Elektronik Belge Yönetimi Doç. Dr. Hüseyin Odabaş

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Elektronik belgelerin yönetimi için stratejiler, iki temel belge yönetimi modeli veya kuramsal çerçeve içerisinde ifade edilmektedir. Bunlar, ‘belge yaşam döngüsü’ (life cycle of records) ve ‘süreklilik’ (continuum) modelleridir. Dünyada belge yönetimi çalışmalarına genel olarak bakıldığında Amerika Birleşik Devletleri ve Avustralya’nın bu alanda oldukça gelişme kat ettiği ve bu konuda önemli bir deneyime sahip olduğu görülmektedir. Avustralya’da söz konusu alanlarda yapılan yayınlar bu ülkenin belge kayıt uygulamalarına yaklaşımının daha ilerici ve etkin olduğunu göstermektedir. Söz konusu ülkede yapılan belge kayıt uygulamalarının son yıllarda Amerika Birleşik Devletleri’nde yapılanlardan daha iyi durumda olduğu, bu alan üzerinde çalışan araştırmacılar tarafından da dile getirilmektedir

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Arşivlerin içinde bulunduğumuz dönemde karşı karşıya kaldıkları sorunlardan en önemlisi belge muhafazası konusudur. Kuruluşların bir kısmı, geleneksel kağıt belgelerin muhafaza yönteminin aynı zamanda elektronik belgelerin muhafazası için de geçerli olduğunu iddia etmektedir. Diğer bir görüş ayrılığı ise yukarıda ifade edildiği gibi elektronik belgelerin muhafaza ortamlarında düğümlenmektedir.

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Belge muhafazası ya da sorumluluğuna yönelik köklü bir değişikliği öngören yaklaşım Avustralya Ulusal Arşivleri tarafından ortaya atılmıştır. Dünya’da ilk kez Avustralya Ulusal Arşivleri tarafından ortaya atılan bu yaklaşıma göre, üretilen her elektronik belgenin bir başka kuruma devredilmeksizin üretimin yapıldığı kurumda kalması gerektiği iddia edilmektedir Çünkü belgeleri muhafaza etmek için gereksinim duyulan elektronik sistem ve uygulamaların her türlü özelliği, üretimi yapan kuruluş tarafından daha iyi bilinmektedir. Üretimi yapan kuruluş, elektronik belgelerin değerini sürekli kılma ve bunları yeni sistemlere aktarma konusunda daha deneyimlidir ve en doğru taraftır.

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Bu görüşün doğmasına etki eden en önemli gerekçe zaman içinde ortaya çıkan teknolojik değişimdir. Belge üretiminde kullanılan teknolojiler ya da zaman içinde farklılaşan yazılım sürümleri arşivlere devredilen elektronik belgeleri kullanılmaz yapabilmektedir. Bu nedenle elektronik belgelerin, bu sistem ve uygulamalardan koparılmaksızın kuruluşlarda kalmasının daha doğru bir karar olacağı dile getirilmektedir. Kısacası bu görüşün doğmasına, teknolojinin sürekli olarak ve kısa zaman aralıklarıyla değişmesi neden olarak gösterilmektedir.

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Elektronik belgelerin yönetimi konusunda dikkate alınması gereken temel ilke şu şekilde ifade edilebilir: ‘Belgelerin özgünlüğünü, güvenilirliğini ve saklanabilirliğini uzun bir süre muhafaza etmesi için elektronik belge sistemleri, belge yaşamını bütünüyle kapsayacak bir yapıya sahip olmalıdır’. Bu ilke içerisinde iki temel kavram dikkati çekmektedir ve bu iki kavram üzerinde irdeleme yapmak gerekir: Belge yaşamı ve arşivsel ilgi.

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Geleneksel bürokratik yapılarda ve geleneksel belgeler söz konusu olduğunda: Arşivlerin, bir belgenin bütün yaşam döngüsünde doğrudan bulunması ya da belgenin yaşam döngüsü ile ilgili bütün aktivitelere doğrudan katılması sorumluluğu yoktur. Arşivler, arşivsel işlevlerin yerine getirilmesi için arşiv öncesi belgesel işlemlere yön vermekten, arşivsel işlevleri aktarmaktan ve bu alanda oluşturulan standartları uygulatmaktan sorumludur.

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Son yıllarda belge yaşam döngüsü modeline alternatif olarak Avustralya ve Yeni Zelandalı arşivciler tarafından ‘süreklilik’ (continuum) modeli geliştirilmiştir. Ancak Cook ortaya konan bu modelin, geleneksel yaşam döngüsü kavramından türetilerek geliştirildiğini ve yaşam döngüsüne benzer bir model olduğunu dile getirmektedir. Bu iddianın aksine Avustralyalı bazı arşivciler süreklilik modelinin, geleneksel yaşam döngüsünden farklı özelliklere sahip olduğunu ve bu nedenle aynı kökene sahip olamayacağını ifade etmektedirler

Elektronik Belgelerin Yaşam Süreçleri Arşivcilik ve belge yönetimi disiplinin, özellikle kurumsal kullanım döneminde belgeler üzerinde yeterince etkili olamadığını ve iki dönem arasında büyük bir kopukluk olduğunu belirtmektedirler. Bu nedenle elektronik belgeler üzerinde geleneksel yaşam döngüsü yaklaşımının etkili sonuçlar veremeyeceğini ve bu yaklaşım üzerinde köklü bir değişikliğe gerek duyulduğunu ifade etmektedirler. Yaşam döngüsü modelinde belgeler, arşiv öncesi ve arşivlik ya da aktif olan ve aktif olmayan belgeler şeklinde iki ayrı evre altında nitelendirilirler.

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Özellikle Theodore Shellenberg tarafından telaffuz edilen ve belge yönetimi disiplinin temelini oluşturan yaşam döngüsü modeli, 1960’lı yıllardan beri Kuzey Amerika arşivcileri ve belge yöneticilerinin yararlandığı önemli bir modeldir. Yaşam döngüsü, üretim işleminden arşivlerde muhafazaya kadar belgenin geçtiği bütün evreleri ifade eden süreçtir.

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Yaşam döngüsü modeli, belgenin çeşitli evrelerden sıralı olarak geçmesini ifade etmektedir. Bu modelin ilk evresinde belgeler yasal bir dayanağa ve belli bazı standartlara uygun bir biçimde üretilir. İkinci evre, belgenin kurum içinde ya da dışında kullanıldığı dönemdir. Bu süre zarfında belgeler, kurumlarda aktif veya güncel dosyalarda muhafaza edilir. İlk iki evrenin sonunda belgeler gözden geçirilir ve belli bir değere sahip olup olmadığına karar verilir. Eğer belgelerin kurumsal ya da başka bir nedenle saklanmasına neden yoksa imha edilir. Eğer belgeler günden güne yönetimin karar alma işlemleri için değerini kaybediyor, ancak yine de farklı nedenlerden saklanmaya gereksinim duyuluyorsa yarı aktif konum olarak ifade edilen üçüncü evreye girmiştir. Bu evrede belgeler genellikle çalışma yerlerinin dışında daha uygun bir yerde saklanır.

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Üçüncü evrenin sonunda imha edilmeleri veya dördüncü evreye aktarılmaları için belgelerin herhangi bir değere sahip olup olmadığına karar verilir. Bu, arşivlere nakledilmeden önce belgeler üzerinde yapılan son bir değerlendirmedir. Belli bir değere sahip olan belgeler yaşam döngülerinin son evresini yaşayacakları arşivlerde uzun süreliğine depolanırlar. Bu evre, aynı zamanda aktif olmayan dönem olarak da bilinir. Normal şartlar altında aktif dönemden aktif olmayan döneme devredilen belge miktarı % 5’i geçmemelidir. Ancak bu rakam, aktif dönemde belge değerlendirme işlemlerinin düzenli olarak sürdürülüp sürdürülememesine göre yükselebilmektedir

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Yaşam döngüsü modelinde evreler boyunca belgelerin kim tarafından yöneteceği de saptanmaktadır. Aktif dönem boyunca, her ne kadar belge yöneticisi bazı konularda sürece müdahale edebilmekte ise de belge yönetimi sorumluluğuna daha çok belge üreticileri ve yöneticileri sahiptir. Yarı aktif dönemde sorumluluk belge yöneticilerine aittir. Aktif olmayan arşivsel depolamada ise belgelerin depolanması, tanımlanması, devredilmesi ve erişiminin sağlanması konularında liderliği arşivciler devralmaktadırlar

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Yaşam döngüsü modelinde evreler boyunca belgelerin kim tarafından yöneteceği de saptanmaktadır. Aktif dönem boyunca, her ne kadar belge yöneticisi bazı konularda sürece müdahale edebilmekte ise de belge yönetimi sorumluluğuna daha çok belge üreticileri ve yöneticileri sahiptir. Yarı aktif dönemde sorumluluk belge yöneticilerine aittir. Aktif olmayan arşivsel depolamada ise belgelerin depolanması, tanımlanması, devredilmesi ve erişiminin sağlanması konularında liderliği arşivciler devralmaktadırlar

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Duranti ve Heather MacNeil, ‘kurumsal elektronik belge kaynaklarını muhafaza etme ve aktif olmayan elektronik belgelerin güvenliğini sağlama sorumluluğunun halen belge yaşam döngüsü modeli ile gerçekleştirilebileceğini dile getirmektedirler. Bunlara göre arşiv belgelerinin güvenliğini sağlamak için gereksinim duyulan entelektüel yöntem, aktif olmayan belgeler için gerek duyulanlardan çok farklıdır. Bu nedenle belge yaşam süreci iki temel evreden oluşmalıdır. Bunlardan ilki, belge üretimi, kullanımı, dosyalaması, muhafazası ve güvenliği konularının ele alındığı aktif evre; ikincisi ise, belgelerin uygun güvenlik ortamı içinde uzun süre muhafaza edildiği depolama evresi/yarı aktif evre ya da aktif olmayan evredir.

Elektronik Belge – Yaşam Döngüsü Modeli Muhafaza faaliyeti her iki evere de sürdürülür. Muhafaza, belgenin yaşam döngüsünün üretimden sonraki bütün evrelerinde geçerli olan bir aktivitedir. Üretim evresinden sonra gelen her evrede belge muhafazasının amacı farklıdır. Yaşam döngüsünün ilk döneminde kurumsal belgeler, kurumsal bir kararın alınması için kullanılır ve muhafaza edilirler. Daha sonraki evrede belgeler, çeşitli düzenleme sistemleri içinde dosyalanırlar. Aktif kullanımları sona eren belgeler ise ara depolara alınarak muhafaza edilir. Son muhafaza aktivitesi ise, belgelerin yasal, kültürel veya çeşitli araştırma gereksinimlerini karşılamaları sırasında arşivlerde sürdürülür.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Elektronik belgelerle birlikte arşivciler ve belge yöneticileri arasında yoğun bir tartışma süreci başlamıştır. Tartışmalar neticesinde alternatif bir model oluşturulmuştur. Söz konusu model, ‘süreklilik’ (continuum) modelidir. Model için ayrıcı bu makaleye bakılmalıdır.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Özellikle Avustralya ve Yeni Zelandalı kuramcılar, belgelerin yaşam süreci olgusuna oldukça farklı bir bakış açısıyla yaklaşmaktadır. Bunlar, yaşam döngüsü modeli içinde belgelerin üretimden son düzenlemeye kadar birbirinden koparıldığını ve sistematik evreler üzerinde soyutlanarak yönetildiğini düşünmektedirler. Belli bir evreden diğerine aktarılması sırasında belgeler, birbirinden koparılabilmekte ve değerlerini yitirebilmektedir. Bu evrelerin sonunda belgeler ya imha edilmekte ya da bir arşive devredilmektedir. Bu kuramcılara göre yaşam döngüsü modeli içinde önceki evrelerde yapılması gereken işlemlerde herhangi bir noksanlık söz konusu ise, son evrede ya da arşivlerde belge yönetimi uygulamalarında ciddi sorunlar yaşanacaktır

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Süreklilik modelinde, güncel ve tarihi amaçlı muhafaza evrelerini net bir biçimde ayıran geleneksel yaşam döngüsü yaklaşımı reddedilmektedir. Bu modelin amacı, belge yönetimi ve arşivsel süreçleri tek çatı altında toplayan bütünsel bir yönetim biçimi ortaya koymaktır. Süreklilik modelinde, elektronik belge yönetimi sisteminde bulunan elektronik her belgenin, yaşam döngüsü içindeki evreler arasında aktarılması kolaylıkla fark edilemeyecek kadar ardışık seriler biçiminde gerçekleşmektedir.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Aynı zamanda alternatif görüş beyan edenler, geleneksel belgeler üzerinde uygulanan arşivsel ilkelerin elektronik belgelerde üretimle değil, üretimden önce ele alınması gerektiğini iddia etmektedir. Onlara göre, elektronik belgelerin güncelliğini kaybetmesini beklemek, arşivleme ve arşivcilik tekniklerini uygulama işlemleri bakımından doğru değildir. Arşivcilik disiplinin gereksinimleri göz ardı edilerek üretilen ve kullanılan elektronik belgelerin, arşivcilik tekniklerini uygulama konusunda geri dönüşü olmayan bir özelliği vardır. Bu bakımdan arşivciler belge üretimi aktivitesinden de önce, belge sistemi tasarımına doğrudan katılması gereken aktörlerdir.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik, elektronik belgelerin yaşamında iki açıdan önemli değişiklikler öngörmektedir. Fark 1: İlki, belge üretiminden de önce, başlangıç aşaması olarak kabul edilen adımlardır: Bunlar, belge sisteminin tasarımı ya da planlaması aşamasında arşivcilerin rol ve sorumluluklarıdır. Süreklilik modelinde vurgulanan en önemli husus, belge yöneticilerinin ve/veya arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Yaşam döngüsü modelinden farklı olarak süreklilik, elektronik belgelerin yaşamında iki açıdan önemli değişiklikler öngörmektedir. Fark 1: İlki, belge üretiminden de önce, başlangıç aşaması olarak kabul edilen adımlardır: Bunlar, belge sisteminin tasarımı ya da planlaması aşamasında arşivcilerin rol ve sorumluluklarıdır. Süreklilik modelinde vurgulanan en önemli husus, belge yöneticilerinin ve/veya arşivcilerin, belge üretimi faaliyetine başlanmadan önce sistem tasarımında yer almalarıdır.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Elektronik belge yönetimine ilişkin prosedürler, henüz herhangi bir belge üretilmeden çok daha önce, belge alıkoyma gereksiniminin tanımlanması, belge kayıt sisteminin tasarlanması ve geliştirilmesi aşamasında iken yapılan seçimlerle ve alınan kararlarla ortaya konur. Bu evrede elektronik belge sistemleri tasarlanır, geliştirilir ve uygulanır. Bu süreç aynı zamanda kurumsal belge analiz çalışmasını da içermektedir. Ayrıca bu süreç uygun teknolojilerin seçimi, sağlanması ve kurulumu konularını da kapsamaktadır

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Fark 2: Süreklilik modelinin ortaya koyduğu ikinci değişiklik ise, güncel olan ve güncelliğini yitiren belge (kurumsal belge ve arşiv belgesi) arasındaki geleneksel ayrımı ortadan kaldırmasıdır. Bu ayrımı ortadan kaldırmanın asıl amacı ise, belgeleri değişimin etkisine karşı korumak ve bunların güvenilirliğini, özgünlüğünü ve erişilebilirliğini arttırmaktır

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Yaşam döngüsü modelinde belge yönetimi sorumluluklarında kesin bir ayrım söz konusu iken; süreklilik modelinde evre farkı olmaksızın sorumluluk ve hesap verme olguları birleştirilmektedir. Süreklilik modeli ile birlikte belge yönetim anlayışındaki aktif ve aktif olmayan ve/veya arşivsel ve arşivsel olmayan belge ayrımı ortadan kalkmış ve yaşam döngüsündeki her evrede yerine getirilmesi gereken sorumlulukların tanımlarında değişiklikler olmuştur.

Elektronik Belge – Süreklilik (Continuum) Modeli Bu bakış açısıyla birlikte ortaya çıkan önemli sonuçlardan biri de arşivcilerin sorumluluğunun ve arşivcilik bakış açısının belge yönetimi süreci içerisinde daha da ileri çıkmış olmasıdır. Diğer bir ifade ile süreklilik modeline göre belgelerin değerlendirilmesi, tanımlanması ve depolanması için gereken strateji ve metodolojiler, belge yönetimi sürecinin başlangıç noktasına doğru kaymaktadır. Bu, çoğu zaman tasarım evresine kadar uzanabilmektedir. Süreklilik modeline göre arşivcilerin ve arşiv metodolojilerinin çalışma sahası yaşam döngüsünün son evreleri değildir. Bu modelde belge yöneticileri ve arşivcilerin görev alanı, belge sistemlerinin tasarımı ile başlar, arşivleme işlemine kadar kesintisiz bir biçimde devam eder.

Elektronik Belge Yönetimi Sistemi …………………..