üretim hızları ile çalışıldığı izlenimini uyandırmaktadır. Sadece iki hafta üretim yapılan Temmuz ayında yanıltıcı görünüş daha da fazladır. Yanılgıya neden olan bu durumu önlemek için başvurulacak çare; grafiği kümülatif satış ve üretim miktarlarına göre çizmektir.
Yandaki grafikte, kümülatif satış ve üretim miktarları ile stok düzeylerinin planlama dönemi içindeki değişimleri görülmektedir.Düşey eksen örneği, önceki grafiğe oranla küçüldüğünden aynı stok düzeylerinin değişimi daha yumuşak bir görünüm içerisindedir.Kümülatif satışlar üretim doğrusuna yaklaşırken stoklar azalmakta, uzaklaşırken artmaktadır. Üretim doğrusu dönem boyunca satışların üzerinde kaldığından emniyet stok düzeyinin altına düşülmediği anlaşılmaktadır.
ROTA TESPİTİ Bir üretim programının hazırlanabilmesi için önce her ürünün hangi tezgahlarda, hangi sıra ile işlem görerek üretileceğini bilmek gerekir. Başka bir deyişle, üretime verilen bir siparişin ürün haline dönüşünceye kadar fabrika içinde izlediği yolun ve bu esnada uygulanan işlemlerin ayrıntılı biçimde belirlenmesi gerekir. Rota tespiti ya da rotalama denen bu fonksiyonu ilgilendiren elemanlar; Ürünün en verimli şekilde üretilmesini sağlayan üretim yöntemi Kullanılacak araç ve gereçler İşlemlerin yapılacağı tezgahların cinsi ve kapasiteleri İşlemlerin sırası
Malzeme, makine ve teknolojik bilgi kısıtlamaları karşısında mümkün işlem hızları İşlem süreleri Yukarıdaki bilgilerin düzenli bir şekilde kaydedilmesini sağlayan rota formu Rota formlarının gruplandırılması Her iş istasyonunda yapılacak işlemleri yöntem, zaman, hız vb. ayrıntılarla belirleyen işlem formu İş emirlerinin, ÜPK departmanı tarafından saptanan bir yöntemle sistemli biçimde ilgili kişilere dağıtımı (dispatching)
SIRALAMA YÖNTEMİ Üretim faaliyetlerinin planlamasında bazı yöneylem araştırması tekniklerinden yararlanma olanağı vardır. Bunlardan biri, sıralama yöntemidir. Sıralama yöntemi, bir üretim ünitesinde belirli işlemlerden (veya tezgahlardan) geçerek tamamlanan işlerin kayıp zamanlar toplamı minimum olacak şekilde sıralanmasını sağlar. Diğer bir deyişle, “m” adet işlemden geçerek tamamlanan “n” adet işin kayıp zamanlar toplamı açısından “en uygun sıralaması” söz konusudur. Sadece iki işlem gören n adet iş için en uygun, yani toplam kayıp zamanları minimum yapan sıra bulunabilir. A,B,C,D,E,F ile gösterilen 6 işin her biri T1 ve T2 tezgahlarında işlem görmektedir. İşlem süreleri dakika cinsinden aşağıdaki tabloda verildiğine göre, kayıp zamanlar toplamını minimum yapan iş sırasını bulunuz.