Proje hazırlamada bütçe Abdulbaki Bilgiç Atatürk Üniversitesi Ziraat Fakültesi Tarım Ekonomisi Bölümü

BÜTÇE BÜTÇE NEDİR? Bir bütçe, proje ekibinizin proje süresince plan yapmalarına yardımcı olan mali kaynak tablosudur - mali açıdan yaptığınız işleri özetler ve hem maliyet hem de projenin değerini, kurumsal hedeflerinize ve sonuçlarınıza uyumu sağlar. Bir bütçe, ne kadar paraya ihtiyacınız olduğuna dair bir tahmin tablosudur - bu hakkı elde etmek, masrafları tahmin etmenize ve harcamaları uygun bir şekilde planlamanıza yardımcı olur. Bütçeye sahip olmak, finansal ve organizasyonel kararlar almanıza yardımcı olmaktadır.

BÜTÇE Bir araştırma kuruluşunun CEO’suna göre bütçe; “Proje planlaması için bir vekildir.” Diğer bir deyişle, bir bütçeyi tamamladığınızda, tüm proje boyunca işlerin nasıl yürüyeceğini hissetmelisiniz. Projeler önemli ölçüde farklılık gösterebilirken, yazılı bütçeler söz konusu olduğunda bazı ortak stratejileri vardır: En kötüyü planlayınız, değişikliklerin nereden kaynaklanacağını ve bu alanları yakından izlediğinizi belirtiniz. Beklenmedik durum planlarınızı (ve bir acil durum bütçesi) maalesef unutabilirsiniz.

BÜTÇE Projenizi destekleyecek bir bütçeyi oluşturmak için yedi ipucu söz konusudur. Bunlar; 1. Yazacağınız en zor kısım «proje bütçesidir». Bunu başardıktan sonra, benzer projelerin bütçelenmesi için bir model oluşturabilirsiniz ve ileriye dönük ayrıntılı bütçeleri yazma deneyimine artık sahipsiniz demektir. İlk bütçeniz için deneyimli bir ekip üyesi veya danışmanınızdan yardım alınız. Ortak çalışma grubuysa, herkesin çalışma tahmini ve tecrübelerinden yardım alınınız. Önemli olan, bunu tek başına yapmak zorunda değilsiniz.

BÜTÇE 2. Diğer projelerden bilgi edininiz. Tür veya kapsamda benzer geçmiş bir proje bulunuz (Tübitak’daki örnek projeler vb) ve bir model kullanmaya çalışınız. Bazı ekipler, proje yönetim aracına, belirli projelere ne kadar zaman ve para harcandığına dair veri ve bilgi sağlamak ve kaynakların nereye eklendiğini veya çıkarıldığını belirlemek için başvururlar.

BÜTÇE 3. Çekirdek maliyetlerinizin ne olduğunu iyi tanımlayınız. Maliyetleri proje bütçesine girerek başlayınız - projeyi hazır hale getirmek için mutlak zorunluluklardır bunlar. Bunlar; makine-teçhizat, sarf malzeme, seyahat, hizmet alımı, personel gideri, burslar, vb. maliyetleri içermektedir. Sonra, bu temel maliyetleri toplam bütçeyle karşılaştırınız. Proje bütçesinde varsa bir eksiklik ve proje yürütücüsü iseniz; danışmanınızla veya paydaşlarınızla, projenin bütçede nasıl tamamlanacağına veya bütçenin genişletilmesine yönelik olarak nasıl ölçeklendirileceğinize dair bilgileri almaya başlayınız.

BÜTÇE 4. Bütçe tahminlerinizi her an değiştirmeye hazır olunuz. Kapsamda değişikliklerin çıkması muhtemel olduğundan, beklenmedik sürprizlerle ve iş yapmanın doğasıyla, projenin belli bir noktasında bütçe kolaylıkla değişebilir. Bu gerçek, proje bütçesini sürekli yönetme ihtiyacının altını çizmektedir. Dikkatli bir proje yöneticisi, gerçekleri ilk bütçeye göre karşılaştırır ve daha sonra düzenli aralıklarla tamamlanma yönünde beklenen maliyetleri karşılaştırmaktadır. Ve daha sonra, iş planınızı, toplam bütçeye uygun olacak şekilde belirlemeye çalışınız.

BÜTÇE 5. Kaynaklarınızı izleyiniz. Ekip üyelerinize doğru görev dağılımı yaptığınızdan emin olunuz. Yardımcı personel üçretleri (burs, hizmet alımları ve personel giderleri) bütçenin büyük bir bileşenini oluşturmakta, bu nedenle bu üçret kurgulamasını çok iyi yapınız. 6. Şeffaf olunuz. Projeniz geçmiş ise ekibinizi gelişen bütçe tahminlerinden haberdar ediniz. Bütçede varsa fazlalıkları ekibinizle paylaşınız.

BÜTÇE 7. Bütçedeki kapsamı iyi yönetmeye çalışınız. Maliyet artış ve azalışlarına yol açan plansız çalışmalardan kaçınmak için, ilk proje bütçesinin gerekçesinin ötesine geçen ve ek maliyetlerin doğru projeksiyonlandırmayı yeni iş planlarınızla birlikte kurgulamaya çalışınız. Proje bütçesinde meydana gelen ani değişimlerden dolayı ek finansmanı istemeyi kesinlikle unutmayınız. Son olarak, doğru proje yönetim becerisini kullanmak, projenizin nerede durduğunu tam olarak bilmeniz için en iyi yollardan biridir; Ne kadar zaman ve para harcandığını izlemek ve tüm proje için maliyet ve zaman çizelgesini tahmin etmek için en doğru araç, ilave maliyet gereksinimlerinizi ortadan kaldırmaz, ancak bunları yönetmeye yardımcı olabilir.

BÜTÇE İyi bir bütçe yazmak için kuruluşunuzun (ilgili bölümünüzün veya anabilim dalınızın) hedeflerini ve vizyonunu net bir şekilde anlamanız gerekir. Bütçenizin gerçekçi ve alakalı olmasını sağlamak için size destek olabilecek ve gereken bilgileri sağlayabilecek önemli paydaşları dahil etmelisiniz.

BÜTÇE Şimdi ise; başarılı, doğru ve eksiksiz bir proje bütçesi oluşturmak için yedi adımı birlikte inceleyelim. 1. Doğrudan Hizmet Alımı (İşçilik, anket ücretleri vb gibi) Maliyetini Tanımlayınız. Bir projenin kapsamına bağlı olarak, dikkate alınması gereken düzinelerce veya yüzlerce hizmet alımınız olabilir. Proje, özel eğitime sahip hizmet alımına ihtiyaç duyacak mı ve ihtiyaç duyulan hizmet alımının ortalama maliyeti ne kadar olacaktır? Bazı pozisyonlar minimum eğitim gerektirirken, bazı hizmet alımlarında yüksek maliyetleri gerektirebilir.

BÜTÇE 2. Projenin Sarf Malzeme Maliyetlerini Tahmin Ediniz. Proje için kaç işçiye ihtiyaç duyulacağını belirledikten sonra, projenin toplam sarf malzeme maliyetini tahmin ediniz. Bu adım, hizmet alımı ve personel giderleri (işgücü) maliyetlerine karşı bir denge sağlamaktadır. Sarf malzeme maliyetleriniz minimumsa, projeyi zamanından önce tamamlamak için ek işçileri kiralamak zorunda kalabilirsiniz. Malzemeniz çoksa, projenin taleplerini karşılamak için hizmet alımı (işçilik) veya diğer maliyetlerin düşüp düşmeyeceğini görmeniz gerekebilecek.

BÜTÇE 3. Projenin Potansiyel Seyahat Maliyetlerini Değerlendiriniz Projeniz coğrafi veya bölge sınırlarının ötesindeyse, seyahat masraflarının projenizi nasıl etkileyeceğini iyi düşününüz. Üst düzey yönetim ile düzenli olarak buluşmak için mi seyahat edeceksiniz yoksa telekonferansın daha iyi ve uygun maliyetli bir çözüm olacak mı? Saha çalışması esnasında denekleri ziyaret edecek misiniz? gibi sorulara cevap aranmalıdır.

BÜTÇE 4. Proje Ekibinin Maliyetini Tahmin Etme Proje ekibinin maliyeti, proje ekibi üyelerinizin hangi ek materyallere ihtiyaç duyduğunu içermektedir. 5. Proje Bütçesinde Hangi Ekipman (Makine-techizat) Maliyetlerinin Var Olabileceğini Tanımlamak Daha büyük proje, özellikle fen ve mühendislik bilimlerinde ek ekipman maliyetlerine neden olabilir. Projenin ekipmanını ve kaç adet parçaya ihtiyaç duyulacağını tanımlamak için hizmet alımı (işçilik ve malzeme) tahminlerinizi kullanınız.

BÜTÇE 6. Hangi İdari Maliyetler Artacak? Kapsamlı projeler için, özellikle bir programın parçası olarak yürütülen projeler için, projedeki idari girdinin potansiyel maliyetlerini göz önünde bulundurmalısınız. Bu, proje yönetim ekibinden uzakta bir idari asistan veya idari personel içerebilir.

BÜTÇE 7. Gerekirse Yazılımın Maliyetini Belirleme Projeniz, özel bir proje yönetim yazılımı gerektiriyorsa, personelinizi yazılıma ekleyerek lisanslama ücretleri gibi ek maliyetler proje bütçesine dahil edilmelidir. Ayrıca, şirketlerden seçtiğiniz bir alternatif yazılımı kullanmasını isteyebilirsiniz veya sizden proje yönetim yazılımının türünü seçmeniz istenebilir. Her iki durumda da, yazılım seçiminin maliyeti ele alınmalıdır.

BÜTÇE Bu yedi adımı uygulayarak, hatalı bir proje bütçesi oluşturma olasılığını azaltabilirsiniz. Ayrıca, bu alanların her birini değerlendirmek, üst düzey yönetimin, projenizin ihtiyaçlarınızı karşılamak için bütçede değişikliklere ihtiyaç duyup duymayacağını belirlemesine yardımcı olacaktır.

BÜTÇE Bir Proje Bütçesini Hazırlamada Uyulması Gereken Altın Kurallar: Bütçe, panel sürecinde puanlanmaz, bununla birlikte panelistlere proje bütçesi ve gerekçesinin uygunluğuna ilişkin görüş ve önerileri sorulur. Bütçe yazımında, TÜBİTAK’tan talep edilen desteğin her bir kalemi için ayrıntılı gerekçe verilmelidir. İstenen makine- teçhizatla ilgili teknik şartname ve proforma fatura ya da teklif mektubu mutlaka eklenmelidir. Hizmet alımlarıyla ilgili proforma fatura ya da teklif mektubu mutlaka eklenmelidir. Sarf malzemeleri için proforma faturaya gerek yoktur. PTİ, kurum hissesi ve yurtdışı araştırmacı masrafları bütçeye dahil değildir. TÜBİTAK’ın belirlemiş olduğu sınırlıklara mutlaka uyulmalıdır. Örneğin makine- teçhizat alım miktarı, toplam maliyetin %30’nu geçemez gibi.

BÜTÇE TÜBİTAK-ARDEB 1001, 1002, 1005 ve 3501 Programları Kapsamındaki Destek Miktarları: TÜBİTAK-ARDEB 1001 (BİLİMSEL VE TEKNOLOJİK ARAŞTIRMA PROJELERİNİ DESTEKLEME PROGRAMI): Programın destek üst limiti %100 oranında artırılarak, 360 bin TL’den 720 bin TL’ye yükseltilmiştir. Ayrıca; Proje kapsamında görevlendirilen, herhangi bir yerde ücret karşılığı çalışmayan bursiyerlere sağlanan destek miktarları; Lisans Öğrencisi için 750 TL, Yüksek Lisans Öğrencisi için 3.000 TL, Doktora Öğrencisi için 3.500 TL ve Doktora Sonrası Araştırmacı için 4.500 TL olarak belirlenmiştir. Bilim İnsanı Destekleme Daire Başkanlığı’nın (BİDEB) bursiyeri olunması hâlinde bu rakamlara ayrıca; Yüksek Lisans Öğrencisi için 500 TL, Doktora Öğrencisi için 1.000 TL, Doktora Sonrası Araştırmacı için ise 1.500 TL ilave edilmesi kararlaştırılmıştır.

BÜTÇE TÜBİTAK-ARDEB 1002 (HIZLI DESTEK PROGRAMI): Programın destek üst limiti 30.000 TL’den 45.000 TL’ye yükseltilmiştir. Bu proje kapsamında görevlendirilen, herhangi bir yerde ücret karşılığı çalışmayan bursiyerlere sağlanan destek miktarları; Lisans Öğrencisi için 750 TL, Yüksek Lisans Öğrencisi için 3.000 TL, Doktora Öğrencisi için 3.500 TL ve Doktora Sonrası Araştırmacı için 4.500 TL olarak belirlenmiştir. BİDEB bursiyeri olunması hâlinde bu rakamlara ayrıca; Yüksek Lisans Öğrencisi için 500 TL, Doktora Öğrencisi için 1.000 TL, Doktora Sonrası Araştırmacı için ise 1.500 TL ilave edilmesi kararlaştırılmıştır.

BÜTÇE TÜBİTAK-ARDEB 1005 (ULUSAL YENİ FİKİRLER VE ÜRÜNLER ARAŞTIRMA DESTEK PROGRAMI) : Programın destek üst limiti 200.000 TL’den 300.000 TL’ye yükseltilmiştir. Bu proje kapsamında görevlendirilen, herhangi bir yerde ücret karşılığı çalışmayan bursiyerlere sağlanan destek miktarları; Lisans Öğrencisi için 750 TL, Yüksek Lisans Öğrencisi için 3.000 TL, Doktora Öğrencisi için 3.500 TL ve Doktora Sonrası Araştırmacı için 4.500 TL olarak belirlenmiştir. BİDEB bursiyeri olunması hâlinde bu rakamlara ayrıca; Yüksek Lisans Öğrencisi için 500 TL, Doktora Öğrencisi için 1.000 TL, Doktora Sonrası Araştırmacı için ise 1.500 TL ilave edilmesi kararlaştırılmıştır.

BÜTÇE TÜBİTAK-ARDEB 3501 (KARİYER GELİŞTİRME PROGRAMI): Programın destek üst limiti 225.000 TL’den 360.000 TL’ye yükseltilmiştir. Bu proje kapsamında görevlendirilen, herhangi bir yerde ücret karşılığı çalışmayan bursiyerlere sağlanan destek miktarları; Lisans Öğrencisi için 750 TL, Yüksek Lisans Öğrencisi için 3.000 TL, Doktora Öğrencisi için 3.500 TL ve Doktora Sonrası Araştırmacı için 4.500 TL olarak belirlenmiştir. BİDEB bursiyeri olunması hâlinde bu rakamlara ayrıca; Yüksek Lisans Öğrencisi için 500 TL, Doktora Öğrencisi için 1.000 TL, Doktora Sonrası Araştırmacı için ise 1.500 TL ilave edilmesi kararlaştırılmıştır.

BÜTÇE TÜBİTAK’ın Genel Bütçe Tablosunun Ana Bileşenleri: 1- Makine-Teçhizat Gideri 2- Sarf Malzemesi Gideri 3- Hizmet Alımı Gideri 4- Seyahat Gideri 5- Bursiyer Gideri 6- Personel Gideri