PROTOKOL VE GÖRGÜ KURALLARI Fahri ACAR Psikolojik Danışman MEM Şube Müdürü Samsun-2012

Protokol ve görgü kuralları neden önemlidir? Çünkü; çalışma yaşamında, insan ilişliklerinde, sokakta, evde, okulda, işyerinde, insanlara nezaket, incelik ve zarafet içinde davranmalıyız. ‘’Her insan, insan olması itibarıyla saygıya değerdir.’’ ‘’Her insan saygı değer bir varlıktır.’’ ‘’Her insan diğer insanlar için önemlidir.’’ ‘’Eğer biz diğer insanlara saygı, sevgi ve nezaket kuralları içinde davranırsak, onlarda bize aynı tutumlar içinde davranırlar.’’

Saygı görmek istiyorsak Saygı göstermeliyiz. Birbirimize saygı , sevgi içinde davranırsak, mutlu oluruz,mutlu ederiz. Yaşamı anlamlı kılarız. ‘’Sevgi, saygı, zarafet ve incelik gibi duygu ve davranışlar verildikçe çoğalır, katlanarak karşılık bulur’’ Bu duygu ve davranışlarda cömert olmak gerekir.

Protokol kavramı dar anlamda kamu belgelerinin aslı, uluslar arası konferansların anlaşmaların tutanakları demektir. İki kişi yada kurum yada daha çok taraf arasında imzalanan mutabakat metnidir, tutanaktır. Protokol: devlet ve diploması alanında , uluslar arası ilişkilerde törenlerde, resmi ilişkilerde ve toplumsal yaşamda uyulması gereken kurallardır.

Protokol kuralları devletin törensel saygınlığının koruyucusu olduğu kadar devletler arası ilişkilerde biçim yönünden izlenmesi gereken yolu gösterir . Toplumsal yaşamda toplumsal davranış kurallarıyla birlikte uygulanır.

‘’Kişisel ve aile dokunulmazlığı saklıdır’’ ancak resmi görevlerde bulunanların kendi yaşamı ve toplumsal ilişkilerini resmi-özel olarak kesin biçimde ayırmaları olanaksızdır. Protokolde fazla gösteriş ve aşırıya kaçmak protokolün alt ve üst sınırlarını zorlayan tutumlar olarak nitelendirilebilir. Aşırıya kaçmamak gerekir. Nezaket ve inceliğin sınırlarını iyi belirlemek gerekir.

Bireyler; toplumsal görgü kurallarını; Aile, Okul, Çalışılan kurum ve Toplumda, kazanır. Toplumsal davranışın temelini oluşturan eğitim, nezaket ve inceliğin oluşturduğu öğeleriyse protokol uygulamalarına yön verir, anlam kazandırır. İnsan aile de , örgütte (işyerinde) ve toplumda eğitilerek toplumsallaşır.

Protokol ve görgü kurallarının temelini oluşturan iki önemli kavramının ne olduğunu anlamaya çalışalım. NEZAKET: Eğitim sonucu; geleneklere uygun saygılı hoşgörülü, barışçı ve dürüst davranışların göstergesidir. Nezaket, bir anlayış biçimi bir tutum, zihinlerde ve kalplerde yaşayan bir olgu biçiminde tanımlanabilir. Nazik davranan kişide bu özelliklerin olduğu düşünülür. Nezaket, bilgi ve erdem yönünden olgunluğa erişen kişilerin davranışlarında görülür. Zaman , yere, kişilere , cinsiyete ve toplumsal çevre koşullarına göre biçimlenir ve anlam kazanır.

İNCELİK (ZARAFET): Toplumsal yaşamda zorunluluk olmadan karşılık beklemeden, geleneklere uygun, güvenli, ölçülü, hoşgörülü, yakışık alan, sadelik içinde rahat ve akıcı sözler ve davranışlarda kişinin çevresinde yarattığı etkidir. İncelik estetik anlayışına da çağrışım yapar. Estetik, insan zekası ile duyguları arasındaki uyumdur.

YÖNETİM, bir resmi ilişkiler sistemi olarak daima ‘’protokol kuralları’’ içinde gerçekleşir. Özelikle üst yöneticiler için bu geçerlidir. Yönetimde protokol kuralları ‘resmi görgü kurallarıdır.’’ Özel yaşamımızda ne kadar samimi olursak olalım yada birbirimize karşı nasıl davranırsak davranalım, ‘’Resmi ortamlarda, iş yerimizde resmi görgü kurallarına (protokol) uymak zorundayız.’’

Eğitim almış, çağdaş kişi kendisine saygı duyduğu için başkalarına saygı duyar. Görgü kuralları, karşılıklı saygı ve anlayışa dayanan, öğrenilmesi gereken kurallardır. Nerede ve nasıl davranılacağını bilmek önemlidir. Bazen nasıl söylediğimiz ne söylediğimizin önüne geçebilir.

Protokol kuralları genelde hangi ortamlarda geçerlidir ve gereklidir? Tanışma ve tanıştırılmada Karşımızdakine hitap ederken Yazışmalarda Telefon konuşması Giyim Selamlama Karşılama ve uğurlama Ankara’da protokol listesi İl ve ilçelerde protokol listesi Otomobilde Öncelik Ziyaret ve görüşmeler Toplantı ve yemek Diğer

TANIŞMA - TANIŞTIRILMA 1-Tanışma ve tanıştırılma pozitif iletişimin başlamasında önemlidir.Bu nedenle tanışmanın aşağıdaki kurallara yapılması gerekir. a.İsimleri doğru söylemek gerekir. b.Tanışmada; Yeni gelenler varolanlara. Erkekler bayanlara. Astlar üstlerine. Küçükler büyüğe. Gençler yaşlılara Genç kız yaşlı erkeğe ve kadına tanıştırılır. c.Tanıştırma işlemi ilk karşılaşıldığında ya da salona girildiği zaman hemen yapılmalıdır. d.Tanıştırılan kişi daima ayakta kalmalıdır. e.Oturan erkek, kiminle tanıştırılırsa tanıştırılsın ayağa kalkmalıdır.

2-Kendinizi tanıtırken ad ve soyadınızı söyleyin 2-Kendinizi tanıtırken ad ve soyadınızı söyleyin. Kendinizden üst birine ve eşine , unvan ve görevinizi de söyleyiniz. 3-El sıkmak sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir selamlaşma biçimidir. a.El sıkma da sevgi ve yakınlık göstergesi olarak bir selamlaşma biçimidir. b.Kadınla el sıkışırken, önce kadın el uzatmalı, erkek karşılık vermelidir. c.Uzatılan el havada kalmamalıdır, bekletilmemelidir. d.El sıkarken güç gösterilmemelidir, karşıdakinin gözüne bakılmalıdır. e.Kutlamada el sıkmayı en büyükten başlayınız. Önemli Not:Protokolde ve resmi ilişkilerde el ve yanak öpme yoktur.

4-Tanıştırılma, a.Tanıştırma ayakta ve ilk karşılamada olur.Tanıştırmada küçüğü büyüğe, erkeği kadına unvanıyla ad ve soyadı ile tanıştırın. b.Tek kişi kümelere tanıştırılır; kümedeki her kişiyi ise tek tek tanıştırmaya gerek yoktur.

HİTAP 1. Hitapta genel kural , söze büyük olanlar başlar , konuyu o çeker yada değiştirebilir. 2. Büyük yaşça, kültürel ve toplumsal alanda ve devlet görevinde üstün kabul edilebilir. 3. Sözlü iletişimiz başlaması ve kurulmasında kadının önceliği vardır. 4. İnsanlara isimleriyle yada unvanlarıyla hitap etmek gerekir. a.Eş düzeyimizdeki, ve astlarınıza 1.Adıyla , Cemal bey vb. 2.Unvanıyla, müdür bey, başkan bey vb. 3.Soyadı ile , sayın GÖZÜTOK vb. b.Eş düzeydekilere ve üstlerimize 1.Ünvanı ile …..sayın müüdrüm, müdür bey vb. 2.Beyefendi / Hanımefendi diye hitap edilir. c.Bir topluluğa hitap ediliyorsa orada önce en üst olana , sonra sırası ile diğerlerine hitap edilir.

5- a.Resmi konuşma yaparken ‘’ben yerine BİZ’’, dairemiz, müdürlüğümüz, deyin b.Başkalarına “siz”, “lütfen” diyerek hitap edin , gerektiğinde de teşekkür edin. c.’’Sen’’ diyebilmek içi samimiyet olmalıdır. d.Büyük konuşurken sözü kesilmez (yaşça ve mevkice) e.Ast konuşurken üst söze girerse ast konuşmasını keser. f.Astlar üstlerden izin istemeden konuşmamalıdır. 6-Üst konuşur ast dinlerken onu dinlediğini belirtmek için ona sıra ‘’evet’’ ‘’evet efendim’’ ‘’hı hı’’ denilmelidir. 7-Dinlemesini bilmek ve konuşma sırasını beklemek büyük erdemdir.

YAZIŞMALAR 1-Kişiliğin , yazışmadaki görünümü önce biçim , sonra içerik yönünden önem taşır. 2-Yazışmada yaratılan olumlu yada olumsuz etki, konuşmaya oranla daha etkilidir. 3-Resmi yazı veya mektuplara ‘’Sayın’’ ile başlayıp ‘’Saygılarımla’’ bitirmelidir. 4-Yazışmalarda kullanılan dilin açık, anlaşılır, yazının okunaklı olması gerekir.

TELEFON KONUŞMASI Telefon konuşması özenle, dikkatle , incelikle yapılması gereken önemli bir iletişim yoludur. Telefonda konuşurken nelere dikkat etmeliyiz? 1-Telefonu açınca kendinizi tanıtın ya da telefonun numarasını söyleyiniz. 2-Karşı taraf kendini tanıtmazsa ‘’Kiminle görüşüyorum efendim’’ gibi nazik ifadeler kullanın. 3-Yanlış numaraya telefon ettiğinizde ‘’özür dileyiniz’’ 4-Telefon açtığınızda önce kendinizi tanıtın.

5- Telefonu kim açmışsa, uygun olanı onun kapatmasıdır. 6- Üstünüzle konuşurken, telefonu önceden kapatmayınız. 7- Eşdüzey ve üstlerinizle, telefon konuşmasının başında ve sonunda saygı sunun. 8- Üstlerinize sekreter aracılığı ilk telefon etmeyiniz. 9- Üstünüz telefonla konurken odasına girmeyiniz.Siz telefonla konuşurken üstünüz odanıza girerse , telefondakine ‘’bir dakika’’ deyip ayağa kalkınız , üstünüzün emrini alıp, sonra konuşmaya devam ediniz.

10- Üstünüz varken size telefon geldiğinde izin alarak konuşunuz. Gerekirse sizi aramaya, ben sizi arayacağım deyip telefonu kapatınız. 11- Telefon konuşmasında ses tonunuza biraz canlılık ve kibarlık katın. 12- Telefonunuzla kesinlikle gizlilik dereceli konuşmalar yapmayınız.

‘’İnsanlar giyimlerine göre karşılanır, kişiliğine göre uğurlanır’’ İletişimde , giyim-kuşam önemlidir. ‘’İnsanlar giyimlerine göre karşılanır, kişiliğine göre uğurlanır’’ Lakin, uğurlanmak için karşılanmak gerektiğini unutmayınız. Günlük yaşamımız ve iş yaşamımda temiz sade giyinmeli ve bakımlı olmalıyız. Resmi toplantı ve yemeklerde –törenlerde koyu renk elbise, düz renk gömlek onlara uygun çorap ve ayakkabı giyimleri önerilir.

SELAMLAMA 1-Her türlü selamlamada genel . kural Ast üstü Erkek bayanı Ayrılanlar kalanları Gelenler varolanları selamlar

Üstlerimize ve eşdüzeydekilere önce siz selam verin, astlarınızın selamlarını alın. Konferans salonu, kütüphane, derslik, yemekhane gibi yerlere başı açık girilir ve karşılık beklenmeden toplum selamlanır, çıkarken de selamlanarak çıkılır. Cumhurbaşkanı, cenazeler, ülkemizi ziyaret eden devlet başkanları, İstiklal Marşı çalınırken, göklere bayrak çekilirken cephe alarak selamlanır.

Bir toplantıda önce ev sahibi selamlanır Bir toplantıda önce ev sahibi selamlanır. Ayrılırken de yine önce ev sahibi selamlanır. Yanınızdakileri selamlayan birini siz de selamlayın. Tanıdık kişileri utanabilecekleri bir durumda gördüğünüzde selam vermeyin görmedikten gelin. Sinema. Tiyatro, konser gibi yerlerde birbirini gören tanıdıklar başla hafifçe birbirlerini selamlarlar. Yanlışlıkla da olsa size selam verenlerin selamlarını alın.

KARŞILAMA VE UĞURLAMA Karşılama ve uğurlamada, katılanlar kıdem ve makamlarına göre protokol deki yerlerine dizilir. Karşılamada varsa onur kıtasından önce, uğurlamada ise onur kıtasından sonra yerlerini alırlar.

ANKARA’DA UYGULANAN DEVLET PROTOKOLÜ 1:TBMM Başkanı 2:Başbakan 3.Genel Kurmay Başkanı 4:Ana Muhalefet Parti Başkanı 5:Eski Cumhurbaşkanları 6:Anayasa mahkemesi Başkanı

7.Başbakan Yardımcıları 8. Yargıtay 1. Başkanı 9. Danıştay Başkanı 10.Diyanet İşleri Başkanı 11. Bakanlar Kurulu Üyeleri

İL/İLÇE PROTOKOLU Vali/Kaymakam TBBM Üyeleri Garnizon Komutanı Belediye Başkanı Büyükşehir ve özellikle konsolosluk ve yabancı temsilciliklerin bulunduğu il ve ilçelerde oraya özgü protokol listeleri hazırlanır ve uygulanır.

SAMSUN BÜYÜKŞEHİR PROTOKOLU 1. Vali 2. Samsun Milletvekilleri 3. Garnizon Komutanı 4. Büyükşehir Belediye Başkanı 5. Cumhuriyet Başsavcısı

KARŞILAMA VE UĞURLAMA (Devam) 3.Karşılama ve uğurlamada töreni kabul eden kişi, sağda olacak biçimde yer alır. Üstler uçaktan veya otomobilden indiklerinde başta kıdemli arkadan kıdemsizler, uğurlarken önce kıdemsizler, en son üst olan ‘’Güle Güle ‘’ der. Konuk , en son üste hoşça kal der ve elini sıkar. 4.El sıkarken, önce el uzatma hakkı üst olanındır.

5.Misafirlerin ziyaretinde ev sahibi önde gider ve onu buyur eder. 6.Ziyareti mekanı bilinen bir yerse ya da önde giden bir refakatçi-rehber varsa, ev sahibi konuğun ya da üstün soluna geçerek yürür ve buyur eder.

7:Üst yöneticisi, odamızın kapısında değil, binanızım kapısında karşılayıp uğurlayın. 8:Eş düzeydekileriniz ise dairenizin odanızın kapısında karşılayıp uğurlayın. 9:Astlarınızı da odanızda koltuğunuzda ayağa kalkarak ve elini sıkarak karşılayıp uğurlayın.

OTOMOBİL DE ÖNCELİK 1:Şoför kullanıyorsa resmi araçta protokol makamı aracı sağ arka köşesidir. 2:Sizden üst birisini ya da konuk olarak araca birisini aldığınızda burayı ona bırakın. 3:Aracı kullanan üssünüz veya eşdüzeyiniz ise şoför mahalline oturun. 4:Bir yere gittiğinizde varsa ev sahibinin aracına bininiz. 5:Üstün eşi arka sol koltuğa oturur. 6:Üstünüzü aracınıza aldıysanız , o inerken sizde inmelisiniz. 7:Resmi araca binerken önce üst, sonra kıdemsiz biner, inerken önce üst iner.

ZİYARET VE GÖRÜŞME 1:Ziyaret bir kişinin izin alarak başkasını görmeye gitmesidir. önemli işlevleri vardır. 2:Ziyaretin çok değişik türleri vardır. A) resmi ziyaretler B)nezaket ziyareti C)iş ve görüşme ziyareti D)bayram ziyareti E)aile ziyareti F)hasta/hastane ziyareti G)teşekkür ziyareti İ)evlilik kutlama ziyareti

5.Çağrılara, toplantılara, görüşmelere zamanında gidilmelidir. 3.Ziyaretin zamanı çok iyi seçilmeli ve bir iki gün önceden randevu alınmalıdır. 4.Ziyaret işlemlerinin yerine getirilmesinde küçük büyüğe uyar. Büyük istediği zaman randevu verir. Eşit düzeydeki ziyaretlerde bir iki gün seçeneği sunulabilir. 5.Çağrılara, toplantılara, görüşmelere zamanında gidilmelidir. 6.İade-i ziyaretler zamanında yapılmalıdır.

7.Ziyarete giderken çiçek ya da mütevazi hediyeler götürmek, her zaman geçerli davranıştır. 8.Öğlenden önce 10:00-11:00 , öğleden sonra 15:00-17:00 saatleri ziyaret için uygun zamanlardır. 9.İstenmediğimizi hissettiğimiz bir yere ziyarette bulunmamalıyız. 10.Resmi ziyaretler kısa olmalıdır.15-20 dakika, azami 30 dakika. Üstümüzün istediği durumlarda bu süre uzatılabilir.

11. Yöneticinize saygılı olun 11. Yöneticinize saygılı olun.Makamınıza geldiğinde selamlayarak hitap edin. İçeri girerken ceketinizin düğmeleri olmasına özen gösterin.Yöneticiniz oturun demeden ya da müsaade istemeden oturmayınız. Dinlerken gözlerine bakın.Üstünüz size el uzatmadan siz uzatmayınız.Üstünüz ayağa kalktığında sizde kalkın. Üstünüz görüşmenin sonunda “memnun oldum” teşekkür ederim derse, elinizi sıkmak için elini uzatırsa gitmeniz gerektiğini anlayın.

12. Yöneticiniz ya da üstlerinizin odasında oturacağınız koltuk, masaya en yakın ve en uygun olan koltuktur.Makamda otururken kıdem sırasına göre yakından uzağa doğru oturulmalıdır. 13. Üst ve eş düzeyindeki yöneticilerden randevu almadan ziyarete gitmeyin. Yöneticinizin yanında biri varken makamına girmeyin, girmek zorundaysanız özür dileyiniz.

14. Üst yönetici protokolde sağ taraftadır 14.Üst yönetici protokolde sağ taraftadır.Astın solda durması ve soldan yürümesi gerekir.Yürürken üstünüzün önüne geçmeyin, astınız arkasında kalmayın. 15.Üstünüz ziyaret ya da denetime geldiğinde ilke olarak makam koltuğunda oturmayın, konuk koltuğa geçip karşısında oturun.Yöneticiniz geldiğinde makam koltuğuna buyur ediniz. Çünkü o koltukta siz onu temsil ediyorsunuz. Cumhurbaşkanı, başbakan ve Vali geldiğinde koltuğunuzu verin, bunların dışında kimseyi koltuğunuza oturtmayınız.

16.Kendi makam odanızda da olsa üstlerinize saygılı olmak, protokol ve görgü kurallarına uymak zorundasınız.Üstleriniz size değer verdiği için odanıza gelir. 17.Sizden alt düzeydeki kişileri makam koltuğunuzda oturarak kabul ediniz.Fakat üstleriniz ve eş düzeydekiler, kıdemli , değer verdiğiniz kişileri konuk koltuğunda oturarak karşılayın. Mümkünse yuvarlak masa ortamı hazırlayınız.

18.Odanızda resmi konuk yada üstünüz varken içeriye astlarınızı almayın, zorunlu kalmadıkça telefonla konuşmayın, yazı imzalamayın, başka şeylerle ilgilenmeyin. Zorunlu kaldığınızda özür dileyerek izin isteyiniz. 19.Astınızla iş görüşmesi yaparken ve emir verirken ilke olarak makamlarınızda olun. 20.Makamınıza gelen konulara ayağa kalkarak hoş geldiniz deyin.En azından güler yüz gösterin.Mümkünse ikramda bulunun. 21.Makamınıza gelen üstlerinizi, astlarınızı önce buyur edip,oturtun,sonrada konuşun.

22. Makam odanızda siz ev sahibisiniz Gelen herkes konuktur 22.Makam odanızda siz ev sahibisiniz Gelen herkes konuktur.Konuğa övgü ve saygı genel bir görgü kuralıdır. Misafirlere ikramda bulunurken büyükten küçüğe misafirlere, sonra kendinize ikram yapılmalıdır. 23.Görevinize yeni başladığınızda kutlamaya gelenlere,ikramda bulunun iadeyi ziyarete bulunarak güzel ilişkilerinizi devam ettirin.Ziyarete gelmeyen üst yöneticilerinize siz giderek kendinizi tanıtınız. 24.Görevden ayrılırken dostlarınıza toplantı yapın,hepsine katkılarından dolayı teşekkür edin.Üst yöneticilerinize ve eş düzeyinizdekilere veda ziyaretinde bulunarak teşekkür ediniz. 25.Çalışma arkadaşlarınız özel ve önemli günlerini kutlayın.

TOPLANTI ve YEMEK 1-Toplantılarda protokol yerine oturun. Toplantı başkanından izin almadan konuşmayın. Konuşmanıza başkana hitap ederek başlayınız. 2-Yemeklerde ev sahibi ve üst konuklar yemeğe başlamadan sizde başlamayın. Onur konuğu ev sahibi masadan kalkmadan sizde kalkmayın. Konuklarınızı kapıda karşılayıp,kapıda uğurlayınız.

DİĞER 1- İşyerinizdeki kişileri iyi tanımadan onlarla özel iletişime / ilişkilere girmeyin. (borç para alma-verme vb.) 2- Kadın erkek arasında ayrım yapmayın, ancak kadınlara daha saygılı olun. 3- Cinsel ön yargılar içeren ya da bunu çağrıştırabilecek dil kullanımından sakının. Bayan çalışanlara ``güzelim, bebek`` gibi sözlere hitap etmek, bilgili ve kültürlü kişilere, yöneticilere yakışmaz.

SON SÖZ Makamların insanlara verdiği güç, zamanla ve mekanla sınırlıdır. Görevden ayrılınca veya makamdan çıkınca biter. Asıl olan ve sürekli var olan güç ‘’insanlığın, sevginin gücüdür’’süreklidir ve hiç bitmez, verdikçe çoğalır. Çevremizdeki insanlarla ilişkilerimizi bu temel üzerine oturtur, onlara saygı ve sevgiyle davranırsak; sevgi görürüz, saygı görürüz. Öyleyse çevremizdeki her insanla, her yerde, her zaman; saygı, sevgi sınırları içinde, nezaket, zarafet kuralları içinde iletişimde bulunmalıyız.

KAYNAKÇA 1:Açıkgöz, Kemal- Eğitimde Etkili Yaratıcı Davranışları- İzmir 1994 2:Aytürk, Nihat – Yönetim Sanatı –Ankara 1990 3:Başaran, İbrahim Ethem- Yönetimde İnsan İlişkileri –Ankara 1998 “ “ Eğitim Yönetimi –Ankara 1998 “ “ Yönetime Giriş-Ankara 1984 4:Bursalıoğlu Ziya- Okul Yönetiminde Yeni Yapı Ve Davranış Ankara 1998 5:Ergin, Akif- Öğretim Teknolojisi İletişim- Ankara 1995 6:Gürgen, Haluk- Örgütlerde İletişim Kalitesi – İstanbul 1997 7:İnal, Kaya- Protokol Dersleri- Ankara 1996 8:Köknal, Özcan- İnsanı Anlamalı -İstanbul 1993 9:McMillan, Sandy- İletişim Kurma çev. Ali çimen –İstanbul 1998 Bu sunu yukarıdaki kaynakça Doç. Dr. Kasım KARAKÜREK ve Doç. Dr. Nejla TURAL’ın “İletişim ve Toplumsal Etkileşim Becerisi” ders notlarından faydalanarak hazırlanmıştır.