DIŞ TİCARET VE PROJE UZMANI YETİŞTİRME KURSU PROJESİ PROJE GENEL BİLGİ Yaşar BIYIKLI KASİF Genel Sekreteri

İÇERİK PROJE HAZIRLAMA SIRASINDA AKLA TAKILAN SORULAR PROJELERDE EN ÇOK KARŞILAŞILAN HATALAR PROJENİN 1O ALTIN KURALI

PROJE FİKRİM VAR DESTEK ALABİLİR MİYİM ? Uluslararası kuruluşlara sunulacak projelerin çok büyük bir kısmına kişisel olarak başvuru yapılması mümkün değildir. Dolayısıyla proje rehberlerinde belirtilen kuruluşlar başvurabilir.

DİKKAT ! Kişisel proje fikrinizin sivil toplum ve belediyelere uygun destek programlarından yararlanabilmesi için “paravan” kuruluşlarla yapılan “göstermelik evlilikler” genelde hüsranla bitmektedir. Projeler ortada kalmakta ve proje üzerine kurulmuş hassas dengeleri ve ilişkileri altüst etmektedir. Proje, proje sunan kurumun ve ortaklarının paylaşılan fikri, heyecanı ve hayali olmalıdır.

BİR TEKLİF ÇAĞRISI GÖRDÜM ÖNCE NE YAPMALIYIM? Proje teklif çağrısının faaliyet alanlarınızla örtüşmesi gerekmektedir; bunu değerlendirin. Proje teklifi konusu hakkında daha önce yapılmış olan çalışmaları gözden geçirmek, hazırlık aşamasında size kolaylık gösterecektir. Bu proje konularını kendi özgün ihtiyaçlarınıza uygulamamanız için neden yoktur ancak, tekrarlardan kesinlikle kaçının.

ORTAKLIK NEDİR ve KİMLER PROJE ORTAĞIDIR? Proje ortağı; projenin “ORTAK” uygulayıcısıdır. Başta AB fonları olmak üzere diğer uluslararası fon dağıtan kuruluşlar bir projenin ortaklarla yürütülmesine büyük önem vermekte ve değerlendirmeler esnasında dikkate almaktadır. Ortaklık, proje faaliyetlerinde paylaşım, katılım, proje ilgi gruplarına ve fon sağlayan kuruluşa karşı sorumluluk gerektirir. Kurumların proje gerekçeleri üzerinde anlaşarak ortak bir proje stratejisi yönünde “çözüme katkı” koyma taahhüdünde bulunmaları gerekmektedir.

ORTAK ve DESTEK KURULUŞ ARASINDA NE FARK VAR? Proje ortağının yanı sıra proje iştirakçisi/leri de olabilir ve bunlar birbirleri ile karıştırılmamalıdır, PROJE ORTAĞI, hem iştirakçi hem katılımcıdır ancak her proje iştirakçisi ve katılımcısı ortak değildir, PROJE İŞTİRAKÇİLERİ, bazen destekçi veya bağlantılı kuruluş adı ile de karşımıza çıkar; projenin faaliyetlerine katılma ve destek olma vaadinde bulunurlar, Örnek: STK projesine Belediye’nin destek olması. Ortaklar projenin hazırlanma ve yürütülmesinde sorumluluk ve yetkileri paylaşır.

PROJELER ÇOK ORTAKLI MI OLMALIDIR? Projelerde ortaklık ve katılımcılık teşvik edilir. Ancak her katılımcı proje çok ortaklı demek değildir. Çok ortaklı görünen ama hiç katılımcı olmayan projeler olabileceği gibi, hiç ortağı olmayan ama katılımcı olan projeler de olabilir. Önemli olan proje konusu üzerinde neler yapılması gerektiğinin iyi tahlil edilmesi ve ona göre gerekiyorsa işbirlikleri oluşturulmasıdır.

ORTAKLIKLAR NASIL KURULUR NELERE DİKKAT ETMELİ ? Gerçek ortaklık, kurumlara öğrenme fırsatı, faaliyetlerin koordinasyonu gibi yararlar sağlar. Birçok başvurucu, ortaklıkları yapay olarak nitelendirmekte ve sadece kriterlere uygun olsun diye ortak göstermektedir. Yapay ortaklık, sürecin zora sokulmasına neden olur. Özellikle yabancı ortak ile çalışırken kültürün ve çalışma prensiplerinin farklı olmasından dolayı çok problem çıkabilir.

BUNUN İÇİN; Ortağınızın çalışma metotlarını tanımaya ve kendi sisteminizi tanıtmaya çalışın. Özellikle mali konular, raporlama gibi zor konulara ilişkin görüşler iyice alınmalı, diğer ortağın beklentileri iyice anlaşılmalı ve projenin hangi kısımlarında kimin rol alacağı iyi hesaplanmalıdır. Ortaklar tam bir şeffaflık içerisinde çalışmalıdır ve bilgi akışı düzenli olarak sağlanmalıdır.

PROJE TEKLİFİ NE KADAR DETAYLI OLMALI? Proje teklif belgesi, projenin konusuna “odaklı”, sade ve anlaşılır bir dilde konuyu, gerekçeleri ve metodolojiyi (uygulama yöntemlerini) tanımlamalıdır. AB hibe başvuruları genelde 30-35 sayfa civarındadır. Proje öncesinde yapılan faaliyetler eğer bu proje konusu ile ilgili ise başvuru formunun ilgili bölümünde yer verilir.

PROJENİN KONUSU, GEREKÇESİ ve UYGULAMA YÖNTEMLERİ NELERİ KAPSAR? Proje konusu, projenin odağını oluşturan alan, tür, konu ve bunların ülke ve/veya dünya içindeki önemi ve projeye konu olan kişilerle ilişkisini verir. En fazla iki sayfa da anlatmak yeterlidir. Proje gerekçeleri, proje konusu ile ilgili üstesinden gelmek istediğimiz olumsuz durumu, projeye gerek duyulan sorunu tanımlar (Bkz. Mantıksal Çerçeve, Mevcut Durum Analizi ve Sorun Analizi) Proje uygulama yöntemleri, projenin önerdiği çözümü gösteren bölümdür. Sorunu değil projenin önerdiği değişimi, hedefleri belirtir (Mantıksal Çerçeve, Hedef ve Strateji Analizi). Proje özeti bu üç noktaya göre hazırlanır.

PROJE HEDEFLERİ NE KADAR İDDİALI OLABİLİR? Proje ana hedefi idealdir ve ulaşacağımız durumu değil, gittiğimiz yönü gösterir. Proje hedefi (özel hedefi, amacı) ise sonunda ulaşılabilir, somut bir iyileşmeyi tanımlar.

PROJE EKİBİ NASIL OLMALIDIR? Proje ekibinin iyi olması bir projenin başarılı olarak yürütülmesinin ana unsurlarındandır. Proje hazırlık ekibi ve proje yürütme ekibi farklı farklı olabilir Projeye katkı sağlayacak, proje konusu üzerinde uzman personelin sağlanması önemlidir. Ve projenin fonlanması söz konusu olduğu takdirde planlanan işleri yapacağına dair taahhüt vermiş olması gerekmektedir. Proje için dışarıdan eleman alınacaksa çok dikkatli bir seçim prosedürü uygulanmalı ve referansları kontrol edilmelidir.

BÜTÇE HAZIRLARKEN EN ÇOK NEYE DİKKAT EDİLMELİ? Bütçe, başvuru rehberlerinde verilen bilgiler çerçevesinde hazırlanmalıdır. Azami talep edilebilecek miktara mutlak surette uyulmalıdır. Rehberdeki diğer kurallara uyulmalıdır. Bütçe gerçekçi hazırlanmalı ve projede yeri olmayan kalemler hiçbir şekilde bütçede yer almamalıdır.

AB FONLU PROJELERDEKİ KESİŞEN NOKTALAR NELERDİR? Dünyada yürütülen tüm AB projelerinde sistematiği ne olursa olsun kesişen konular vardır. Proje teklifleri bu noktaları göz önünde bulundurmalıdır. İyi yönetişim ve insan hakları, Cinsiyet Eşitliği, Çevreye duyarlılık.

PROJELERDEKİ TEMEL HATALAR Başvuru aşamasında, İlk değerlendirme aşamasında, Metedoloji ve sürdürülebilirlik açısından, Bütçe açısından, İşbirliği ve katılımcılık açısından.

BAŞVURU AŞAMASINDA Tüzük ve denetleme raporu gibi ekler eksik bırakılmış. Projelerin konulduğu zarfların ağzı açık bırakılmış. Açılış toplantısından önce açılmaması rica olunur ibaresi yok.  

İLK DEĞERLENDİRME AŞAMASINDA  Başvuru formu tam olarak doldurulmamış. Bütçe ile başvuru formunda talep edilen tutarlar arasında uyumsuzluk var. Talep edilen bütçe ile toplam bütçedeki oranlar kurallara uymuyor. Proje süresi belirtilen süreden fazla veya az. Proje, ilan edilen program hedefleriyle örtüşmüyor. Hedef grup programın öngördüğü hedef gruplarla örtüşmüyor.  

METODOLOJİ VE SÜRDÜRÜLEBİLİRLİK AÇISINDAN Katılımcılık ve yaratıcı fikirler eksik. Mevcut durum analizleri zayıf (Mevcut durum anlatılırken herhangi bir araştırma, rapor, veri referans olarak kullanılmamış. Hedeflerin ölçülebilir göstergeleri yok. Projeden beklenen sonuçlar çoğu kez temenniler şeklinde. Daha somut-sayısal göstergelerle sağlamlaştırılmış olmalı. Proje aktiviteleri hedefe götürmüyor ve aktiviteler dağınık . Proje sorun analizi yapılmadan hazırlanmış. Projenin sürdürülebilirliği konusunda açıklamalar eksik. Sonuçlar yerine faaliyetler yazılmış. Zaman planlaması doğru yapılmamış.

BÜTÇE AÇISINDAN (1) Aktivitelere göre bütçe yapılması gerektiği halde, maksimum hibe miktarına ulaşabilmek için aktiviteler oluşturulmuş. Bütçe kalemlerinde hesaplama hataları var. Bazı kalemler bütçe içinde (malzeme alımı) aşırı ağırlıklı olmuş. Bütçeye bina alımı ve arazi alımı gibi kabul edilmeyen harcamalar konulmuş. Proje ofisi açılması öngörülmediği halde ofis harcaması konmuş. Projenin uygulanması için gerek olmayan harcamalar konmuş.

BÜTÇE AÇISINDAN (2) Bütçe etkin kullanılmamış (Gereksiz yere katılımcılar için seyahat öngörülmüş). Tam zamanlı çalışan bir kişi projede de çalıştırılmak istenmiş. Malzeme alımı için proforma fatura veya bilgi kaynağı eklenmemiş. Ücretlerde vergiler ve sigorta primleri hesaba katılmamış.

İŞBİRLİĞİ ve KATILIMCILIK AÇISINDAN İşbirliği ve katılımcılık, çoğu kez ciddi olarak göz önünde tutulmamış. Proje ortaklarının seçim nedenleri, yönetim ilişkileri iyi anlatılmamış. Proje hazırlama aşamasında ortaklar belirlenmemiş, çoğu başvuruda, ortakların proje başladıktan sonra belirleneceği açıklanmış. Bazı durumlarda ortaklardan alınmış ortaklık belgeleri yok. Ortakların proje içindeki rolleri net değil. İyi tanımlanmamış.

10 ALTIN KURAL ÖZET

PROJE HAZIRLAMANIN 10 ALTIN KURALI Değiştirmek istediğiniz sorunu en başta çok iyi tanıyıp tanımlamanız gerekiyor. Bu yapılmadan projeye başlamak projeyi kilitleyebilir Başkalarına ihtiyacınız olduğunu unutmayın.Sorunları tek başına ortadan kaldırmak kolay değil. O sorunu yaşayan ve değiştirmek isteyen insanlarla birlikte hareket etmek size güç verir. Ayrıca projeniz başkalarına zarar verebilir. Yani paydaş analizi önemli.

3. Kendinizi Tanıyın, gücünüzü ölçün, yanınıza kimleri alabileceğinizi tartın, elinizdeki güç ve olanaklarla neleri değiştirebileceğinizi düşünün. Tüm sorunu çözebilecekmişsiniz gibi bir hayale kapılmayın, gerçekçi olun ve hedeflerinizi buna göre oluşturun. 4. Paraya göre proje yapmayın. Verilen fonun verilme gerekçesinin sizin misyonunuzla ve faaliyetlerinizle örtüşüyor mu iyi değerlendirin.

5. Bir üst hedef belirleyin 5. Bir üst hedef belirleyin. Sonra ona ulaşmak için küçük alt hedefleriniz olsun. Aktiviteler hedefleriniz değildir, unutmayın. 6. Paydaş analizine ek olarak projede farklı kurumlarla ortaklıklar kurmanın yararlı olabileceğini ciddi olarak dikkate edin. 7. Fon veren kuruluşun beklentilerine göre küçük değişiklikler yapabilirsiniz. Proje formatları farklılık gösterebilir 8. Projenizin ölçülebilir net ve somut çıktıları olmasına dikkat edin.

9. Projenin bir halkla ilişkiler stratejisi olmalı 9. Projenin bir halkla ilişkiler stratejisi olmalı. Proje çıktılarınızın, faaliyetleriniz insanlara duyurulması gerekmekte. 10. Projenizin bir sonraki adımını önceden düşünün (geri besleme) Aklınızda hep şu soru olsun. Proje bittiğinde ne olacak? İyiye doğru yapmış olduğunuz değişikliği nasıl sürekli kılacağınızı planlamanız gereklidir.

KAYNAKLAR Proje Döngü Yönetimi Rehberi, Avrupa Komisyonu, Mart 2004 Proje Geliştirme Aşamasında En Çok Sorulan Sorular; GEF Küçük Destek Programı (SGP) 2004 Daphne Projesi Nasıl Hazırlanır?, Daphne Programı (2000- 2003) , AK, Proje Geliştirmede Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, STGP, 2004