ÇANKAYA IMKB OTELCİLİK VE TURİZM MESLEK LİSESİ MESLEKİ GELİŞİM DERSİ ANKARA 2011

ÖĞRETMEN Pervin GÖZENOĞLU

HAZIRLAYANLAR Songül SAZAK Ramazan SEVEN Emre KARATEPE Ali Enver KUYUCAKLIOĞLU

KONU İş ve Organizasyonu Modülü 5-6. Öğrenme Faaliyeti

DENETLEME Denetim; Faaliyet sonuçlarının planlarla karşılaştırılması ve Sapmalar tespit edildikçe gereken önlemlerin alınmasıdır. İşletmelerde belirlenen amaç-hedefler doğrultusunda, Yapılan planlar çerçevesinde, Alınan kararların ve uygulamaların ne ölçüde başarıya ulaştığını ölçmeye yarar.

… Bunun yanı sıra; Ne yaptığımızı, Nereye ulaştığımızı ve Nerede bulunduğumuzu belirlemeye yarayan bir fonksiyondur. Denetim düzeltici, geliştirici bir rol üstlenir.

DENETİMİN ÖZELLİKLERİ Yanlış ve hatalı bir işin düzeltilmesini sağlar. Düzenli kontroller hataların tekrarlanmamasında etkendir. Tasarruf sağlar; zaman, para ve emek savurganlığını önler. Akılcı bir çalışma yapılıp yapılmadığını belirler. İşin nitelik olarak istenen özellikte olup olmadığını saptar. İşin arzu edilen ve tasarlanan şekilde yapılıp yapılmadığını belirler. Yöntemlere uyulup uyulmadığı öğrenilir.

DENETİM ÇEŞİTLERİ Gözlem Finansal Denetim İç Kontrol

GÖZLEM Gözlem yöntemi ile; Çalışanların yaptıkları işleri, Planlar doğrultusunda yerine getirip getirmedikleri kontrol edilir. Çalışanlar arasındaki ilişkiler belirlenir ve denetlenir. Gözlem yöntemi kontrol aracı olarak çok etkilidir.

FİNANSAL DENETİM Denetim konusunun önemli bir bölümünü oluşturur. İki özel bölümü muhasebe ve bütçedir. Muhasebe denetiminin birçok şekli vardır. Finansal muhasebenin derlediği bilgiler belli süreler içerisinde karı veya zararı gösterir. Finansal muhasebenin büyük ölçüde yardımcı olmasına karşılık; Yönetim muhasebesi, yönetim organizasyonunu denetim altında tutmaya yardım eden özel bilgiler üretir.

İÇ KONTROL Organizasyonun finansal ve sayısal işlemlerinin denetimi açısından büyük önem taşır. Organizasyonun; politikalarını, yöntemlerini, programlarını, yönetim organlarının kalitesini konu alır.

KALİTE DENETİMİNİN ÖZELLİKLERİ Fiili performans ölçülmesini, Planlanan ile gerçekleşen arasındaki farkın belirlenip, sapmaların yorumlanmasını, Sapmalardaki farkla ilgili düzeltici önlemlerin alınmasını, Nelerin kontrol edileceğinin belirlenmesini, Ölçüm birimlerinin seçimini, Ölçütlerin oluşturulmasını, Performans standartlarının belirlenmesini,

… Kalite iyileştirme ile ilgili olarak ihtiyaçların belirlenmesini, Kalite iyileştirme ile ilgili özel projelerin tanımlanmasını, Kalite iyileştirmeyle ilgili projelerin organize edilmesini, Sebepleri bulmak için teşhis hareketinin gerçekleştirilmesini, İyileştirme ile ilgili tedavilerin gerçekleştirilmesi ve etkinliğinin onaylanmasını Kalitenin iyileştirilmesi ile ilgili faydanın tespiti için gerekli kontrollerin sağlanmasını sağlar,

MODERN YÖNETİM VE ORGANİZASYON Çağımızın beğenilen, istenen ve özlenen anlayışıdır. Bu organizasyonda yöneticiler, yönetilenlere değer ve önem verirler. Yönetilenler, yönetimin merkezi haline gelmiştir. Yönetimde amaç kadar insan öğesi de önemlidir. Yönetici; Bilimin verilerine dayanarak, koordinasyon ve fikir alışverişi yapılan toplantılar sonucunda karar verir.

… Bilgili ve deneyimli kişilerin görüşlerinden yararlanılır. Süreç sonunda verilen kararların uygulanma şansı yüksek olur. En uygun kararların alınması sağlanmış olur. Bu uygulamada verimin de yükseldiği görülür.

KALİTE YÖNETİMİ SİSTEMİ Bütünleştirici ve bir araya getirici rol üstlenir. Kuruluşun politikalarını ve bunların uygulama yöntemini ve prosedürlerini belirler, sürekliliğini sağlar. Yöneticilere ve çalışanlara kendilerini ve yaptıkları işleri ölçebilmeleri için ölçüm sistemi ve ölçme kriterleri verir.

DÖRT YÖNETİM İŞLEVİ Stratejik Yönetim Süreç Yönetimi Proje Yönetimi Bireysel Faaliyetlerin Yönetimi

STRATEJİK YÖNETİM Bütün çalışanlarının ortak değerler sistemi içinde ve kalite hedefleri doğrultusunda yönlendirilmesi için kuruluşun misyon, vizyon ve politikalarını tanımlar. Bu amaçla hazırlanacak stratejik planlar 3-5 yıllık dönemleri kapsar. Kuruluşun kısa ve orta vadeli, stratejik planın ortaya koyduğu hedefleri gerçekleştirecek şekilde hazırlanır ve uygulanır.

SÜREÇ YÖNETİMİ Amacı; Kuruluşun tüm süreçlerinin ve bunlarla ilişkili operasyonların maksimum verimle, Optimum maliyet düzeyinde ve En yüksek müşteri tatmini işlerliğini garanti altına almaktır.

Faydaları; Süreç yönetimi kurumda yapılan faaliyetlerin işler bazında ortaya çıkarılmasını sağlayarak iş-süreç bazlı bir kontrol sağlar. Süreçlerin akış şemaları oluşturulacağından, yapılan işler bir bütün halinde görülebilir. Her bir sürecin sorumlusu belirlenerek hangi işin kim-kimler tarafından yapıldığı net biçimde ortaya konur. Her bir sürecin etkin biçimde işleyebilmesi için gerekli tedarikçiler, ortaya çıkan çıktılar ve müşteriler belirlenir.

… Böylece süreçte herhangi bir sorun yaşandığında bunun nereden kaynaklandığı rahatlıkla bulunabilir. Süreçlere performans göstergesi ve hedef belirlendiği için süreçlerin kendi akışı içerisinde bırakılması yerine hedefine ulaşması yönündeki çabaları içerecek şekilde yönetilmesi sağlanır. Süreçler için hedefler konulacağından, hedeflerin gerçekleşmemesi durumunda iyileştirmeye açık alanlar rahatlıkla tespit edilmiş olur.

PROJE YÖNETİMİ Planlama, uygulama ve kontrol demektir. Modern bir iş yapma biçimi, yeni bir disiplindir. Formel eğitim ve beceri gelişimi gerektirir. Uluslararası işlerde ortak bir dil’dir. Disiplinli bir şekilde uygulandığı zaman başarının garantisidir.

Yararları; Amaç ve hedeflere ne zaman ve nasıl ulaşılacağını önceden belirler. Sürekli raporlama ihtiyacı minimuma iner. Zaman ve maliyet önceden belirlenir. Gerekli kaynakları ortaya koyar.

… Teknoloji açıklanır. Kontrol sisteminin kurulmasını sağlar. Görevlerin organizasyon şemasını gösterir. Ekip üyelerinin proje geliştirme, uygulama ve tahmin yeteneklerinin gelişmesini sağlar.

BİREYSEL FAALİYETLERİN YÖNETİMİ Tüm çalışanların görevleri, bunlara ilişkin kontrol faaliyetleri ve kalite iyileştirme metot ve uygulamaları için politikalar, planlar ve prosedürleri oluşturur. Örnek olarak; Kalite güvencesi prosedürlerini, İş talimatlarını, İş akış planlarını, Görev, yetki ve sorumluluk tanımları verilebilir.

TOPLAM KALİTE YÖNTEMİ Müşterinin beklentisinin aşılmasını hedefleyen, ekip çalışmasını destekleyen, tüm süreçlerin gözden geçirilmesini ve iyileştirilmesini sağlayan bir yönetim felsefesidir. ‘T’ si toplamı, tüm çalışanların katılımını, yapılan işlerin tüm yönlerini, müşterilerin ve üretilen ürün ve hizmetlerin tümünü kapsamaktadır. ‘K’ sı kaliteyi, müşterilerin bugünkü beklenti ve ihtiyaçlarını tam ve zamanında karşılayıp, onlara gelecekteki beklentilerini aşan ürün ve hizmetler sunmayı ifade etmektedir. ‘Y’ si ise, yönetimin her konuda çalışanlara önderlik yapması, çalışanlara örnek oluşturması ve örgüt çapında katılımcı yönetimin sağlanması anlamına gelmektedir.

TKY’NİN İLKELERİ Müşteri odaklılık, Karşılıklı faydaya dayalı tedarikçi ilişkileri, Çalışanların katılımı, Liderlik, Proses yaklaşımı, Sürekli iyileştirme, Karar vermede gerçekçi yaklaşım, Yönetimde sistem yaklaşımı…

TKY uygulamalarındaki başarısızlık nedenleri; Yönetimin tutumu: Özellikle üst yönetimin ilgisiz kalması, öncülük yapmaması, Çalışanların tutumu: Çalışanların TKY uygulamasını benimsememesi, uygulamanın gerektirdiği değişime direnç göstermesi, Örgütsel altyapı kurulmadan TKY uygulamasına geçilmesi: Yeni yönetim anlayışı benimsenmeden, örgüt yapısında gerekli değişiklikler yapılmadan, örneğin bölümler arası kopukluk giderilmeden, toplam kaliteyi yeterince anlamadan ve gerekli eğitimler verilmeden uygulamaya geçilmesi,

… Hedeflerin gerçekçi olmaması ya da üst yönetim tarafından belirlenen hedeflerin alt kademelere ulaştırılamaması: Hedeflerin TKY’ nin sürekli iyileştirme felsefesine ters düşecek şekilde belirlenmesi ya da alt kademelere ulaştırılamaması nedeniyle, çalışanların çabalarının TKY amaçlarına hizmet edememesidir.

DEMOKRATİK ORGANİZASYON Faydaları; Yeni fikirlerin oluşmasına, yayılmasına ve gelişmesine ortam hazırlar. Problemler hangi kademede ve kime ait olursa olsun, başkaları tarafından da gerçek yönüyle anlaşılır. Meydana gelen ve gelmesi muhtemel karışıklıklar, kargaşalar ve tekrarlar önlenir. Mevcut planlar, politikalar ve prensipler gerçek yönüyle anlaşılır. Yapılacak işlerin düzenli bir biçimde yapılmasını ve çalışanların azmini artırır. Planlar daha iyi uygulanır.