BÖLÜM V YÖNETİM İŞLEVLERİ

1. PLANLAMA Planlama, neyin, ne zaman, ne maksatla, nasıl, nerede ve kim tarafından yapılacağını önceden kararlaştırma faaliyetidir. Seçim ve tercih yapma, Bilinçli bir seçim, Karar alma, Düzenleyici ve belirleyici işlem, Geleceğe dönüklük Belirsizliklerin azaltılmasını amaçlar.

Planlama ile diğer Yönetim İşlevlerinin İlişkisi

Planlama İlkeleri Koşullara uygun bir zamanlama süresinin seçilmesi, Çevre faktörlerinin dikkate alınması, Takım halinde çalışma ve eşgüdüme önem verilmesi, Somut, verilere dayalı ve gerçekçi olması, Esnek ve amaca uygun olarak, alternatif planları kapsayacak şekilde yazılı hale getirilmesidir.

Planlama İşlevi İyi bir stratejik plan; Nereye gidiyoruz? Oraya nasıl gideriz? İş çevresi nasıl ve gelecekte nasıl olur? gibi önemli sorulara cevap verir.

Stratejik Planlama Sürecinin Basamakları 1. Vizyon Geliştirme 2. Misyon Belirleme 7. Eylem Planlarını Hazırlama 3. GZFT (SWOT) Analizi Yapma 6. Amaç ve Hedefleri Belirleme 5. Rekabeti İnceleme 4. Öngörüler Oluşturma

Yönetim Düzeylerine Göre Farklılaşan Planlama Sorunları

Plan Türleri (Sürekli ve Tek Kullanımlı Planlar)

Plan Türleri Sürekli Planlar Politikalar, Usul (Prosedür) ve Yöntem (Method)’ler, Kural ve Düzenlemeler. Yararları: İlgili kişi ve yöneticilerin boşa zaman kaybetmesini önler. Yetki devri büyük ölçüde kolaylaşır. En iyi yapılış şeklinin, geniş ölçüde kullanılmasını mümkün kılar. Önemli personel tasarrufu sağlar. Denetimi kolaylaştırır. Planların, önceden koordinasyonu, faaliyetlerin koordinasyonuna büyük ölçüde yardımcı olur.

Plan Türleri 2. Tek Kullanımlı Planlar Kısa ve uzun dönemli amaçlar, Strateji ve taktikler, Bütçe ve programlar, Projeler.

Planlamanın Faydaları ve Sakıncaları Planlama bir örgütte verilen kararların birbiriyle ilişkili olmasını sağlar. Yöneticiler dâhil tüm çalışanlara bütünü görebilme ve yönetsel kabiliyetlerini geliştirebilmelerine imkân verir. Planlama örgütü kendi dalındaki diğer örgütlerle rekabet içinde tutmaya yarar. Planlama yöneticiye kısa süreli endişe ve çıkar ortamından çıkartıp, uzun vadeli düşünme imkânını kazandırır. Planlama yetki devrini kolaylaştırmak suretiyle yöneticilere zaman tasarrufu sağlar. Yönetimin en son safhasını teşkil eden denetim, planlamanın sağladığı standartlar sayesinde etkin bir şekilde gerçekleştirilir.

Planlamanın Faydaları ve Sakıncaları Planlama, önemli ölçüde zaman harcaması ve maliyet gerektirir. O nedenle planlama eksik olduğunda yanlış ve kötü sonuçlar ortaya çıkar. Geleceğe dönük faaliyetler üzerinde yoğunlaşma bugün yapılması gereken faaliyetlerin aksamasına neden olabilir. Uygun bir süre belirlenemediği takdirde planlamadan beklenen faydaları elde etmek mümkün olmaz. Planlama için harcanan zaman miktarı, içinde bulunan şartlara göre ayarlanmalıdır. Planlama sonucu kazanılan çalışma düzeni ve standart usuller, değişime ve gelişime karşı dirençlere neden olur. Planlama, uygulama durumunda olan personelin inisiyatifinin körelmesine neden olabilir.

2. ÖRGÜTLEME Örgütleme: Birden çok çalışanın belirli amacı gerçekleştirmesi için bir araya getirilmesidir. Örgütlenme; Eşgüdüm Denetim Emir-Komutayı kolaylaştırır.

Örgütleme Süreci Basit Yapı (Örgüt) Örgütsel Büyüme ve Karmaşıklaşma

Karmaşık Bir Örgüt

Örgütün Süreç Tasarımı

Örgüt Tasarımı

Örgüt Tasarımı ve Bölümlere Ayırma İşlevsel Bölümlendirme Sürece göre Bölümlendirme Mal/Hizmete göre Bölümlendirme Müşteriye göre Bölümlendirme Coğrafik Temelli Bölümlendirme Matris ve Proje Tipi Bölümlendirme

1. İşlevsel Bölümlendirme Uzmanlaşmayı artırır Örgüt içi eşgüdümü azaltır.

2. Sürece göre Bölümlendirme

3. Mal/Hizmete göre Bölümlendirme

4. Müşteriye göre Bölümlendirme

5. Coğrafik Temelli Bölümlendirme

6. Matris ve Proje Tipi Bölümlendirme Bilgi işleme kapasitesini artırır. İkili emir-komuta yaratır.

Örgüt Tasarımını Etkileyen Faktörler ve Örgüt Yapısı Değişkenleri

Örgüt Yapısı Değişkenleri Örgütsel tasarım konusundaki önemli değişkenler: Yetki, Yetki devri, Denetim alanı.

Örgüt Yapısı Değişkenleri Yetki: Yöneticilik konumunda bulunan emir verme ve emre uyulmasını bekleme hakkıdır. Yetki Türleri: Hat yetkisi Kurmay yetki İşlevsel yetki

Örgüt Yapısı Değişkenleri Yetki Devri: Yetki devri örgütteki yönetim uygulamalarının yukarıdan aşağıya doğru aktarılmasını sağlayan ve karar süreçlerinin sadece en tepede değil, aşağı kademelerde işletilmesi için önemlidir.

Örgüt Yapısı Değişkenleri Denetim Alanı: Hiyerarşinin yüksekliğini belirleyen ve yöneticinin etkili bir şekilde yönetebileceği astlarının sayısı olarak tanımlanabilir.

Tasarım Anlayışında Değişim

3. YÖNELTME Yöneltme; örgütün insan kaynağının örgütün amaç ve görevlerini gerçekleştirmek için istenilen yönde davranış göstermesinin sağlanması ve harekete geçirilmesidir. Yöneltme işlevi; Liderlik, Motivasyon, İletişim gibi temel davranışsal süreçlerle ilgilidir.

Liderlik Kavramını Oluşturan Değişkenler İnsanların amaçlar yönünde isteklendirilerek etkilenmesidir. Liderlik Kavramını Oluşturan Değişkenler LİDERLERİN KARAKTER VE YETENEKLERİ AMAÇ, YÖN VE MOTİVASYON SAĞLAYARAK YAPILACAK FAALİYETLER DEĞERLER “OL” ÖZELLİKLER YETENEKLER “BİL” FAALİYETLER “YAP” ETKİLEME UYGULAMA GELİŞTİRME GÖREV SAYGI ÖZVERİ ONUR CESARET ZİHİNSEL FİZİKSEL DUYGUSAL KİŞİLERARASI KAVRAMSAL TEKNİK İLETİŞİM KARAR VERME MOTİVE ETME PLANLAMA DEĞERLENDİRME YENİLEŞTİRME KURMA ÖĞRENME

Liderliği Belirleyen Faktörler

Liderlik Davranışları Otoriter (otokratik) liderlik, Demokratik (katılımcı) liderlik, Serbest bırakıcı (laissez faire) liderlik.

Liderlik Davranışları

Yöneticilik ve Liderlik Yönetir. Yönetirken yönlendirir. Mevcut düzeni sürdürür. (Gelenekçi-kuralcı-hiyerarşik-bürokratik yapıya sahiptir.) Farklılık yaratır, yenilikçi ve geliştiricidir. Sistem ve yapı merkezlidir. Birey merkezlidir. Denetim eğilimlidir. Güveni özendiricidir. Mevcut planlarla yetinir Bir satranç oyuncusu gibi birkaç hamle ilerisini görme alışkanlığına sahiptir. Nasıl ve ne zaman önemlidir. Ne ve niçin önemlidir. Belirlenmiş amaca hizmet eder. Amaçları kendisi belirler. Başkaları tarafından seçilir. İçinde bulunduğu toplumdan (gruptan) doğar. Gücünü yasal yetkilere dayandırır. Sorumluluğu üzerine alır. Kişiliğini ortaya koyar. Örgütün hiyerarşik yapısı içinde yer alır. Doğal yapı içerisinde yer alır. Hiyerarşik denge ile ilgilidir. Hareketlilik, canlılık ve karizma ile ilgilidir. Yönetimin verdiği kararları uygular. Sonuçları ağır, çoğu zaman telafisi olmayan, güç ve ani kararları tek başına verir. Mevcut durumu kabul eder Mevcut durumu sorgular, geliştirici çareler arar ve bulur. Belirlenmiş işi doğru yapandır. Doğru işi yapandır.

Liderlik Özellikleri Sürekli olarak öğrenirler, Hizmete adanmışlardır, Pozitif enerji yayarlar, Diğer insanlara inanırlar Dengeli bir yaşam sürdürürler, Yaşamı bir serüven olarak görürler, Sinerjiktirler.

Liderlik Güç Kaynakları Yaptırımcı güç Ödüllere dayanan güç Yasal güç Uzmanlık gücü Benimsemeye dayalı güç Bağlantı gücü

Motivasyon (Güdüleme) Motivasyon; örgüt ve kişilerin ihtiyaçlarının tatminle sonuçlandırılacağı bir iş ortamı yaratarak, kişinin harekete geçmesini sağlayan etkileme ve isteklendirme faaliyetine denir. Motivasyon Süreci Gereksinim duyma Ortam arama İstek Seçenek arama Sınama Tatmin

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları Maslow'un Gereksinimler Hiyerarşisi Kuramı McGregor'un X-Y Kuramı Herzberg'in İki Faktör Kuramı McClelland'ın Başarıyla Motive Edilme Kuramı Süreç Kuramları Vroom'un Beklenti Kuramı Adams'ın Eşitlik Kuramı Skinner'in Güçlendirme ve Davranış Değiştirme Kuramı

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları Maslow'un Gereksinimler Hiyerarşisi Kuramı

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları McGregor'un X-Y Kuramı X kuramının varsayımları; Vasat insan çalışmayı sevmez, yönetim disiplin ve cezalandırma ile insanı çalışmaya zorlamalıdır. İnsanlar sorumluluk üstlenmez, hırslı değildir ve yönetilmeyi tercih eder. İnsan bencildir, kendi amaçlarını tercih eder. Yenilik ve değişmeden hoşlanmaz. İnsanların harekete geçirilmesi için maddi ödül sistemleri kullanılmalıdır.

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları McGregor'un X-Y Kuramı Y kuramının varsayımları; İnsan işini sever ve işindeki başarı insanı tatmin eder. İnsanı çalışmaya yönlendiren sosyal ortamdan hoşlanması ve hizmet edebilmesidir. İnsan sorumluluğu arayan ve yönetsel görev üstlenmekten hoşlanan bir varlıktır. İnsan yaratıcılığı yüksek, yetenekleri çok geniş potansiyel yaratan bireydir.

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları Herzberg'in İki Faktör Kuramı

Herzberg’in İki Faktör Kuramının Farklı Algılanma Biçimleri

Motivasyon Kuramları İçerik Kuramları McClelland'ın Başarıyla Motive Edilme Kuramı İş görenin en büyük ihtiyacı başarılı olmaktır. Başarma güdüsü yanında güç kazanma, ilişki kurma güdülerinden söz edilebilir. İş gören diğer ihtiyaçlarından çok başarı ihtiyacıyla motive edilir. Para, makam ve benzeri diğer faktörler başarıya oranla ikinci sırada kalırlar.

Motivasyon Kuramları Süreç Kuramları Vroom'un Beklenti Kuramı

Motivasyon Kuramları Süreç Kuramları Adams'ın Eşitlik Kuramı Kuramın esası, GİRDİ ve ÇIKTI kavramlarıdır. GİRDİ; kişilerin genel olarak düzeylerini belirleyen kavramdır. Yaş, eğitim seviyesi, kıdem ve işteki efor düzeyi,vb. ÇIKTI; kişilerin performansları karşılığı aldıkları parayı, sağlanan faydaları, kuruluş içinde tanınma, yükselme gibi faktörleri açıklamaktadır. Şahsın Kendi Çıktıları Diğer Şahsın Çıktıları Şahsın Kendi Girdileri Diğer Şahsın Girdileri -

Motivasyon Kuramları Süreç Kuramları Skinner'in Güçlendirme ve Davranış Değiştirme Kuramı Kişilerin davranışları istenmeyen sonuçlar doğurduğunda görmezlikten gelerek, istenen sonuçlar doğurduğunda da ödüllendirilerek kontrol edilebilir ve yönlendirilebilir. Ödüllendirilen davranış, kalıplaşarak tekrarlanır duruma gelecek, ödüllendirilmeyen davranış ise terk edilecektir. İstenmeyen davranışları görmezlikten gelmek yeterli olup cezalandırılmamalıdır. Bu uygulamaya olumlu destekleme de denilmektedir.

Motivasyon Araçları ve Teknikleri Para ve maddi ödüller Kural ve düzenlemeler İş başarısı ve eşitlik duygusu Olumlu destekleme Kararlara katılma İş zenginleştirme İş genişletme Amaç birliğini sağlama

3. İletişim İletişim; duygu, düşünce veya bilgilerin akla gelebilecek her türlü yolla başkalarına aktarılmasıdır.

Etkili İletişim Faktörleri

İyi Bir İletişimin Nitelik ve Fonksiyonları Örgütteki birimler arasında bilgi, anlam, duygu ve düşünce alışverişi sağlaması, Örgütteki birimler arasında gerekli ilişkilerin kurulması ve sosyal ilişkilerin sürekliliğinin sağlanması, Hem mesajı gönderen, hem de mesajı alan açısından insan davranışını ifade eden psikolojik bir olgu olması, Kararları ve emirleri taşıyan yukarıdan aşağıya dikey örgüt iletişim sisteminin; önerileri taşıyan aşağıdan yukarıya iletişim sisteminin kurulması, Örgütsel iletişimin yatay boyutunun ihmal edilmemesi, Geri bildirime imkân tanınması, olarak değerlendirilebilir.

4. DENETİM Denetim; mevcut durumun izlenerek ve ölçülerek, ne yapıldığının, nereye ulaşıldığının ve nerede bulunulduğunun belirlenmesi, daha önceden belirlenen standartlarla karşılaştırılması ve değerlendirilmesidir. Bir denetim sisteminin temel aşamaları: Denetim standartlarının belirlenmesi, Sonuçların ölçümü, Karşılaştırma ve farkın ölçümü, Düzeltici önlem alınması.

Denetim Sisteminin Yapısı ve Unsurları

Denetim Türleri Faaliyet Öncesi Denetim Gözden Geçirici Denetim Yönlendirici Denetim Faaliyet Sonrası Denetim

Güvenilir ve Etkili Denetim Sistemlerinin Özellikleri: Doğruluk Zamanlama Nesnellik ve Kapsamlılık Stratejik Kontrol Noktalarında Yoğunlaşma İktisadilik Örgütsel Gerçekçilik Örgütsel İş Akışı İle Eşgüdümlülük Çevreye Uyum Tamamlayıcılık ve İşlevsellik Organizasyon Elemanlarınca Kabullenilmişlik Aşın Denetim